Outlook2007详细使用教程.ppt

Microsoft OfficeOutlook 2007培训 广声塑胶制品有限公司 广声塑胶制品有限公司 课程内容 一 认识Outlook2007二 Outlook2007能做些什么三 如何使用Outlook2007 认识Outlook2007 微软公司出品的Office系列产品Outlook2007是一款优秀的电子邮件客户端 它又不仅仅只是简单的Email客户端 它还可以帮助我们更好地管理时间和信息 跨越各种界限实现联系并且有助于保持安全和控制 其简单易用的特性与功能 包括行事历 计划调度 安全性的设置等都能够很大程度上提高我们的工作效率 广声塑胶制品有限公司 Outlook能做些什么 1 核心功能 收发电子邮件通过链接到公司的邮件服务器 我们可以轻松地使用Outlook2007来收发OA邮件 如果链接到其他邮箱的邮件服务器 我们同样可以在终端上使用Outlook2007来收发其他邮箱或是其他互联网电子邮件运营商的邮件 广声塑胶制品有限公司 Outlook能做些什么 2 数据备份 备份电子邮件 联系人等信息使用Outlook2007我们可以把公司邮箱收件箱中的邮件备份出来 保存到电脑硬盘中 使用Outlook2007保存的邮件无需考虑容量限制的问题 只要硬盘剩余空间足够 广声塑胶制品有限公司 Outlook能做些什么 3 日程管理 高效管理你的时间日程管理是MicrosoftOutlook2007中的另一个重要的功能 我们可以使用日程管理来帮助提醒待办的各种会议 约会等工作事项 利用 日历 功能合理高效的管理我们的时间 甚至可以通过Email发送的方式与别人共享自己的日历 广声塑胶制品有限公司 如何使用Outlook2007 一 新建邮件账户二 通讯录管理三 管理邮件四 日程 日历五 数据安全 广声塑胶制品有限公司 如何使用Outlook2007 广声塑胶制品有限公司 一 新建邮件账户 如何使用Outlook2007 新建邮件账户 1 启动Outlook2007安装Outlook2007后 我们可以在 开始 所有程序 MicrosoftOffice 中点击 MicrosoftOfficeOutlook2007 图标来启动Outlook 我们还可以在图标上单击鼠标右键点击 发送到 桌面快捷方式 来创建桌面快捷方式 广声塑胶制品有限公司 如何使用Outlook2007 新建邮件账户 2 创建邮件账户第一次运行Outlook2007 软件将会弹出启动向导配置界面 点击 下一步 广声塑胶制品有限公司 如何使用Outlook2007 新建邮件账户 进入 账户配置 界面 点击 下一步 广声塑胶制品有限公司 如何使用Outlook2007 新建邮件账户 进入 添加新电子邮件账户 界面 点击 下一步 广声塑胶制品有限公司 如何使用Outlook2007 新建邮件账户 进入 自动账户设置 界面 勾选 手动配置服务器设置或其他服务器类型 点击 下一步 广声塑胶制品有限公司 如何使用Outlook2007 新建邮件账户 进入 选择电子邮件服务 界面 点击 下一步 广声塑胶制品有限公司 如何使用Outlook2007 新建邮件账户 进入 Internet电子邮件设置 界面后在 您的姓名 处填入自己的姓名 如 荣再鹏 或 rongzaipeng 在 电子邮件地址 处填入自己的邮箱地址 如 rongzaipeng 在 接收邮件服务器 发送邮件服务器 两栏中输入邮件服务器地址 如 mail hl cmcc 然后在 登录信息 处输入自己的邮箱用户名及密码 OA邮箱的用户名及密码与登录OA的用户名及密码相同 该设置界面详见下图 广声塑胶制品有限公司 如何使用Outlook2007 新建邮件账户 在填写完 用户信息 服务器信息 及 登录信息 后 点击 其他设置 广声塑胶制品有限公司 如何使用Outlook2007 新建邮件账户 在 其他设置 页面中 单击 发送服务器 选项卡 勾选 我的发送服务器 SMTP 要求验证 广声塑胶制品有限公司 如何使用Outlook2007 新建邮件账户 然后单击 高级 选项卡 勾选 在服务器上保留邮件的副本 点击确定 注意 勾选此栏则Outlook导出邮件时不破坏OA邮箱中的邮件 如果不勾选此栏则Outlook会把OA邮箱中的邮件 剪切 出来 广声塑胶制品有限公司 如何使用Outlook2007 新建邮件账户 完成 其他设置 后 将回到前一页面 然后点击 下一步 广声塑胶制品有限公司 如何使用Outlook2007 新建邮件账户 点击 完成 则成功新建了邮件账户 广声塑胶制品有限公司 如何使用Outlook2007 新建邮件账户 配置完邮件账户 进入Outlook2007的程序主界面 点击工具栏中 发送 接收 的下拉按钮 依次点击 发送 接收设置 定义发送 接收组 进入发送 接收组设置界面 广声塑胶制品有限公司 如何使用Outlook2007 新建邮件账户 在发送 接收组设置界面 将图示的 组 所有账户 的设置 中 安排自动发送 接收的时间间隔 从默认的 30分钟 改为 1分钟 建议 然后点击 关闭 即可 广声塑胶制品有限公司 如何使用Outlook2007 广声塑胶制品有限公司 二 通讯录管理 如何使用Outlook2007 通讯录管理 广声塑胶制品有限公司 1 导入联系人信息Outlook2007可以方便的新建联系人 创建通讯组列表 还可以导入 导出联系人信息 功能完善 为了方便大家的使用 我做了公司拥有OA账户的员工联系人数据文件 我们点击菜单栏 文件 导入和导出 如图所示 如何使用Outlook2007 通讯录管理 广声塑胶制品有限公司 选择 从另一程序或文件导入 点击 下一步 如何使用Outlook2007 通讯录管理 广声塑胶制品有限公司 选择 MicrosoftExcel97 2003 点击 下一步 如何使用Outlook2007 通讯录管理 广声塑胶制品有限公司 点击 浏览 选择想要导入的文件 点击 下一步 注 图中 选项 处可使用默认设置 也可以根据个人需要更改 如何使用Outlook2007 通讯录管理 广声塑胶制品有限公司 点击 下一步 如何使用Outlook2007 通讯录管理 广声塑胶制品有限公司 点击 完成 如何使用Outlook2007 通讯录管理 广声塑胶制品有限公司 2 新建联系人列表导入联系人后 进入 联系人 界面 在页面左侧 我的联系人 窗口中 右键 联系人 栏 在弹出的菜单中选择 新建文件夹 如何使用Outlook2007 通讯录管理 广声塑胶制品有限公司 在 名称 处输入想要建立的联系人列表名称 如 综合部 点击 确定 如何使用Outlook2007 通讯录管理 广声塑胶制品有限公司 这样就建立了一个新的联系人列表 如图所示 然后我们可以将 联系人 中的相关联系人名片拖到新建的联系人列表中 如何使用Outlook2007 通讯录管理 广声塑胶制品有限公司 3 新建通讯组列表新建通讯组列表可用来群发邮件 点击 新建 下拉菜单中的 通讯组列表 如图 如何使用Outlook2007 通讯录管理 广声塑胶制品有限公司 输入通讯组列表名称 点击 选择成员 确定成员后点击 确定 单击 保存并关闭 通讯组列表新建完成 如何使用Outlook2007 广声塑胶制品有限公司 三 管理邮件 如何使用Outlook2007 管理邮件 广声塑胶制品有限公司 1 导入已有邮件Outlook2007支持向下兼容 我们可以将Outlook2003或OutlookExpress中的邮件导入到Outlook2007中 点击菜单栏 文件 导入和导出 选择 OutlookExpress4 x 或 个人文件夹文件 pst 导入 如何使用Outlook2007 管理邮件 广声塑胶制品有限公司 2 接收邮件Outlook2007启动后将会自动到服务器下载收件箱的邮件 而且每隔一分钟就会检查是否有新邮件 注 这个时间是我们设定的 可以改 Outlook2007软件界面友好 它与我们OA邮箱界面 格局基本相同 如何使用Outlook2007 管理邮件 广声塑胶制品有限公司 3 发送邮件与OA邮件使用基本相同 在 邮件 界面中 点击 新建 就会出现发送邮件界面 如何使用Outlook2007 管理邮件 广声塑胶制品有限公司 点击 收件人 进入 选择收件人 界面 首先在 通讯簿 下拉菜单中选择收件人所在的联系人列表 如 综合部 选择收件人 也可以选择通讯组列表群发邮件 如我们建立的 综合部群发 如何使用Outlook2007 广声塑胶制品有限公司 四 日程 日历 如何使用Outlook2007 日程 日历 广声塑胶制品有限公司 Outlook2007的一个很实用的功能就是日程 日历的管理 我们可以用Outlook2007的日程管理功能记录下我们待办的工作 会议及约会等 Outlook2007将会在我们设定的时间弹出提醒 这个贴心的功能可以方便我们更合理的管理时间 避免遗忘重要的工作内容 Outlook2007的日程提醒界面位于主窗口的右侧 名为 待办事项栏 下图中箭头所指窗口即为提醒列表 如何使用Outlook2007 日程 日历 广声塑胶制品有限公司 如何使用Outlook2007 日程 日历 广声塑胶制品有限公司 我们可以在提醒列表窗口中空白处右键 点击 新建任务 如何使用Outlook2007 日程 日历 广声塑胶制品有限公司 在 新建任务 页面中 填入 主题 设置开始及截止日期 勾选 提醒 以设置提醒时间 最后点击 保存并关闭 如何使用Outlook2007 日程 日历 广声塑胶制品有限公司 建立提醒任务后 在提醒列表中就会出现我们设定的提醒内容 在运行Outlook2007的前提下 软件将会在设定时间弹出提示框 如何使用Outlook2007 日程 日历 广声塑胶制品有限公司 我们也可以在 日历 界面中选择相应的时间段新建提醒 如何使用Outlook2007 日程 日历 广声塑胶制品有限公司 我们还可以在 日历 界面中选择某天的日历或是日程提醒任务作为邮件发送给其他人 如何使用Outlook2007 广声塑胶制品有限公司 五 数据安全 如何使用Outlook2007 数据安全 广声塑胶制品有限公司 1 为Outlook2007加密为防止他人未经同意浏览我们的邮件 保证我们的邮件及联系人等信息的安全 Outlook2007可以对我们的个人数据加密 点击菜单栏 工具 账户设置 如何使用Outlook2007 数据安全 广声塑胶制品有限公司 在 账户设置 界面 点击 数据文件 选项卡 点击 设置 如何使用Outlook2007 数据安全 广声塑胶制品有限公司 在 个人文件夹 界面 点击 更改密码 如何使用Outlook2007 数据安全 广声塑胶制品有限公司 在 更改密码 界面 输入新密码 点击 确定 注 旧密码默认为空 如何使用Outlook2007 数据安全 广声塑胶制品有限公司 设置密码后 以后启动Outlook2007时 会提示输入密码 如下图示 如何使用Outlook2007 数据安全 广声塑胶制品有限公司 2 更改数据文件路径在 工具 账户设置 界面 点击 数据文件 选项卡 点击 添加 在弹出的 新建Outlook数据文件 界面中 点击 确定 如何使用Outlook2007 数据安全 广声塑胶制品有限公司 在出现的 创