资料文件控制管理.doc

资料文件控制管理1 目 的规定公司文件和资料的管控方法，确保质量管理体系文件的有效运行特制定本程序。 2 范 围适用于本公司所有的文件和资料的控制。3 职 责3.1 总经理：负责质量手册的批准。 3.2 管理者代表：负责组织相关部门编制公司质量手册和程序文件，负责公司二阶文件的批准，对文件运行的有效性和适宜性负责。 3.3 文控：负责公司质量体系一、二、三阶文件、质量记录空白表单和非技术类参考文件的归口管理，负责该类文件格式、编码的评审、分发、回收、作废、销毁。 3.4 工程部：负责公司外来技术文件参考资料的归口管理。 3.5 各部门负责人：负责三阶文件的批准，参与二阶文件的评审与会签，对质量管理体系文件运行有效性进行监督。 3.6 各部门：负责本部门二阶文件的制定及三阶文件的制定与编码,作业文件的审批并参与本部门关联文件的评审与会签及质量管理体系文件培训与实施。 3.7 文件制定、会签、审核、批准权限：文件阶层文件类型文件制定审核复审批 准一阶质量手册ISO专员信息及标准化主管管理者代表事业部总经理二阶程序文件主导部门主管信息及标准化主管/管理者代表/事业部总经理三阶流程类主导部门主管信息及标准化主管/管理者代表/事业部总经理工艺技术类相关人员部门负责人/中心负责人制度、规范类部门经理/主管信息及标准化主管人力资源总监事业部总经理四阶空白表单相关人员部门助理/部门主管4 程 序4.1 文件识别、编码规定：文件级别一阶二阶三阶四阶文件类型质量手册程序文件作业类文件表单代 码QMQPSOPFM编 码文件代码公司名称缩写CSL - QM流水号文件代码公司名称缩写CSLQPXX文件类别流水号部门代码文件代码公司名称缩写CSLSOPXXXX - XXX版次号表单代码部门代码流水号FM-XXX-XXX X24.3 文件样式规定 4.3.1 公司文件抬头样式4.3.3 质量手册、程序文件的封页与正文样式，参见附件三/四样板。4.3.4 作业文件、管理制度文件的封页与正文样式，参见附件五/六样板。4.4 文件的制订、审批、分发、使用、归档参见【附件一】文件制定流程。4.5 文件的变更、作废参见【附件二】文件变更流程。4.5.1版本号及修改号214.5.1.1 一、二、三阶文件的版本号依次为A、B、C、D、E（A指第一版）, 修改号序号依次为0、1、2、3、4、5（0指初始状态），修改号在5次以上，自动换版（例如：目前是A5版，下次再修改就是B0版）；4.5.1.2 在文件修改处用 表示修改号；修改第二次用 表示；4.5.1.3 四阶文件（表单）版本号序号依次为A、B、C、D、E（A指第一版）；4.5.1.4各类作废文件原件文控至少须保存以下年限，达到以下年限时，文控可作不保存处理。质量手册、程序文件：五年，作业类文件：三年，外来文件：二年（注：如客户有指定文件保存年限，按客户要求执行），记录保存年限参照记录控制程序。 4.6 质量记录管理参见质量记录控制程序4.7 文件在使用过程中，如文件被污损、丢失，持有者应及时报告，填写文件增补发申请单经ISO专员审批后,由文控中心重新发放，文控中心需回收旧文件后再重新发放，回收旧文件进行销毁处理。4.7.1凡是受控文件因丢失，均需填写文件遗失调查处理单至文控。 4.8 外来文件的管制 4.8.1 外来文件收集、识别4.8.1.1 信息标准化办公室：负责本公司适用之国际、国家、行业、地方法律法规及与管理体系有关之国际、国家标准的归口管理。4.8.1.2工程部：负责公司外来技术文件参考资料的归口管理。 4.8.1.3 营销中心：负责顾客提供的各类技术文件、图纸、样品等客供文件的归口管理。 4.8.1.4 采购部：负责供应商提供的各类文件及样品的归口管理。 4.8.1.5 营销中心和采购部：负责对顾客和供应商所发送的电子邮件有参考和保留价值应予以电子档保存或打印纸质档保存。4.8.2 各部门识别出的外来文件经过部门负责人核准后，登录于外来文件登记表上，控制其分发，并妥善保管，并按顾客财产控制程序进行管理。4.9 印章管理4.9.1公司的印章包括受控文件章，作废保留章、作废章和参考文件章。4.9.1.1 受控文件章样式：5文件与记录格式要求 5.1 公司所有管制文件的字体编制5.1.1一阶文件，大标题（质量手册）使用隶书初号粗黑字体，文件样版框内使用小四号粗黑色宋体字符，文件内的标题（如颁布令、公司简介、质量方针、质量目标）使用小二粗黑色宋体字符，正文内容均用五号黑色宋体字符，插入的图表使用小五号黑色宋体字符；5.1.2二、三阶文件，大标题使用隶书一号粗黑字体，文件样版框内使用小四号粗黑色宋体字符，正文内容均用五号黑色宋体字符，插入的图表使用小五号黑色宋体字符；5.1.3四阶文件编制要求实用，其设计内容不与其他表单重复，样式美观， 内容字体均使用黑色宋体，字体大小以实际情况而定，主要以五号字体使用，且最大不超过五号字体，内容多，字体可逐渐缩小。5.1.4一、二、三阶文件注示内容均使用小五号粗黑宋体字符； 5.2 文件需要排序编制，一律使用阿拉伯数字；5.2.1文件内总序列编排，（如1 2 3 4）前面不作空格要求，直接将文件内容输入；说明序列号另起段落并与总序列号相隔一字符，如下所示： 1 1.1 1.1.1 1.1.2 5.3 一、二、三阶所有文件编制的正文内容，行与行的间距要求为1.5倍；6 参考文件 6.1 记录控制程序 CSL-QP-02 6.2 顾客财产管理程序 CSL-QP-167 表单记录 7.1 文件分发登记表 FM-ISO-001 7.2 质量记录清单 FM-ISO-002 7.3 受控文件一览表 FM-ISO-003 7.4 文件增补发申请单 FM-ISO-004 7.5 外来文件登记表 FM-ISO-0057.6 文件变更/作废申请单 FM-ISO-0067.7 记录分发登记表 FM-ISO-007附件一：文件制定流程各部门总经理/管理者代表文控中心工作说明1质量管理体系要求N4会 签 3评 审Y2文件制定10文件运行9归 档8文件培训YN5批 准9归 档7分 发6文件编码 依据职能分配表由主导部门主管制定，配合部门主管参与制定。申请部门填写文件新增变更申请单 由主导部门主管、所属中心负责人及参与制定部门主管进行评审。 评审达成共识后，由主导部门主管和所属中心负责人、参与制定部门主管在文件封页进行会签。 参见【3.7】。 参见【4.1】。 质量管理体系文件由文控中心负责分发，且填写文件分发登记表，研发文控负责技术资料的分发，且填写文件分发登记表。 文控中心和文件接收部门填写受控文件一览表，并按规定归档。 各部门主管负责文件的培训和实施，传阅本部门相关人员。附件二：文件变更流程各部门总经理/管理者代表文控中心工作说明9收集失效文件1文件不适宜或不符合5评审/会签 4文件修订2文件变更4结 束YN3批 准6批准19归 档11回收作废失效文件8分 发7文件编码 提出变更的部门，填写文件新增变更申请单。 批准权限参见【3.7】。 文件修订过程参照【文件制定流程】。 文控中心负责审核文件编号及版次。 质量管理体系文件由文控中心负责发放修改的文件并回收旧版文件，研发技术资料由研发文控