第4章 电子表格处理软件Excel2003(原稿).doc

第章 电子表格处理软件Excel2003.1 Excel 2003概述Microsoft Excel 2003是Microsoft公司出品的Office 2003系列办公软件中的一个组件。Excel 2003是当前功能强大、技术先进、使用方便灵活的电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成复杂的数据运算，进行数据分析和预测，并且具有强大的制作图表的功能及打印功能等.1.1 Excel 2003的基本功能使用 Office Excel 2003 面向结果的新界面可以帮助您随时找到所需的工具。根据要完成的工作，无论是创建表还是编写公式，Office Excel 2003 都可以在全新的用户界面中为您提供了适当的命令。1. 在显著扩展的电子表格中导入、组织和浏览大量数据集。Office Excel 2003 可以处理大量数据，它支持的电子表格可以包含多达 100 万行和 16,000 列。现在，在需要分析大量信息时，用户将不再需要处理多个电子表格或使用其他应用程序。2. 使用彻底重新设计的 Office Excel 2003 制图引擎，可以帮助您在具有专业外观的图表中共享您的分析。使用新用户界面中的制图工具，您可以更快地创建出具有专业外观的图表，而所需的单击动作更少。可以在图表中应用丰富的视觉增强效果，例如三维、柔和阴影和透明效果。无论使用的是哪一种应用程序，您都能够以相同的方式创建图表并与之进行交互，因为 Office Excel 2003 制图引擎与 Microsoft Office Word 2003 和 Microsoft Office PowerPoint 2003 中的引擎是一致的。3. 为使用表格提供了经过改进的有力支持。 由于 Office Excel 2003 已经显著改进了对表的支持，您现在可以在公式中创建、扩展和引用表，还可以设置表的格式。在分析大型表格中包含的数据时，Office Excel 2003 让您在滚动表时仍然可以看到表标题。4. 轻松创建和使用数据透视表视图。 通过数据透视表视图，可以迅速重新定位数据以便帮助您回答多个问题。由于 Office Excel 2003 将帮助您更加方便地创建和使用数据透视表视图，因此您可以更快地找到所需答案。5. 查看重要趋势并发现数据中的异常。可以更加轻松地将条件格式应用于信息。随后可以使用丰富的可视化方案(例如渐变、阈值和性能指示器图标)来研究数据的图形并突出显示数据的趋势。6. 使用 Office Excel 2003 和 Excel Services 有助于更加安全地与其他人共享电子表格。 Excel Services 可以动态地将电子表格呈现为 HTML，这样其他人就可以在任何 Web 浏览器中访问存储在 Microsoft Office SharePoint Server 2003 上的电子表格。由于对 Office Excel 2003 客户端而言这种方式的保真度很高，因此，用户可以使用 Excel Services 来浏览、排序、筛选、输入参数，以及与数据透视表视图进行交互，这一切工作都可以在 Web 浏览器中进行。7. 有助于确保您和您的组织使用最新的业务信息。通过使用 Office Excel 2003 并将对业务非常关键的电子表格发布到 Office SharePoint Server 2003，可以防止组织内出现电子表格的多个副本或过期副本。使用基于权限的访问可以控制哪些用户能够查看和修改服务器上的电子表格。8. 同时减小电子表格的大小和提高损坏文件的恢复能力。全新的 Microsoft Office Excel XML 压缩格式可使文件大小显著减小，同时其体系结构可提高损坏文件的数据恢复能力。这种新格式可以大大节省存储和带宽需求，并可降低 IT 人员的负担。9. 由于 Office Excel 2003 完全支持 Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services 从而使您的商业智能投资得到扩展。可以使用 Office Excel 2003 中的灵活性和新的立方体函数，从联机分析处理 (OLAP) 数据库创建自定义报表。通过使用 Office Excel 2003 中的数据连接库，您还可以更加轻松地连接到外部数据源。.1.2 Excel 2003启动和退出1. 启动启动有多种方法：（1）利用“开始”菜单启动Excel 2003单击Windows任务栏上的“开始”按钮，然后指向“程序”选项，从弹出的菜单中单击Excel 2003的图标即可启动Excel。如图4-1所示：图4-1 利用“开始”菜单启动Excel 2003（2）利用桌面快捷方式启动Excel 2003在桌面上创建一个Excel 2003的快捷方式，直接双击这个快捷图标就可以启动Excel 2003。2. 退出（1）在Excel 2003窗口中单击“文件”菜单，在它的下拉菜单中选择“退出”命令，即可关闭当前窗口并退出应用程序，如图4-2所示：（2）单击Excel 2003窗口左上角的Excel控制按钮，然后在弹出的控制菜单中选择“关闭”命令，退出应用程序，如图4-3所示。 图4-2 在“文件”菜单中退出Excel 2003 图4-3 利用控制按钮退出Excel 2003（3）此外，按快捷键Alt+F4，可以快速关闭窗口，并退出应用程序。如果文件被修改，系统会提示用户是否保存所做的修改。（4）单击窗口右上角的“关闭”按钮，也可以退出应用程序。.1.3 Excel 2003的工作界面Excel 2003的工作界面如图44所示，主要由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、状态栏、工作表格区、任务窗格等部分组成。图4-4 Excel 2003工作界面1. 标题栏标题栏位于窗口中的第一行，在标题栏中包含控制按钮、应用程序名称、标题文件名称，标题栏右面有“最大化”按钮、“最小化”按钮和“关闭”按钮。2. 菜单栏菜单栏位于标题栏的下方，其中包括“文件”、“编辑”、“视图”、“工具”、“帮助”和“窗口”，还有Excel所特有的“数据”菜单。3. 工具栏工具栏位于菜单下方，在工具栏中安排了在编辑表格中常用的工具，如果用户需要，还可以自定义工具栏作为常用的工具栏。操作如下，在工具栏上任意位置单击鼠标右键，弹出所需的工具快捷菜单，在其中单击某工具，即可将其拖入现在的工具栏中。4. 数据编辑栏简称编辑拦，利用它可以输入或修改工作表或图表中的数据。它由三部分组成，自左向右依次为：单元格标识框、按钮和数据区。（1）单元格标识框：显示当前活动单元格的地址或单元格区域名。（2）按钮：有3个，自左向右依次为：取消、确定、函数向导（用来输入公式或函数）。（3）数据区：用于编辑单元格中的数据。5. 工作区工作区位于编辑栏的下面，是窗口中最大的区域，用于记录数据，所以数据都在这张表中。6. 单元格单元格是Excel运算和操作的基本单位，用来存放输入的数据。（1）单元格是Excel工作薄的最小组成单位。（2）每一个单元格都有一个固定的地址编号，由“列标+行号”构成，如D8。（3）活动单元格：被黑框套住的单元格称为活动单元格。单击某单元格就可以使之成为活动单元格。7. 工作表标签表标签即工作表切换标签。使用工作表切换标签，可以在工作表之间进行切换。表标签是以Sheet加上数字命名，如Sheet2。默认情况下，在工作簿中有三个表标签。如果所需工作表不在当前显示范围内，可单击左侧的表标签滚动条按钮显示想要的工作表。8. 任务窗格任务窗格是一个可在其中创建新文件、查看剪贴板内容、搜索信息、插入剪贴画以及执行其他任务的区域。它位于窗口的右侧，包括“新建工作簿”、“剪贴板”、“基本搜索”和“插入剪贴画”4个窗格。打开任务窗格可以在菜单“视图”“任务窗格”单击打开，然后单击任务窗格标题栏右边的下三角按钮，在弹出的下拉列表中可进行窗格的切换。9. 状态栏状态栏位于应用程序窗口底部的信息栏，用于提供当前窗口操作进程和工作状况的信息。10. Office助手当用户遇到问题时，Office助手会为我们提供帮助，并且用户可选择助手的角色，用鼠标右键单击助手，在弹出的快捷菜单中选择“选择助手”命令，在对话框中单击“上一步”或“下一步”按钮，可选择用户喜欢的助手。.1.4 Excel 2003的几个基本概念1、工作薄工作薄是指在Microsoft Excel环境中用来处理和存储数据的文件。在一个工作薄中，可以拥有多张不同类型的工作表，并且可以同时处理多张工作表。（1）一个工作薄最多可以有255张互相独立的工作表。（2）Excel2003中每一个文件保存一个工作薄，其文件扩展名为.xls。（3）工作薄内除了可以存放工作表外，还可以存放宏和图表等。2、工作表工作表：指在屏幕上由网格构成的表格。工作表用来显示和分析数据。用户可以同时在多张工作表上输入并编辑数据，并且可以对不同工作表的数据进行汇总计算。在创建图表之后，既可以将其置于源数据所在的工作表上，也可以放置在单独的图表工作表上。（1）Excle的一切操作都是在工作表上进行的。（2）每张工作表可由256列和65536行构成。行号由上至下从“1”到“65536”编号；列号则由左到右采用字母编号为“A”到“”。（3）系统默认工作表名为Sheet1、Sheet2位于标签栏上，标签为白色的，表示活动工作表。.2 Excel2003的基本操作.2.1 新建、打开与保存工作簿1. 新建工作簿新建工作簿文件的方法常用以下几种：方法一：执行“文件/新建”命令，打开“新建工作簿”任务窗格，单击“空白工作簿”链接即可。方法二：单击“常用”工具栏的“新建”按钮。2. 打开文件打开工作簿文件的操作步骤如下：（1）执行“文件/打开”命令，或者单击工具栏上“打开”按钮，弹出“打开”对话框。（2）在“查找范围”中选择工作簿存放的位置。（3）在“文件名”框中，键入需要打开的工作簿名称。（4）选择“文件类型”为“所有Microsoft Office Excel文件”。（5）单击“打开”按钮。3.保存文件保存新建工作簿文件的操作步骤如下：（1）执行“文件/保存”命令，或单击常用工具栏中的“保存”按钮，弹出“另存为”对话框。（2）在“保存位置”框中选择存放文件的驱动器和目录。（3）在“文件名”框中键入一个名称来保存当前的工作簿。（4）选择“保存类型”为“Microsoft Office Excel”工作簿类型。（5）单击“保存”按钮。4.关闭文件对于不再使用的工作簿可以将其关闭，以节约内存空间。关闭工作簿的操作是执行“文件/关闭”命令，或单击窗口右上角的关闭按钮。.2.2 单元格的选定（1）选定单个单元格用鼠标单击这个单元格即可，如图4-5所示：（2）选定连续的单元格区域单击要选定区域左上角的单元格，拖动鼠标从所选单元格到选定区域右下角的单元格。单击要选定区域左上角的单元格，然后按住Shift键，再单击选定区域右下角的单元格。（3）选定不连续的单元格区域先选定连续的区域，再按紧Ctrl键，分别选定其他的单元格区域。如图4-6所示： 图4-5 选定单个单元格 图4-6 选定不连续的单元格（4）选定整行或整列选定一行或一列时，只需单击行标号或列标号，如图4-7所示：（5）选定整个工作表单击工作表左上角的“全选”按钮，如图4-8所示；或者选择“编辑”莱单中的“全选”或使用快捷键,就可以选定当前工作表中的全部单元格。 图4-7 选定整行或整列 图4-8 选定整个工作表（6）条件选定如果所选择的单元格具有某种条件，例如，选择工作表中的所有数值型数据，操作步骤为：选定“条件选定”的作用区域单击“编辑”莱单中的“定位”，显示“定位”对话框单击“定位条件”按钮，显示“定位条件”对话框，在其中选择所需的条件，例如选中“常量”单选按钮和“文本”复选框，表示定位条件为字符型数据。单击“确定”按钮，可看到在工作表中已经选中了符合条件的单元格。 .2.3单元格数据的输入1、数字数据的输入数字是包括数字字符（09）和下面特殊字符中的任意字符：+、-、（）、，、/、￥、$、%Excel2003中 ,数字的默认对齐方式是单元格内右对齐。在输入数字时，可参照下面的规则： 输入带千分位的数值时，可以在数字中包括一个逗号，如“1,450,500”。 输入整数时，在数字前输入的正号被忽略。 输入小数时，数值项目中的单个句点作为小数点处理。 输入负数时，在负数前加上一个减号或者用圆括号括起来 输入分数时，如果直接输入“1/2”，Excel会将其视作日期 “1月2日”。为避免将分数视作日期，我们在输入分数之前，应先输入“0”，再输入一个空格，再输入分数值。如输入 “0 1/2”，结果将显示“1/2”。 2、文本型数据的输入在Excel2003中，文本数据可以是数字、空格和非数字字符的组合，向单元格中输入的步骤与输入数字基本相同。默认状态所有的文本在单元格中均左对齐。如果要输入一个全部由数字组成的字符串，比如：邮政编码、电话号码等，为区别于数字输入，应在前面加上单引号或用等号前导两边用双引号括住。如输入“789”，应键入789或者=“789”，此时单元格中将显示789，其对齐方式为左对齐，这说明输入的不是数字，而是数字字符串，此数字字符串不具有计算功能。3、日期型数据的输入日期格式： 月-日-年，如：12-15-2001 年/月/日（年-月-日），如：2001/12/15（2001-12-15） 日-月-年，如：15-dec-2001（月必须用前三个英文字符）时间格式时：分 am(pm)时间与字母之间加空格 ，如：“10：23 am”时：分：秒 am(pm)如：“1：34：16 pm”时：分如：“20：15”时：分：秒如：“15：13：24”注：在同一单元格中输入日期和时间时，日期和时间用空格分隔。 按下“ctrl+;”输入当前日期，按下“ctrl+shift+;”输入当前时间。若单元格首次输入的是日期，则该单元格就格式化为日期格式，以后再输入数值仍然换算成日期。如，在某单元格首次输入11-08-09，按回车键，然后再次对该单元格输入67，按回车键后单元格中不是67，而是1900-3-7。为了使该单元格变成数值格式，可按如下步骤进行设置：选定要改变格式的单元格。单击“格式”莱单中的“单元格”命令，出现“单元格格式”对话框。再单击“数字”选项卡。在分类列表框中，单击“数值”选项。按“确定”按钮。J计算日期和时间：时间和日期可以相加、相减，并可以包含到其他运算中请用带引号的文本形式输入日期或时间值。例如，键入公式 =“2006-1-1”“2005-5-1”， 得出的差值为 245，4、同时在多个单元格中输入相同数据，如果要在多个单元格中输入相同数据，可按如下操作步骤：选定需要输入数据的单元格。这些单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的。键入数据，然后按Ctrl+Enter键。如图4-9所示。图4-9 同时在多个单元格输入相同的数据.2.4 数据自动填充功能如果要在相邻单元格中输入相同数据或有某种规律的数据,可以用填充柄自动填充数据(也称智能填充数据),实现数据的快速输入。1. 自动填充填充柄：位于选定区域右下角的小黑方块,。将鼠标指向填充柄时，鼠标的指针变为黑十字，按住填充柄向上、下、左、右四个方向拖动，可实现快速填充数据。填充时，向右、向下拖动填充柄将以升序填充，向左、向上拖动将以降序填充。如图4-11、5-12所示根据初值的不同，自动填充分为以下几种情况：初值为纯数字或纯字符，填充操作相当于复制数据；初值为字符和数字组合体，填充时字符不变，数字递增；按照内部预设序列填充，如初值为星期一，自动填充内容为星期二、星期三星期日。2. 填充等差序列至少选定两个含有趋势初始值的单元格。按住鼠标左键拖动填充柄向需要升序或降序的方向移动。3. 填充等比序列至少选定两个含有趋势初始值的单元格。住鼠标右键，拖动填充柄向需要升序或降序的方向移动。放鼠标右键，再单击快捷莱单上的等比序列命令。如图4-13所示。4、填充日期序列（1）日期序列日期序列根据起始单元格中填入的日期，可以设置以日、工作日（序列中不包含星期六与星期日）、月或年为单位。如图4-10列出了一些日期序列示例：图4-10 “扩展日期序列”示意图（2）填充日期序列选定包含日期的单元格。按住鼠标右键，拖动填充柄向需要升序或降序的方向移动。释放鼠标右键，再单击快捷莱单上的填充方式。例如选择“以工作日填充”或“以月填充”等。如图4-13所示。 图4-11 鼠标移至选定单元格右下角 图4-12 释放鼠标后的结果 图4-13 快捷键菜单5. 使用“序列”对话框创建序列要使用“序列”对话框创建序列，其具体操作步骤如下：图4-14 “序列”对话框 在填充区域的第一个单元格中输入数据序列中的初始值。 选定含有初始值的单元格区域。 选择“编辑”菜单中“填充”命令，在级联菜单中选取“序列”命令，打开“序列”对话框，如图4-14所示： 在“序列产生在”选项组中，单击“行”或“列”单选按钮，确定填充方向。 在“类型”选项组中，选择序列的类型。如果单击“日期”单选按钮，还必须在“日期单位”选项组中选择所需的单位，如日、工作日、月、年。 如果要指定序列增加或减少的数量，在“步长值”文本框中输入一个正数或负数。此外，在“终止值”文本框中可以限定序列的最后一个值。 设置完后，单击“确定”按钮。6. 建立自定义填充序列Excel 2003已经定义了一些常用序列，除此之外，我们还可以建立自定义填充序列，进行个性化的设置。其具体操作步骤如下： 单击“工具”菜单中的“选项”命令，弹出“选项”对话框。 在“选项”对话框中，单击“自定义序列”标签，显示出“自定义序列”选项卡。 在“输入序列”列表框中，键入序列的各词条。每输完一个词条，必须按Enter键，再继续键入下一个词条。 整个序列输入完毕后，单击“添加”按钮，即可建立自定义填充序列7. 更改或删除自定义序列若自定义的新序列需要修改,可以在”自定义序列”对话框中进行,若不再需要了,则可以将其删除,但是注意不能对内置的日期和月份序列进行编辑或删除。 单击“工具”菜单中的“选项”命令，弹出“选项”对话框。 在“选项”对话框中，单击“自定义序列”标签，显示出“自定义序列”选项卡。 如果要编辑序列，在“输入序列”编辑列表框中进行改动，然后单击“添加”按钮。 如果要删除序列，单击“删除”按钮。4.3 编辑工作表.3.1单元格的编辑操作1. 编辑单元格内容如果在选定当前单元格后直接输入数据,将删除当前单元格中的原来数据。如果要修改当前单元格内的部分数据，可双击单元格，或单击单元格后按F2键，再编辑单元格中的数据。也可以将鼠标放到公式栏中要增加的位置上，然后在其中输入内容即可2. 单元格数据的复制和移动（1）快捷键选定要复制的单元格中的内容，按Ctrl+C，在目标位置按Ctrl+V粘贴；选定要移动的单元格中的内容，按Ctrl+X，在目标位置按Ctrl+V粘贴。（2）工具栏上的按钮 选定要复制或要移动的单元格中的内容，单击“常用”工具栏中的“复制”按钮，或剪切按钮在工作表中单击需要粘贴数据的位置。单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮。（3）鼠标拖动 选定要复制或移动的单元格或单元格区域中的内容 把鼠标指针放到选定区域的粗线边框上，拖动虚线边框到目标位置，如果是复制则按下键再拖动鼠标。（4）只复制或移动单元格中的数值、公式、批注或单元格格式 选定要复制或移动的单元格或单元格区域中的内容单击“复制”按钮 或剪切按钮选定目标区域的左上角单元格。在“编辑”菜单上，单击“选择性粘贴”命令,弹出选择性粘贴对话框,如图4-15所示 ： 图4-15 选择性粘贴对话框单击“粘贴”标题下的所需选项。单击“确定”按钮,完成操作 。3. 单元格的插入 选定需要插入单元格的位置（Excel将根据被选单元格数目决定插入单元格的个数）。选择“插入”菜单中的“单元格”命令，此时将出现“插入”对话框，如图4-16所示。 在“插入”对话框中选择所需选项。 单击“确定”按钮。4. 单元格数据的清除和删除数据清除与数据删除是两个概念，数据清除的对象是指单元格中的数据，包括格式、内容和批注等，单元格本身被保留；而数据删除的对象是指单元格，单元格连同其中的数据全部被删除。（1）数据清除的方法：选定要清除的单元格或单元格区域在“编辑”菜单上，指向“清除“，再单击“全部”、“格式”、“内容”、“批注”（2）数据删除的方法： 选定需要删除的单元格或单元格区域。 单击“编辑”菜单中的“删除”命令，出现删除对话框，与图4-16所示类似操作。 在“删除”对话框中选择一种方式。单击“确定”按钮。5. 撤销与恢复操作如果不小心进行了误操作，Excel 2003同样允许单击“常用”工具栏中的“撤销”按钮或者选择“编辑”菜单中的“撤销”命令，取消刚才的操作；如果又想执行该操作，则可单击“常用”工具栏中的“恢复”按钮或选择“编辑”菜单中的“恢复”。在Excel 2003中，不但可以撤销和恢复上一次的操作，还可以撤销和恢复最近进行的多次操作。方法是单击“常用”工具栏中“撤销”按钮（或“恢复”按钮）旁边的下三角按钮，将弹出最近执行的可撤销操作列表，单击要撤销的操作即可，如图4-17所示。 图4-16 “插入”对话框 图4-17 “撤销”操作.3.2 工作表的编辑操作1. 插入与删除行或列 插入行如果只需要插入一行,单击需要插入的新行之下相邻行中的任意单元格.例如,如果要在第5行之上插入一行,则只需单击第5行中任意一单元格,然后从”插入”菜单中选择“行”命令。如果需要插入多行，单击需要插入的新行之下相邻的若干行，注意，选定与待插入的空行数目相同的数据行，然后从”插入”菜单中选择“行”命令。插入列如果只需要插入一列,单击需要插入的新列右侧相邻列中的任意单元格.例如,如果要在第B列左侧插入一列，,则只需单击第B列中任意一单元格,然后从”插入”菜单中选择“列”命令。如果需要插入多列，单击需要插入的新列右侧相邻的若干列，注意，选定与待插入的空列数目相同的数据列，然后从”插入”菜单中选择“列”命令。 删除行（或列）删除行（或列）的操作方法更简单，只需选定需要删除的行（或列），按Delete键，或从“编辑”菜单中选择“删除”命令即可。2. 查找与替换使用查找与替换功能可以准确快速地完成对一批数据或公式的查找和替换工作。（1） 查找选定一个搜索区域，这个搜索区域可以是一个选定的单元格区域，也可以是整张工作表，甚至是多张工作表。单击编辑”菜单中“查找”命令，将弹出“查找和替换”对话框，如图4-18所示；在“查找内容”文本框中键入所要查找的数据或信息。在“搜索”框通过下拉按钮选定按行或按列搜索在“查找范围”框从以下选项中任选其一公式：查找所含公式与查找内容一致的单元格值：查找所含值与查找内容一致的单元格批注：查找所含批注与查找内容一致的单元格其它3个复选框的含义如下区分大小写：确认在查找时是否要区分大小写单元格匹配：确认在查找时是否要求单元格中内容与查找内容完全一致区分全/半角：确认在查找时是否要区分全角/半角如果要详细设置查找选项，则单击“选项”按钮，扩展“查找”选项卡。如图4-18所示；图4-18 “查找和替换”对话框 在扩展的选项卡中，可以进行相应的设置； 设置完后，单击“查找下一个”按钮，开始搜索，当Excel 2003找到要查找的内容后，该单元格将变为活动单元格，如果还要继续查找，可以单击“查找下一个”按钮，单击“查找全部”按钮，将查找文档中所有符合搜索条件的内容； 单击“关闭”按钮，关闭“查找和替换”对话框，光标会移到工作表中最后一个符合查找条件的位置。（2）替换替换功能与查找功能的使用方法类似，只需单击如图4-18中所示的“替换”页面即可，但它可以在查找到某个数据的基础上用新的数据进行替换。4 拼写检查如果在工作表中输入了大量的英文单词，可以使用Excel 2003的“拼写检查”功能来找出含有拼写错误的单词，并且它会提供一些修改建议以供我们选择。其具体操作步骤如下： 选定要进行拼写检查的单元格区域。如果要对整个工作表进行拼写检查，可以单击该工作表内的任意一个单元格。 选择“工具”菜单中的“拼写”命令，或者单击“常用”工具栏中的“拼写和语法”按钮。当Excel 2003发现一个它不认识的单词时，将出现“拼写检查”对话框。 在“不在词典中”文本框中显示可能出错的单词，在“建议”列表框中列出了一些提供的单词。 根据需要适当选择对话框右边列出的操作，如“忽略一次”、“更改”等。Excel 2003会自动查找下一个拼写错误，并进入下一个错误的处理。 完成拼写检查后，屏幕上会弹出一个提示窗口，提示对表格的拼写检查已经完成。如图4-19所示：图4-19 完成拼写检查后的提示窗口.4 格式化工作表工作表建立后，可根据需要对其行高、列宽、字体、颜色等格式进行调整，使工作表版面更丰富、更具可读性。.4.1. 设置字符格式字符格式的设置有两种方法: (1) 使用工具栏按钮在”格式化”工具栏中提供了字体、字号、粗体、斜体、下划线、字体颜色等工具按钮，具体操作为： 选定要设置字符格式的单元格或单元格区域 从“字体”下拉列表中单击某一字体 单击“字号”下拉列表，选取一种字号 其它可单击加粗、倾斜、下划线、字体颜色等按钮进行设置 (2) 使用“单元格格式”对话框 选定要设置字符格式的单元格或单元格区域 单击“格式”菜单中的“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框。如图4-20。 单击“字体”标签，出现“字体”选项卡。 分别在“字体”、“字形”、“字号”、“下划线”和“颜色”列表框以及“特殊效果”选项组中完成对文本的修饰设置。 “确定”按钮。.4.2 设置数字格式在工作表的内部,数字、日期、时间都以纯数字存储。当要显示在单元格内时，就会以该 单元格所规定的格式显示。若单元格没有使用过，则该单元格使用“常规”格式，输入的数值以最大的精确度显示出来。当数值很大时，用科学记数法表示。如果单元格的宽度太小，无法以所规定的格式将数字显示出来，单元格会用“号填满，此时只要将单元格的宽度加宽，就可使数字显示出来。默认情况下，在键入数值时，Excel会自动判断数值的类型，并将该单元格适当地格式化，例如：当键入1/3时，Excel会显示1月3日。当单元格键入日期后，若再存入数字，Excel会将数字以日期表示，如果要使该单元格显示数字，就必须重新将它设置为数值格式。设置数字格式的操作方法有:1. 使用数字格式按钮(1)选定需要设置数字格式的单元格。 (2)在“格式”工具条上，单击所需样式、数字格式按钮，如图4-20所示原单元格数值为“123.456”，单击“百分比样式”后显示为“12346%”。原单元格数值为“0.12345”，单击“减少小数位数”后显示为“0.1235”。 图4-20格式工具栏按钮2. 使用“单元格格式”菜单命令(1)选定需要设置数字格式的单元格。 (2)在“格式”菜单上，单击“单元格”，再单击“数字”选项卡。 (3)在“分类”列表中，单击所需格式，如图4-21所示原单元格数值为“123.456”，选择了“货币(2位小数)”后显示为“￥123.46”。 图4-21 “单元格格式”对话框3.使用自定义数字格式 （1）选定需要设置数字格式的单元格。（2）在“格式”菜单上，单击“单元格”，再单击“数字”选项卡。 （3）在“分类”列表中，单击“自定义”。（4）在“类型”框中，编辑数字格式代码以创建所需的格式，如图4-22 原单元格数值显示为“￥123.46”，输入格式代码“人民币#,#0.00”后显示为“人民币123.46元”。提示设置数字格式只改变数据的显示，不影响数据本身的存储和计算。 除“自动设置小数点”外，输入数据不会受单元格数字格式的影响图4-22 “数值”选项.4.3 设置日期和时间格式设置日期和格式的操作步骤如下： 选择需要设置日期或时间格式的单元格或单元格区域。 选择“格式”菜单中“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框。 单击“数字”标签，打开“数字”选项卡。 在“分类”列表框中单击“日期”或“时间”选项。 在“类型”列表框中选择日期或时间格式。 单击“确定”按钮。.4.4 设置列宽与行高1. 设置列宽操作如图4-23，图（a）是鼠标实现的，图（b）是选择“格式”菜单中的“列”下面的“列宽”菜单项实现的。 （a） （b）图4-23 设置列宽2.设置行高操作如图4-24，图（a）是鼠标实现的，图（b）是选择“格式”菜单中的“行”下面的“行高”菜单项实现的。 （a） （b）图4-24 设置行高.4.5 隐藏行或列1. 隐藏行或列有时因为某种原因，可能需要隐藏工作表中的一些信息。 将鼠标放到要隐藏行（如第4行）标下的横线上，出现如图4-25（a）所示的鼠标指针。 （a） （b） （c）图4-25 隐藏行 单击鼠标左键不放并向上拖动到上一行（第3行行标下的横线处。即可隐藏第4行），操作过程如图4-25（b）所示，最终的隐藏的界面如图4-25（c）所示。还可以： 选中需要隐藏的行。 在其中的任意行号上右击，弹出一个快捷菜单。 在快捷菜单中单击“隐藏”命令，即可将选中的行隐藏。2.取消隐藏如果要取消某一行的隐藏，例如第4行，操作如下： 将鼠标指针移动到第3行和第5行的行号中间，此时鼠标指针变成如图4-25（c）所示的垂直双向箭头。注意，中间是两根横线，如果只有单横线则是变换单元格宽度或高度。 把鼠标往下拖动，即可恢复显示。另外，还有一个更为快捷的取消隐藏方法：在完成上述第步之后，双击即可。.4.6 设置对齐方式1. 水平对齐图4-26 三种格式效果对比 选定需要设置水平对齐方式的单元格或单元格区域。 单击“格式”工具栏上的“左对齐”按钮、“右对齐”按钮或“居中”按钮即可。三种格式效果对比如图4-26所示。2. 垂直对齐要设置数据在单元格内的垂直对齐方式，其具体操作步骤如下：选定需要设置垂直对齐方式的单元格或单元格区域。 选择“格式”菜单中的“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框，单击“对齐”标签，打开“对齐”选项卡。 在“垂直对齐”下拉列表框中选择需要的对齐方式：靠上、居中或靠下。 单击“确定”按钮。.4.7设定文本方向利用这一功能可以将单元格中内容进行任意角度的旋转。选定需要设置文本方向的单元格或单元格区域。选择“格式”菜单中的“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框，单击“对齐”标签，打开“对齐”选项卡在“方向”栏中拖动红色标志到目标角度，或单击微调按钮设置角度。单击“确定”注意，在设置完文本方向之后，如果单元格的高度不够，单元格中内容不会全部显示出来，这时可以对单元格的高度进行调整。.4.8合并相邻的单元格要合并相邻的单元格，其具体操作如下： 选定要合并的相邻的单元格。 在格式工具栏中单击“合并及居中”按钮。注意，如果要取消合并单元格，则选定已合并的单元格，再次单击“合并及居中”按钮即可。.4.9 设置边框、底纹与图案1. 使用“填充颜色”按钮设置底纹 选顶需要设置底纹的单元格区域。 单击“格式”工具栏中“填充颜色”按钮右边的下三角按钮，出现如图4-27所示的“填充颜色”调色板。 单击调色板中某个颜色块，即可完成底纹的设置。2. 使用“单元格格式”对话框设置底纹和图案 选中要填充背景单元格或单元格区域。 选择“格式”菜单中“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框。 单击“图案”标签，进入“图案”选项卡，如图4-28所示。 图4-27 “填充颜色”调色板 图4-28 “图案”选项卡 选择一种单元格底纹颜色，然后单击“图案”下拉框按钮，选择合适的底纹，在“示例”框中可预览设置的效果。 单击“确定”按钮。3.设置整张工作表的背景图案 选中需要添加背景图案的工作表。 打开“格式”菜单，选择“工作表”命令，从弹出的级联菜单中选择“背景”命令，弹出 “工作表背景”对话框，提示用户选择一个图形文件。 从储存有图形文件的文件夹中选择所需要背景图案对应的图形文件，单击“插入”按钮便能插入背景图案。4. 设置单元格边框（1）使用工具按钮选定要设置边框的单元格区域在“格式”工具栏上，单击“边框”旁的箭头，出现一个边框线列表框单击所需格式即可（2）使用菜单命令选定要设置边框的单元格区域单击“格式”菜单中的“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框，单击“边框”选项卡在选项卡中指定边框线条的样式和颜色单击“确定”完成设置.4.10格式的复制与删除1. 单元格格式的复制复制已创建的单元格格式到另一个区域,可用常用工具栏上的”格式刷”按钮进行快速复制。操作方法是：选择含有要复制格式的单元格或单元格区域单击“格式”工具栏上的“格式刷”按钮，此时鼠标指针变为一把刷子选取目标区域进行格式复制若要连续在多个位置复制格式，请双击“格式刷”按钮，当完成复制格式后，再单击该按钮，结束复制。2. 单元格式的删除选定要清除格式的单元格区域单击“编辑”菜单”中的“清除”，在子菜单中选择“格式”命令.4.11设置条件格式使用条件格式可以在选定区域中对满足指定条件的单元格进行标识，以突出显示要检查的动态数据， 选定要设置条件格式的单元格区域。 选择“格式”菜单中的“条件格式”命令，出现如图4-29所示的“条件格式”对话框。 如果选定单元格区域中的数值作为格式的条件，单击“单元格数值”选项，接着选定比较条件，然后输入数值。输入的数值可以是常量，也可以是公式（公式前要加上等号）。图4-29 “条件格式”对话框 单击“格式”按钮，选择要应用的字体样式、字体颜色、边框、背景色或图案，指定是否带下划线。如果要加入另一个条件，可单击图中的“添加”按钮，然后重复步骤的操作，最多可以设置3个条件。 单击“确定”按钮。.4.12. 使用模板1. 建立模板在建立并设置一个工作簿文件的格式后,如果以后还要使用这种格式,可以把工作簿格式保存为模板,以后再使用这种格式时,用这个模板新建工作簿文件。操作方法如下： 打开一个要创建模板的工作簿文件 单击“文件”菜单中的“另存为”命令，打开“另存为”对话框。 在“保存类型”下拉列表框中选择“模板”选项。在“文件名”文本框中输入模板名，保存位置自动变为Templates文件夹单击“保存”按钮，将其保存。2. 使用系统模板创建工作簿 选择“文件”菜单中“新建”命令，弹出“新建工作簿”任务窗格。 单击“通用模板”超链接，打开“模板”对话框，其中“电子方案表格”选项卡提供了模板文件。 在“电子方案表格”选项卡中单击需要的模板。 单击“确定”按钮打开该模板。 在打开的模板中，根据自己的需要进行输入或修改。.4.13 自动套有格式Excel提供了许多种专业的表格形式,利用自动套用格式可以快速对已存在的工作表格式化。操作方法如下：1.选定要套用格式的单元格或单元格区域2. 单击“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，显示“自动套用格式”对话框3.选择样式4.单击”选项”按钮,将显示”要应用的格式”选项组,可分别设置所选格式的部分效果5.单击”确定”按钮,表格自动使用新的格式.5 工作簿的管理对工作表进行了编辑，那么如何来选定工作表、改变工作表的数目、对工作表重命名等操作，在学习了这节课你就会熟练操作了。.5.1 选定工作表1. 选定一张工作表只有在工作表成为当前活动工作表（工作表标签以白底显示）后，才能使用该工作表。没有被激活的工作表标签以灰底显示。如图4-30所示，单击Sheet1成为当前工作表。图4-302. 选定连续的多张工作表选定多个相邻工作表步骤如下： 单击第一个工作表的标签。图4-31 工作表标签快捷菜单 按住Shift键的同时，单击要选定的最后一个工作表标签。这样，包含在这两个标签之间的所有工作表均被选中。3. 选定不相邻的工作表 单击第一个工作表的标签。 按住trl键的同时，单击其他工作表的标签。4.选定工作簿中的所有工作表 右击工作表标签，此时将弹出一个快捷键菜单。 选择快捷菜单中的“选定全部工作表”命令，如图4-31所示，此工作簿中的所有工作表即被选中。5.取消对多张工作表的选取单击工作簿中任意一个未被选取的工作表标签即可。.5.2 改变工作表的数目1. 插入工作表（1）选择插入位置，新插入的工作表将会在选中工作表的前面。（2）选择“插入”菜单中的“工作表”命令，在出现的“插入”对话框中选择“工作表”选项，并单击“确定”按钮。例如，要在Sheet2前插入一张工作表Sheet4，先激活Sheet2，再插入工作表，可以看到新工作表Sheet4插在Sheet2前，而且Sheet4成为当前工作表。2. 删除工作表（1）单击所要删除的工作表标签（2）执行“编辑”菜单中的“删除工作表”命令，在出现的对话框中单击“删除”按钮，即可删除当前工作表，同时其后的工作表便成为当前工作表。注意，若删除Sheet4工作表后，再插入一张的工作表，则新工作表将以Sheet5命名，而不是Sheet4，因为Sheet4这个名字已经被“永久删除”了，除非重命名工作表。3. 更改默认工作表数量用户还可以更改新工作簿中的默认工作表数量。其操作步骤为执行“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“常规”标签，在“新工作簿内的工作表数”文本框内输入所需默认工作表的数目，单击“确定”按钮，即完成对默认工作表数目的更改。.5.3 对工作表重命名Excel中默认的工作表以Sheet1、Sheet2、Sheet3方式命名，我们可以为这些工作表取一些直观且有意义的名称。工作表的名称最多可以包含31个字符。为工作表重命名有3种方法。 双击需要重命名的工作表标签，然后输入新的工作表名称，最后按确定按钮。 右击需要重命名的工作表标签，此时将弹出一个快捷菜单，如前图4-31所示，选择“重命名”命令，输入新的工作表名称，最后按Enter键确定。 选择“格式”菜单中的“工作表”命令，打开一个级联菜单，执行其中的“重命名”命令也可以完成工作表的重命名。.5.4 移动和复制工作表1. 在同一工作簿中移动、复制工作表利用鼠标可以直接在当前工作簿内移动或复制工作表，具体操作如下： 选定要移动工作表的标签。 拖动所选标签到所需位置。拖动时鼠标指针变成白色方块与箭头的组合，在标签行上方出现一个小黑三角形，指示当前工作表将要插入的位置。如图4-32所示。图4-32 移动工作表示意图 释放鼠标左键，工作表即被移到新的位置。若要复制工作表，选按下键不放，再拖动所选的工作表标签到目标位置。图4-33 复制工作表图4-32 移动工作表示意图图4-24 移动或复制工作表2. 在不同工作簿间移动、复制工作表在不同工作簿之间移动或复制工作表的操作如下： 同时打开源工作簿（如职工基本情况.xls）和目标工作簿（如职工.xls） 单击源工作簿中要移动或复制的工作表标签 选择“编辑”菜单中的“移动或复制工作表”命令，出现图4-33所示的“移动或复制工作表”对话框从“工作簿”下拉列表中，选择目标工作簿，从“下列选定工作表之前”列表中选择在目标工作簿中插入的位置。如果在“建立副本”前面复选框中勾选，则可以进行复制，否则为移动。单击“确定”按钮。如图4-33所示。.5.5 分割工作表在Excel 2003中，允许将一张工作表按照“横向”或“纵向”进行分割，这样就可以同时观察或编辑同一张工作表的不同部分，分割后的部