企业信息化管理体系的构建与策划技术研究.doc

企业信息化管理体系的构建与策划技术研究摘要：企业信息化本身是一个复杂的系统工程，目前还缺少一套对企业信息化进行统一管控的方法，导致企业在信息化建设时往往无章可循，无法有效控制。为解决这一问题，提出构建信息化管理体系的思想。研究了体系的构建与策划技术。首先介绍体系构建的理论基础，然后分析了体系的要素和控制过程，并研究了体系目标的设定，最后给出了体系的策划实例。关键词：信息化管理体系；IT治理；体系策划；IT过程；体系要素Research on Construction and Planning Technology of Enterprise Informatization Management SystemAbstract: Enterprise infomatization is a complicated systems engineering. Due to lack of management and control method in enterprise informatization, the process of enterprise informatization is controlled ineffectively. In order to solve this problem, an idea of Informatization Management System(IMS) is put forward. Construction and planning technology of IMS are studied. First, the basic theory of construction of the IMS is introduced. Then, elements and control processes of the IMS are presented. Moreover, three layer objective and its setting direction of the IMS are studied. Finally, a planning example is discussed. Key words: Informatization Management System, IT governance, IMS Planning, IT process, IMS elements80 引言根据对企业信息化建设的长期观察与研究，不论是学术界还是企业界都逐渐意识到：要想让IT得到有效的应用，并让信息系统绩效最优，最根本的不是取决于信息技术和设备的先进性，而是要向管理要效益。因此，我国信息化建设迫切需要解决的不是技术问题，而是IT管控理念和方法论的问题。探索一套可操作性强的思想或方法，用来有效地规范、指导和管理企业实施信息化工程，提高信息化实施成功率，已成为一个迫切需要研究解决的现实问题。在此背景下，笔者提出了信息化管理体系的概念12，其基本思想是参照ISO9000质量管理体系的原理和做法，把标准化管理体系理论应用到IT管控领域，通过在企业建立和运行一套“信息化管理体系”，实现对企业信息化全过程、全方位的指导和管控，解决信息化建设无章可循，无法有效控制的问题。文献1和文献2对信息化管理体系的相关概念等基本理论进行了阐述，本文在此基础上，重点研究了信息化管理体系的构建与策划技术。1 企业信息化管理体系的概念根据ISO9000：2000对体系和管理体系的定义，可将企业信息化管理体系理解为：以企业信息化建设各阶段的过程为控制对象，以提高信息化项目（主要是信息系统的建立与运行）实施成功率为目的，由信息化建设方针和目标驱动的一个标准化的管理体系。从管理体系的角度上理解，它是由与企业信息化相关的组织结构、职责、制度、程序、标准、过程、文档、活动、资源、文化、问题等相互关联或相互作用的一组要素构成的有机整体。信息化管理体系建立起一套指导、控制和管理企业信息化建设的规范化的运作程序，与三大管理体系一样，通过控制各种过程来保证信息化建设的顺利进行。2 构建信息化管理体系的理论基础构建信息化管理体系需要充分吸取ISO9000质量管理体系理论、PDCA过程方法、项目管理方法、软件工程思想、系统工程思想、IT规划、IT治理、IT战略管理等优秀理论和思想，但其最主要的理论基础是管理体系理论方法和IT治理的思想。2.1 管理体系理论方法管理体系是管理学和系统工程的结合。体系是指相互关联或相互作用的一组要素3；管理体系是指建立方针和目标并实现这些目标的体系3。管理体系方法是指采用文件化的管理方式，遵循PDCA的运作模式。要求体系建立方针目标，通过体系策划、运行、内审和管理评审等活动保持体系的有效运行，并强调持续改进。管理体系理论在ISO9000质量管理体系，ISO14000环境管理体系和ISO18000职业安全健康管理体系的应用已经非常成熟了。管理体系理论方法是构建信息化管理体系框架的基础。2.2 IT治理的思想IT治理是一个由关系和过程所构成的体制，用于指导和控制企业，通过平衡信息技术与过程的风险、增加价值来确保实现企业的目标。IT治理过程开始于IT目标的设置，从而为IT活动提供方向性的指导。在接下来的过程中，企业通过控制IT活动管理风险，管理资源和交付价值。然后，衡量IT活动的绩效，与事先设定的目标进行比较，并以此为据调整IT活动，开始新一轮的循环过程。这一循环与管理体系的PDCA运作模式类似，由此为两者能够有机结合奠定了基础。IT治理的框架是COBIT模型，COBIT全称“信息及相关技术的控制目标”(Control Objectives for Information and related Technology)，最早于1996年公布，目前己经更新到第三版。COBIT的控制原理源自这样一个假设：IT部门的最高准则和目标是及时向企业提供实现其战略或业务目标所需的、准确的信息。在此准则下，将IT资源划分为一系列IT过程进行管理，这样，COBIT将信息准则、IT资源以及IT过程联系起来，形成一个三维结构4，如图1所示。IT治理和COBIT模型是构建信息化管理体系内容的基础。但COBIT模型的使用对象仅为IT部门，而信息化管理体系的使用对象可以是整个企业各个部门。图1 COBIT模型3 信息化管理体系的策划技术与ISO9000质量管理体系类似，信息化管理体系的策划技术包括了体系要素分析、体系过程识别和体系目标设定三个方面。3.1 体系要素分析按照管理体系的角度，要素一般可分为组织结构、职责、制度、标准、文档、过程、程序、活动、资源、文化、问题等，如表1所示。表1 信息化管理体系要素表要素内容备注组织结构这是供参考的IT组织结构。IT组织的结构按功能划分，可分为战略指导层、系统运作层和基础支持层5。战略指导层负责IT策略和规划，定义IT标准和政策；系统运作层针对应用系统开发、实施等进行管理，包括项目管理、应用系统开发实施管理、能力中心、变化管理等相关职能；基础支持层对IT基础设施和资源进行管理。职责包括对总经理、CIO、IT部门、以及各相关业务部门在信息化建设中的职责的描述。信息化建设不仅是IT部门的事情，企业各业务部门也应该积极参与到信息化建设中去。制度包括基础数据管理制度、系统操作规程、系统安全保密制度、系统修改规程、系统定期维护制度、机房人员出入登记制度、系统运行状况监测制度、系统定期维护制度、操作异常报告制度等等各项规章制度。信息系统的运行管理制度有很多，这里无法一一列举，一套科学的规章制度是信息系统有效运行的保障。这项内容可集成到体系文件中去。标准内容：备注：这项内容可以集成到体系文件中去。文档规划阶段文档（系统可行性研究报告、项目开发计划书），分析阶段文档（系统分析说明书），设计阶段文档（系统设计说明书、需求变更申请书），实现阶段文档（程序设计报告、系统测试报告、开发总结报告），运行与维护阶段文档（用户手册、操作手册、运行日志/月报、维护修改建议书）。信息系统的文档是系统建成的阶段性成果的书面表现形式，在系统开发人员、项目管理人员、系统维护人员、系统评价人员以及用户之间起到桥梁的作用。信息系统的文档可以集成到体系文件中去。过程可分为“管理职责”、“资源管理”、“IT项目实施”、“测量和改进”四大过程及其子过程。过程方法是管理体系理论的核心原理，本文3.2节对信息化管理体系的过程进行了识别。程序程序是指为进行某项活动或过程所规定的途径，包括工作程序、管理程序等。这项内容可以集成到体系文件中去。活动规划项目、软件开发项目、硬件项目、网络建设项目、信息系统建设项目、信息服务咨询项目等。企业信息化的主要“活动”就是信息化建设的“项目”。资源人员、资金、硬件、软件、工作标准、信息、数据等。要对信息化建设所需的硬件、软件、数据、工作标准和人员等资源进行合理的安排，对其进行科学的管理。文化物质文化：作为物质形态的企业信息文化，是立足于企业信息和信息资源的累积和沉淀，是信息技术和管理方法的更替和勃兴；精神文化：精神文化的基本内涵是价值体系，是企业组织在决定企业信息活动的性质、目标、运作方式时所作的选择，它决定了企业信息活动行为的基本性质和方向；制度文化：是形成和调控企业经营活动中人与人之间信息关系的基本依据和总体要求。建立企业信息文化有利于引导企业信息化顺利实施，同时丰富了企业文化的内容。问题信息化建设过程中或信息系统运行过程中的突发事件。问题管理的关键是找出问题的根源，继而找到解决方案和预防措施。3.2 体系过程识别输入处理输出，然后对输出的结果进行衡量和检查，以期符合预定的目标，这是过程的一般模型。参照三大管理体系的过程划分模式，信息化管理体系包括了“管理职责”、“资源管理”、“IT项目实施”、“测量和改进”四大过程。在借鉴COBIT的基础上，本文定义出信息化管理体系的39个控制过程，如图2所示。图2 信息化管理体系的控制过程企业在实施信息化管理体系时并不需要完全按照本文识别出的过程来实施控制，而是根据自身的信息化发展规划，约束条件，管理特点等，对本文提出的过程进行整合和修改，重新定义和确认适合企业实际的控制过程，落实各个过程的职责与权限，形成文件并加以控制。3.3 体系目标设定信息化管理体系分为三个层次：体系层、过程层和活动层，相应的，体系目标的设定也可分为三个层次，分别对应为战略目标、流程目标和活动目标。由于信息化建设活动主要是由信息化的项目构成，这里把活动目标具体化为项目目标。表2描述了三层体系目标的设定。表2 三层次信息化管理体系目标及其制定指导体系层次目标层次制定指导体系层IT战略目标IT战略目标应根据企业业务战略来制定，通常是定性的描述。过程层IT流程目标IT流程目标的制定方法可参考COBIT的控制目标体系4。活动层IT项目目标IT项目目标包括管理目标、成果目标和价值目标。IT项目目标的制定要同时考虑这三方面的内容。a) 管理目标：制定管理目标应考虑对QTSIC的控制:Q(Quality)质量；T(Time)进度；S(Security)安全；I(Intellectual)知识产权；C(Cost)成本；b) 价值目标：制定价值目标应从信息系统工程提出的7个性质来考虑：有效性、效率性、保密性、完整性、可用性、一致性、可靠性；c) 成果目标：成果目标通常是定量的描述，成果目标可表述为缩短客户需求报价周期_%；提高客户订单准时交货率_%;降低库存量_%；降低库存资金_万元；减少采购资金_万元；缩短生产周期_天；减少加班时间_工时；成本降低_%等等。4 体系策划案例下面以我们在一家大型制造企业策划的信息化管理体系为例，说明体系策划的流程和内容。体系策划必须以企业信息化建设活动作为出发点和切入点，策划结果应具有很强的科学性、实践性和指导性，并尽量保证体系的全面性和系统性。体系策划的输出是体系文件，体系文件是体系策划的灵魂，策划的结果由体系文件的内容来体现。也可以说，体系策划的过程和成果由体系文件的编制过程和内容来体现。笔者所在的项目组在充分调研的基础上，与重庆市一家大型制造企业合作（简称A公司），历时一年的时间，完成了该企业的信息化管理体系策划工作，制定出一套三层次的体系文件，如图3所示。现将其内容简要介绍如下。图3 信息化管理体系文件结构其中：手册是企业信息化建设的纲领性文件，制定了企业信息化建设的方针和目标，识别了信息化建设应覆盖的过程，以及每个过程应开展的控制活动；程序文件对手册中提出的各项控制要求做出可操作的安排；其它与信息化建设相关的文件包括对具体项目的管理规范、管理的记录、相关的标准和规范等。体系策划的过程可以和体系文件的编制过程结合起来，它遵循PDCA循环，图4为信息化管理体系文件的编制流程。图4 信息化管理体系文件的编制流程图4中，P（计划）为体系策划准备阶段，包括七项内容：成立信息化管理体系策划小组，现状分析，确定体系文件条款，明确信息化管理体系文件编制的原则、方法、要求等，分配职责，制定编写计划，培训。在体系文件开始编制前，信息化管理体系策划小组首先要对企业现状进行分析，包括识别出体系的控制过程，对现有的IT管理办法和制度进行总结和分类等，以此确定出体系文件的条款。然后确定出体系文件的编制原则、方法、要求等，根据体系文件编制的职责（包括落实各层次体系文件的责任人），拟定体系文件编制的工作计划，进度安排；最后是体系文件编制培训，培训的内容包括信息化管理体系的原理和方法、体系文件的编制原则、注意事项、编制方法等。D（实施）为体系文件编制阶段，是指信息化管理体系策划小组编写各类体系文件的过程。C（检查）为体系文件评审阶段，企业各个部门参与对体系文件的评审，检查体系文件是否完善和适用。A（改进）为体系文件持续改进阶段，对总审发现的体系文件不完善或有误的地方，必须加以改正。我们通过分析该公司的现状与需求，结合该公司的特点编写了信息化管理手册，手册的内容主要由：1.0体系建立的目的和范围、2.0引用文件、3.0术语和定义、4.0管理职责、5.0资源管理、6.0 IT项目实施、7.0测量和改进，七个部分构成。并在信息化管理体系的39个控制过程基础上，进行整合和客户化，为该企业定义出36个程序文件，分别从属于手册的“4.0管理职责、5.0资源管理、6.0IT项目实施、7.0测量和改进”四大过程域。图5为体系文件的主要内容。体系文件的发布是体系策划阶段的里程碑事件。后续的体系运行就是指根据体系策划的内容，按照体系文件的要求，开展各种管控活动，并采取措施保证这些活动的持续有效。如此通过信息化管理体系的建立和运行，来指导和管控企业的信