运输管理操作流程.doc

江苏XX机械有限公司 程序文件编号：YSGL-02-2010 A/0运输管理作业流程 1 目的及适用范围1.1为规范公司物流运输作业程序，节省运费成本，提升管理水平，加强运输外包过程控制，针对公司外包运输作业，特制定本流程。1.2 本程序文件适用于公司产品运输费用的发生、控制、结算和监督。1.3 本程序文件由公司总经办拟定，公司财务总监审定，公司总经理批准，其解释权及修改权属归公司总经办。1.4 本程序文件从2010年3月1日起执行。2 职责与权限2.1 公司总经理负责合格外包方的批准。2.2公司总经办设运输管理员。2.2.1运输管理员负责确定合格的外包方，并定期对其进行评价，对外包过程实施监控。2.2.2负责调研、制定公司运输费用的价格方案，经财务总监审核后，上报总经理批准。2.2.3协调公司与运输方之间的矛盾纠纷，协商处理作业过程中的理赔、违约、处罚事宜。2.3 公司销售部设运输调度员。2.3.1运输调度员负责公司产品销售的运输调度，具体安排车辆装车。2.3.2对每次运输作业进行考核，考核运输作业的时间、地点及完整性，协调处理运输过程中与销售客户之间矛盾纠份。2.3.3负责运费结算的初审工作。2.3.4负责运输作业质量的考核，及时填写货物运输记录，其书面记录年终作为外包方评价的主要依据。2.4 财务部负责运输数量、金额的最终审核，并审查运输发票的合规性。2.5仓库保管员负责及时将产品入库信息传递给销售部，准确照单发货，配合产品装车工作。2.6 公司总经理和财务总监负责运输协议的最终核准。总经理最终批准运输费用的结算。3.1外包方的选择3.1运输管理员根据公司产品运输特点，选择合适的外包方，货比三家，择优选用，将初选方案呈报总经理。3.2总经办负责对外包方的资质进行审查。3.3总经办根据审查结果，向总经理提交审查报告。总经理最终确定合格外包方。3.4外包方的选择原则，应选择公司化运作、具备一定实力的运输公司或配载公司，有自己的营运车辆，杜绝个人承包行为，以提升运输保障能力和抗风险能力。3.5总经办负责运输协议的起草，公司财务总监负责审核，最终报总经理核准。3.6运输管理员在运输协议终止日15天前，应对运输外包方重新评价，如不符合续约条件，应及时取消其合同资格，重新确定新的外包方。4 货物运输作业程序4.1货物通知、提货和装运4.1.1发货审批。销售部根据业务员发货申请，开具出库单，提交部门负责人审核后，报总经理批准。4.1.2调度车辆。调度员汇总发货单后，根据业务员发货时间安排，提前1天通知运输方准备适型车辆，按时到公司仓库准备上货。4.1.3仓库发货。仓库保管员根据审批手续齐全的出库单发货，业务员应当协助保管员，清点所发货物的数量与规格品种，保证零差错。4.1.4装运发车。调度员填写送货单，标明规格、数量、到达地点和收货人，交运输人员。4.2货物运输、卸货与交接4.2.1及时卸货。货物运达目的地后，业务员或随车押货，或联系客户厂家，联系好卸货准备工作，尽快完成卸货工作。运输员必须按规定地点卸货。如客户方有其他要求需向调度员讲明，以便重新安排调整。4.2.2厂家送检。业务员及时完成送检程序。4.2.3收货证明。卸货完成后，驾驶员应当要求随车押货业务员或客户方在送货单签收，以确认收货的完整性，作为运费结算依据。4.2.4意外事件处理。在运输过程中，如遇到货物灭失、短少、污染、损坏，调度员应进行登记，通知业务员与客户方联系，处理善后事宜，评估损失，制定理赔方案。4.2.5数量误差。若运输货物移交有误，销售部要及时核对，查找分析原因，制订善后方案。5 结算审核5.1.结帐通知。月末25日轧帐后，运输管理员通知运输方将运输结算单汇总，提交给管理员。5.2数量核对。运输管理员将运输作业单交与保管员核对发货记录。5.3作业完整性审查。运输调度员根据运输作业记录对当月运输作业情况进行审核，对未尽职作业对照运输协议条款提出核减意见。5.4结算运费总额。销售部根据运输单价和作业量计算运费金额。5.5过程复核。运输管理员对运费结算进行二次复核。5.6通知开票。运输管理员将核定运费总额通知运输方开具税票。6 财务审核与付款6.1财务审核。运输管理员将运费发票和附件送财务审核。6.2总经理批准。运输管理员将财务审核后的运费发票报总经理审核。6.3交出纳处付款。运输管理员将审批后的发票交财务部出纳处，协调付款计划。7 监督7.1财务部门负责对运输价格和运输作业实施情况进行审核和追踪。7.2财务部门有权查阅运输作业过程中执行细节，对违反本程序的行为有监督权和反映权。8 应急处置8.1如在运输过程中发生交通事故、盗抢等突发事件，公司应委派专人小组前往事故发生地点进行应急处置。8.2销售部应及时与客户方取得联系，及时补充发货以保证客户需要。8.3公司应委派人员全程参与事故处理，销售部对事故产品提出就地处理或运回处置方案。9解释与修订9.1公司根据运行的实际情况及时补充和修订。9.2本程序