《电子表格与Excel》PPT课件.ppt

第4章电子表格与Excel2003 4 1Excel2003概述 Excel2003是Microsoft公司推出的电子表格软件 是Office2003办公系列软件的重要组成部分 它继承了以前版本的各种优点 4 1 1Excel2003的特点 更加方便的图形界面菜单中包含了所有的常用命令 在任何对象上 单击鼠标右键即可出现相应的快捷菜单 Excel2003与其他Office2003应用程序一起共享多种工具栏或工具按钮 鼠标在窗口的不同区域显示不同的形状 以提示用户当前可以进行的操作 4 1 1Excel2003的特点 用表格管理大量的数据每张工作表由65536行和256列组成 Excel允许用户为每个单元格设置丰富多彩的格式 Excel2003提供了丰富的图表 强大的数据处理功能Excel2003中包含了各种各样的函数提供了功能齐全的分析数据工具 4 1 1Excel2003的特点 其他新增功能XML支持新增的任务窗格自定义只能标记功能 4 1 2Excel2003界面 Excel2003的窗口中主要包括了标题栏 菜单栏 工具栏 编辑栏 工作簿窗口和状态栏等 4 1 2Excel2003界面 工作簿Excel的工作簿是由一张或若干张表格组成 每一张表格称为一个工作表 新建一个工作簿时 Excel自动为其命名为 Book1 其扩展名为 xlsExcel默认提供3个工作表 分别是Sheet1 Sheet2和Sheet3 分别显示在工作表标签中 在实际工作中 可以根据需要添加更多的工作表 4 1 2Excel2003界面 工作表工作表是工作簿的重要组成部分 它是Excel进行组织和管理数据的地方 用户可以在工作表上输入数据 编辑数据 设置数据格式 排序数据和筛选数据等 在同一时刻 用户只能一张工作表上进行工作 这意味着只有一个工作表处于活动的状态 通常把该工作表称为活动工作表或当前工作表 4 1 2Excel2003界面 单元格每个工作表由256列和65536行组成 列和行交叉形成的每个网络又称为一个单元格 每一列的列标由A B C 表示 每一行的行号由1 2 3 表示 每个单元格的位置由交叉的列 行名表示 例如 在列B和行5处交点的单元格可表示为B5 4 1 2Excel2003界面 工作表标签工作表标签位于工作簿窗口的底端 用来表示工作表的名称 通过单击某个标签 可以指定相应的工作表为当前工作表 当前工作表标签以白底黑字含下划线显示 4 2编辑工作表 Excel2003是以工作表的方式进行数据处理的 而工作表的基本单位是单元格 本节将介绍编辑单元格或区域数据的方法及如何美化工作表 4 2 1选定单元格及单元格区域 选定单元格选定单元格区域如果用鼠标选定一个单元格区域 操作步骤 单击区域左上角的单元格 按住鼠标左键并拖鼠标到区域的右下角 松开鼠标左键 选择的区域呈淡蓝色 如果要选定的单元格区域有多个且不相邻 操作步骤 单击并拖动鼠标选定第一个单元格区域 按住键选定其他单元格区域 4 2 2输入数据 在单元格内输入数据自动填充数据单元格数据的编辑条件格式为单元格添加批注 在单元格内输入数据 启动Excel时 打开一个名为 Book1 的空工作簿 在当前工作表 Sheet1 中 用鼠标单击单元格A1 输入 姓名 则输入的内容出现在单元格A1中 同时 编辑栏中也显示输入的内容如果输入有错 请按键将其删除 再重新输入 自动填充数据 1 在输入数据和公式的过程中 如果输入的数据具有某种规律 用户可以通过拖动当前单元格填充柄 或使用 编辑 菜单中的 填充 命令来自动填充数据 如果使用单元格填充柄来填充相同的数据 其操作步骤如下 在某个单元格中输入数据 单击该单元格 将鼠标指针指向该单元格右下角的填充柄 使其形状由空心的十字型变为黑色的十字型 按住鼠标左键 拖动单元格填充柄到要填充的单元格区域 自动填充数据 2 在Excel中 用户除了可以在相邻单元格中填充相同数据外 还可使用自动填充功能快速输入具有某种规律的数据序列如 数字 日期或时间等 其操作步骤如下 在需要输入序列的第一组单元格中输入序列的初始值 单击该单元格 使其成为当前单元格 或选中单元格区域 向指定方向拖动该单元格或单元格区域右下角的填充柄 这时Excel就会自动填充序列的其他值 单元格数据的编辑 具体操作步骤为 选中A1单元格 单击 格式 菜单中 单元格 命令 打开 单元格 对话框 切换到 数字 选项卡 在 分类 列表框中选择 货币 选项 在 小数位数 微调框中选择2 在 货币符号 下拉列表框中 选择 在 负数 列表框中选择负数的表示方法 设置完毕后 单击 确定 按钮即可完成转换 条件格式 1 使用条件格式可以根据指定的公式或数值确定搜索条件 然后将格式应用到选定工作范围中符合搜索条件的单元格 并突出显示要检查的动态数据 条件格式 2 具体操作步骤如下 选中B4到F10单元格单击 格式 主菜单中 条件格式 命令 弹出 条件格式 对话框 单击 条件1 下拉列表中的 单元格数值 选项 若选择 公式 选项 在输入公式前要加等号 在 条件格式运算符 下拉列表中选择 大于或等于 选项 在文本框中输入 90 单击 格式 按钮 弹出 单元格格式 对话框 在 图案 选项卡中将背景色设为 绿色 然后单击 确定 按钮 返回 条件格式 对话框 条件格式 3 具体操作步骤如下 单击 添加 按钮 为条件格式添加一个新的条件 选择 条件2 下拉列表中的 单元格数值 选项 在 条件格式运算符 列表框中选择 小于 选项 在文本框中输入 60 单击 格式 按钮 弹出 单元格格式 对话框 在 图案 选项卡中将背景色设为 红色 然后单击 确定 按钮 返回 条件格式 对话框 条件格式设置完成单击 条件格式 对话框中的 确定 按钮 条件格式 4 修改和删除条件格式若要删除一个或多个条件 可以在 条件格式 对话框中单击 删除 按钮 然后在弹出的 删除条件格式 对话框中选择要删除的条件 为单元格添加批注 为单元格添加批注就是为单元格添加一些注释 当鼠标指针停留在带批注的Excel单元格上时 可以查看其中的每条批注 也可以同时查看所有的批注 还可以打印批注 以及打印带批注的工作表 单击需要添加批注的单元格 单击 插入 批注 命令 在弹出的批注框中输入批注文本 4 2 3单元格内容的修改 修改单元格中的部分数据步骤操作 单击想要修改内容的单元格 此时编辑栏中显示该单元格的内容 单击编辑栏 此时编辑栏中出现垂直光标 用鼠标将光标移至想要修改的地方 按键可删除光标左侧字符 按键可删除光标右侧字符 或在光标处输入正确数据 修改完成后 按回车键 清除单元格的内容 按键即可 4 2 4编辑行与列 插入行 列步骤操作 选定需插入行的任一单元格 或单击行号选择一整行 单击 插入 菜单 选择 行 命令 在当前位置插入一空行 原有的行自动下移 删除或清除行 列步骤操作 单击想删除的行号 列标 选择一整行 列 选择 编辑 菜单中的 删除 命令项 被选择的行 列 将从工作表中消失 以下各行 列 自动上 左 移 4 2 5工作表与工作簿的操作 1 插入或删除工作表插入步骤操作 选定当前活动工作表 新的工作表将插入在该工作表的前面 选择 插入 菜单中的 工作表 命令项 删除步骤操作 选定要删除的工作表为当前工作表 选择 编辑 菜单中的 删除工作表 命令项 4 2 5工作表与工作簿的操作 2 重命名工作表重命名步骤操作 双击要重新命名的工作表标签 这时该标签 Sheet3 如图所示呈高亮显示 此时工作表标签处于编辑状态 在标签上输入新的名称如 员工工资表 4 3数据处理 Excel2003的公式与函数具有非常强大的计算功能 数据清单具有极强的数据查询 排序 筛选 分类汇总功能 Excel2003的这些功能为用户分析和处理工作表中的数据提供极大的方便与可靠的依据 4 3 1使用公式 1 单元格引用 单元格引用用来代表工作表的单元格或单元格区域 并指明公式中所使用数据的位置 单元格引用可分为相对引用 绝对引用和混合引用三种 相对引用 相对引用包括单元格相对引用与单元格区域相对引用 绝对引用 绝对引用是指单元格的引用不随单元格的位置改变而自动改变 混合引用 相对引用和绝对引用也可以混合使用 4 3 1使用公式 2 公式的输入 用户可以在编辑栏中输入公式 也可以在单元格里直接输入公式 在单元格中输入公式的步骤为 选择要输入公式的单元格 在单元格中输入等号和公式 按回车键或者单击编辑栏中的输入按钮 当要输入大批相同的公式时 也可以采用前面所将的 自动填充 数据输入方法来向其他单元格输入公式 4 3 1使用公式 3 公式中的运算符运算符用于对公式中的元素进行特定类型的运算 主要分为算术运算符 文本运算符 比较运算符 文本运算符 只有一个 用于文本字符连接运算 算术运算符和比较运算符 算术运算符可以完成基本的数学运算 算术运算符有加 减 乘 除 负号 百分比 乘方 等 比较运算符比较两个数值并产生逻辑值 即 True 和 False 二者之一 比较运算符有等于 不等于 大于 小于 小于等于 4 3 2使用函数 1 公式中的运算符用户在做数据分析工作时 常常要进行大量而又繁杂的运算 Excel提供了几百个内部函数 使用这些函数可大大简化数据运算工作 用户一般使用 插入函数 命令来输入函数 操作步骤如下 选定要输入函数的单元格 选择 插入 菜单中的 函数 命令项 或单击 常用 工具栏中的 自动求和 按钮 弹出 插入函数 对话框 4 3 2使用函数 1 公式中的运算符用户在做数据分析工作时 常常要进行大量而又繁杂的运算 Excel提供了几百个内部函数 使用这些函数可大大简化数据运算工作 用户一般使用 插入函数 命令来输入函数 操作步骤如下 选定要输入函数的单元格 选择 插入 菜单中的 函数 命令项 或单击 常用 工具栏中的 自动求和 按钮 弹出 插入函数 对话框 4 3 2使用函数 2 先在 插入函数 对话框中的 选择类别 列表中选择所需函数类型 然后在 选择函数 列表中选择要使用的函数 此时列表框的下方会出现关于该函数功能的简单提示 如对话框中的 选择类别 列表中选择的是 常用函数 类 在 选择函数 列表中选择是求和函数 SUM 单击 确定 按钮 这时弹出公式选项对话框 如图所示 4 3 2使用函数 3 给函数添加参数 方法是 单击公式选项板中各参数框 在其中输入数值 单元格或单元格区域引用等 或者用鼠标在工作表中选定区域 参数输入完后 公式计算的结果将出现在对话框最下方 计算结果 的后面 单击 确定 按钮 计算结果将显示在选择的单元格中 4 3 3建立数据清单 在Excel中 可以通过创建一个数据清单来管理数据 数据清单是包含相关数据的一系列工作数据行 建立数据清单的准则 1 每个数据清单相当于一个二维表 一个数据清单最好单独占据一个工作表 如果要在一个工作表中存入多个数据清单 则各个数据清单之间要有空白行和空白列分隔 避免将关键数据放在数据清单的左右两侧 防止在筛选数据清单时这些数据可能被隐藏 避免在数据清单中旋转放置空白行和空白列 数据清单中的每一列作为一个字段 存放相同类型的数据 数据清单的第一行作为一个记录 存放相关的一组数据 建立数据清单的准则 2 在数据清单中的第一行里创建列标志 即字段名 不要使用空白行将列标志和第一行数据分开 列标志使用的字体 对齐方式 格式 图案 边框或大小写样式 应当与数据清单中其他数据的格式相区别 建立数据清单的过程 操作步骤如下 选定当前工作簿中的某个工作表来存放要建立的数据清单 在数据清单的第一行 输入各列的标志 输入各记录的内容 设定标题名称和字段名称的字体 格式 设定各字段的宽度 设定数据清单中数据的格式 数据精确度等 最后 还可以设置整个报表的格式 如边线 颜色等 保存数据清单 4 3 4使用记录单操作数据 选择 数据 菜单中的 记录单 命令项 弹出 记录单 对话框 如图所示 4 3 5数据排序 操作步骤如下 选定要排序的数据区域 如果是对整个数据清单排序 可以选择需要排序的数据清单中的任一单元格 选择 数据 菜单中的 排序 命令项 弹出 排序 对话框 指定排序的关键字字段名 单击 递增 或 递减 选项 确定排序的方式 单击 确定 按钮 4 3 6数据筛选 管理数据时经常需要从众多的数据中挑选出符合某种条件的数据 因此 筛选是一种用于查找数据清单中数据的快速方法 在Excel中 要完成数据的筛选非常容易 用户可以使用 自动筛选 或者 高级筛选 两种方法 这样就要以将那些符合条件的记录显示在工作表中 而将其他不满足条件的记录从视图中隐藏起来 4 3 7用分类汇总法进行数据统计 操作步骤如下 对需要分类汇总的字段进行排序 从而使相同的记录集中在一起 选定数据清单中的任一单元 选择 数据 菜单中的 分类汇总 命令项 打开 分类汇总 对话框 并设定相应汇总条件 单击 确定 按钮 即可得到分类汇总结果 4 4数据图表应用 利用Excel提供的图表功能 将系列数据以图表方式表达 不仅可以使数据更加清晰易懂 使数据表示的含义更形象直观 并且用户可以通过图表直接了解到数据之间的关系和变化趋势 Excel提供了数十种图表类型 用户可以选择恰当的方式表达数据信息 并且可以自定义图表 设置图表个部分的格式 4 4 1建立图表 用户使用 常用 工具栏中的 图表向导 按钮 或使用 图表 工具栏中的 图表类型 按钮都可以创建数据图表 4 4 2编辑图表 图表生成后 可以对其进行编辑 例如制作图表标题 向图表中添加文本 设置图表选项 删除数据系列 移动和复制图表等 选中图表的不同部分设置图表选项改变图表大小移动和复制图表设置图表区域编辑图表中的元素更改图表中的数据 4 5工作表格设置与打印 建立好工作表之后 在确保内容准确无误的前提下 还应该对工作表进行格式化 这样可以使工作表中各项数据更便于阅读并使工作表更加美观 如果想把制作好的工作表按照用户所期望的效果打印出来 还要对工作表进行打印格式设定