(终稿)约投挂号业务作业流程1121.doc

约投挂号业务操作流程（讨论稿） 一、约投挂号客户审批 （一）客户审批1、 各揽收局填写约投挂号客户开办标准资费申报表和约投挂号客户简要说明各一份（注明客户名称、注册协议客户代码、揽收单位、所属区局、计费方式、寄递内容、区局业务负责人、联系电话等信息），加盖公章后将纸质文件、电子文件以及约投挂号业务协议、加盖公章的客户的企业营业执照复印件、客户企业法人或协议签授人的身份证复印件报商函局市场经营部，市场经营部审核经营单位报送的材料是否齐全，并在商函局营业信息系统中注册客户信息，报市公司复核。 2、经市公司审核后，报集团公司审批。通过后，市场经营部告知申报单位,方可在商函局统一收寄处理。3、经集团公司审批通过后，市场经营部负责将相关信息（客户名称、注册代码、所属区局、计费方式、区局业务负责人、联系电话等）告知运行维护部及账务中心，运行维护部确认后通知函件服务中心及银企服务中心。 （二）协议客户号段申请 1、各揽收局约投挂号客户审批通过后，需填写约投挂号邮件号段审批表（一式三份）见附件一，报送商函局运维部，由商函局运维部统一上报市公司审批，待市公司审批后，方可进行邮件寄递。2、商函局将审批后的号段（NE开头的条形码）以及号段算法，下发给各揽收单位。3、挂号邮件号段可由客户或揽收局自行打印使用，也可由商函局代打印（打印、制作费用按相关规定执行）。 二、约投挂号交寄流程 （一）交寄要求1、 约投挂号邮件信封由商函局负责统一采购并与各单位结算。2、 交商函局收寄的约投挂号邮件，需要按本外埠进行粗分、打捆装袋，并在袋牌上标注内装件数和本埠、外埠，同时填写“约投挂号邮件交寄总单”（见附件二）（一式三联），内容包括：揽收局单位名称、客户名称、客户编号、邮件种类名称、数量（按本、转分别填写）及处理要求，签字确认，并加盖单位公章或日戳。 3、商函局项目经理负责引导揽收局送货、装卸人员与函件服务中心接收人员交接制作物料。 4、交寄的约投挂号邮件与项目经理交接。必须要符合约投挂号邮件的规格重量标准。在信封正面书写、打印、粘贴或在开窗位置露出以下信息：邮件号码、邮编、收寄件人名址和电话号码等。内件为物品的，必须使用（或加盖）信封正面有“禁上信函分拣机”字样的信封。5、 交寄邮件时，各揽收单位提供的实物应与相关收寄信息及所对应的NE条形码数据信息一致，交接单上需正确填写相关信息并签字确认。交寄邮件分为两种：（1） 成品邮件 客户自行打印名址及邮件挂号条形码，由揽收单位将成品邮件及配好挂号码邮件的数据一并交函件服务中心。（2）制作类邮件商函局代打印名址签条及NE条形码：揽收局送交封装好的邮件与配好NE条形码的数据信息，银企服务中心完成数据整理、清洗，交由函件服务中心进行签条打印，打印完毕后由客户自行粘贴也可由商函局代为粘贴名址签条，然后交函件服务中心收寄。商函局代打印邮件NE条形码：揽收局将粘贴名址的成品邮件及配好NE邮件号码的数据交商函局，由商函局函件服务中心代客户打印NE条形码。6、揽收人员必须与客户当面交接验视，验视无误，方可收寄。应验视如下内容：（1）验视邮件重量、规格、封装是否符合规定，超重、规格不符的邮件，一律不得收寄。（2）验视邮件内件是否符合禁限寄规定，尤其是信函状小样试用品要重点验视，对于小样试用品等无法上信函分拣机处理的信件，信封正面标明“禁上信函分拣机”。（3）根据客户提交的“约投挂号邮件交寄总单”上注明的批次、件数点核实物，确保实物与信息数据一致。若不一致，应逐一核对并修改相关信息后方可接收。（4）验视无误，双方在“约投挂号邮件交寄总单”（一式三联）上签字确认，揽收局一联作为凭据，商函局执两联，其中一联用于项目经理下工作单，另一联由项目经理交函件服务中心相关收寄班组，待营业终了后交账务处理人员。交接单上要注明日期、总件数、应收邮费等。（二）邮件规格要求 1、邮件的尺寸、封装要仅限于标准ZL、C4或C5信封，重量不超过500克。（可采用透明窗口或非透明窗口信封），信封的四边框和信封上须印有专用识别标志。 2、揽收单位接收客户约投挂号邮件时必须验视，邮件内装物品仅限于纸质文件型信函或信函状小样，且必须标注并提前说明。3、揽收单位的约投挂号需要商函局代封装和打印的约投挂号邮件，只限同一规格内件的邮件。三、业务发起1、约投挂号邮件制作类的，由各支局自行登录大宗账务系统，发起约投挂号业务的收寄总单，处理要求注明约投挂号业务（只发起制作业务部分）。21、制作完成的邮件或成品邮件，商函局项目经理按照“约投挂号邮件交寄总单”，登陆商函局大宗账务系统，发起约投挂号业务的收寄总单（只发起过资业务部分）。32、项目发起收寄总单前应确保邮件符合邮政业务禁限寄规定以及各项规格质量要求。 43、项目发起约投挂号业务要符合市公司相关客户名称注册规定。 54、项目经理提交收寄总单后应及时通知函件服务中心相关班组接收收寄总单。 四、商函局业务处理流程（见附图2）（一）收寄封发处理（函件服务中心） 1、接收要求： 对客户交寄的约投挂号邮件，要认真验视邮件内件是否符合收寄要求，并通过安检设备进行检查。 2、收寄要求： 函件服务中心用约投挂号专用工号和台席，按大宗收寄模式，导入或录入邮件收寄信息。约投挂号信函使用专用号码段，前两位为“NE”，其他规则与给据邮件条码相同。对指定的约投挂号信函大客户，预先分配专用号段。约投挂号信函在营业信息系统中按“约投挂号账单”或“约投挂号商函”的种类代码完成收寄。按现金或记欠方式付费，逐件打印或粘贴邮资符志。邮资机金额打印全额标准资费。3、封发要求： （1）使用营业信息系统，按约投挂号信函业务种类完成总包封发，并生成清单、路单信息。装有约投挂号信函邮件的总包拴挂双袋牌，除给据邮件袋牌外，另行拴挂约投挂号信函标识袋牌。如客户交寄的约投挂号信函邮件可实施分拣前置，经集团公司批准可参照“绿色通道”实施办法（见中国邮政2009107号文），在大宗邮件收寄点部署网运信息系统，实施收寄、分拣、封发的同址作业。（2）商函局将收寄完成后的约投挂号邮件，按照邮件种类装信盒、邮袋（装邮袋需要塑料绳打捆）单独封袋，并拴挂双袋牌。如遇邮袋紧缺时，商函局可将收寄完成后的约投挂号邮件，按照邮件种类装蓝色周转箱、车（塑料膜将周转箱、车密封）等，单独封袋形成虚拟总包，虚拟总包内件不得超过1000件，拴挂双袋牌。将周转盘、车与中心局进行实物交接。4、日终结算要求：（1）日终收寄结束后，函件服务中心收寄人员应在营业信息系统生成“个人缴款单”（一式三联），按每个客户的结算单，核对函件收入中的约投挂号信函收入数据和邮资机过资金额是否正确，登记“邮资机使用登记薄”，打印“大宗邮件结算单”（一式两联）待揽收单位人员领取一联“大宗邮件结算单”核对、查询用等。（2）函件服务中心将“个人缴款单”、“约投挂号信函交接单”、“大宗账务结算单”及应缴邮费进行核对，核对无误后完成个人日结处理。次日打印前天的“营业日报”（三联）核对“主营业务收入-函件业务收入-国内函件收入-邮资机收入-账单”和主营业务收入-函件业务收入-国内函件收入-邮资机收入-信函”科目，核对无误后，一并交账务处理人员。 5、档案理订要求： 函件服务中心次日将“个人缴款单”（一联）与“约投挂号邮件交寄总单”（一联）和“大宗邮件结算单”（一联），“营业日报”（一联）按日理订，按月存档，“邮资机使用记录簿”，按月分台席理订、存档。 6、出口要求： （1）当日完成本班次邮件平衡合拢统计工作后，方可与中心局正确交接、及时上传总包信息。邮件总包一旦封发出口，将不允许修改信息。 （2）上午完成收寄的应在上午11点前赶发出口频次，下午完成收寄的应在17:00营业结束前必须封发出口，每天出口频次不少于2次，当日完成收寄的不得在收寄点留存。遇大批量邮件出口时，应及时增加运输车辆。 （3）商函局散件交中心局出口邮路选择“商函局-大平面”（暂定），交中心局北站台，由中心局进口作业区接收邮件。注：每日出口不少于2次，在出口F7确认传数时选择“请询问押运员在本局是否为最后一站”,选择“是”。（二）查询及丢失赔偿（函件服务中心、财务部） 1、由揽收单位填写国内给据邮件查询单，商函局、中心局要及时提供被查询邮件的节目信息，由揽收单位寄各区局档案室，再由各区局档案室负责约投挂号纸质查询工作。2、符合国内邮件处理规则343条第一、第二款规定情况的，由揽收单位先行垫付，同时将业务单据交商函局财务部，财务部将赔偿款交揽收单位人员。（三）账务处理（账务中心） 1、账务中心记账人员次日接到函件服务中心“个人缴款单”（三联）、“大宗邮件结算单”（一联）、“约投挂号邮件交寄总单”（一联）和“营业日报”（三联）同时进行核对，核对无误后，并在“个人缴款单”、“营业日报”上加盖名章，返给收寄人员各一联，账务中心留存各二联与当日本局营业日报汇总，另各类单据分户理订。2、 账务中心日终完成结账后，依据约投挂号收寄人员交送的“大宗邮件结算单”、“大宗结算清单”、“约投挂号信函交接单”编制约投挂号量收明细（见附图1），区局发生记欠约投挂号后，需按照还款制度及时到财务部门进行交款，并返账务中心一联交款凭证，如果约投挂号结算金额同交款凭证不符，及时通知揽收单