Access2007建立数据库.ppt

第6章Access2007数据库管理软件 内容回顾 PPT演示文稿制作 演示文稿制作主要以MicrosoftOffice2007中的PPt2007为例 介绍演示文稿制作的基本功能和使用方法 通过学习 我们应该了解演示文稿中一些基本的概念和术语 掌握制作演示文稿的一般方法 学会演示文稿的操作过程和操作步骤 这些操作包括演示文稿的建立 演示文稿设置 动画和声音等多媒体效果的添加和应用等 第6章Access2007数据库管理软件 主要内容 教学重点 本章教学目标 通过本章的学习 我们应该 1 理解Access的基本概念 2 熟练掌握数据库Access2007的创建与使用 3 掌握表的创建与编辑 4 熟练掌握各种查询的创建与使用 最终目的就是使用Access2007数据库能够帮助用户建立和创建数据库管理系统 第6章Access2007数据库管理软件 第1讲 6 1Access2007的基础 一 Access2007的基本概述二 Access2007的功能三 Access2007的工作窗口组成四 Access2007的基本操作 数据库是统一管理的相关数据信息的集合 能为各种用户共享 具有最小冗余度 数据间联系密切 而又有较高的数据独立性 这种相关数据信息的集合与特定的主题或目标相联系 如追踪客户订单 设计得当的数据库易于维护 用户在表中存储相关数据 每个表中只针对一个主题 如客户 输入数据 因此 可以只在一处对一个特定的数据 如一个地址 进行更新 此更改就会自动反映到整个数据库中 设计完善的数据库通常会包含各种不同类型的查询 以显示用户所需要的各种信息 查询可以显示数据子集 或者显示各种不同表中数据的组合 一 Access2007的基本概述 数据库 Access2007是MicrosoftOffice2007办公套件中的一个重要组件 它是一种功能强大且使用方便的关系型数据库管理系统 主要功能是进行中小型数据库的开发和操作 它功能强大 操作简单 且可以与其他的Office组件实现数据共享和协同工作 目前 它已成为最流行的桌面数据库管理系统之一 一 Access2007的基本概述 Access数据库 1 能够简单实现Excel无法实现或很难实现的数据统计和报表功能 2 Access可非常方便的开发简单的数据库应用软件 比如进销存管理系统 计件工资管理系统 人员管理系统 超市管理系统等 二 Access2007的功能 Access具有与其他Office组件类似的界面 三 Access2007的工作窗口 Access2007的对象主要包括表 查询 窗体 报表 页 宏和模块 共7个对象 通过这些对象可以快速组织和管理数据库中的数据 1 Access2007启动与退出 四 Access2007的基本操作 1 启动启动Access2007通常有以下方法 单击 开始 程序 MicrosoftOffice MicrosoftOfficeAccess2007 命令 若桌面上有Access快捷方式图标 双击它 也可启动Access 另外 还可通过双击Access数据库启动Access2007 2 退出退出Access2007通常有以下方法 单击 Office按钮 退出Access 命令 单击窗口右上角的 关闭 按钮 按Alt F4组合键 2 创建数据库 四 Access2007的基本操作 1 创建数据库在Access中可以创建空白的数据库 还可以根据模板来创建数据库 用户只须更改其中的内容即可得到一份内容丰富 外观精美的数据库文件 创建空白数据库 3 打开数据库 四 Access2007的基本操作 打开数据库可用以下方法 1 单击Office按钮 从弹出的菜单中选择 打开 命令 从打开的 打开 对话框中选择要打开的数据库 然后单击 打开 按钮 2 按Ctrl O组合键 打开 打开 对话框 从中选择要打开的数据库 单击 打开 按钮 3 双击数据库文件名 打开如图的数据库 四 Access2007的基本操作 在Access数据库的7个对象中 表的作用是存储和管理数据 它是其他数据库对象的基础 没有表的数据库是没有意义的 所以 数据库的工作一般从表的创建开始 下面我们先了解一下表的基本构成 4 Access中表的要素 表的组成 四 Access2007的基本操作 1 表的组成在Access中 表将数据组织成列 称为字段 和行 称为记录 的形式 每一列的字段名是唯一的 有相同的属性和数据类型 每一行中的信息称为记录 如表所示 4 Access中表的要素 四 Access2007的基本操作 2 数据类型在创建表之前 先要对表结构进行设计 确定每个字段的名称和数据类型 字段数据类型的设置则定义了用户可以输入到字段中的值的类型 例如 如果要使字段存储数字值以便在计算中使用 那就要将其数据类型设为 数字 或 货币 如表列出的是Access的10种数据类型及用法 4 Access中表的要素 数据类型 四 Access2007的基本操作 4 Access中表的要素 四 Access2007的基本操作 3 字段属性每个字段都有自己的属性 字段属性是一组特征 使用它可以附加控制数据在字段中的存储 输入或显示方式 属性是否可用 取决于字段的数据类型 系统提供了如表所示的属性及功能 4 Access中表的要素 字段属性 四 Access2007的基本操作 4 Access中表的要素 四 Access2007的基本操作 4 主关键字主关键字又称为主键 是表中用于唯一标识每条记录的字段名 主键不是必需的 能将表与其他表中的外键相关联 所以 只有定义了主键 才能建立表与表之间的关系 同时也方便对表进行排序或索引操作 主键不允许为Null 空值 并且必须始终具有唯一索引 如果表中某个字段没有重复的内容 就可用作该表的主键 如在表中的姓名有可能出现相同的情况 而职工号则不会出现重复 所以可设置 职工号 为主键 4 Access中表的要素 四 Access2007的基本操作 5 视图视图是按特定方式处理数据的窗口 Access为表提供了4种视图方式 视图切换可使用 视图 菜单中的相应选项 也可以使用工具栏最左边的视图切换按钮快速地切换视图 最常用的是设计视图和数据表视图 用于定义和修改表的结构 它只显示表中的各个字段名称 类型及相关的属性 而不显示具体的数据内容 在添加 删除 编辑 搜索表中的数据时 则要切换为数据表视图 在查询 窗体和报表等其他对象下 Access也有相应的视图适合不同的用途 4 Access中表的要素 视图 四 Access2007的基本操作 视图切换按钮 设计视图 数据表视图 任务 经济管理系要对教师的基本情况进行数字化管理 需要建立 人事档案管理 库 其中包括职工号 姓名 性别 工作日期 党员与否 年龄 教研室编号 照片等信息的职工基本信息表 五 案例操作 建立 人事档案管理 数据库 学习目标 通过本案例的学习 使学生掌握数据库的建立方法 熟练使用表设计视图完成表的编辑 设置表的主键 为数据查询处理奠定基础 五 案例操作 建立 人事档案管理 数据库 相关知识 1 数据库的建立及保存 2 数据表的基本操作 3 数据的输入与编辑方法 4 设置主键 操作步骤 1 建立 人事档案管理 数据库 1 单击 开始 所有程序 Microsoftoffice MicrosoftofficeAccess2007 打开数据库界面 单击 空白数据库 按钮 在右边文件名中输入 人事档案管理 单击 创建 按钮 即可完成数据库的创建 五 案例操作 建立 人事档案管理 数据库 操作步骤 2 创建数据表在 人事档案管理 数据库中创建 人事档案表 数据表由结构和记录两部分组成 创建表的过程就是设计表的结构和输入数据记录的过程 表结构由若干个字段及其属性构成 在设计表结构时 应分别输入各字段的名称 类型 属性等信息 五 案例操作 建立 人事档案管理 数据库 操作步骤 2 创建数据表 1 创建表结构表结构的创建一般是在 表设计视图 中完成的 职工信息表 结构如表所示 创建职工信息表如图所示 五 案例操作 建立 人事档案管理 数据库 操作步骤 2 创建数据表 2 修改表结构如果所创建的表结构不符合需求 可对表结构进行修改 例如修改 年龄 字段属性 在设计视图中打开 职工信息表 并选择 年龄 字段 设置 年龄 字段的 索引 属性为 有 有重复 必填字段 属性为 是 默认值为 20 设置有效性规则为 大于18并且小于60 当数据输入违反有效规则时 提示信息为 年龄必须在18 60之间 如图所示 五 案例操作 建立 人事档案管理 数据库 操作步骤 2 创建数据表 2 修改表结构 五 案例操作 建立 人事档案管理 数据库 操作步骤 2 创建数据表 3 保存表结构修改表结构后 要重新保存表结构 如果用户未保存就关闭表或切换到数据表视图 系统会提示用户必须先保存表 如图所示 五 案例操作 建立 人事档案管理 数据库 操作步骤 2 创建数据表 4 输入数据记录切换到 数据表视图 在该视图下输入如图所示的记录 五 案例操作 建立 人事档案管理 数据库 操作步骤 2 创建数据表 5 编辑记录 如果所输入的表的记录不符合需求 可按如下方法进行编辑 添加与修改数据在数据库窗口的导航窗格中双击要添加数据的新表将其打开 插入点会自动放置在可插入记录的位置 默认情况下 表中的 ID 字段会自动填充编号作为主键 用户可通过按Tab键或者用鼠标单击移动到下一个单元格 输入所需数据 输入一条记录后 Access会自动创建一条新记录项 用户可继续输入所需记录 直至完成所有记录的输入 五 案例操作 建立 人事档案管理 数据库 操作步骤 2 创建数据表 5 编辑记录 如果所输入的表的记录不符合需求 可按如下方法进行编辑 保存数据将插入点移到不同的记录 或者关闭正在处理的数据表 Access2007都会自动保存所添加或编辑的记录 若要手动保存正在编辑或已编辑完成后的数据表 可单击快速保存工具栏上的 保存 按钮 五 案例操作 建立 人事档案管理 数据库 操作步骤 2 创建数据表 5 编辑记录 如果所输入的表的记录不符合需求 可按如下方法进行编辑 删除记录单击要删除的记录左侧的行选定器 一个小方框 选择整行记录 然后右击所选记录 从弹出的快捷菜单中选择 删除记录 命令 或者直接按Delete键 打开如图所示的提示对话框 单击 是 按钮 即可删除所选记录 五 案例操作 建立 人事档案管理 数据库 六 实例演示 建立 人事档案管理 数据库 小结 通过本次课的学习 应理解Access2007的