如何在Excel表中做档案统计年报表.doc

如何在Excel表中做档案统计年报表作者：管理员发布日期：2008-12-19 手工做档案年报非常繁琐，有时一个数据改动，报表中就会有多处做相应的调整，稍不注意就会出现错误，现在给大家介绍一种在EXCEL表中做报表的方法，感兴趣的朋友可以试一试。 1、打开附表一，在C、D、E、F（库藏总量）O、P（数据条目总量）列后面分别插入一列辅助列。 2、在C、D、E、F、G、H、I列（库藏总量）S、T列（数据条目总量）分别填入今年和去年的数据。 3、在K5单元格中填入“C5D5”或（鼠标点C单元格鼠标点D5单元格），点标题栏中的“”，计算出本年度增长量 4、鼠标点中K5单元格右下角，出现“”时往下拖动，计算出各类增长量。 5、用同样的方法计算出新增条目数 6、确定各项数据全部正确后选中该表复制按鼠标右键选择性粘贴数值确定。 7、然后把所插入的各辅助列删除。 8、用同样的方法完成附表二 9、打开基档表点中单元格（室存全部档案项中案卷数所在单元格）填“点中附表一案卷累计总数所在单元格”标题栏中点“”，其它需要从附表中提出的数据项都用这种方法完成。 10、确定各项数据全部正确后分另选中每一张表复制按鼠标右键选择性粘贴数值确定。 11、输出表格。 （注：红色字体表示鼠标点击单元格、“”（）是说明不是输入字符）公共事业档案室任宪荣Excel中合并单元格内容的方法作者：管理员发布日期：2007-11-08 在Excel软件中，如要把若干个单元格内容合并到一个单元格内, 用函数CONCATENATE即可解决。例：将“姓”(李)和“名”(清清)合并成“李清清”，具体步骤如下： 选定要填充合并内容的单元格，单击编辑栏中插入函数fx按钮后，选择函数CONCATENATE后确定，在Text1中输入“姓”所在单元格如“C1”，在Text2中输入“名”所在单元格如“D1”，(如多列可依此类推)，然后按确定，合并结果即显示在光标指定的单元格内。 另外，也可用“&”和号运算符代替函数 CONCATENATE ，同样能实现多个单元格内容的合并。在单元格内键入“”号，用鼠标点击要合并的第一个单元格，键入“&”（和号）运算符，再点击要合并的第二个单元格（如合并更多可依次类推），按回车键后，合并后的内容就填充在选定的单元格内。在Excel 2003中如何统计字体为红色单元格数量作者：管理员发布日期：2008-11-17 目前，档案管理处“提高档案数据库建设质量”劳动竞赛正在进行中，按照竞赛方案的要求，各档案室对检查出来的有问题的数据库字段要改变成红色字体，数据库检查完后，要对有问题的字段数量进行汇总统计。现提供一种方便快捷的统计方法，对Excel表格中已经改成红色字体的数据进行统计。具体方法介绍如下： 1、打开要统计的Excel表格，点击“编辑”“查找”，进入“查找和替换”对话框。 2、点击“选项”按钮，然后单击“格式”，进入“查找格式”对话框，点击“从单元格选择格式”，任意点击一个单元格，自动回到“查找和替换”对话框。 3、点击“格式”按钮，进入“查找格式”对话框，选“字体”选项卡，在对话框中，找到“颜色”项并设置成红色，按“确定”回到“查找和替换”对话框，然后将“搜索”项由“按行”改为“按列”。 4、此时，转到Excel表格中，选中你需要统计的列（如：文号），再回到查找和替换对话框中，点“查找全部”，此时，对话框的下方就会显示出“个单元格被找到”，这就是该列需要统计的数据值。只要将数据填写到数据库质量检查汇总表中，即完成“文号”字段数量的统计。如果继续统计“单位代号”列，只要再选中此列，点“查找全部”即可。以此类推。 另外，数据库中“发文内容”字段，应录入文件内容而没有按要求录入时，因没有字，无法设置成红色字体，可将该单元格填充成红色，将第3步中的选“字体”选项卡，改为选“图案”选项卡，颜色设置成红色。其余步骤相同。(王彦玲)如何添加科技档案案卷库和文件库的档号作者：管理员发布日期：2008-11-19 档案处正在进行的提高档案数据库建设质量劳动竞赛中，就如何保留表格中标志成红色字体的记录总结出了一种简便方法。由于科技数据库没有案卷档号，以上方法不太适用。那么，如何在科技档案案卷级与文件级数据库中都加上档号呢？下面向大家介绍一个小方法，供大家使用。以103kyaj.xls和103kywj.xls两个数据库表格为例： 1、打开103kyaj.xls案卷库，在C 列前插入一空白列，成为新的C列 。 2、在空白C列第二行的单元格内输入函数公式：=D2&E2&F2&G2，（D为“dwbh”字段，E为“flh”字段，F为“dyh”字段，G为“ajh”字段)，点工具条上的“”，此时该单元格内出现的数据就是D2、E2、F2、G2四个单元格合并后的数据，即科技档案的案卷号。 3、将此公式填充到该列的其它单元格内，所有案卷号就添加完成。 4、打开103kywj.xls文件库，在A列前插入两列空白列，成为新的A、B列。在空白B列第二行的单元格内输入公式：=MATCH(C2,103kjaj.xlsSheet1!$A:$A,0)，( “103kjaj.xls”当前工作簿名，Sheet1为当前工作表名)，点工具条上的“”，此时该单元格内出现一个数值，将此公式填充到该列的其它单元格内。 5、在103kywj.xls文件库A列第二行的单元格内输入公式：=INDEX(103kjaj.xlsSheet1!$C:$C,B2), 点工具条上的“”，此时，案卷库中新添的C列档号（单位编号+分类号+单元号+案卷号）即出现在文件库A列中。将此公式填充到该列的其它单元格内，文件库中的档号就全部添加上了。 6、案卷库和文件库的档号加完以后，均在A列前另插入一空白列，将新加档号列全选后，进行“复制”，在空白A列上点击右键“选择性粘贴”“数值”“确定”，两个数据库均