文件控制程序.doc

制 订 日2004-02-17修 订 日2010-09-20版 号B4管 理 号NEO-2-QC-001发放对象各部门珠海尼尔生电能科技有限公司文件控制程序批 准审 核制 作所属部门品保部相关部门确认营销部研发部后勤部品保部制造部总经理文件履历表文件名称文件控制程序制定部门品保部文件编号NEO-2-QC-001版 本 号B4版次日 期记录内容记入者承认者备注A42004.5.17修改6.2, 7.1, 7.2, 8.1,8.2-增加文件会签单部分洪霞刘君雁A52005.10.31修改5.2-增加对于所有留存DCC的管制文件之原件的盖章说明; 修改6.3-增加对外借文件的规定。洪霞刘君雁B02008.11.17对原文件进行全面修订贺玢刘君雁B12009.03.23对5.3审查、核准权责进行修订贺玢刘君雁B22009.07.274.4修改制定、审查、核准权责；将5.1中“ISO9001：要项与程序权责表之展开程序”修订为“管理体系职责权限分配表”删除5.1.2及5.3“成品检验标准”删除5.2.3贺玢刘君雁B32010.7.121.增加3.5外来文件的定义.2.将更改为.沈瑶刘君雁B42010-9-201.增加设备操作指导书成品检验标准及其他三阶管理内文件的编号方式.沈瑶刘君雁文件名称文件控制程序制定日期2009-03-23页次1/4文件编号NEO-2-QC-001制作单位品保部版次B41.0 目的：对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。2.0 适用范围：适用于本公司所有与质量体系有关的内、外部文件和资料的管控。3.0定义：3.1 一级文件：品质手册-公司品质经营活动的内容与指导纲要，落实质量方针，目标最基本的文件； 3.2 二级文件：程序文件- 为完成某项活动所规定的过程和方法； 3.3 三级文件：作业指导书及技术性文件- 具体操作的说明指示性文件；3.4 四级文件：质量记录-用来记录执行结果的表单或报告书.3.5 外部文件：顾客提供的文件和技术资料，外部标准、相关法律法规. 4.0 职责：4.1管理者代表：负责审核公司的质量管理手册，确保符合质量体系标准的要求。4.2总经理：负责批准质量管理手册和程序文件。 4.3 品保部：负责一、二阶文件及管理类文件的控制和管理。4.4 研发部：负责技术资料的控制和管理。4.4各部门：负责相关程序文件的制定，部门主管负责审查；相关人员负责组织制、修订产品相关文件，经相关负责人审查后，部门主管负责核准工作；负责本部门所制定的三阶文件的控制和管理。5.0 程序5.1品质手册由管理者代表按标准要求主持编制，程序文件应依手册中“管理体系职责权限分配表” 制作，产品相关文件和记录由各部门相关负责人组织编制，编号规则如下：5.1.1品质手册/程序文件(一、二级文件)：序号（001-999） NEO 单位代号（参照手册中组织图）图）文件阶层分别以1、2代表阶层 公司代码5.1.2 第三阶文件编号方式注:XXX为序号（001-999）文件类别文件编码文件类别文件编码BOM材料清单W-MA-XXX电池检测报告W-RC-XXX制造流程W-PF-XXX产品规格书W-PS-XXXQC工序图W-WP-XXX部品检验标准W-ST-XXX作业指导书W-WI-XXX部品承认书W-SA-XXX设备操作指导书W-JS-XXX成品检验标准W-PST-XXX其它管理文件W-单位代号XXX序列号（0001-9999）5.1.3 表单格式编号为:F-0000 5.1.4 各部门收到的外来文件，应及时发行相关部门并内部存档，有编号者依其编号,无编号者,以标题(需唯一) 为编号。文件名称文件控制程序制定日期2009-03-23页次2/4文件编号NEO-2-QC-001制作单位品保部版次B45.2 文件版本号(包括表单格式版本号) 5.2.1 所有（一、二、三阶）文件版本自AZ，版次：05，未标识版次者为A0。5.2.2 同份文件的各页，版本需相同，版次可不同；当文件的某一页修订版次已为A5，该页下次修订后，则该份文件全部改为B0版，依此类推。 5.2.3 当文件内容有50%变更时，统一变更为下一版本。 5.2.4 外部文件,有版次者依其版次,无版次者以发行或制订日期为版次。 5.2.5同一类文件尽可能使用相同的格式编写。5.3 各类文件制作、审查、核准权责。类别制作审查核准品质手册品保部管理者代表总经理程序文件各部门经理以上执行副总经理BOM材料清单研发部相关责任人部门主管制造流程制造部相关责任人部门主管QC工序图制造部相关责任人部门主管作业指导书制造部相关责任人部门主管电池检测报告品保部相关责任人部门主管产品规格书研发部相关责任人部门主管部品检验标准研发部相关责任人部门主管部品承认书研发部相关责任人部门主管其它三级文件各部门相关人员相关责任人部门主管各种表格各部门主管外部国际国家标准研发部主管外部图面部品相关研发部主管政府法规（专利、商标、劳动）后勤部主管5.4 文件的收发、管制 5.4.1 文件的管理更新由各制定部门负责，其他部门监督。 5.4.2 发行前一,二,三级文件时，在每页右上角或封面上盖“文件管制章”，登录文件管制总览表，并在发行时做好文件收发记录。5.5 文件的使用管理。5.5.1现场使用中的文件须置于作业现场，非现场使用中的文件使用部门须集中保管。5.5.2任何人不得在盖有“文件管制章”的文件上涂改，写字，划线。 5.5.3 若有遗失、缺页、污损，需填写文件申请单申请补发。 5.5.4 借阅文件一般限于文件管理现场借阅；如特殊需要外借，需登记并经相关负责人核准。5.5.5各文件使用单位应建立文件资料一览表，以便于文件管理和查阅。5.5.6外来文件管理：5.5.6.1顾客提供的文件和技术资料，由营销部和研发部及时进行评审，评审后加盖“参考”印章（必要时注明顾客名称并编号）并登记在外来文件资料一览表上。 文件名称文件控制程序制定日期2009-03-23页次3/4文件编号NEO-2-QC-001制作单位品保部版次B45.5.6.2公司若有外来文件或技术性的资料更改时，由相关负责部门及时更改，相关运作部门及时进行更新。5.6文件的修订、废止(包括四阶文件)5.6.1根据使用部门和人员反馈的信息，当文件需要更改时,由提出单位编制文件修订/废止申请单填写修改原因、内容，由相关部门评审会签后，交原制订单位进行修改。5.6.2文件更改后，应标明最新状态，给出简要的变更说明，重新发行，并当场收回旧版次. 参与部门流程5.6.3 需废止的文件，由原制定单位填写文件修订/废止申请单经部门主管签核后废止；并及时向各发行部门收回销毁，防止作废文件的非预期使用；原稿应盖“文件作废章”，保留作经验参考。5.7 文件控制流程：副总经理及授权人制订部门各使用部门制订部门相关制订部门各使用部门相关部门制作部门主管相关部门文件名称文件控制程序制定日期2009-03-23页次4/4文件编号NEO-2-QC-001制作单位品保部版次B46.0