会议技巧沟通礼仪.ppt

会议 沟通小常识 电子邮件 电话及会议沟通 电话的使用关于电话机给外部打电话 与外部开电话会议同维内部电话 开会提前准备目标一致 达成共识OpenItem的跟踪 电子邮件的使用电子邮件往来的一般原则与外部的往来与公司内部团队的往来 开会 电子邮件的使用 电话的使用 电子邮件的使用 充分利用有利资源来协助你的工作 Part1 2 与外部门 外公司的往来 1 电子邮件往来的一般原则 E mail 3 与公司内部团队的往来 邮件往来一般原则 准确称呼一般可使用Name Dearall Team Dears 某某工 等建议慎用Folks Guys People Boys Girls禁用侮辱性称呼始终当有礼貌的人尽量使用简单易懂的句子 邮件内容尽量要短合理使用 Looks Seems Probably Maybe 重要事务要在标题备注重要程度如 重要ISSUE 重要通知等原则上务必注意不要把内部的争论扩散到其他部门 邮件往来一般原则 续 谨慎使用 转发 回复 必要时删掉 转发 部分 或使用 新建邮件 慎用 全部回复 准确把握发送名单 接收 的对象是谁 抄送 的对象是谁 把握发送名单的次序 准确传递信息不要用 邮件 传送过大的文件 邮件的容量是有限的 超容量就会导致邮箱不能正常收发邮件 必要情况下可以共享给对方 与外部门 外公司之间的往来 就问题请教外部门 外公司1 首先必须找对Owner 2 如是初次打交道 最好先自我介绍 3 紧急情况下必须让对方明白事情的紧急程度 同时也别忘了表示谢意 如没有得到及时答复 第二个邮件 你应该说 对于xx事现在有进展吗 我好象还没有收到你的邮件 或打电话 与外部门 外公司往来 续 邮件回复在回复前确保你已充分了解问题的关键所在 有没有合理的解决方法 就复杂问题分段阐述尽量预先提出将来可能会发生的问题 与公司内部 部门内部往来 把握沟通优先级1 面对面沟通2 电话沟通3 邮件沟通不要使用邮件来争论问题 尤其是涉及到很多人时当一个邮件需发给很多人时 要和你的直接上级或Manager商量 共同讨论 寻找方案 达成共识 解决问题 开会 Part2 Meeting 1 提前准备 2 目标一致 达成共识 3 OpenItem的跟踪 开会 提前准备议题 工作内容 资料提前单独讨论注意时间 地点的选择目标一致 达成共识涉及工作任务的分配先列出所有工作内容仔细分析谁有最好的资源 条件来做这些事不要一上来就说 不 不要轻易把 HumanResource 作为不接受任务分配的原因之一就有争议问题 可以会后讨论 即单独和各个负责TEAM工作 分别达成共识 开会 续 以正确的心态对待开会 会议是一种面对面的有效沟通模式 通过会议可以解决一些难以决策的问题 可以表彰 也可以批评 揭露事情的不利方面 找到正确的方案 确定目标与方向通过会议共同讨论 确定目标与方向 指定相关Owner 会后加强执行力 从而达到目标 Openitem跟踪会后加强执行力 持续跟踪直到达到目标 通过一种设备用语言进行沟通 方便 清楚 快速 电话的使用 Part3 Phone 1 关于电话机 2 给外部门 外公司打电话 与外部门 外公司开电话议 3 同维内部电话 电话的使用 电话机的使用1 优先使用内线电话给外部门 外公司打电话 或与外部门 外公司开电话会议1 打电话前 了解议题的背景2 必要时书面列出你的议题3 介绍你自己4 如你无把握理解全部内容 5 请对方复述或你复述一次来确认6 就自己要提的问题而言 要主导谈话7 对于紧