Word2010用户指南.doc

Word2010用户指南更加容易的适时获得正确的工具功能区 改进！随时随地找到您需要的命令。改进的、所有在Office 2010中可用的自定义功能区， 取代了传统的菜单和工具栏，给您一种更人性化的工作体验。它的设计目的是帮助您更轻松的找到并使用Word提供的各种功能以便您在更短的时间可以完成更多的工作。 在功能区创建自己的选项卡或自定义内置选项卡，展现Word 2010个性化的工作体验。 在功能区中，您看到的标准的选项卡用于显示特定任务的相关命令，以便在需要时快速找到命令。 功能区也提供了上下文选项卡，以便在需要时为您提供正确的工具，例如，当您在一个表格中单击时，上下文选项卡出现在功能区，提供与工作表相关的所有工具。图 1: 当您需要时上下文工具自动呈现。Microsoft Office Backstage 视图 新增！在功能区的最左侧，您可以看到文件选项卡。只需单击该选项卡，即可访问用于管理文件、自定义Word体验的所有命令，比以往更加轻松。新增的Backstage 视图代替了传统的文件菜单，为您的文件管理工作提供了一个单独的位置。例如： 当您第一次打开 Backstage视图，您在信息选项卡下， 在这个位置您可以管理文档保护选项、查看编辑文档属性、检查文档中不希望共享的专属信息等等。 从 Backstage 视图中的共享选项卡上，您可以以Word 2010附件形式、PDF或XPS文件形式发送文档。您也可以把文档作为一个博客帖子进行发布，或者把文档保存到一个Microsoft SharePoint 网站或 一个 Windows Live SkyDrive 文件夹，为了访问下文将谈论到的令人难以置信的全新的协作功能。 如图2所示，打印选项卡提供了一种全新的完整页面打印预览综合体验，并在旁边给出了所需的全部打印选项。图2: 基于 Backstage 视图的全新综合打印环境。功能区用于帮助您创建内容。而 Backstage 视图用于帮助您管理内容。让您的文字跃然于纸上文本效果 新增！您已经准备好利用图片和图像来突显文档中的重要内容。现在，您可以直接对文档中文字直接应用和那些图片、图像相同的格式。与早期版本Word中的艺术字不同，是对活生生的文档文字应用 文字效果，所以您仍可以对文字进行编辑和拼写检查， 甚至可以对段落、文字、列表或表格样式添加文字效果。可用的文字效果包括渐变填充、自定义阴影、映像、凹凸、柔滑边缘等、还有预设的图库选项范围，让您快速应用一套协调的效果集。图 3：在开始选项卡中字体选项组中找到文字效果库。注释：当您通过Word 2010的插入选项卡访问预定义的艺术字时，您现在会得到一个可编辑的文本框，并可以应用这里讨论的相同文字效果。这些相同的效果对于Microsoft PowerPoint 2010中的文字和Microsoft Excel 2010图表中的文字同样可用，在Office 2007应用程序中都以艺术字的形式出现。快速提示：对于其他的文字效果，在文字效果库中是看不到的，在字体组中单击对话框启动器按钮。在字体对话框的底部，单击文字效果打开一个效果对话框，例如渐变填充、渐变线和三维效果。其他的Office 主题您一定想让所有的文档拥有一致的、专业的外观但谁有充足的时间对所有格式逐一修改呢？是的，您可以，因为Office 主题可以让您只需几次单击操作，就可在整个文档应用统一的字体、颜色、艺术效果等格式设置。Office 2007 介绍的Word、PowerPoint、Excel、和Outlook主题，能让您对整个内容应用统一的、专业的外观。Office 2010 添加了20种额外的总共40种内置设计的内置专业化设计主题，还可以在O上轻松访问许多其他的主题。以一种轻松的方式自定义或创建自己的主题，来突显个人或企业品牌的形象，或者使用提供的设计给任何内容快速添加影响力。图 4：在Word页面布局选项卡中找到主题库。快速提示： 您可以随时通过混合和匹配主题元素，来创建一个自定义的外观。在页面布局选项卡中，通过在各个库中选择不同的主题颜色、主题字体和主题格式效果，即可实现。然后，在主题选项组中，使用主题库中最下面的保存当前主题选项，把您的筛选作为一个自定义主题，可以应用在Word、PowerPoint、Excel、Outlook甚至 Microsoft Access 2010。 Word 2010 同样包括一些和Office主题相协调的新的、专业设计的模板。例如，基于Adjacency Report模板创建一个新的文档，然后指向主题库中不同的主题，查看该模版的图形元素都有变化，如 图5所示。访问安装在Word 2010中的模板，单击文件选项卡，打开Backstage视图，单击新建，然后单击 示例模板。图5: 原始的 Adjacency Report 模板 (顶部)，从顶部顺时针运用的主题依次是Black Tie、Austin、Angles和Hardcover 。查找工具 改进！改进的查找体验现在已无缝集成在导航窗格中。当您输入想要查找的词时，Word 2010 自动搜索，视觉性的突显所有匹配项。 导航窗格中全新的结果查看 显示了所有搜索匹配项的快速预览单击任一预览就可跳转到文档的相应位置上。 标题查看凸显了文档中结果出现的位置。 缩略图试图过滤器显示了您刚才设定的包含搜索结果的页面。 从导航窗格，您还可以浏览文档的对象类型，包括图形、表格、脚注、尾注和评论。 相似的查找对话框任可用于更先进的搜索或查找替换命令。图 6: 集成到导航窗格的改进的查找工具， 包括这里所示的新的搜索结果窗格。快速提示：指向导航窗格中搜索结果预览的屏幕提示，显示结果出现的页码和标题。恢复未保存版本 新增！我们都做过这样的事，工作了一段时间，得到了正确的内容，然后未保存就关闭了文档。您可能认为保存提示是为了一种不同的文件，而不经意或不小心将文件关闭。结果是相同的您的工作和创建它花费的时间就消失了。再也不会这样了！从Microsoft Office 早期版本您可能知道自动恢复功能。现在Office 2010可以恢复没有保存就关闭了的文件。 在Backstage 视图的信息选项卡下，轻松访问和管理恢复的文件。就像这里显示的。 图 7: 在Backstage 视图的信息选项卡的版本区域中，可访问已恢复的文件版本。 您可以恢复永远也不会保存的文件草稿。在Backstage 视图中信息选项卡下找到这个选项， 在管理版本按钮下面。 在Backstage视图的信息选项卡下，还可以访问到过去保存的最近的5个自动保存活动文档。默认情况下，如果没保存呢就关闭了文档，最后自动保存的文档时暂时可用的。快速提示： 想不想快速访问保存了活动文档的文件夹的其他内容？在Backstage视图中信息选项卡下，单击打开文件位置，相关文件标题下，在属性窗格中找到这个选项，如图 7所示。 了解更多工作中关于版本恢复的内容，请见本节中的Power User Tips 指南。OneNote 链接注释 新增！在文档中工作时，您要研究并收集内容。但是，您如何保持所有连接部分的内容？并且在需要时就能找到所需信息？OneNote 2010 通过创建链接使其变得很容易，不仅仅在您工作的文档，还在您工作的文档中需要一个特定注释的地方。在Word 2010上工作时，把OneNote固定在桌面的侧面并作注释。如 图8所示。OneNote在注释旁边的边距中添加一个图标。日后您审阅注释时，只需单击那个图标，打开源文件并跳转到所需信息。图8：OneNote链接注释功能 在您在停靠的OneNote窗格作注释时，在每个段落的边距里添加图标， 显示源程序并提供一个链接到您源文件的相应位置。快速提示：在Word中工作时采用链接注释，起始于一个之前保存的Word 2010文件格式的文档，并在OneNote 2010笔记本中作注释。注释：这个 OneNote 2010功能在PowerPoint 2010 演示文稿或用 Windows Internet Explorer 6及更高版本浏览网页都可用。更高效地协作在文档中一起重新定义工作协同创作 新增！节省时间、简化工作、提升团队工作能力。Word 2010 的协同创作功能让您和同事或朋友可以同时编辑同一文档。 协同创作要求 SharePoint Foundation 2010 商务版或者一个个人使用的Windows Live ID ， 协同创作通过 Windows Live 在日后就可实现。 自动查看是谁在编辑文档并在文档的什么位置工作。在Word 2010中，您甚至可以和其他编辑者立即启动一个会话。 即时消息要求具备以下之一： Microsoft Office Communications Server 2007 R2 和 Microsoft Office Communicator 2007 R2；Windows Live Messenger或另一种支持IMessenger 的即时消息应用程序，语音呼叫要求Office Communications Server 2007 R2 和 Office Communicator 2007 R2 或一种支持 IMessengerAdvanced的即时消息应用程序。图 9: 在同一文档中清晰查看另一编辑者在文档中的工作位置。 只要您看到了另一个编辑者的名字，如图 9所示。您就可以看到那个人的可用信息。 指向名片中的一个名字，您就可以开始一个对话了。 您工作时，只需保存文档就可看到其他编辑者所做的更改。您的更改每次保存后，在其他编辑者那里也可用。 在屏幕底部的状态栏弹出列表，可以看到所有当前编辑者的名字。或者，如图10所示，从Backstage视图的信息栏，可以查看并联接其他编辑者、检查同步状态等等 在Backstage查看和其他作者沟通要求Microsoft Office Communications Server 2007 R2和Microsoft Office Communicator 2007 R2或另一种支持 IMessengerAdvanced的即时消息应用程序。图10: 当在协同创作会话中，您可以看到来自其他编辑者的更新，并且可以从Backstage 视图中查看、联系当前正在编辑的人。快速提示： 公司运行SharePoint Foundation 2010 的企业用户可以在防火墙内使用协同创作。利用Office Communicator现在已和Office 2010集成，您可以查看状态信息并且从Word中直接进行即时消息或语音呼叫。 如果您在小企业里或在家或学校使用Word 2010，您可以通过Windows Live 充分利用协同创作的功能优势。对您全部的要求就是有一个免费的Windows Live ID 来和其他人同时编辑文档。一个即时通讯账户（例如免费的Windows Live Messenger）用于查看现存的作者并发起一个即时消息对话。简化沟通 新增！无需脱离 Word 2010也可与联系人进行沟通。如图 9 和 图10所示，在Word 2010协同创作会话中，您可以在很多地方看到状态图标 或状态栏 。除了协同创作，您还可以看到在 Backstage 视图下信息栏的属性窗格中查看作者、管理员和最后编辑者的状态。当与Office Communicator或您喜爱的即时消息应用程序整合时，您可以通过联系卡查看有关该人的信息，并可即时发起会话，如 图11所示。 即时消息和状态显示要求下列之一： Microsoft Office Communications Server 2007 R2 和Microsoft Office Communicator 2007 R2；Windows Live Messenger,或另一种支持 IMessenger的即时消息应用程序。语音呼叫要求Office Communications Server 2007 R2 和 Office Communicator 2007 R2或另一种支持IMessengerAdvanced的即时消息应用程序。图11: 悬停在一个人的名字或状态图标上来查看他们的联系卡，并立刻发起会话。或者扩展卡片以查看联系人的其他信息。快速提示： 单击联系卡顶部附件的图钉，使其保持在其他窗口的顶部并随时可用。 Microsoft Exchange用户可以在扩展信息中的联系卡顶部看到日历状态。注释：状态和联系卡在使用了协同创作PowerPoint 2010中，在PowerPoint的 Backstage 视图的文件属性中同样可用，还有Excel 2010。Outlook 2010中，这些功能可用于多种类型的Outlook项目，例如会议要求和电子邮件。另外，在Microsoft SharePoint Workspace 2010中，状态和联系卡在Microsoft Office Groove 工作区的成员窗格中也可用。翻译工具 改进！Word 2010 让多语言沟通比以前更简单。轻松访问Word 2010中审阅选项卡下的翻译工具，如图 12所示。或者，使用改进的Mini Translator (曾被称为翻译屏幕提示) 在您工作时及时翻译。图 12: 在审阅选项卡的语言选项组中，可访问翻译工具。图13: 通过审阅选项卡中的翻译选项来启用Mini Translator。然后，只需把光标放在文档中的某个单词时，就可及时翻译。快速提示：在Mini Translator底部的工具栏中有英语帮助和Windows 英语文本到语音回放，如图13所示。语言工具 改进！如果您是工作使用多种语言的众多人中的一个，您现在可以选择更加灵活的工作。简化和自定义您的多语言体验，为编辑、帮助、显示和屏幕提示设置不同的语言。图 14: 轻松设置不同的编辑、帮助、显示和屏幕提示语言。快速提示： 如果您给没有安装语言的校对工具或键盘布局添加一种语言，您会看到附带链接的通知以帮助您轻松解决此问题，如图 14所示。 当您在Word 2010中设置语言选项时，您可以为Office 2010所有的应用程序设置语言选项，包括 Excel 2010、PowerPoint 2010、Outlook 2010、OneNote 2010、Publisher 2010、(不包括屏幕提示设置) Access 2010、SharePoint Workspace 2010 和Microsoft InfoPath 2010。内容控件 改进！Word 2007中引入的内容控件是再利用整个文档的动态内容，可用于轻松创建强大的表格。 Word 2010 为了更加灵活的格式设计，添加了种类更全面的控件。图 15: 在开发工具选项卡的控件选项组中可找到内容控件。快速提示： 如果您没有找到如图 15所示的开发工具选项卡。单击文件选项卡，打开Backstage 视图，然后单击选项。单击自定义功能区 ，然后在自定义功能区标题下对话框的右边出现，选中标记为开发工具启用该选项卡。 使用Office Open XML，开发人员可以创建功能强大、灵活的模板和文档，通过外部数据和内容控件的绑定，它们的内容是自动更新的，例如在SharePoint列表中存储数据。 绑定了内容控件的常用文档的属性会根据您文档的使用情况自动调整，而无需开发人员。在插入选项卡文本组中，单击文档部件，然后单击文档属性 ，从可用控件列表中选择。例如，在封面、页眉或文档中任何需要的位置插入控件。然后，如果标题改变了，只需更新控件中的一个，其余的会自动更新。随时随地访问您的工作可选择随时随地开展工作Word Web应用程序 新增 Office Web 应用程序要求 一个适宜的设备， Internet连接， 支持Internet Explorer，Firefox或Safari 浏览器， SharePoint Foundation 2010 (商务版)或一个免费的Windows Live ID (个人使用)。通过Windows Live 在Word Web 应用程序中编辑文档将在日后可以实现。！当您想离开计算机或者需要简单的、可与其他人合作的共享工具，您有什么可以把事情变得更简单、更高效的方法吗？现在你就可以做到。在线保存Word 文档，然后在几乎任何一台与Internet 连接的计算机上访问、编辑和共享。为在Word 2010中创建的丰富的文档得到高保真的在线观看 Microsoft Silverlight 是不需要任何功能的，但建议您在Office Web应用程序中查看Word文档效果最好。 ，并且使用您熟悉的Word的相同的工具在旅途中轻松进行发光编辑。图 16: 高保真的查看文档并使用Word Web应用程序轻松进行发光编辑。 在查看模式中，Word Web应用程序中可以从文档或文档文本搜索中直接复制文本。搜索窗格提供了一个搜索结果的摘要，并在文档中自动突显搜索要点， 和Word 2010改进的搜索体验相类似。 使用您熟悉的Word的相似格式和编辑工具，包括自动更正、键入内容的拼写检查、字体段落格式还有风格。 插入图片、表格甚至来自O 的剪贴画。Microsoft Office Web 应用程序包括Word Web应用程序、Microsoft Excel Web应用程序、Microsoft PowerPoint Web应用程序和 Microsoft OneNote Web应用程序给您一