办公环境管理规定(全面).doc

办公环境管理规定第一章 总 则第一条 为使我公司办公工作实现规范化、程序化、制度化，迸一步加强管理和协调，明确办公程序，提高办公效率，保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的开展，特制定本规定。第二条 公司综合办负责本规定的组织实施和管理监督。第二章 办公用品管理规定第一节 总 则第三条 为使办公物品管理规范化，提高工作效率及管理水平，特制定本制度。第四条 本制度适用于本公司各部门及全体员工。第二节 种 类第五条 本制度所称办公物品指办公设备和办公物品。第六条 办公设备是指公司的台式电脑、笔记本电脑、传真机、复印机、打印机、扫描仪、碎纸机、电话。第七条 办公用品包括一级消耗品、二级消耗品、管理消耗品、管理品。1、一级消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、钉书针、签字笔、圆珠笔、签字笔芯、软皮笔记本、复写纸、便签纸、标签、橡皮擦、告示贴、档案袋、按扣袋、文件夹等；2、二级消耗品：名片册、高级笔记、拍纸簿（大）等。3、管理消耗品：碳粉、墨盒、硒鼓；4、管理品：剪刀、笔筒、直尺、美工刀、订书机、打孔机、计算器。第三节 购 买第八条 办公物品由综合办统一购买。第九条 项目上如需综合办代购办公设备，须经总经理批准签字后方可实施。购买办公设备后，要及时告知综合部备案，等项目结束后将办公设备及附带配件、说明书、保修卡交回综合办存档。第四节 使 用第十条 领用办公物品应填写“办公物品领用申请单”，由部门负责签字，交综合办负责人审核签字后方可领用。第十一条 领用办公物品时要在“办公物品领用表”上填写领用物品的名称，数量并签字领取。第十二条 项目上借用办公设备须填写“办公物品借用申请表”，由部门负责人签字，交综合办审核后方可借用，必要时总经理签字同意。第十三条 综合办对审批通过的“办公物品借用申请表”，填制“物品借用登记台账”，登记借用日期、物品名称以及借用人签字。第十四条 办公物品严禁带回家私用。第五节 赔偿第十五条 因公不慎损坏物品或因作用物品寿命已到期限，而自然损坏应说明情况，由综合办登记，经核实方可报损。第十六条 因不负责任或借公物私用，造成物品损坏，由使用人赔偿；由于物品管不善，而致丢失，应由保管人赔偿。第十七条 凡造成物品损坏，过期不报经检查发现者，不论原因一律由使用者赔偿，情节严重者加倍处罚。第十八条 凡因不慎造成物品损坏者，按损坏物品的新旧程度折价赔偿，故意损毁者，不论新旧一律照价赔偿。第十九条 对公司财物私自外借或带出，而造成丢失或损坏，事后又不说明，一经发现，不论原因按损坏物品的市价赔偿。第三章 会议管理规定第二十条 为使公司的会议管理规范化和有序，提高会议形式的行政决策效率，特制定本办法。第二十一条 公司设立四级例会制度：公司常务会议；总经理办公会议（碰头会）；部门工作会议；全体员工会议。第二十二条 公司设立其他的会议制度：投资决策会议；工作汇报会；研讨会。第二十三条 公司日常会议的管理部门为综合办公室。第二十四条 综合办公室的主要职责为：负责安排会议的时间、地点以及会场布置；负责发布会议通知；负责分发会议文件的资料；负责做好会议记录以及人员出席会议表。第二十五条 公司员工参加会议要在遵守会场纪律，做好会议笔记，按时参加，不迟到、早退。第二十六条 会议纪要、决议由综合办撰写，办公室主任审核后，交总经理审批后签发给相关部门。第四章 公文处理第二十七条 各部门不得以部门名义对公司系统外的单位制发正式文件。第二十八条 上级领导部门发文（包括各部门收到或代领的），均应交由办公室统一登记、传阅和归档。有关文件经办公室同意，部门可复印留存。第二十九条 凡以总公司名义发出的公文、函件及用公司印章的，办公室对内容和文字有权审核，并负有把关责任。第五章 内部呈批第三十条 下属部门以书面形式向公司领导汇报工作或请求批准有关事项，须使用呈批件。第三十一条 公司各部门的呈批件，由部门直送分管领导，领导签批后直接退该部门办理。第三十二条 办理呈批件必须打印，按规定填写，规范用表，由承办人及呈报部门负责人签字；如有附件应齐全有效。一般应一事一呈。需要一事多批的，第二次呈报时应附上次批示意见。第三十三条 承办部门要认真负责，收、交、转、送要做到快速、准确、交接手续齐备，应建立收发文和交接制度，指定专人负责登记和存档。第三十四条 各部门应指定一名联络员，负责联络工作。包括签领文件、接听通知并向本部门领导及人员传达、报送呈批件及其他相关事务。第六章 印章使用与管理 第一节 总则第三十五条 本规定就公司印章的使用、改正、废止与管理方法做出规定。第三十六条 本规定中所指印章是在公司发行或管理的文件、凭证文书等公司权利义务有关的文件上，因需以公司名称或有关部门名文证明其权威作用而使用的印章。 第二节 制定与改刻、废止第三十七条 公司印章（含各部门）印章的制定、改刻与废止由办公室主任根据印鉴使用需要以书面议案的形式提交公司办公会议讨论。第三十八条 办公室主任必须在提出的方案中将新旧印章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限说明。第三十九条 公司印章的刻制由综合办负责，同时如有需要更换或废止的印章应由各管理人迅速交还至综合办。第四十条 除特别需要，原则上废止印章保存期限为三年，然后再根据需要进行安排销毁。第四十一条 公司的印章（含各部门）在受到散失、损毁、被盗的情况时，各管理人应迅速向综合办递交说明原因的报告书。同时办公室主任根据情况依本规定的手续办理。第三节 领用登记第四十二条 印章领用登记由综合办组织进行，综合办应将每个印章登入“印章登记台帐”内，并将此帐永久保存。第四节 印章种类及管理办法第四十三条 公司印章分为以下几类1、公司章：指公司向主管机关登记的公司印章，对公司经营权有密切联系及有较强政策性或对政府行政、税务、金融等以公司名义行文，或出具凭证使用。2、专用章：由部门在各自权责范围内代表公司对于企业、民间机构及个人的行文、收发文或出具凭证时使用。3、名章：用于支票或其他涉及公司经营权凭证、合同。第四十四条 各级印章管理人员在进行印章交接时，应拓具印模样本列册，专案移交，并报送印章管理部门。第五节 使用范围与使用方法第四十五条 印章使用范围及保管人：类别印章类型保管人用 途支票及银行兑现凭证业务销售合同协议及业务文件公司的重大合同或重要文件各部门职责内的工作事项或文件、请示报告人事关系及有关证明收据公司章公司名章综合办主任专用章业务专用章市场部部长财务专用章财务部部长职章总经理名章总经理第四十六条 公司章的使用1、除总经理外，任何人员在使用公司章时，应事先进行印鉴使用申请，即填写“印章使用申请表”，经部门主管审批后，再呈交总经理审批。常规使用印鉴（如文件盖章等）或需要再次使用印鉴的事项如事先已取得总经理审批，可不用审批用印。2、印鉴使用人将审批后“印章使用申请表”交与印章保管人处，保管人根据申请单，填写“印章使用登记表”后进行盖印。第四十七条 各类专用章在使用时，由保管人确认印鉴使用的合理性后，填写“印章使用登记表”后进行盖印。第六节 印鉴使用规范第四十八条 公司印章的印鉴使用方法：1、盖印文件必要时应盖骑缝章；2、公司印章的盖章处除另行规定外，应盖于公司或部门名称的中间；3、除特殊规定外，盖章一律用朱红印泥。第七节 介绍信管理第四十九条 公司任何人员需使用介绍信时，均统一到综合办开据，除非总经理批准，任何人不得开具或持有公司盖章过的空白介绍信，任何部门也不得以部门名义开具介绍信。第五十条 介绍信应用毛笔、钢笔或水笔填写完整，字迹要工整、准确，不得进行涂改，如有涂改应予以作废。存根与正文处应加盖公司骑缝章。第五十一条 开出的介绍信如因情况变化时，应及时交回综合办。第五十二条 介绍信保管人应要盖保管好介绍信的存根，及时归档，介绍信如遇丢失应及时报告。第七章 文书第一章 总则第五十三条 为规范公司的文书管理，保证公司的各项经营活动，特制定本办法。第五十四条 本管理办法所指文书涵盖以下范围：1、公司领导层决策文书以及下达的文件部门合议与传阅的文件；2、契约书、证书和劳动协议书；3、收支预算与决算书、帐本票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划书；4、志愿书、违约书、往来公文、专利证明和注册登记文书；5、往来书信、电报、任命书、意见书；6、各种报告、统计表。其中1、2项的处理，原则按公司会议结果及决定进行处理。第五十五条 文书的机密分类：1、机密文书：（1）绝密：指极为重要（其中包含绝密机要的重大事项）并且不得向公司内外无关人员泄露内容的文书；（2）秘密：指次重要并且所涉及内容不得向公司内外无关人员泄露内容的文书；（3）外密：指不宜向公司以外人员透露内容的文书；2、普通文书：即非机密文书。第五十六条 公司文书的机密分类由综合办公室确定，各级人员应严格保守文书的机密。第五十七条 全部文书均归公司所有，任何个人不得私自占有。公司综合办是公司文书管理的具体组织实施部门，负责文书管理的具体实施方案。第二章 文书的接收与处理第五十八条 文件接收与拆验到达本公司的文件由综合办负责签收，并按以下原则进行拆验处置：1、普通文书由综合办收发人员开启或开封；2、机密文书由办公室主任负责开启处置。第五十九条 文书的处理1、编号登记：文书开封后，由综合办对文书进行编号登记，并在“文书接收登记簿”上注明收发日期、文件标题与文件密级等内容。2、呈阅：综合办负责填写“文书阅办单”，并将“文书阅办单”粘贴在文书正面左上角，送总经理阅示。3、批阅处理：总经理对文书内容阅示后，在“文书阅办单”上作出批示（在批示中应指明文书具体传阅对象或呈办人员，不需处理的签署“已阅”），将文书退还综合办。4、综合办将文书及“文书阅办单”进行复印，原件归档保存，按批示要求将复印件转交相关人员操办或传阅。第三章 文书的制作第六十条 文书制作包括拟办、核稿、审批及签发。一、拟办文书拟办人依照主管批示的来文、口令、口头指示、会议结果或者因本身职责而主动拟办的事项，拟具处理的办法。二、核稿文稿拟定后，拟办人填写“发文稿纸“的相关内容，将”发文稿纸“粘贴在文稿上连同文稿，送拟办单位的负责人审核。三、审批及签发根据文书内容，拟办人交由具体审批人审核后签发。各类文书的承办制作与审批对象：项 目发文名义拟办拟办单位审核审批l 公司总体经营战略。l 公司重大问题，事项及决策发布。l 公司向上级主管部门呈报的工作情况、申请、请示报告等。l 公司办公会议形成的决议。l 公司各项管理规章制度（如人事、行政办公）l 其他公司综合办办公室主任总经理l 各部门职责范围内的工作事项l 各部门请示报告、问题反映、工作情况汇报等各部门各部门人员各部门内部人员各部门主管第四章 发文处理第六十一条 文件经签发审批后，即进入发文处理程序阶段，它包括文书编号、打印、校对、送达及归档五个环节。一、文件编号1、各文件拟办人所承办的文稿一经签发，按文件编号规则进行编号：（1）凡属公司名义发文的文件，一律统一交综合办进行编号登记；（2）属各部门名义发文的文件，由各部门统一进行编号。2、文件编号的原则为一文一号，承办人应在“发文稿纸”上注明发文号。3、文件的编号如下：XX办 200年第号二、文件打印文书承办人将已编号的文书交综合办进行打印。三、校对文书承办对打印后的文稿再进行校对，校对无误后在发文稿纸上签名，并明确文件接收部门及打印份数。四、送达综合办将校对后的文件进行文件复制与盖章，对于机密文件应标注密级，并按要求送达至文件接收单位，文件接收单位在“发文登记簿”上签收。五、归档文书一经发出，由综合办将原稿及附件进行存档，并在“存档目录”上详细载明，同时将文书的电脑资料进行备份保存。第五章 文书保管第六十二条 各类文书的保管期限及密级规定如下：一、永久保管分类项 目事 例保管单位密级1章程以及公司规划的制定、修改、废止等永久性查考文书章程、公司发展计划、通则综合办绝密2重要的政府机关的许可证书，认证书以及指示、命令项目批文、经营许可证、营业执照、土地使用权证综合办普通3契约书等具有永久效力的文件重要性契约书、合同书综合办秘密一般性契约、合同综合办机密4有关职员人事方面的重要文件健康保险、医疗保险、资格登记、公司员工花名册、履历表等综合办外密二、十年保管分类项 目事 例保管单位密级1预算、决算以及有关会计的各种帐薄、各种凭证税表、结算底帐、现金出纳帐、现金收入、支出帐、转帐凭证、银行存固定资产帐目、各种收据、业务文件、日记帐、日常债仅、财产目录、借贷对照表、财务报告、会计报表财务部秘密2经营管理上重要的查考性文件销售管理办法、各种流程、制度等市场企划部外密3人事、工资福利的文件人事文件、卫生保健文件综合办秘密4公司内向全体人员通告的文件综合办普通三、五年保管分类项 目事 例保管单位密级1仅在短期内需查考的文件业务人员日志市场企划部外密事故类文件、一般请示、收发文簿综合办普通收入印花收支薄、盘点报告、各种存款印票事务移交文书财务部普通2人事文件工资明细总表、社保明细表综合办秘密四、三年保管分类项 目事 例保管单位密级1会议记录会议纪要综合办外密2一般文件、帐薄图表文件收发文薄、收入印花出纳薄、邮票出纳薄、挂号信收据、办公用品收发记录综合办普通3人事文件考勤薄综合办普通第六十三条 保存期满,或者在保存期内没必要继续保存的文书,应及时予以废除或销毁。废除必须经有关部门合议或公司办公会议讨论，报总经理室认可，由综合办执行。第六十四条 所有废除与销毁的文书应采取粉碎与焚烧的方式进行。第八章 接待第六十五条 凡客人来访的，登记后由被访单位派人接见并引入。第六十六条 公司领导的客人来访由办公室接待员负责接待，其他来访客人由被访单位自行安排接待。第六十七条 业务谈判需用会议室或谈判间，应提前与办公室联系，由接待员负责安排。第九章 车辆管理第一节 总 则第六十八条 为加强公司车辆管理，合理有效的使用车辆，保证车辆安全、良好的运行，特制定本制度。第六十九条 本制度适用于公司所有车辆。第二节 职 责第七十条 公司车辆的管理责任部门为综合办，具体负责车辆的日常调度，维护保养、年检及其他各类有关车辆的缴费手续。第七十一条 公司每部车辆均设立专人负责管理，管理责任人负责所管理车辆的缴交各种税费、日常保养维护及卫生清洁等工作。管理责任人应对所管车辆日常使用、养护、清洁工作的具体情况进行详细记录填写“车况检查一览表”。第三节 使 用第七十二条 各部门公务用车须填写“车辆使用申请表”，由部门负责人签字，交综合办由办公室主任审核，由总经理批准后方可使用。第七十三条 综合办对审批通过的用车申请，填制“车辆派遣表”，将每次外出的时间、地点、公里数进行登记。第七十四条 公务车辆驾驶人员在收到“车辆派遣表”时，应提前检查车辆状况及油量情况，按照派遣表上的时间按时出车，并填写好派遣表的相关数据。第七十五条 公务车辆申请人员在办理公司事宜时，应严格按照派遣表中所规定的时间返回公司，如果在派遣表规定的时间内无法及时返回公司，应提前向综合办说明原因，获得批准后方可延时返回公司。第七十六条 公务车辆驾驶人员办完事后应及时返回公司，如遇交通阻塞或意外情况不能按时返回公司的，应提前向综合办说明原因，获得批准。第七十七条 公务车辆驾驶人员返回公司后应将填好的派遣表及时上交综合办审核，审核无误后存档。第七十八条 公司公务车驾驶人不得擅自将车开回家。办完公事必须将车辆停放在规定的地点。不得因私使用车辆。第四节 安 全第七十九条 驾驶人员在驾车过程中应严格遵守交通规则，遇车辆状况或驾驶人员身体状况欠佳时，应禁止出车执行任务。第八十条 公司车辆未经许可不得借予他人使用，更不得让无驾驶执照的人员驾驶，否则造成的所有损失及是否偿责任由行为人承担。第五节 维修和保养第八十一条 驾驶人员在每天驾驶车辆前应时车辆做基本检查（内容包括水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等），如发现故障、配件失窃及损坏等现象应立即报告，否则使用人要对由此引发的后果负责。第八十二条 各车辆应按使用说明书上的要求定期到指定的地点进行车辆保养，如由于驾驶人员使用不当或疏于保养，导致车辆损坏或机件故障，其经济损失依据情况由公司与车辆管理责任人一同承担。第十章 工会及会费管理第八十三条 为了管好、用好工会经费，做到“用得合理，职工满意”，更好地为职工服务，制定有列有规定：第八十四条 工会经费使用管理原则1、 坚持经费独立管理原则。要独立建立银行帐户，实行单独核算。根据工会会费开支，由工会主席管理财务审批。2、 坚持遵纪守法原则。严格执行国家财经政策、规定和开支范围、标准工会财务制度，遵守财务纪律。3、 坚持“统筹兼顾、保证重点、量入为出、收支平衡”的原则。经费应维护职工权益、开展职工教育和职工活动方面。4、 坚持预算管理原则。一切费用均应纳入预算，并按上级工会要求，认真管理。5、 坚持勤俭节约原则。要少花钱，多办事，办好事，节约开支，依靠职工提高经费使用效益。6、 坚持民主管理原则。每年年末公布账目