电子表格Excel 2003.doc

第5章 电子表格Excel 200325.1 Excel 2003的基本操作25.1.1 Excel 2003 的启动与退出25.1.2 Excel 2003主界面35.1.3 Excel 2003的工作表的基本操作45.1.4 工作薄的管理65.2 Excel 2003的工作表编辑75.2.1 单元格的激活与选定75.2.2 向单元格中输入数据85.2.3 数据的输入与修改125.2.4 单元格中内容的复制、粘贴和移动单元格175.2.5 插入与删除单元格185.3 Excel 2003的工作表格式化195.3.1 单元格数据的编辑195.4 Excel 2003的公式计算245.5 函数的使用265.5.1 手工输入函数265.5.2 使用向导输入函数265.6 Excel 2003的数据管理与分析325.6.1 数据清单335.6.2 数据排序和筛选335.6.3 图标405.7 Excel 2003的页面设置与打印445.8 小结44第5章 电子表格Excel 2003Excel是一个典型的电子表格制作软件，Excel 2003时Microsoft Office 2003办公软件中的一个重要组件。Excel不仅可以制作各种表格，而且还可以对表格数据进行分析，根据数据制作图标等。利用Excel，可以很容易地进行库存管理、建立财政开支与收入状况表，以及建立复杂的会计账目等。5.1 Excel 2003的基本操作本节首先介绍了Excel 2003的启动和退出操作，然后介绍了Excel 2003主界面的组成，最后介绍了Excel 2003的工作表的基本操作和工作薄的管理。5.1.1 Excel 2003 的启动与退出使用Excel 2003时应先启动它，然后才能制作各种电子表格。工作完成后，需要保存已制作好的电子表格，然后再退出Excel 2003。1启动Excel 2003启动Excel 2003的方法有以下几种：（1）直接双击桌面上的Excel 2003的快捷方式图标。（2）单击【开始】| 【所有程序】| Microsoft | Microsoft Excel 2003 命令。（3）在【资源管理器】中双击以.xls为后缀的文件把它称之为工作薄。启动Excel 2003后，初始窗口界面如下图5-1所示：全选按钮填充柄编辑栏任务窗格工作表标签水平分隔条垂直分隔条活动单元格图5-1 Excel 2003的初始窗口2退出Excel 2003退出Excel 2003的常用方法有：（1）单击Excel窗口标题栏上的【关闭】按钮。（2）选择“文件”菜单中的“退出”命令。（3）双击Excel窗口标题栏的控制窗口图标。 （4）单击Excel窗口标题栏的控制窗口图标，选择“关闭”命令。（5）按快捷键【Alt+F4】。5.1.2 Excel 2003主界面Excel 2003的工作窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、滚动条、工作表、名称框、编辑栏、状态栏、单元格与区域等组成，如图5-2所示。由于Windows窗口操作的统一性，除了菜单命令各有区别外，标题栏、菜单栏、工具栏、滚动条的概念与操作与Word是基本相同的。下面只介绍工作薄、工作表、编辑栏、单元格与区域。 工作簿名称 单元格工作表 编辑栏图5-2 Excel 2003主界面1工作簿 一个Excel文件称为一个工作簿，扩展名为“.xls”。一个工作簿可包含多个工作表（最多255个）。在默认情况下，一个新工作簿由3个工作表组成，默认名为Sheet1、Sheet2、Sheet3。用户可根据需要自行添加或删除工作表。2工作表Excel 2003工作表是工作薄的重要组成部分。它是Excel 2003进行组织和管理数据的地方，用户可以在工作上输入数据、编辑数据、设置数据格式、排序数据和筛选数据等。工作表显示区的左下方是工作表标签。在默认的情况下有3张工作表，分别命名为 Sheet1、Sheet2、Sheet3，若要选择某一张工作表操作，只需单击其标签即可。3编辑栏编辑栏在名称框的右面，用来显示、输入、编辑单元格的数据或公式。单击编辑栏，可 在插入点增删与修改数值、文字或公式，在这过程中，单击输入栏的【】按钮表示取消 输入，单击【】按钮表示接受输入。输入公式时，应以“”作为引导，若要插入函数，可单击“fx”调用“插入函数”对话框作选择，也可以直接用键盘输入函数调用。4单元格每个工作表由256列和65536行组成，列和行交叉形成的每个网格又称为一个单元格。每一列的列标由A、B、C 表示，每一行的行号由1、2、3 表示，每个单元格的位置由交叉的列、行名表示。例如，在列B和行5处交点的单元格可表示为B5。每个工作表中只有一个单元格为当前工作的单元格，称为活动单元格，屏幕上带粗线黑框的单元格就是活动单元格，此时可以在该单元格中输入和编辑数据。在活动单元格的右下角有一个小黑方块，称为填充柄，利用此填充柄可以填充某个单元格区域的内容。5区域 区域是一组单元格，可以是连续的，也可以是非连续的。对定义的区域可以进行多种操作，如移动、复制、删除、计算等。用区域的左上角单元格和右下角单元格的位置表示（引用）该区域，中间用冒号隔开。如下图5-3所示的区域是“B2:D5”，其中区域中呈白色的单元格为活动单元格。图5-3 “B2:D5”区域5.1.3 Excel 2003的工作表的基本操作本小节介绍Excel 2003的工作表的基本操作，所有的操作均围绕着一名为“工资表.xls”的工作薄展开。1新建工作簿启动Excel 2003，使用以下任意一种方法都可以新建一个工作簿：（1）启动Excel 2003时，系统将自动生成一个名为“Book1”的新工作簿。（2）启动Excel 2003后，单击工具栏中的【新建】按钮，可直接建立一个空白工作簿。（3）启动Excel 2003后，单击“文件”菜单，选择“新建”命令，打开“新建工作簿”任务窗格来新建一个工作薄，如下图5-4所示。图5-4 新建工作簿说明：在启动Excel 2003时，系统自动生成了一个名为“Book1”的新工作簿，该工作薄将用来记录工资信息，最终会被保存为“工资表.xls”文件。2工作表的选定一个工作簿可以含有多个工作表，如果没有把它们同时显示在一个屏幕上，就要在工作表之间切换以选择所要操作的那一张，称之为活动工作表。选择工作表的方法是单击其标签。如果需要选择的工作表标签没有显示在窗口区域中，可以单击左侧的滚动按钮直至标签出现，也可以拖动分割条的位置扩大标签区域，使之能显示更多的标签。被选中的工作表标签显示在最上层，其中的表名带有下划线。对于当前打开的Excel 2003窗口，选择工作表为“Sheet1”。3工作表标签的修订在Excel2003中，工作表可以重新命名，即工作表标签上反映的表名可以按需要更改，并且工作表标签还可以设置不同的颜色。（1）工作表重命名。对于当前打开的Excel 2003窗口，选择了“Sheet1”工作表，如果需要把“Sheet1”工作表重命名为“一月”，可以使用以下方法实现：方法一：双击工作表标签，输入新的工作表名。 方法二：【格式】|【工作表】|【重命名】，输入新的工作表名。 （2）设置工作表标签的颜色设置工作表标签颜色的方法为：选择【格式】|【工作表】|【工作表标签颜色】菜单项，然后选择需要设定的颜色。活动工作表的标签总是白色的，只有没被选中的工作表标签才显示其标签颜色。“一月”是一年的开头，公司可能会有一定的福利，为了方便管理，这里可以把“一月”的颜色设置为红色。（3）移动工作表。移动工作表操作是指移动工作表在工作簿中的排列位置，视图上反映出来的就是工作表标签的排列顺序。使用以下方法可以移动工作表：方法一：用鼠标拖曳工作表标签至适当的位置。 方法二：选择【编辑】|【移动或复制工作表】菜单项，在弹出的对话框中选定位置，然后单击【确定】按钮即可。4增加与删除工作表一年共有12个月，每个月的工资单独占用一张工作表，现在就要求建立12张工作表，分别命名为“一月”、“二月”“十二月”。在默认的情况下，Excel系统自动为工作簿配置3张工作表，根据用户需要可以增加或减少工作簿所含的工作表数量。所谓增加就是在打开的工作簿中插入一个新的空白工作表，虽然 Excel规定每个工作簿最多可含255张工作表，但还会受微机的内存所制约，而且工作表越多、表格越大，系统的效率越低。增加与删除工作表的方法如下：（1）插入工作表：选择【插入】|【工作表】菜单项。（2）删除活动工作表：选择【编辑】|【删除工作表】菜单项，然后单击【确定】按钮即可。5复制工作表副本复制工作表副本操作是指对打开的工作簿中的某一工作表进行复制，并插入到该工作簿中。如果需要建立12个的话，每次只建立一个工作表的话，工作会比较繁琐，因此可以用复制的方式来完成12个工作表的建立。复制工作表副本的方法如下：方法一：选择【编辑】|【移动或复制工作表】菜单项，在对话框中勾选“建立副本”，然后单击【确定】按钮。方法二：按住【Ctrl】键，用鼠标拖曳工作表标签来实现。6工作表的隐藏与恢复实际上，隐藏工作表仅是隐去其标签，在其他操作中（例如公式操作）仍然可以访问被隐藏的工作表。隐藏工作表的方法为：先选定需要隐藏的工作表，然后执行菜单命令：【格式】|【工作表】|【隐藏】。取消隐藏（恢复）工作表的方法为：选择【格式】|【工作表】|【取消隐藏】菜单项，选定相应的工作表，谈后单击【确定】按钮。说明：工作表被取消隐藏后总是自动成为活动工作表。5.1.4 工作薄的管理本小节介绍工作薄的管理操作。包括保存新建的工作簿、保存已命名的工作簿、更改文件名或改存盘位置以及为工作簿设置打开权限与修改权限。1保存新建的工作簿对于新建的工作簿，系统自动赋予的临时文件名为“Book1”（或Book2、Book3等）。第一次存盘时，需要用户加以命名。可以执行以下菜单命令来保存工作簿：选择【文件】|【保存】菜单项（或者工具箱中的【保存】按钮），弹出“另存为”对话框，在“文件名”文本框输入文件名，在“保存位置”文本框选择相应的磁盘与文件夹，然后单击【保存】按钮。说明：为了方便管理，对于当前打开的Excel 2003窗口中的“Book1”，按照工作薄中的内容把“Book1”工作薄保存名为“工资表”。2保存已命名的工作簿如果工作簿已经被保存过，则进行上面的菜单操作：【文件】|【保存】后不会弹出 另存为对话框而直接存盘。3更改文件名或改存盘位置打开一个工作簿后，如果需要改变文件名或存盘位置，可以进行“另存为”操作：选择【文件】|【另存为】菜单项。为了避免不可预见的事故发生而丢失文件，用户应该养成经常对正在编辑的工作簿存盘的习惯，比如每10分钟存盘一次。4为工作簿设置打开权限与修改权限如果用户不希望自己的工作簿被其他人阅读或修改，可以为文档设置安全保护。文档的保护具有两个层次，即设置“打开权限密码”与“修改权限密码”。若操作者没有“打开权限密码”，将不能打开该工作簿阅读；若没有“修改权限密码”，则文档只能以“只读”方式打开，这样，任何在工作表上的修改都不能保存到原来的工作簿上，而只能以“副本”的形式进行存盘。说明：本章介绍的“工资表”属于机密文件，因此有必要对工资表进行权限的设置，在此设置简单的密码“123456”，两级权限密码的设置可以有以下两个途径：（1）编辑时设置，具体的操作方法为：选择【工具】|【选项】|【安全性】菜单项，在“打开权限密码”与“修改权限密码”输入区设置密码；（2）存盘时设置，具体的操作方法为：选择【文件】|【另存为】|【工具】|【常规选项】菜单项，在“保存选项”对话框中设置两个密码，如图5-5所示。图5-5 设置打开权限密码5.2 Excel 2003的工作表编辑在Excel2003的应用中，所有的工作主要是围绕工作表展开的，因此，掌握工作表的编辑方法是我们学习Excel2003最基本的任务。本节就单元格的有关属性以及编辑的基本操作进行详细介绍5.2.1 单元格的激活与选定在输入数据之前，首先需要定位单元格，使要输入数据的单元格成为活动单元格。定位单元格的方法有以下几种：1. 直接定位可以单击单元格或使用键盘上的方向键移动到要定位的单元格。2. 利用地址定位在名称框中直接输入单元格地址，即可定位该单元格。3. 使用菜单定位使用菜单定位的操作步骤如下：（1）单击【编辑】菜单，在下拉菜单中选择【定位】命令，打开【定位】对话框，如下图5-6所示。图5-6 【定位】对话框（2）在上图中的“引用位置”文本框中输入要定位的单元格地址，若想按条件定位，可单击【定位条件】按钮，选择所需条件。（3）单击【确定】按钮返回主窗口，活动单元格即定位到该地址所在的单元格。 5.2.2 向单元格中输入数据Excel 2003中，单元格可存储的数据有数字、文字、公式3种类型，根据对数字格式设置的不同，又可表示为数值、日期与时间、百分比、货币、科学记数等形式。设置数据格式的菜单操作命令为：【格式】|【单元格】，打开“数字”选项卡，然后选择数据类型并设置数据格式，最后单击【确定】按钮即可。 接下来介绍以下单元格数据类型的概念及其应用。1常规 常规是当用户没有对单元格的数据类型进行设定时，系统对数据采用的处理方法。在常规形式下，系统对输入数据自动适配，不做特定的格式处理。如下图5-7所示： 图5-7 单元格格式（常规）2货币货币型数据与数值型数据的区别在于前者可以自动在输入的数值前冠上货币符号，而 各种不同的货币符号可由用户选择，并且，同一列上的货币型数据Excel会自动给予小数点对齐。如下图5-8所示：图5-8 单元格格式（货币）3日期与时间如果对单元格中的数值设定为日期型或时间型的话，那么，数值XY的整数部分X表示为从1900年1月1日起算的第X天的日期，小数部分Y则表示从午夜0:00开始（不足一天）所对应的时刻。例如，数值为3655时，表示日期是1900年12月31日 （1900年为365天），表示时间则是中午12:00:00（12点0分0秒）。如此，在 Excel中是很容易计算出两个日期之间相隔的天数的，只需将它们相减，再把结果定义为数值，那显示出来的就是天数了。如下图5-9所示：图5-9 单元格格式（日期与时间）4百分比在表格的数值处理中，有时我们希望计算出来的值表示为百分数，如出勤率095应显示为95%；有时在输入数据时，需要输入一串百分数，如果都要临时换算成小数输入，不仅影响速度，也容易出错。这时，只要我们把单元格数据格式设置为“百分比”，那上述两个问题就都可以解决了。当把单元格格式定义为“百分比”后，它所存储的数值在显示时将自动转换为百分数，如把035自动转换成35%；同样，如果需要向其输入35%，则只需键入35便可。如下图5-10所示：图5-10 单元格格式（百分比）5分数与百分比类似，设置分数可以将小数以分数的形式表示，如“02”表示成“1/5”等。在设置时可以设定分母是几位数（不超过）或取什么常用值（如100等）。要注意的是，如果分母的位数太小，显示出来的分数会不准确。如下图5-11所示：图5-11 单元格格式（分数）6科学记数就是用浮点数显示数值，如“1234567”表示成“1.234567E+06”，其中“E+06”表示“乘以10的正6次方”。注意这里的指数总是两位数，“”号不能省去。如果输入一个12位（与操作系统字长有关）整数以上数值时，Excel会自动将其显示为“科学记数”。所以，如果表格中需要处理如身份证号、账号等长串数字时，应该将其定义为文本格式或自定义格式。否则将以科学计数方式显示。7文本当用户向单元格输入带有字母（且不以“”作为前导）的内容时，Excel默认将数据当作文本处理。因此，文本的设置主要应用于对长串整数数字或前置“”号码的处理，使这些号码能正确显示。如某地区的邮政编码是052822，输入后，Excel将其显示为052822。为了不至于丢失号码前面的“”，应先设定单元格数字为“文本”，这样显示就正确了。8特殊邮政编码等前置“”号码的处理也可以用特殊格式解决。如在特殊格式中设置区域为 “中国”（邮政编码6位数），那么，输入52822，就会自动显示成6位的052822。特殊格式还能自动将数值转化成大写或小写中文数字。例如，账册的某栏需要显示大写金额，设定为 “大写中文数字”后，只需在单元格里输入“123”，Excel就会自动将其转换为“壹佰贰拾叁”，这对财务工作十分便利。9自定义自定义格式就是用户可以自行定义数值的表现形式，如下图5-12所示。这里只介绍一种情况，其余的可以在Excel 2003的使用实践中逐步摸索。图5-12 单元格格式（自定义）例：某高校学生学号是13位编号，2009级某班50人的学号依次是2009105113001009105113050，如果在工作表上逐个输入这50个学号显然很麻烦，而且会出现系统自动将其用科学记数法表示的错误。为此，先使用以下方法对单元格数字格式设置为自定义：（1）【格式】|【单元格】，选择“数字”选项卡，在“分类栏”选择“自定义”（【单元格快捷】）。 （2）在“类型”文本框内输入“2”，然后单击【确定】按钮。这样，我们只需在单元格中输入1、2、3、，显示出来的却是2009105113001、2009105113002、2009105113003，大大减少了工作量。5.2.3 数据的输入与修改建立工作表后接下来就是输入数据，本章介绍的“工资表”中的最终内容如下图5-13所示。图5-13 工资表中的工资记录输入上述数据的方法和步骤如下：1选取活动单元格（单元格指针定位）无论是在工作表中输入数据还是编辑数据，都必须在指定的单元格中进行。启动Excel后，鼠标指针在工作表显示区内表现为一空心十字指针，移动指针对准某一格单击，就选定了该格为活动单元格。现在我们就定位在A1单元格，在其中输入“序号”，依次在B1、C1、D1、E1至M1中依次输入“部门”、“出生日期”、“应发工资”等，如下图5-14所示：图5-14 输入工资项目列名如果需要选定的格不在当前的视界内，可以使用滚动条移动表格或在名称框里输入地址加以定位。也可以使用键盘的个方向键移动活动方格粗框以选择活动单元格。2输入数据把列名确定后，接下来是输入数据。选择好B2单元格，向其输入数据“赵力”，数据包括数值、文本、公式等。每输入完一个数据，按【Enter】键或者方向键可以使方格指针移到下一个单元格，把姓名和出生日期这两列的数据按照下图5-15所示输入：图5-15 输入姓名和出生日期要注意的是在输入“出生日期”下方的数据时要注意，日期与时间格式的数值要注意按指定的格式输入，否则容易引起错误。 如果希望在一个单元格内输入多行的文本，可以按 【Alt】【Enter】键方格指针会向下移动。但Excel 2003也提供了修改【Enter】键移动指针方向的功能，操作为：【工具】|【选项】，选择“编辑”选项卡，在“按Enter键后移动方向”选项的下拉菜单中选择方向，最后单击【确定】按钮。如果“按Enter键后移动方向”选项没有被勾选，则输入数据时按下【Enter】键时指针不会移动。3修改数据如果某单元格的数据需要修改，可以移动指针至该格重新输入，也可以双击该格或者选定该格后点击编辑栏进入编辑状态，这时就可以在单元格或者编辑栏内修改数据了。如果工作表被设置为不可在“单元格内部直接编辑”，则数据只能在编辑栏中被修改。当然也可以将其重新设置为可以，菜单操作为：【工具】|【选项】，选择“编辑”选项卡，勾选“单元格内部直接编辑”，单击【确定】按钮。4清除单元格内容不论是单元格里的数据还是格式，都可以被清除。选中单元格或区域后，按下【Delete】键可以清除数据内容，但如果要清除格式与批注，则需要执行菜单命令：【编辑】|【清除】，选择要清除的对象（【单元格快捷】）。5向单元格中填充数据在表格中，如果同一行或者同一列的连续区域内所有单元格都是相同内容，输入时并不需要逐个进行复制，Excel 2003提供了一个单元格填充功能，操作效率更高。在活动单元格或我们所选定的区域粗边框的右下角，有个孤立的黑点，称为填充柄。鼠标指针对准填充柄，指 针就变成十字形。如果选择整行或整列时，填充柄在行号或列标的右下角。下面介绍几种数据填充的方法：鼠标拖曳方法、双击方法与菜单方法。（1）鼠标拖曳。首先在A2单元格中输入1，然后用鼠标抓住A2单元格或区域的填充柄，在行或列方向上拖曳到整个填充区域如图5-16所示 。图5-16 鼠标拖曳方法Excel 2003还增加了对填充操作的选项功能，松开鼠标左键 后，填充区域右下角显示自动填充选项按钮，点击该按钮弹出下拉菜单，其中有“复制单元格”及“以序列方式填充”等选项。按照刚刚的方法把部门采取复制单元格的方法把数据给添加进去，先输入“人力资源”如图5-17所示。：图5-17 输入“人力资源”然后利用填充柄中的“复制单元格”把C2：C5单元格填充。按照同样的方法完善如下图5-18所示内容：+图5-18 填充单元格选择前者，整个填充区域被赋予相同的内容；若选择后者，可填充成序列（如等差数列、星期序列、月份序列、中文数字序列等）。（2）双击方法。双击活动单元格的填充柄，可以使该单元格的内容向下填充，条件是与该单元格相邻的列已经填有数据。（3）菜单命令方法。选定同一行或同一列的区域，执行【编辑】|【填充】菜单命令，选择填充方式。关于填充方式的说明： 一次填充操作只能是行向的或列向的，一个单元格的内容不能直接填充到多行多列的区域； 如果选择“序列”，在对话框中还可选择序列类型等。若之前没有确定填充区域，则应确定与步长相适应的终止值。5.2.4 单元格中内容的复制、粘贴和移动单元格复制与粘贴是一个相互关联的操作，一般来说，复制的目的是为了粘贴，而粘贴的前提是要先复制（剪贴也是复制的一种形式）。1复制并粘贴单元格当需要将工作表中的单元格复制到其他工作薄中时，可以使用【常用】工具栏来完成复制工作。使用【常用】工具栏进行复制的具体操作步骤如下：（1）选中需要复制的单元格区域（2）单击【常用】工具栏中的【复制】按钮（3）选中粘贴区域左上角的单元格（4）单击【常用】工具栏中的【粘贴】按钮，即可完成复制和粘贴的过程。2复制并粘贴单元格中特定的内容复制单元格中特定内容的具体操作步骤如下：（1）选中需要复制的单元格区域。（2）单击【常用】工具栏中的【复制】按钮，或按下Ctrl+C组合键（3）选中粘贴区域的左上角单元格。（4）单击【编辑】|【选择性粘贴】命令。【选择性粘贴】对话框如下图5-19所示：图5-19 【选择性粘贴】对话框（5）选择所需的选项后，单击【确定】按钮，即可粘贴单元格中特定的内容。3移动单元格要移动单元格，可以使用剪切功能，使用剪切移动单元格的具体操作步骤如下：（1）选中要移动的单元格。（2）单击【编辑】|【剪切】命令，或按快捷键Ctrl+X。（3）单击【编辑】|【粘贴】命令，或按快捷键Ctrl+V。5.2.5 插入与删除单元格1插入单元格插入单元格就是指在原来的位置插入新的单元格，而原位置的单元格将顺延到其他的位置上。插入单元格的具体操作步骤如下：（1）选中需要插入单元格的位置。（2）单击【插入】|【单元格】命令，此时将弹出【插入】对话框，如图5-20所示。图5-20 【插入】对话框（3）选中相应的选项。（4）单击【确定】按钮，即可在所选行（列）的上方（或左侧）插入一行（或一列）。2插入行或列针对前面的工资表，在第一行插入行（或列）单元格的具体操作步骤如下：（1）选中第一行，如果是其它情况的话需要插入行（或列）的后面一行（或一列）；（2）单击【插入】|【行】（或【列】）命令。就在原来的第一行前插入了一空行，且在A1单元格中输入“BH公司工资表”如图5-21所示：图5-21 插入行3 删除行、列（单元格）删除行、列是指将选定的行、列从工作表中删除，并用周围的其他行、列来填补留下的空白。删除行、列的具体操作步骤如下：（1）选中要删除的D列。（2）单击【编辑】|【删除】命令，删除后，右边的应发工资列填充了原来的出生日期列，如图5-22所示。图5-22 删除列4删除行或列中的数据删除行（或列）的方法是：选中需要删除的行（或列）按下Delete键，或单击【编辑】|【删除】命令即可。5.3 Excel 2003的工作表格式化本节将详细介绍Excel 2003工作表的格式化操作，包括单元格数据的编辑、单元格表格的格式化。5.3.1 单元格数据的编辑我们完成了工作表的数据输入之后，为了使表格显示完整、美观，以及适合于打印输出，还需要对表格中文字符号的字形、字号、对齐方式、颜色、表格框线等进行设定，这些设定都是在选定单元格或区域后，通过Excel 2003提供的“单元格格式”命令实现的。下面介绍怎样设定单元格的有关格式。执行菜单命令：【格式】|【单元格】（【单元格快捷】），Excel 2003给出一个功能多多的“单元格格式”对话框，它含有“数字”、“对齐”、“字体”、“边框”、“图案”和“保护”6个选项卡。1“数字”选项卡“数字”选项卡用于设置单元格数据的类型，如图5-23所示。图5-23 “数字”选项卡2“对齐”选项卡“对齐”选项卡用于设置单元格的对齐方式，如图5-24所示。图5-24 “对齐”选项卡（1）设置表格内的文本对齐方式，其中： 水平对齐有“常规”、“靠左”、“靠右”与“居中”等选项，文本的水平对齐方式也可以应用工具按钮设置。 在常规对齐下，数值量将自动靠右对齐，文本则自动靠左对齐。 垂直对齐有“靠上”、“靠下”、“居中”等选项。将A2：L32单元格选中，将其文本对齐方式设置（包含水平和垂直方向）为：水平居中。（2）设置文本控制方式对于列宽不足以显示全部文本内容时的处理方法。设置文本控制方式有以下几种方式： 自动换行：对于文本类型，当列宽不够时，自动增加显示的行数； 缩小字体填充：自动缩小文字的字号，使之能恰好填满单元格； 合并单元格：合并单元格以扩大显示范围。（3）方向。可以使单元格里的内容竖向排列或旋转一定的角度。3“字体”选项卡“字体”选项卡用于设置单元格中文本的字体，如图5-25所示。图5-25 “字体”选项卡“字体”选项卡，可以选择数据文字的字体、字形、字号、颜色等。要注意在字体选择上也有单元格与字符两个操作层面。如果选择某单元格（或区域）后进行设定，则整个单元格（或区域）都按所设定的格式显示；如果在编辑栏中选择（涂黑）2部分字符，则其格式设定就只作用于所选定的字符。例如需要在单元格中显示“”，可2先输入“”，然后在编辑栏中涂黑其中的“2”，再进行如下操作就可以了：选择【格式】|【单元格】|【字体】菜单项，勾选“上标”选项，单击【确定】按钮。“字体”选项卡中的“字体”、“字形”、“字号”、“颜色”以及“下划线”等选项在Excel格式工具栏里都有相应的工具按钮，说明：这里将“BH公司工资表”设置字体为华文行楷、字号为18号字。4“边框”与“图案”选项卡通过这两个选项卡设定表格的框线与背景颜色，表格就可以做得更加美观和个性化。通常工作表是自动给出网格线的，但是也可以通过设定取消工作表的显示网格线与打印网格线。如果我们再通过 边框设置另行画出表格线，那就可以做出较为复杂的表格来。（1）画边框。我们可以给选定的单元格区域加上边框，操作方法如下：现将单元格区域A2：L32的上边线设置为蓝色的粗实线，其它各边线设置为细实线，内部框线设置为虚线，操作步骤如下：先选择单元格区域A2：L32，然后再执行菜单命令：【格式】|【单元格】|【边框】，选择适当的框线样式、颜色和内外框线，单击【确定】按钮。这里按照要求设置成如下图5-26所示：图5-26 “边框”选项卡说明： 可以应用工具栏的边框按钮画框线； 在对话框的框线按钮中，虚线表示该位置没有框线，实线才有框线，当实线变为浅灰色时，按钮暂时无效； 通过框线按钮在单元格内画出对角框线，并不表示该单元格被分割成两个。如图5-27所示。图5-27 “边框”选项卡（2）设置单元格背景颜色。现将单元格区域D3：L32的单元格区域设置为浅黄底纹，操作步骤如下：先选定D3：L32单元格区域，再进行命令菜单 【格式】|【单元格】|【图案】，选择单元格底纹色彩淡黄色如图5-28所示：图5-28 设置单元格背景颜色5表格标题的跨列对中很多时候表格会有一个标题，要使标题位于中间位置，可以运用“跨列对中”的编排方法，其操作方法是： （1）选择需要跨列对中的区域，现把A1：L1单元格合并居中，选择A1：L1单元格；（2）执行菜单命令：【格式】|【单元格】|【对齐】，勾选“合并单元格”，“水平对齐”选定为“居中”，单击【确定】按钮。5.4 Excel 2003的公式计算公式计算是Excel 2003提供的一个非常重要的功能，本节将介绍如何在Excel 2003中使用公式计算。Excel中的公式是以等号开头的，使用运算符号将各种数据、函数、区域、地址连接起来的，是用于对工作表中的数据进行计算或文本进行比较操作的表达式。1运算符Excel公式中可使用的运算符有算术运算符、比较运算符、连接运算符、引用运算符。各种运算符及优先级如下表所示。运算符（优先级从高到低）说 明: , 空格 引用运算符 - 负号 % 百分号 指数 * / 乘、除法 + - 加、减法 & 连接字符串 = = 比较运算符 如果在公式中同时包含了多个相同优先级的运算符，则Excel将按照从左到右顺序进行计算，若要更改运算的次序，就要使用小括号“（）”将需要优先运算的部分括起来。2建立公式下面就对工资表的养老金等，利用建立公式的方法，来输入数据。建立公式的操作步骤如下：（1）单击E3单元格（用于存放公式计算值的一个单元格）。（2）在编辑栏或单元格中输入“”号，编辑栏上出现 符号。（3）建立公式，输入用于计算的数值参数及运算符“D3*0.08”。（4）完成公式编辑后，按【Enter】键或单击 按钮显示结果。输入的公式如图5-29所示：图5-29 输入公式3引用引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据位置。通过引用，可以在公式中使用工作表中不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一个单元格的数值。还可以引用同一个工作簿中不同工作表上的单元格和其他工作簿中的数据。单元格的引用主要有相对引用、绝对引用和混合引用。引用不同工作簿中的单元格称为链接。（1）相对引用相对引用指用单元格名称引用单元格数据的一种方式，即引用相对于公式位置的单元格。引用形式为E4、E5、E6、E7等，在E3单元格中的公式显示为“=D3*0.08”。采用填充柄填充的方式把E5：E32区域给填充数据。在复制公式时，目标单元格公式中被引用的单元格和目标单元格始终保持这种相对位置。例如，如果将左图中单元格A2中的公式“=A1*2”复制到单元格B2中，则被粘贴的公式会变为“=B1*2”，如下图5-30所示。相对引用公式复制相对引用公式图5-30 粘贴公式（2）绝对引用绝对引用在公式中引用的单元格是固定不变的，而不考虑包含该公式的单元格位置。绝对引用形式为$E$2、$G$2等，即行号和列标前都有“$”符号，经调查了解，BH公司的所有员工的医疗保险都跟赵力同志的应发工资的1%，这样我们就可以采取绝对引用方式来计算其他同事的工资，在F3中输入公式“=$D$3*0.01”。同样采用填充柄填充的方式把F4：F32区域给填充数据。按照此方法，在失业保险的单元格中设置其为应发工资的0.006，住房公积金是应发工资的0.03，个人所得税则由以下公式计算：=IF(D31-E31-F31-G31-H31-I31)=500,(D31-E31-F31-G31-H31-I31)*0.05,IF(D31-E31-F31-G31-H31-I31)=2000,(D31-E31-F31-G31-H31-I31)*0.1-25,(D31-E31-F31-G31-H31-I31)*0.15-125)，应扣工资是E2：J2区域数据的总和，最后工资是应发工资减掉应扣工资。经过这一系列公式计算后，工资表生成如下图5-31所示：图5-31 BH公司工资表（3）混合引用混合引用具有绝对列和相对行，或是绝对行和相对列。绝对引用列采用$A1、$B1等形式。绝对引用行采用A$1、B$1 等形式。如果公式所在单元格的位置改变，则相对引用部分改变，而绝对引用部分不变。如果多行或多列地复制公式，相对引用部分自动调整，而绝对引用部分不作调整。例如，在A2单元格的公式为“=A$1+$B1”，如果将公式从A2复制到C3单元格，则C3单元格中的公式为“=C$1+$B2”。 5.5 函数的使用函数是一些预定义的公式，通过使用一些称为参数的特定数值来按特定的顺序或结构执行计算。下面先来介绍函数输入的方法：5.5.1 手工输入函数对于一些简单的函数，可以采用手工输入的方法。手工输入函数的方法同在单元格中输入公式的方法一样。可以先在编辑栏中输入一个等号（=），也称为公式的前导符，然后依次输入函数名、左括号、参数、右括号。5.5.2 使用向导输入函数对于比较复杂的函数，可使用函数向导来输入。利用函数向导输入可以指导用户一步一步地输入一个复杂的函数，避免在输入过程中产生错误。其具体操作步骤如下：（1）选中要输入函数的单元格；（2）单击【插入】|【函数】命令，或者单击编辑栏左侧FX【插入函数】按钮，打开【插入函数】对话框，如图5-32所示。图5-32 插入函数下面介绍几个简单的函数，针对如下图5-33所示的数据，分别用它们来完成如下计算： 图5-33 操作的数据1求和函数的使用求和函数的函数名是SUM，可以利用SUM在G3中计算王小名同学的总分。先介绍SUM函数的相关要点：（1）【格式】：SUM(number1, number2, )。number1，number2，是所要求和的参数。（2）【功能】：返回参数表中的参数总和。（3） 【说明】：参数表中每个参数可以为常数值、单元格引用、区域引用或函数。若为单元格引用或区域引用即是对其中的数值进行求和。参数最多为30个。求和还可用“常用”工具栏的【自动求和】按钮。我们就采用手工输入函数，定位在G3单元格，然后输入“=SUM（B3：F3）”，再用填充柄把G4：G20单元格也填充。单科的总成绩的算法，可以采用向导输入函数的方法来进行，先定位在B21单元格，然后再执行单击【插入】【函数】命令，或者单击编辑栏左侧FX【插入函数】按钮，打开【插入函数】对话框，如图5-34所示，然后按照下图所示，设置好参数，确定即可。图5-34 函数参数2求平均值函数AVERAGE接下来计算单科平均值，先介绍AVERAG函数的相关要点：（1）【格式】：AVERAGE(number1, number2, )。（2）【功能】：返回所有参数的平均值。求平均值的方法如下：先定位在B22单元格中，然后通过【插入】|【函数】命令，或者单击编辑栏左侧FX【插入函数】按钮，打开【插入函数】对话框对话框，如图5.12所示找到对应的函数，后设置好参数，如下图5-35所示：图5-35 函数参数利用填充柄把C23：F23区域中填入数据。3求最大值函数MAX（1）【格式】：MAX(number1, number2, )。（2）【功能】：返回一组数值中的最大值。求最大值的方法如下：先定位在B23单元格中，然后通过【插入】|【函数】命令，或者单击编辑栏左侧FX【插入函数】按钮，打开【插入函数】对话框对话框，如图5.13所示找到对应的函数，后设置好参数，如下图5-36所示。图5-36 函数参数利用填充柄把B23：F23区域中填入数据。4求最小值函数MIN（1）【格式】：MIN(number1, number2, )。（2）【功能】：返回一组数值中的最小值。求最小值的方法如下：先定位在B24单元格中，然后通过【插入】|【函数】命令，或者单击编辑栏左侧FX【插入函数】按钮，打开【插入函数】对话框对话框，如图5.12所示找到对应的函数，后设置好参数，如下图5-37所示。图5-37 函数参数利用填充柄把B24：F24区域中填入数据.5、统计函数COUNT（1）【格式】：COUNT(valuel1, valuel 2, )。（2）【功能】：求各参数中数值参数和包含数值的单元格个数。参数的类型不限。及格率的算法是：及格人数来除以总人数，先来计算及格的人数，要计算及格人数就可以用COUNT函数来进行，先定位在B27单元格中，然后，然后通过【插入】|【函数】命令，或者单击编辑栏左侧FX【插入函数】按钮，打开【插入函数】对话框对话框，如图5-38所示找到对应的函数，按照如下所示设置好参数：即可以计算出参考的总人数为18人。图5-38 函数参数那么要计算及格人数意思就是大于等于60分的人数，此时我们就要采用COUNTIF，下面就来介绍COUNTIF。6、条件计数函数COUNTIF（1）【格式】COUNTIF( range , criteria )（2）【功能】返回区域 range 中数据取值符合条件 criteria 的单元格数目。【说明】range 为任意区域，在此区域中进行条件测试并计数；criteria 与 SUMIF 函数中的要求相同。先定位在B28单元格中，然后，然后通过【插入】|【函数】命令，或者单击编辑栏左侧FX【插入函数】按钮，打开【插入函数】对话框对话框，如图5.12所示找到对应的函数，按照如下图5-39所示设置好参数：统计出马克思主义这门课程及格人数为16人。图5-39 函数参数目前已经把总人数和及格人数都已经统计出来，接下来就直接用公式来进行了，在B25单元格中输入：及格人数/总人数，正确的公式是“=COUNT(B3:B20)/ COUNTIF(B3:B20)”,然后再对单元格的格式进行设置，设置成百分比的形式小数位数为2位。优秀率的条件设置为大于等于90，仿照及格率的算法，就可以获得如下图5-40所示的数据：图5-40 利用函数获得的数据名次的排定，大家通过上面函数的学习及单元格的引用，自己试试。（提示名次的函数用Rank，参数设置如下图5-41所示）。图5-41 函数参数最终数据表如下图5-42所示：图5-42 利用函数获得的最终数据5.6 Excel 2003的数据管理与分析本节将详细介绍Excel 2003的数据管理与分析，包括数据清单、数据排序和筛选、图标等内容。5.6.1 数据清单数据清单是工作表中若干列和至少两行的一个区域中的数据，在结构上是一个二维表。每一列称为一个字段，每个字段的第一行单元中的内容叫做字段名，以下各行单元中的内容都叫做字段值。数据清单的第一行称为标题行，由所有字段名组成，又称为字段名行。以下各行均称为记录，即记录是由同一行中的所有字段值组成。在Excel2003 中，创建数据清单的原则如下：（1）在同一个数据清单中列标题必须是唯一的。（2）列标题与纯数据之间不能用空行分开，如果要将数据在外观上分开，可以使用单元格边框线。（3）同一列数据的类型应相同。（4）在一个工作表上避免建立多个数据清单。因为数据清单的某些处理功能，每次只能在一个数据清单中使用。（5）在纯数据区中不允许出现空行。（6）数据清单与无关的数据之间至少留出一个空白行和一个空白列。数据清单可以如同一般工作表一样直接建立和编辑。在编辑数据清单时还可以以记录为单位进行编辑，操作步骤如下：（1）单击数据清单中的任意单元格。（2）单击【数据】菜单，选择【记录单】命令，打开记录编辑的对话框，如下图5-43所示，进行记录编辑。图5-43 Sheet1单击【新建】按钮，可添加一条记录。单击【删除】按钮，可删除当前的记录。（3）单击【关闭】按钮。5.6.2 数据排序和筛选Excel 2003不仅可以制作一般的表格，而且可以输入数据清单，并可以对数据清单排序、筛选等。1排序数据工作表中的数据输入完毕后，表中数据的顺序是按输入数据的先后排列的。若要使数据按照某一特定顺序排雷，就要对数据进行排序。排序操作可通过【数据】菜单中的【排序】命令完成，先打开SORT-EX.XLS文档，现需要对Sheet1工作表中的数据进行排序，要求是女的排在男的前面，具体操作步骤如下：（1）先定位在Sheet1工作表的数据清单中的任意一单元格。（2）单击【数据】|【排序】命令，打开【排序】对话框，如图5-44所示：图5-44 排序（3）在【主要关键字】下拉列表框中选择要排序的字段，然后选中【升序】或者【降序】单选按钮；如果需要次要关键字，那么就在【次关键字】下拉