青岛和易综合业务系统.doc

青岛和易综合业务系统办事处客户收款使用说明书制作：袁恩良监制：郑爱华、杨晶20007年5月第1版一、简言信息部通过数月的努力收款管理平台现已在青岛办成功试运行。总部决定于2007年6月1日青岛办正式上线运行，届时青岛办将甩掉现有的手工收款单，并与发票管理平台同时上线运行。为使其他各办事处能够顺利试运行收款管理平台，信息部与青岛办相关工作人员一起编写本实用操作手册。在此，感谢青岛办郑爱华、杨晶、肖甜甜、袁兆君积极配合信息部试运行工作，为收款系统提出了很多宝贵的意见。特别感谢财务部郭经理对信息部的大力支持！二、大纲l 客户收款管理平台涉及到的岗位和角色l 客户收款的操作流程说明l 客户收款的前提条件l 出纳收款审核确认时应注意的问题l 客户收款通知单l 客户收款销账单l 调帐单l 客户收款的相关报表三、正文1、客户收款管理平台涉及到的岗位和角色说明主要涉及到各办事处进口收款人员、出口收款、出纳人员，对应的系统角色进口操作、分商务、办事处出纳。2、客户收款的操作流程说明2.1收款流程客户到各办事处交款时，分商务或者进口操作人员需要通过系统建立收款通知单。需要填写收款的相关信息并作收款核销操作，然后提交给办事处出纳人员作收款审核(根据收款类型作不同的确认操作)。当出纳确认款项已经到帐后作到帐确认操作，系统正式核销收款并记入客户应收往来帐。3、客户收款核销的前提条件3.1总部商务截止航次维护截止航次维护是非常重要的环节，每个航次结束后商务部必须及时维护到系统中。因为每月财务部都要根据商务部提供的截止航次作财务帐，为了使系统帐与财务帐一致收款管理平台也是采用同样的原则来做系统帐的。如果商务部不能及时维护截止航次，就会导致系统客户应收金额与财务账不一致。3.2分商务运单审核比较重要的一个环节，如果分商务没有及时的为运单作审核，那末在收款核销时就不能将分商务未审核的运单取出从而不能核销该运单。3.3更改单非常重要的环节。如果收款人变更或者收款款项调整就需要及时的作更改单将正确的数据维护到系统中。在试运行的这段期间，发现仍然有各别办事处未通过系统做更改单或者因各种理由逃避做更改单，对系统收款造成了很坏的影响。对此，该项可能会加入到个人考核中并且如果以后发现有不做更改单的总部会及时通报。4、出纳收款审核确认时应注意的问题4.1审核内容出纳审核时应注意：1. 入账年月是否与收款时间一致。2. 如果是进口收款通知单，就要看看是否有核销。3. 注意备注中是否写有其他要求。4. 如果是汇款，收款单是否有汇入银行。4.2确认内容出纳确认款项的内容：1. 如果是汇款、支票，需要作“票据确认”，“到帐确认”。2. 如果是现金，需要作“到帐确认”。5、客户收款通知单5.1相关角色建立申请单的角色：分商务、进口操作。审核申请单的角色：办事处出纳。5.2操作流程说明首先由分商务或者进口操作建立收款通知单，建单时注意“款项类别”、“款项性质”应根据实际情况选择，系统自动默认进口为“进口代收运费”、“全额”；出口为“出口运费”、“全额”。填写相关信息并核销运单后提交给办事处出纳作收款确认。出纳收款确认时，应注意“入账年月”和“收款时间”是否正确。当款项到帐后出纳作“到帐确认”，系统会正式核销运单并将收款记入系统帐。5.3看图讲解5.3.1收款通知单的菜单位置出口分商务的菜单位置：在”收付管理”下的“(出口)客户收款通知”。进口操作的菜单位置：“收付管理”下的“(进口)客户收款通知”。5.3.2建立收款通知单点击进口或者出口”客户收款通知”，显示介面如下图：此页面是客户收款通知的查询页面，点击右上角的按钮进入查询列表页面，如下图：点击按钮，弹出如下如图所示的对话框：如果使用系统默认的收款性质点击“确定”，如果要自己选择点击“取消”。点击“取消”按钮后显示收款单款项性质的选择页面，如下图：选择点击可用选项中“选择”按钮，进入收款通知单主页面，如果您点击提示框的“确定”按钮直接转入收款通知单的主页面，如下图：如果您想修改款项性质可点击页面左上角的“编辑选项”按钮。进入主页面后，您就需要开始填写收款单的内容了。其中，“是否抵账”项是用来标示该收款单是虚拟收款单。当客户要用应付给他的钱抵应收客户的钱时，需要在系统中做一个虚拟收款单。当您填写完申请单的基本信息后，需要填写收款的金额、款项类别等信息。5.3.3录入收款金额如图，点击“新建明细”按钮，增加一行。如下图：您需要根据实际的收款情况选择“票据类型”、填写收款金额、汇入银行选择下拉框中的，如果没有请选择“无”。“票据号”、“出票时间”、“承兑贴现率”视情况填写。当您填写完一个款项后点击左边的“保存”按钮。如果一个客户有多笔收款，就需要建立多条收款信息。5.3.4运单预核销运单核销有2中方式：1. 人工输入航次后“按航次列出”运单，选取运单进行核销。2. 选择核销月份“列出所有航次”后，点击“自动核销本页”让系统自动进行运单核销。5.3.5提交出纳审核确认分商务或者进口操作填写好通知单后点击后，分商务或进口操作的工作就完成了。出纳需要查询当前有哪些收款通知单已经提交上来了并对这些收款通知进行收款的确认。查询页面的查询条件选择如下图：设置收款通知状态为“提交出纳”、也可以指定进/出口或者指定某个客户。设置好查询条件后点击右上角的，系统根据查询条件查出符合收款记录，点击左侧的“编辑”按钮。显示的收款单确认部分如下图：出纳根据收款的实际情况进行确认。5.3.6出纳到帐确认当出纳确认钱已到帐后，点击右上角的“到帐确认”按钮确认客户收款已到帐。至此出纳的确认工作已完成。可以做其他的收款确认了。5.3.7正式核销、收款登帐当出纳作“到帐确认”操作后系统会将收款单做正式运单核销操作并将核销金额记入系统帐。5.3.8查询收款通知单收款通知单的查询界面如上图，在前边的讲解中已接触过查询功能。现在具体说明操作方法。查询条件的说明：1. 收款办事处港口：如果是办事处角色，该项不用选择。如果是总部角色，可设置查询哪个办事处的收款情况。2. 款项入账单位：建立收款单时指定的款项入账单位。3. 进出口选项：如果是分商务或者是进口操作，不许选择该项系统自动默认。如果是出纳，可以设置该项单独查询进口或者出口的收款情况。4. 是否车队代收、代收车队：目前不起作用。不用管它。5. 付款客户：可以设置该项单独查询指定的客户收款情况。6. 收款日期(开始)、收款日期(结束)：收款单中的收款日期，可以设定一个时间段查询。7. 收款通知状态：可根据收款通知单的不同状态查询满足某种条件的记录，比如说已提交出纳。8. 是否抵账：如果选中则会在查询结果中过滤掉虚拟收款单。5.3.9打印收款通知单当查询出记录后，点击右上角的“打印”按钮。如下图：弹出打印页面如下图：点击鼠标右键菜单，点击“打印”即可。6、客户收款销账单6.1为什么要使用客户收款销账单？总的来说就是，用来解决先做收款并且在出纳确认后，后补收款核销的情况。比如说西王。6.2相关角色由分商务使用，进口收款是对一票或多票运单收款所以在收款通知单时直接核销就可以了。6.3使用前提条件使用销账单的前提是，有当前没有被核销的收款通知单并且收款通知单已经由出纳作了到帐确认后才能在收款销账单中使用。6.4操作流程说明客户收款销账单主要包括三部分：1. 选取收款通知单2. 核销运单3. 正式核销并将核销金额记入系统帐。首先，分商务需要在核销单中指定收款客户，然后选取收款单，选取时系统只会根据收款客户查询未核销的收款单。选取好收款单后，分商务可以通过系统的航次截至月份或者人工输入核销的航次查询出需要核销的运单并选取。确认销账年月填写无误后点击“销账确认”作正式核销即可。6.5看图讲解6.5.1收款销账单的菜单位置6.5.2建立收款销账单点击“客户销账单”菜单后，显示的是客户销账单的查询界面，如下图：在左上边有一个按钮，点击后进入建立客户销账单的主页面。如下图：第一步第一步第三步，核销运单第二步，选取收款首先，分商务需要选取销账客户和销账年月后点击“保存本销账蛋”按钮。然后点击上图红圈中的第二步位置的“选取收款单”按钮。6.5.3选取未核销的收款通知单选取收款通知单的页面如下图：选取前进入页面后，系统会自动找出该销账客户未核销的收款单。点击未销账收款单明细列表的最左列“选取销账”按钮，选中一个收款通知单，效果如下图：选取后点击最上边的按钮，返回到客户销账单的主界面。查询收款单的条件说明：1. 收款单编号：分商务可以指定查找某个客户收款单。2. 记账年月：对应客户收款单中的入账年月。3. 收款时间段：对应客户收款单中的收款时间。6.5.4核销运单在客户销账单主页面中，点击“选取运单”按钮。转到核销运单的界面如下图：分商务可以根据航次截至月份或者人工输入船名航次查询需要核销的运单。在查询出未核销运单明细的列表右侧有一个“系统自动核销”按钮，点击它系统自动根据刚才选取的收款单钱数预核销运单。分商务操作完成后点击页面最上边的按钮。6.5.5正式核销当以上所讲的都操作完成后，点击主页面中的按钮，系统将运单作正式核销并将金额记入系统账。6.5.6查询收款销账单查询页面在6.5.2的图中，查询条件说明讲解一下：1. 办事处港口：分商务所在的办事处港口，分商务不需要填写系统自动默认。2. 销账客户：对应销账单中的销账客户。3. 销账日期：对应销账单的建单日期。4. 销账单状态：对应销账单的当前状态。新建、已核销、已作废。7、调帐单7.1为什么要使用调帐单？调帐单用于在特殊情况下人工调整系统商务帐的一种渠道。建议不要随便使用，目前权限放给了办事处出纳。7.2相关角色目前只有办事处出纳可以使用。7.3看图讲解7.3.1菜单位置7.3.2查询调帐单查询界面如上图，根据您的需要设置查询条件。l 往来单位：填写单位名称，支持模糊查询。如“西王”。l 帐栏目：根据您查的帐不同，帐栏目也不同。例如，对于出口客户应收往来帐，帐栏目就是“出口应收客户金额”，“出口实收客户金额”，“出口收款核销金额”，“出口开发票金额”。l 年月：对应调帐单的年月。l 时间段：建立调帐单的时间段。l 状态：分为“未登帐”、“已登帐”、“作废登帐”。7.3.3察看调帐单信息7.3.4建立调帐单进入查询页面点击右上角的按钮，进入新建页面。7.3.4.1建立一个新的调帐单建立调帐单，您需要选择要调整的帐目，并选择“往来单位”的办事处和客户名称然后输入调整金额、记帐年月后点击下方的按钮保存即可。7.3.4.2提交记帐当您点击后，就可以提交登帐了，如上图。点击“提交登帐”按钮后注意上图圈中部分的变化。实收数改变了，因为上图的调帐单调整的是出口实收客户金额。7.3.4.3作废记帐提交登帐后，如果发现登账错误，可以将调帐单作废掉，点击下方的按钮作废即可，然后可以重新修改并提交登帐。8、客户收款的相关报表8.1客户收款、开发票统计表8.1.1使用角色及菜单位置该报表是分商务、办事处出纳、总部财务角色使用的。菜单位置在：8.1.2功能说明该报表用来统计办事处在一个时期内的客户收款情况和开发票情况的对照表。8.1.3看图讲解查询很简单就不做过多说明了，值得说明的是上图中的实收列和开发票总金额列。这两列点击数字可以弹出该数字统计的明细依据。点击20，000如下图：8.2客户航次应收统计报表8.2.1使用角色及菜单位置由分商务、办事处出纳、总部财务角色使用。8.2.2功能说明用来统计办事处某时间段的客户航次应收和核销信息。8.2.3看图讲解8.3出口客户应收往来帐对帐单8.3.1使用角色及菜单位置由分商务和办事处出纳使用的。8.3.2功能说明办事处分商务可通过该报表出具每月的客户应收往来帐对帐单与出纳核对财务帐。8.3.3看图讲解查询条件设置页面如下图：设置查询条件后点击右上角的“查询”按钮，转到查询结果显示页面如下图：点击上边的Excel按钮可以将统计结果导出到Excel文件中。8.4出口客户应收往来帐对帐单明细统计表8.4.1使用角色及菜单位置由分商务和办事处出纳使用。8.4.2功能说明当分商务于出纳对帐出现问题后，可通过该报表核对运单明细从而找到错误所在。8.4.3看图讲解8.5进口客户应收往来帐办事处财务对帐单8.5.1使用角色及菜单位置由进口操作和办事处出纳使用的。8.5.2功能说明进口操作每月通过此报表出具进口客户往来帐对帐单与办事处出纳核对财务账。8.5.3看图讲解查询很简单不做过多说明，值得注意的是办事处出纳每月核对完办事处