229 华为IT参观接待流程.doc

一、目的规范对外接待行为，保证接待工作的有序有效进行，与合作伙伴及潜在合作伙伴建立良好关系。二、适用范围应客户工程部及客人要求了解公司IT建设，管理工程部需组织或参与的接待工作。三、接待人员职责1.接待接口人： 统一受理来访需求，并协调确定接待负责人，接待结束后负责接待信息归档、传递；2.接待助理：一般为接待负责人所在部门秘书，制定接待计划、进行接待准备工作，协助填写客人来访记录，可参与实施接待；3.接待负责人： 对此次接待效果负责；需积极配合文件投入处的协调安排，承担接待工作。四、接待行为准则1.接待人员必须使用文明、规范的语言，以友好的态度对待来访人员。2.接待人员须了解公司文化、熟悉公司发展状况、公司产品概况等。3.接待人员仪表整洁、着装职业。4.接待人员须对接待过程中出现的突发情况（如来访人员要求计划外的参观等）及时汇报，不得私自安排接待计划外的有关公司机密的参观交流。五、接待操作流程及说明001 处理接待信息接待接口人一般有两个来源：客人直接向管理工程部提出；通过客户工程部提出。对客人直接提出的接待需求，要有相关领导批准，并对其要求参观交流的内容进行审查控制。对客户工程部提出的需求，根据客户背景情况、客户要求及客户工程部建议，对要求交流内容进行审查控制。002 确定接待负责人接待接口人根据来访内容协调确定接待负责人及接待助理，并向接待负责人及接待助理提供申请方的基本信息及联系方式。003 进行接待安排接待助理燀接待接口人制定详细接待计划，明确以下事项：1.确定来访的议题及来访时间、地点。2.明确双方与会人数、人员姓名、职位。3.作好接待日程安排及议程安排。4.请接待负责人确认此接待计划。煟 资料、礼品准备1.与会议议题相关的资料、演示的资料和需要在会议室摆放的资料。2.根据实际情况，准备相应的馈赠礼品、资料。3.如客人提出希望了解或索取非常规交流资料，接待人需向文件投入处反馈，文件投入处提请管理工程部总裁批准后方可提供。4.来访客人的相关资料：公司基本情况、与我司的合作等。煟 会议准备：1.预订会议室。2.准备会议所需的相关设备，如便携电脑、数字投影仪、白板笔以及茶水等。3.明确所有来访人员名单、职位。4.来访安排要紧凑、合理，并明确在纸面，提供给参加接待人员。5.其它特殊需要。 煟填写任务令及工作联络单联系相关部门准备：1.车辆，如有必要，安排车辆，接送车辆需向公司礼宾科预订。2.就餐，如需安排就餐，填写客户接待任务令，领取签单卡，一般安排在贵宾餐厅。3. 根据议程内容需提前做好相应的参观安排，如有展厅参观要求需事先向客户工程部提交展厅参观电子流，客户工程部会安排展厅讲解员。004 实施接待接待负责人主持接待，按接待议程陪同客人参观，为客人讲解、演示，与客人交流。005 接待工作记录/意见反馈接待助理1.填写管理工程部接待记录，记录会谈的内容、来访人员的信息资料等。2.请客户工程部相关人员对本次接待给出意见（在管理工程部接待记录填写意见），本人对此次接待的意见及建议。006 归档保存接待记录接待接口人1.接待接口人归档管理工程部接待记录，建立客户接待信息库，对其中有价值的信息知会相关领导。2.每月向干部处及相关主管提交接待人员的表现情况，作为工作考核参考。007 资料维护接待接口人负责组织对交流资料（包括讲解或赠送）的维护。每半年检查更新一次，督促各资料编写人更新内容。要符合公司宣传策略，把好信息保密关。附件：管理工程部接待记录 管理工程部客人接待记录日期：一 、客人基本信息姓 名单 位职 务联系电话背景及来访目的介绍： 二 、接待计划1.客户（客户工程部）联系人 ；电话 2.接待负责人；接待助理；其他接待人员3.来访日期 ：年月日4.参观 m机房 m数据中心m展厅 m生产线m其它5.座谈交流燋座谈时间 ；地点熴座谈内容mIT基础设施/网络mERPmOA m管理机制 m其它4 . 礼品及资料m5. 领导会见燐建议安排m部