周行政公文格式.ppt

行政公文的结构和格式 公文结构概述 一 公文结构的概念 公文结构 是公文特定的整体构造 即对公文主旨和材料所作的合理有序的组织和安排 包括文面格式和内容安排两大方面 有开头 结尾 层次 段落 过渡 照应几个方面 二 公文结构的特点 一 抽象性 二 规范性 三 双重性 一 抽象性 公文结构是对于公文及其所反映公务的抽象认识 对于具体公文的起草者来说 公文结构只是一个根据主旨需要和公务特点而进行安排 选择和组合的问题 二 规范性 在所有文章体裁中 公文结构是最为规范的 公文的规范性 进一步发展成为国家机关所规定的行政公文的格式化 三 双重性 公文结构 有内在和外在之分 公文内在结构 指的是从逐步表达主旨的需要出发所进行的公文层义和材料的安排 公文外在结构 指的是明显表现在视觉化书面上的格式 一 层次安排法二 段落构成法三 连接转折法四 开头方法五 结尾方法 三 公文结构的方法 行政公文格式概述 公文格式是指公文各组成部分的写作要求和标识规则 还包括用纸 装订和文字排列要求 要求结构完整 统一 固定 标识明确 眉首 主体 版记 第二节眉首部分 眉首 包括公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人等要素 发文字号之下4mm处印一条红色反线与主体隔开 第二节眉首部分 一 份号 将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行 编制份数序号至少应不少于两位 即 1 编为 01 份号 第二节眉首部分 二 秘密等级与保密期限 秘密等级就是公文内容涉密程度的等级 如需标识秘密等级 用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 如需同时标识秘密等级和保密期限用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 秘密等级和保密期限之间用 号隔开 如 绝密 1年 秘密等级和保密期限 空一字 第二节眉首部分 三 紧急程度 指送达和办理公文的时限要求 标识紧急程度 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 如需同时标识秘密等级与紧急程度 秘密等级顶格标识在版心右上角第1行 紧急程度顶格标识在版心右上角第2行 第二节眉首部分 四 发文机关标识 是公文发出机关的名称标识 即公文的作者 由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 如 广东省人民政府文件 广州市公安局文件 对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称加文种组成 如 中华人民共和国国务院令 等 一般来说 行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加 文件 两字 第二节眉首部分 发文机关即制发公文的单位 必须标注 发文机关常用红色字体印刷 俗称 红头 字体为长宋体 字体为长宋体 大小 22mm 15mm约为初号字 联合行文时应使主办机关名称在前 文件 2字置于发文机关名称的右侧 上下居中排布 如联合行文机关过多 必须保证公文首页显示正文 可将发文机关字号缩小 行距缩小 上下居中 公文首页必须显示正文 发文机关过多只能挤发文机关 不能挤正文 可将发文机关字号缩小 行距缩小 直至保证公文首页显示正文为止 第一种用于平行文或下行文 发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm 即留出天头62mm 也就是留出25mm 约2行 位置用于标识上述的份数序号 密级和紧急程度 即使不需要标识这3项要素 也要留出这段空白 发文机关标识位置有两种 第二种仅限于上行文 发文机关标识上边缘至版心为80mm 即要留出55mm的空白供上级机关批示文件用 也就是说上行文发文机关标识距上页边为天头117mm 平行文和下行文发文机关标识位置 上行文发文机关标识位置 第二节眉首部分 五 发文字号 是发文机关为便于登记 管理 引用所编制的公文序号 由发文机关代字 年份和序号组成 其位置在发文机关标识下空2行 用3号仿宋体字 居中排布 机关代字有习惯而规范的用法 如 国发 粤府 等 年份 序号用阿拉伯数码标识 年份应标全称 不要把 2009 简化为 09 用六角括号 括入 不要用方括号 或半圆括号 序号是发文的流水号 一般都按文件的形式统一编 即是哪一个部门主办的 只要是同一发文形式 就要统一按顺序编号 序号不编虚位 即1不编为01或001 不加 第 字 穗府 2007 12号 表示广州市人民政府在2007年度内的第12号文 粤府办 2007 2号 表示广东省人民政府办公厅在2007年度内发的第2号文 居中 机关代字 年份 序号 六角括号 第二节眉首部分 六 签发人 代表发文机关核准并签发公文文稿的领导人姓名 签发人和会签人 联合行文 的姓名 是公文生效并对其内容负责的标志 一般公文不必有签发人 上行文中要标明 请示应当在附注处注明联系人姓名和电话 平行排列于发文字号右侧 签发人用3号仿宋体字 签发人后标全角冒号 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 居左空1字 居右空1字 主办单位签发人姓名置于第一行 其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排 下移红色反线 应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm 第三节主体部分 主体部分由标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 公文生效标识和附注组成 主体位于红色反线之下 第三节主体部分 一 标题 即公文名称 由发文机关名称 事由和文种组成 可省略发文机关或事由或者这两项 事由前常加 关于 它是一个偏正词组 以文种为中心词 广州市人民政府关于整治东风路的通告 1 发文机关名称 事由 文种 第三节主体部分 一 标题 即公文名称 由发文机关名称 事由和文种组成 可省略发文机关或事由或者这两项 事由前常加 关于 它是一个偏正词组 以文种为中心词 关于召开全省社会主义精神文明建设工作会议的通知 2 事由 文种 第三节主体部分 一 标题 即公文名称 由发文机关名称 事由和文种组成 可省略发文机关或事由或者这两项 事由前常加 关于 它是一个偏正词组 以文种为中心词 中华人民共和国国务院令 3 发文机关名称 文种 第三节主体部分 一 标题 即公文名称 由发文机关名称 事由和文种组成 可省略发文机关或事由或者这两项 事由前常加 关于 它是一个偏正词组 以文种为中心词 4 文种 通告 标题 标题位于红色反线下空2行 用2号小标宋体字 公文标题通常是 一字式排列 复杂的长标题 要在保持标题词语结构完整的原则下 采用两行或多行的排布方式 词意完整 排列对称 间距恰当 广州市人民政府关于全市安全生产大检查的通知 局关于开展打击严重犯罪活动的请示 转发省对口支援三峡库区工作领导小组办公室关于对口支援三峡库区近期工作方案的通知 审计署关于加强内部审计工作的报告 第三节主体部分 标题中除法规条文 规章名称加 外 一般不加标点符号 还可以在并列的词或词组中间用顿号 国务院关于发布 国家行政机关公文处理办法 的通知 安徽省人事厅 安徽省财政厅关于转发人事部 财政部关于建立密码人员岗位津贴的通知 第三节主体部分 二 主送机关 负责处理公文的主要受理机关 面向全社会或普发性公文以及规章条例外 一般应注明主送机关 上行文 平行文一般只有一个主送机关 下行文可有多个主送机关 上行文的主送机关应是直接上级机关 一般不得越级行文 不得将领导人 领导者本人有要求者除外 作为主送机关 主送机关名称应为全称或规范简称 统称 第三节主体部分 主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时 应将主送机关名称移至版记中的主题词之下 抄送之上 标识方法同抄送 见120页 标题下空一行 左侧顶格用3号仿宋体 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 不同类且非并列关系的机关中间用逗号隔开 同类中间用顿号隔开 末尾加冒号 如 各省 自治区直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 第三节主体部分 三 正文 公文的核心和主体部分 表述文件的具体内容 体现发文机关的意图 一般而言 主送机关之下 落款之上都是正文 一般包括缘由 事项 结尾三部分 不同文种写法不同 主送机关名称下一行 每自然段左空2字 回行顶格 数字 年份不能拆开回行 3号或4号仿宋体印刷 第三节主体部分 四 附件及附件说明 附件是附在正文之后的一些补充材料 有的公文没有附件 附件说明即对附件序号及名称的标注 公文如有附件 在正文下空l行左空2字 文件印章等生效标志之上 正文下空一行左空2字 文件印章等生效标志之上用3号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和名称 附件如有序号使用阿拉伯数码 附件名称后不加标点符号 带附件的公文 附件可能是被转发的上级文件 报告 意见 会议纪要等 不会被全文印在正文部分 正文只是转发的说明和要求 这种 附件 其实也是正件 正文 附件应与公文正文一起装订 并在附件左上角第一行顶格标识 附件 有序号时标识序号 附件的序号和名称前后标识应一致 如附件与公文正文不能一起装订 应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号 并在其后标识 附件 两字 或带序号 附件放在公文生效标识印章之后 要另页 公文附件是公文正文内容组成部分 与公文正文一样具有同等效力 第三节主体部分 五 发文机关 如文件头或文件标题已经标明发文机关 文末可以不标 但大多文件需标注发文机关 尤其是无文头的普发性公文且标题中无发文机关的文件 联合行文的 主办机关排在前面 其他机关在下依次独行排列 使用全称或规范简称 不可滥用简称 位置在正文或附件标注的右下方 另起一行书写 和上面的内容空出一定距离 以便加盖印章 六 成文时间 是公文制成时间或生效的法定时间 年月日齐全 不可省略 一般以签发日期为准 会议通过的以通过日期为准 联合行文以最后签发机关领导签发日期为准 成文时间 规格 用汉字将年 月 日标全 零写成 位置 与正文空一个章位 右空四字 关于批准录用XXX等同志为国家公务员的函省公安厅 你厅 关于拟录用2007届大中专毕业生的函 收悉 根据 批准录用XXX等同志为国家公务员 特此复函 XXX省人事厅XX年XX月XX日 第三节主体部分 七 印章 是发文机关对文件生效负责的凭证 除会议纪要和电报形式发出的公文外 正式行文都应加盖印章 发文印章 加盖印章应上距正文2 4mm 单一机关制发的公文落款处不署发文机关名称 只标成文时间 端正 居中下压成文时间 印章用红色 上不压正文 下不离日期 骑年盖月 上距正文l行之内 也就是不到一行的空白 位于发文机关下方 横向距离是右空4字 一定要用小写汉字 不能用阿拉伯数字 零写为 字体字号同正文 联合行文印章 1 当联合行文需加盖印章时 应将成文时间拉开 左右各空7字 主办机关印章在前 两个印章均压成文时间 印章用红色 只能采用同种加盖印章方式 以保证印章排列整齐 两印章之间不相交或相切 相距不超过3mm 二 二年九月七日 联合行文印章 2 当联合行文需加盖3个以上印章时 为防止出现空白印章 应将各发文机关名称 可用简称 排在发文时间和正文之间 主办机关印章在前 每排最多排3个印章 两端不得超出版心 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 印章之间互不相交或相切 在最后一排印章之下右空2字标识成文时间 中华人民共和国 部中华人民共和国 部中华人民共和国 部中华人民共和国 部中华人民共和国 部 二 二年九月七日 八 附注 用以说明在文件的其他区域不便说明的各种事项 内容一般为印发传达范围或联系人等 公文如有附注 应用3号仿宋字体 居左 空2字 加圆括号 标识在成文时间的下一行 第三节主体部分 位于成文日期左下方 主题词之上 用 标注 用3号仿宋体字 居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行 第四节版记部分 版记部分由主题词 抄送机关 印发机关和印发日期组成 第四节版记部分 一 主题词 反映公文内容的规范化词语 名词或名词性词组 各单位和系统的主题词表一经确认不得随意修改 上行文应从上级机关制发的主题词表中选择合适的词语 用3号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号 词目用3号小标宋体字 词目之间空1字 词语中间不用顿号而是空格 数量为3 5个 类别词 类属词 文种词 第四节版记部分 二 抄送机关 需要了解公文内容 但不负责处理和执行的机关 可以是上级 下级或不相隶属的机关 对上级机关用 抄报 对同级机关或不相隶属机关用 抄送 对下级机关用 抄发 第四节版记部分 二 抄送机关 抄送的目的是与有关方面沟通情况 以便取得了解 理解 支持和配合 选择抄送机关要注意不可随意扩大范围或漏送 名称应为全称或规范化简称 位于文件末页主题词下方 主题词下一行 左右各空1字 用3号仿宋体字标识 抄送 后标全角冒号 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 如主送机关移至主题词之下 标识方法同抄送机关 第四节版记部分 三 印发标记 由印发机关 印发日期 录入校对人员姓名和印制份数组成 位于公文末页下端 印发机关一般为发文机关的办公厅 室 印发日期指实际印刷的时间 不同于成文日期 用阿拉伯数字标注 印发机关和印刷日期同一行 打字校对人员姓名和印刷份数同为最末一行 用3号仿宋体字 印发机关一般为发文机关的办公厅 室 左空一字 印发日期以公文付印的日期为准 用阿拉伯数码标识 印发日期右空1字 第四节版记部分 四 版记中的反线 版记各要素之下均加一条反线 宽度同版心 版记中各要素之间加一条反线隔开 一是为显示各要素之间的区别 二是如此设计显得美观 五 版记的位置 版记应置于公文最后一面 版记的最后一个要素置于最后一行 页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识 置于版心下边缘之下一行 数码左右各放一条4号一字线 一字线距离版心下边缘7mm 单页码居右空1字 双页码居左空1字 空白页和空白页以后的页不标识页码 六 公文中表格 公文如需附表 对横排A4纸型表格 应将页码放在横表的左侧 单页码置于表的左下角 双页码置于表的左上角 单页码表头在订口一边 双页码表头在切口一边 公文如需附A3纸型表格 且当最后一页为A3纸型表格时 封三 封四 可放分送 不放页码 就为空白 将A3纸型表格贴在封三前 不应贴在文件最后一页 封四 上 橫排表格单页码时页码位置标识位置 具体文种格式 关于召开物价学习讨论会的通知各市 县废旧物资公司 公司决定召开物价学习讨论会 时间定在7月29日至8月13日 会上请省供销学校商业经济教研室从老师讲物价理论课 目的是为适应物价工作的需要 提高物价员的水平 还请省内主管物价多年的有经验的同志传授废旧物资作价办法 计算技术和工作经验 并结合有关问题座谈讨论 参加会议的人员要携带笔记本和算盘 食宿费 车费自备 市 县废旧物资公司做物价工作的专职物价员参加这次会议 请各地将参加会议名单尽快报市 地 公司 各市 地 公司于7月15日前 把参加会议人员登记表填好 寄给省公司 参加会议人员于7月28日报到 地点在 市供销社所属 旅社 年 月