公司行政管理制度.doc

行政管理手册贵州XX管理咨询有限公司编制目录会议管理办法3文件管理办法5公司保密管理办法8档案管理制度11办公用品管理办法16车辆管理和使用规定19计算机及网络设备管理办法22会议管理办法第一条 会议的分类及组织：（一） 公司级会议：主要包括高管层（总监级以上）会议，全公司管理人员会议和全公司员工大会等。一般情况由行政办公室负责组织。（二） 专题会议：主要包括工程进度分析会、销售活动报告分析会等。由发起部门负责组织。（三） 系统和部门工作例会：主要包括总经理办公例会、工程部例会、工程施工协调例会、营销部工作例会等。此类会议由各系统、部门的负责人召集并主持。（四） 政府有关主管部门或外单位组织要求本公司参加的会议，如现场办公会、报告会、公司交际业务会、用户座谈会等，一律由对口联络部门参加和其他工作工作。第二条 公司级会议、总经理办公例会议由办公室负责下发通知，系统、部门、工作会议由召集部门负责下发通知。第三条 会议通知包括：会议的名称、议题、时间、地点、参加人、需带资料以及通知方法和途径。第四条 会议召开时间和地点如有变动，负责通知部门应提前6小时知达与会人员。第五条 会议准备包括议题议程、主持人、记录人、将要下发的文件、发言材料准备，对会议进程的预测和对策。第六条 会议召集者就议题准备充分的资料、信息，拟就议程及时间分配，确定好主持人及会议记录人。第七条 与会人员接到通知后就议题认真准备好言简意赅的发言稿。第八条 会议场所提前布置，保持整洁，所需仪器设备提前到位并调试正常。第九条 如有需要，主持人事先应安排好与会人员座次。第十条 会议议程由主持人于会议开始时向与会人员宣布，与会人员应严格遵守。第十一条 会议主持人应紧紧围绕议题按照议程主持会议，确保会议总时间不变。第十二条 会议主持人要及时做结论，及时制止干扰会议的任何情况，适时宣布散会。第十三条 与会人员均应保持良好的会风，注意言谈举止，发言力求简短、切题，举止文明大方。第十四条 会议记录员要在会议进行期间认真记录，对结论性发言做重点记录。第十五条 如有必要，会议记录员要在会议结束后24小时内整理好原始记录，形成会议纪要，交由主持人签发。第十六条 会议纪要由行政办公室或会议组织人员直接送达抄送人员。第十七条 会议组织者负责签到。与会人员不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提前以书面形式请假，紧急情况可以事先口头请假，事后必须补办请假手续。第十八条 与会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意方可离席。应提前到会，不得喧哗，不得来回走动。迟到、中途离席者应轻声入、出席，尽量不干扰会议进行。与会人员应坐（站）姿端正，禁止交头接耳。如有需要，会议期间与会人员关闭通讯工具，不会客（特殊客人除外），认真听取会议内容并做好记录。第十九条 与会人员应保持会场整洁，不准随地吐痰、扔纸屑，会议结束后将座椅整理好。第二十条 与会人员不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵。第二十一条 与会人员及记录员对会议内容的秘密事项负有保密的义务。第二十二条 违反第二十条者迟到、早退，由会议召集人下罚款通知单报行政部门进行处罚，违纪者罚金，从当事人工资中扣除。第二十三条 违反本制度保密规定者的处罚按公司保密制度有关规定执行。第二十四条 本制度由办公室负责制订，报总经理批准后施行。文件管理办法第一章 总则第一条 为使公司的文件处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制订本实施细则。第二条 公司各部门和秘书工作人员应发扬实事求是，认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，提高文件处理效率和质量，做到及时、准确、安全。第三条 文件处理工作必须严格遵守公司保密制度和档案管理制度，确保公司秘密安全。第二章 公司常用公文的种类第四条 公司常用公文的种类主要包括：1. 请示：请上级指示和批准，用“请示”。2. 报告：向上级汇报工作、反映情况，用“报告”。3. 批复：答复请示事项，用“批复”。4. 通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级，同级和不相隶属部门的发文，用“通知”。5. 通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各部门知道的事项，用“通报”。6. 决定、决议：对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”；经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”；7. 函：平行的或不相隶属的部门之间互相商洽工作，向主管部门请示、批准、询问和答复问题时，用“函”。8. 会议纪要：传达会议决议事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的，用“会议纪要”。第三章 公司常用公文的格式第五条 公司常用公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、印章、发文时间、抄送（抄报）单位、公文字号、主题词等。1. 公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。2. 向上级请示的公文，一般只写一个主送单位，如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。3. 发文时间，以领导签发日期为准，联合行文以最后部门签发日期为准。4. 发文编号由发文部门负责，其中以公司名义发文由办公室负责编号。5. 以公司名义对外发文，一律用“金房字第号”。公司其他管理部门的发文，用“金房字第号”。如：办公室发文，用“金房办字第号”。6. 公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。7. 收、发文部门应写部门全称或规范化简称。联合发文，应将主办部门排列在前。8. 文字一律从左至右横写横排。第六条 公文纸一般用A4复印纸，在页头装订。文件格式一律严格采用VI应用体系标准严格执行。文件标题一律采用小二号黑体，正文、落款采用小四号至三号仿宋体，摘要部分采用五号宋体。落款日期一律采用汉字。第四章 公文处理程序第七条 收文处理。1. 上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由行政文员统一签收、开拆、登记，加封传阅单报送办公室主任。2. 办公室主任签批拟办意见，再由行政文员分送给有关部门或领导。办公室主任在签批公文时，认为无需送领导阅批的一般性公文，可直接批转有关部门阅办。3. 承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。4. 各部门收到急件时，应在3天内呈报办理结果并退回文件。一般性要办理的文件，应在一周内办理并退回文件，最迟不能超过15天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头作简要回复。5. 加强文件催办工作。行政文员对公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。6. 领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交本部门档案员立卷归档。第八条 发文处理按行文工作流程办理。1. 草拟公文的要求：1) 要符合国家的方针、政策、法律、法规和公司规章制度、实施细则的规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策规定相衔接，并加以说明。2) 情况要确实，观点要明确，文字要精炼，条理要清晰，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。3) 引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。4) 草拟公文字迹要清楚，文面应保持整洁。凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。5) 数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。6) 章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四为“(1)”。7) 不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。2. 公文审核。公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人核稿后送办公室进行规范审核，必要时由办公室报财务管理部进行经济审核。3. 审核的重点：1) 是否需要行文。2) 是否符合国家的方针、政策、法律、法规；与公司发过的公文是否矛盾；与公司的规章制度是否衔接；数据是否准确。3) 提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。4) 处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。文字叙述是否符合文法逻辑，标点符号是否正确。 审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原拟文部门修改，改动过大的，要由拟稿人重新拟写。4. 公文签发。公司行政文件，视情况由总经理、董事长签发。部门内发文加盖部门章的文件，由系统负责人签发。5. 公文拟稿、改稿和签发，一律用签字笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。6. 签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。7. 公文签发后，其打印、盖章、装订、登记、分发工作，由各部门指定专人负责。以公司名义发文由行政文员负责。打印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。8. 公文校对一般由拟稿人负责，特殊情况时由行政助理依原稿校对，非主办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。第五章 文件的管理第九条 各系统和部门要指定专人（兼职档案员）负责文书的处理与保管工作，系统和部门负责人要督促其定期归档并加强对相关人员的保密纪律教育，严禁将秘密文件带往公共场所或家中。文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照文件登记处理薄检查归档，以防遗漏。第十条 文件的收集保管与定期归档见档案管理制度中的有关规定。第六章 附则第十一条 本细则由行政办公室制订并负责解释与检查。公司保密管理办法第一章 总则第一条 为保障公司整体利益和长远利益，使公司长期稳定高效地发展，适应激烈的市场竞争，特制定本规定。第二条 所有公司员工都有义务和责任保守公司秘密。第二章 公司秘密的范围和秘级分类第三条 公司秘密分为三类：绝密、机密、秘密。第四条 绝密是指与公司生存、生产、科研、经营、人事有重大利益关系，泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重损害的事项，主要包括：（一） 公司股份构成、投资情况、新产品、新技术、新设备的开发研制资料、各种楼盘设计方案、工程图纸。（二） 公司总体发展规划、经营战略、营销策略、商务谈判内容及载体，正式合同和协议文书。（三） 按档案法规定属于绝密级别的各种档案。（四） 公司重要会议纪要。第五条 机密是指与本公司的生存、生产、科研、经营、人事有重要利益关系，泄露会使公司安全和利益遭到严重损害的事项，主要包括：（一） 尚未确定的公司重要人事调整及安排情况，人力资源部门对干部的考评材料。（二） 公司与外部高层人士、科研人员来往情况及其载体。（三） 公司薪金制度，财务专用印签、帐号，保险柜密码，月、季、年度财务预、决算报告及各类财务、统计报表，微机开启密码，重要磁盘、磁带的内容及其存放位置。（四） 工程管理类图纸及相关资料；（五） 按档案法规定属于机密级别的各种档案。（六） 获得竞争对手情况的方法、渠道及公司相应对策。（七） 外事活动中内部掌握的原则和政策。第六条 秘密是指与本公司生存、生产、经营、科研、人事有较大利益关系，泄露会使公司的安全和利益遭受损害的事项，主要包括：（一） 消费层次调查情况，市场潜力调查预测情况，未来新产品市场预测情况及其载体。（二） 广告企划、营销企划方案。（三） 行政部、财务部等有关部门所调查的违法、违纪事件及责任人情况和载体。（四） 工程、技术、财务部门的安全保卫措施情况。（五） 各类设备图纸、说明书、基建图纸、各类仪器资料、各类技术通知、文件等。（五） 按档案法规定属于秘密级别的各种档案。（六） 各种检查表格和检查结果。第三章 保密措施第七条 公司员工必须具有保密意识，必须做到不该问的绝对不问，不该说的绝对不说，不该看的绝对不看。第八条 总经理领导保密全面工作，各部门负责人为本部门的保密工作负责人，各部门及下属单位必须设立兼职保密员。第九条 对外交往与合作中需要提供公司秘密的事项，应先由总经理批准。第十条 严禁在公共场合、公用电话、传真上交谈、传递保密事项，不准在私人交往中泄露公司秘密。第十一条 公司员工发现公司秘密已经泄露或可能泄露时应立即采取补救措施并及时报告行政办公室，行政办公室立即做出相应处理。第十二条 董事长、总经理办公室及各机要部门必须安装防盗门窗、严加保管钥匙，非本部人员要在获准后方可进入，人走要落锁，清洁卫生要有专人负责或者在专人监督下进行。第十三条 计算机、复印机、传真机的部门都要依据本制度制定本部门保密细则，并加以严格执行。第十四条 文档人员、保密员工作变动时应及时办理交接手续，交由主管领导签字。第十五条 驾驶员对领导在车内的谈话严格保密。第四章 保密环节第十六条 文件打印(一) 由文件原稿提供单位领导签字，签字领导对文件内容负责任，不得出现对公司不利或不该宣传的内容，同时确定文件编号、保密级别、发放范围、打印份数。(二) 打印部门要做好登记，打印校对人员姓名应在发文单中反映,保密文件应由行政办公室负责打印。(三) 打印完毕，所有文件废稿应全部销毁，电脑存盘应消除或加密保存。第十七条 文件发送文件打印完毕，由文印部门专门人员负责转交发文部门，并作登记，不得转交无关人员。发文部门下发文件应认真做好发文记录。保密文件应交由发文部门负责人或其指定人员签收，不得交给其他人员。对于剩余文件应妥善保管，不得遗失。发送保密文件应由专人负责，严禁让未转正员工发送保密文件。第十八条 文件复印原则上保密文件不得复印,特殊情况由总经理批准执行。文件复印应做好登记。复印件只能交给部门主管或其指定人员，不得交给其他人员。一般文件复印应有部门负责人签字，注明复印份数。复印废件应即时销毁。第十九条 文件借阅借阅保密文件必须经借阅方、提供方领导签字批准，提供方加以专项登记，借阅人员不得摘抄、复印，向无关人员透露，确需摘抄、复印时，要经提供方领导签字并注明。第二十条 传真件保密文件传递，不得通过公用传真机。收发传真件应做好登记。保密传真件收件人只能为部门主管负责人或其指定人员，不得为其他人。第二十一条 录音、录像保密录音、录像材料由行政办公室负责存档管理。第二十二条 档案（见档案相关规定）。第五章 违纪处理第二十三条 泄露公司秘密，尚未造成严重后果的，给予警告处分，处以100元至1000元的罚款。第二十四条 利用职权强制他人违反本制度的，给予除名，并处以1000元以上的罚款。第二十五条 泄露公司秘密造成严重后果的，给予开除，并处以10000元以上罚款，必要时依法追究其法律责任。第六章 附则第二十六条 本制度由行政办公室负责制定和解释，总经理审阅批准后执行。档案管理制度第一章 总则第一条 为加强公司文书档案、声像资料的管理工作，保证文书档案、声像资料的及时归档和妥善保管，特制定本制度。第二条 公司行政办公室行政文员负责档案资料的归档督促和日常管理工作。第三条 公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都应按本制度的规定在行政办公室进行归档。第二章 文件的收集第四条 文件收集的范围：1、 公司下发文件；2、 公司的各种规章制度、实施细则、程序文件；3、 公司与其它单位签订的合同、协议书等文件正本、副本等；4、 公司的重要会议资料，包括会议的通知、决议、指示、规定、计划等文件资料；5、 行政机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、条例、规定、计划等文件资料，以及公司业务往来活动的光盘、磁盘等。 6、公司对外的正式发文、公司营业执照及其他证照及与有关的单位来往的文书及传真（传真由行政办公室复印后保管）。 7、公司重要的技术资料、图纸、供应商档案资料、客户资料等。8、公司管理人员任免的文件资料及关于员工奖励、处分的文件资料。9、公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片胶卷、录音、录像等。10、公司及产品的获奖证书原件。 11、公司保密制度中规定的保密范围材料。第五条 重要资料承办人应及时将办理完毕或经批准的文件资料，收集齐全，加以整理，送交档案管理人员归档。第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的重要文件资料，由此项工作的负责人收集并交档案室归档保管。第七条 员工外出培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动，在报差旅费时，须将有价值的文件资料向档案管理员办理归档， 档案管理员签字认可后财务部方可办理报销手续。第八条 公司所有收发的传真，均由行政办公室复印后，交由档案管理人员存档。第三章 档案名称及编号的管理第九条 档案名称的管理：1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。 2、各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视档案多少，及增长情形斟酌决定。 3、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序排列，以便查阅。4、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类号对照表，以免混淆。第十条 档号编定的管理：1、新档案，应就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号。2、档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。3、档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事，应先确定其主要类别，再编列档号。4、档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；右方装订者则填写于右上角。第四章 档案的分类管理第十一条 档案分类应视案件内容、组织部门、业务项目等因素，按部门、保管年限、文档来源、大类、小类等类别分类。先以部门区分，部门区分之后依档案性质分为若干大类，再在同类中依序分若干小类。档案分类应力求切合实际。如因文档较多，以上分类不够应用时必须在后面增设类目。文档不多，也可以只使用其中的几个类目。同一“小类”（或细类）的文档以装于一档案盒为原则，如文档较多，一个档案盒不够使用时，可分装在两个以上的档案盒内，并于小类（或细类）之后增设“卷次号”。以便查考。每一档案盒内首页应设“卷内目录”,文档归档依序编号、登录，并以每一案一个“卷内目录”为原则。公司档案具体分类如下：（可结合公司情况调整） 1、根据组织部门可分为： 1）、金龙房地产开发有限公司：办公室营销策划部工程部 财务部采供部项目部等 2）、物管公司：办公室服务中心（含行政）工程部财务部清洁保安部工程部等2、 据档案来源可分为： 1) 上级机关下发的有关文件2) 公司下发文件3) 公司与公司之间往来文件三、 根据保存年限可分为：1、永久保存的档案：公司章程；股东名册；组织规程及办事细则、证照、证书；董事会及股东会纪录；财务报表；政府机关核准文件；不动产所有权及其他债权凭证；工程设计图；其他经核定须永久保存的文书。 2、长久保存的档案（指保存15年的）：预算、决算书类；会计凭证；事业计划资料其他经审核须长久保存的资料。3、短期保存的档案（指保存1年至5年的）：期满或解除之合约；其他经核定保存1年至5年的。4、暂时保存的档案（指保存1年以下）：结案后无长期保存必要者。第五章 归档的管理第十二条 档案管理人员应根据公司的业务及当年工作状况，编制重要文件资料归档使用的“案卷目录”的条款，必须简明确切，并编上条款号。第十三条 档案管理员应及时将已归档的文件资料按照“案卷目录”条款，放入保存文件夹内，“对号入座”，并在处理文件登记表上注明。第十四条 归档的文件资料页数应齐全、完整。第十五条 在归档的文件资料中，应将每份文件的正件及附件、请示与批复、转发文件及原件、多种文字形成的同一文件，归放在一起，不得分开。第十六条 每份案卷必须按正规的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。第十七条 对于重要的声像档案类资料，档案管理人员应在卷首附上文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景作者（摄制者）等。第六章 档案的借阅管理第十八条 凡在档案室借阅档案者必须在借阅登记本上签字，以签字人对档案负责为原则，如拒绝签字者档案管理员有权拒绝给予办理调档工作（见附表一）。第十九条 档案如规定是不得借出的，档案管理员不能外借，如情况特殊需查阅必须经相关领导批准才能借。未归档的文件及资料可以外借。第二十条 档案的归还以一周为最大限度，在规定的时间内必须还回，如情况特殊，须向档案管理员说明情况，否则由此造成的后果由档案借阅人自负。第二十一条 借阅人必须爱护档案，必须保证档案的安全、保密和完整，不能向无关人员透露档案的内容。不能擅自涂改勾画、剪裁、抽取、摘抄、翻印、复印（如情况特殊在征得档案管理员同意后可以复印）、撕毁、转借或损坏等，否则按规定进行罚款（视其轻重报有关领导处理）并追加当事人责任。第二十二条 借阅时必须当面点清，如发现遗失或损坏，应及时与档案管理员说明，否则按其损坏档案处理。第二十三条 重要文件资料的借阅必须征得有关领导审核同意后方在档案室借阅，档案管理员在接到领导同意的通知后方才给予办理借阅手续，所有文件原件的借阅也必须由相关领导签字后方可以借出。第二十四条 外单位借阅档案，应持单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。第二十五条 外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。第二十六条 档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案立即放回档案盒。档案管理员同时给借阅人办理归还手续。第七章 档案签收管理第二十七条 文件结案移送归档时，根据如下原则签收：1、 检查文件的文本及附件是否完整，如有缺损，应立即告知送件人。2、 文件如经过抽查，应有管理部门的主管签认。3、 文件处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办人。4、 与本公司无关的文件或不应随文档归案的文件，应立即退回经办部门。5、 公司各部门及有关文档经办人员将文件资料交由档案室存档时档案管理员必须填写文件签收单，以便对所交档案去向有所查对（见附表二）。第八章 案卷的清理管理第二十八条 档案管理员要经常擦拭档案架，维护档案清洁，以防止时间长，案卷结尘、潮湿、生虫、发霉等（特别是声像档案的保护更要注意温度、湿度、高度等外界环境的影响）。第二十九条 每年年底依规定清理一次，已到保存期限的，给予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表中注明销毁日期。销毁时必须有三个以上的监销人在场。附表一：档案借阅登记表流水号文件名称借阅部门借阅用途数量借阅人借阅日期归还日期领导签字备注附表二：贵阳金龙房地产开发有限公司档案接收单流水号文件名称来文部门来文时间性质来文日期数量签收人处理情况备注办公用品管理办法第一章 办公用品的购买 第一条 为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由行政办公室统一负责。各部门请购的办公用品需在每月初向行政办公室报计划，金额在100元以下的由行政办公室酌情批准；100元以上的由总经理批准。计划误差在10%左右时属允许范围，超过10%部分报总经理审批。第二条 根据办公用品库存量情况以及消耗水平，各部门办公用品管理员应于每月28日制定月度计划报行政办公室。如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要量将发生变化，也一并向行政办公室提出。第三条 调整印刷制品格式，必须由使用部门以文书形式提出正式申请，经行政办公室审核确定大致的格式、纸张质地与数量，然后到专门商店采购，选购价格合适、格式相近的印刷品。第四条 在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊要求并需要急购的由公司分管领导批准后交行政办公室购买。第五条 办公用品原则上由公司统一采购分发给各个部门。如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品购买申请书”的前提下就近采购。在这种情况下，行政办公室有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。第二章 办公用品的申请分发领用及报废处理 第六条 各部门的申请必须一式两份，一份用于分发办公用品；另一份用于分发领用品台帐登记。在申请书上要写明所要物品、数量与单价金额。 第七条 分发手续1. 接到各部门的申请书（两份）之后，行政文员要进行核对，并在申请受理册上作好登记，写上申请日期、申请部门、用品规格与名称以及数量。2. 行政文员核对、登记后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。办公用品分发作好登记，写明分发日期、品名与数量。一份申请书连同用品发出通知书，用作记账存档；另一份作为用品分发通知，连同分发物品一起返回各部门。第八条 对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上注明用品名称、价格、数量及报废处理的其他事项。 第三章 办公物品的保管第九条 所有入库办公用品，都必须一一填写台帐（卡片）。必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。第十条 办公用品仓库一年盘点两次（6月与12月）。盘点工作由行政办公室室负责。盘点要求做到帐物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整台帐，使两者一致。第十一条 印刷制品与各种用纸的管理按照盘存的台帐为基准，对领用的数量随时进行记录并进加减，计算出余量。在某种消耗品即将用完之前，即时填写申购单递交行政办公室办理采购。第四章 办公用品使用的监督与调查 第十二条 行政办公室对公司各部门进行调查，调查内容包括：1. 核对用品领用传票与用品台帐。2. 核对用品申请书与实际使用情况。3. 核对用品领用台帐与实际用品台帐。第十三条 部门主管职责1. 核对收支传票与用品实物台帐。2. 核对支付传票与送货单据。第五章 办公消耗品管理规定第十四条 办公消耗品是指文具、纸张、账本及其他印刷物品。第十五条 各部门及有关人员必须节约使用，避免浪费。第十六条 办公消耗品的购买和管理，由行政办公室负责，下设保管员处理领用事务。第十七条 行政办公室必须把握消耗品在正常情况下每月平均消耗量以及各种消耗品的市场价格、消耗品的最佳采购日期。在此基础上，确定采购量与采购时间，以最小采购量，满足日常事务运营对消耗品上的基本要求。第十八条 对于特殊场合所用的特殊办公用品，使用部门必须先提出书面申请，行政办公室据此进行必要的调查后报董办批准后方可采购。第十九条 在订制各种帐票时，如果需要改动原格式或者重新设计新格式，使用部门的主管必须起草正式文件或方案，若相关部门，则需要一式多份，然后将这些材料送至行政办公室，并附上委托订制或订购申请单。之后，行政办公室在其责权范围内，审核新格式是否合适，订购数量是否合适，以及新格式的适用性与时效性等等。如果通过审核，还必须就是否由本公司自行复制或复印，还是委托外部进行印刷等问题，与申请部门进一步协商，最后统一报董办批准后执行。第二十条 向行政办公室领取办公消耗品时，必须填写申请书，写明申请时间、使用部门以及物品名称和数量。同时申请者及其部门主管必须签字认可。同时，特殊办公消耗品的申请，必须填写用途。第二十一条 行政办公室必须在填写办公消耗品购进登记簿的基础上，对照各申请采购单传票，在每月未进行统计，并向董办作出报告。第六章 文具用品管理规定第二十二条 本规定所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。1、消耗品：铅笔、刀片、胶带、胶水、大头针、图钉、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便纸条、信纸、橡皮擦、夹子等。2、管理消耗品：签字笔、荧光笔、修正液、电池、直线纸等。3、管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算机、印泥等。第二十三条 文具用品分为个人领用与部门领用两种。个人领用指个人使用并保管的用品，如圆珠笔、橡皮擦、直尺等。部门领用指本部门共同使用的用品，如打孔机、钉书机、打码机等。第二十四条 消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数），经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准，并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。第二十五条 消耗品应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，但纯消耗品（如直线尺）不在此限。第二十六条 管理品移交如有故障或损坏，应加以换新，如遗失应由个人或部门赔偿、自购。第二十七条 文具的申请于每月二十五日由各部门提出“文具用品申请单”交行政办公室统一采购，并于次月一日发放，但管理性文具的申请不受上述时间限制。第二十八条 各部门设立“文具用品领用登记卡”，由行政办公室统一保管，在文具领用时作登录使用，并控制文具领用状况。第二十九条 文具严禁带回家私用。第三十条 文具用品一般由行政办公室向文具批发商采购，其中必需品、采购不易或耗用量大的，应酌量库存，特殊文具行政办公室无法采购的，可以经行政办公室同意授权各部门自行采购。第三十一条 新进人员到职时由各部门提出文具申请单向行政办公室领取文具，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余文具一并缴行政办公室。车辆管理和使用规定第一章 总则第一条 本规定适用于公司公务车的申请、使用、检查、维修保养及违反交通法规和车辆损害处理等。第二章 车辆使用范围第二条 公司领导公务用车。第三条 经营、开发工程业务用车。第四条 机要、财务取款用车。第五条 工伤、急诊、重病号送诊用车。第六条 其他业务用车。第三章 车辆使用申请第七条 公司领导用车，由行政办公室负责安排车辆，一般情况下，领导不应直接指挥司机出车。第八条 各部门用车应提前申请，由部门主管书面或口头通知行政办公室，由行政办公室按轻重缓急进行安排用车。（见附表一）第九条 驾驶员出车须由行政办公室指派，收车后或次日上午到办公室办理收车登记手续，行政办公室应合理安排线路，一个部门申请，兼顾多个部门同行，以提高整体工作效率（见附表二）。第四章 车辆管理第十条 驾驶员须服从行政办公室的领导和工作调度。第十一条 车辆逢休息日及节假日必须集中停放在公司内，未经批准，一律不准将车辆开离公司，违者首次给予罚款处罚，并进行通报批评，二次违反予以辞退。第十二条 外单位借用车辆须报请主管领导批准，并向驾驶员交待行车任务、时间、地点及归还时间，若驾驶员不能跟车，则须于借出前和归还时检查车辆状况。第十三条 严禁非专职司机动用公司车辆，专职司机非经主管领导批准无权将公司车辆交给非专职司机驾驶，一经发现给予处罚当日工资，并予以通报批评，非专职司机未经允许开车发生事故，造成的经济损失和责任由本人承担70%，责任司机承担30%。第十四条 驾驶员须服从行政办公室的安排，未完成出车任务者（包括公休假日出车）给予罚款处罚，3次以上者予以辞退。第五章 处罚规定第十五条 违反下列条款1次者，由行政办公室进行批评教育，并由行政办公室主任给予罚款处罚。1、 不服从行政办公室分配调度，无正当理由不出车者。2、 未经允许私自动用车辆者。3、 收车后没有按规定将车辆停放在公司停车场。4、 未经批准自作主张，私自将车辆送检修理者。5、 不爱护车辆，经行政办公室教育后不及时改正者。6、 服务态度不好，员工投诉1次者。第十六条 交通违规处理，驾驶员因超速、超载、任意停车或其他违反交通规则的一切罚款由驾驶员自行负责。第十七条 车辆损坏、遗失、完全损坏等情况的责任承担1、因驾驶员本人过错发生责任事故造成经济损失时，驾驶员除按本规定承担相应责任外，还将按事故的性质分别给予相应的处罚。1）、一般事故（经济损失在2000元以下者），按经济损失的10%处罚。2）、重大事故（经济损失在2000元以上5000元以下者），按经济损失的15%处罚。3）、特大事故（经济损失在5000元以上者），按经济损失的20%处罚。此项规定所处予的赔偿和处罚，定于主管领导裁决后两天内通知财务部从其本人工资中逐月按比率扣款。2、因执行公务时发生车辆遗失的，应由驾驶员填具车辆报损（失）单经主管证明并呈董事长核准后，按50%比率由驾驶员负担，个人承担部分可从工资中逐月按比率予以扣还。若该车失窃悬赏寻回者，其悬赏资金亦按50%比率由个人和公司互为承担。（见附表三）3、若因私用公务车时发生损坏或遗失的，应由使用人承担全部修理费用或按未发生损坏前的车辆平估价格给予赔偿。若失窃悬赏寻回者，其悬赏金全部由使用人承担。第六章 驾驶员驾驶规定第十八条 驾驶员应保持良好的个人形象，着装整洁、得体并注意个人言行以维护公司的形象。第十九条 下班后驾驶员应将车辆停放在公司内，遇特殊情况须事先报告行政办公室负责人。第二十条 驾驶员在出车前应确认路序和目的地，选择最佳的行车路线。出车后应到办公室报道登记。第二十一条 不论用车者是否系公司员工，驾驶员都应热情接待，小心驾驶确保交通安全。第二十二条 乘车人下车办事时，驾驶员一般不得离车。第二十三条 驾驶员因上厕所，打电话或吃饭需要离开车辆时，须锁死车门。第二十四条 车辆中若装有重要物品或文件资料，驾驶员必须离开时，应将物品、文件放于后行李厢并加锁。第七章 车辆维护检查第二十五条 驾驶员原则上每周清洗车辆，特殊情况随脏随洗，以保持车内外的清洁美观。第二十六条 每日出车前，驾驶员应对车辆的油料、制动器、转向器、后视镜、喇叭进行检查，做到心中有数，一切正常后方可出车。第二十七条 中途停车时，应对各轮胎，车身进行外观检查，及时清理轮胎嵌入物，并检查行车中轻微异响的原因。第二十八条 每日收车后，应再次检查制动液、机油、电瓶液是否可欠，轮胎有无破损，灯光是否齐全。第二十九条 修理车辆时，应到公司指定的维修点修理。第三十条 更换零配件时，驾驶员应认真审查数量、质量及单价。第三十一条 车辆每行驶5000公里应送公司指定保养厂保养。第三十二条 严禁驾驶员修理车辆时虚报工时费及材料费，一经查出即可辞退。第八章 油料使用管理规定第三十三条 油料实行定额购买原则，即每季度核定标准为限。第三十四条 行政办公室应根据车型进行单车油料考核，按百公里确定耗油量，超标者，根据实际情况分析，如人为耗油超标者，将给予经济处罚（见表四）。第三十五条 驶员在报销油费时，须详细填写单车油料考核表，经主管核准后方予批准报销。第三十六条 办公室根据单车油料考核表建立油料台帐，以备查考。第三十七条 司机不得将油票归为己有或挪于它用，严禁倒卖获取不正当收入，一经发现严肃处理。计算机及网络设备管理办法第一章 总 则 第一条 为了正确使用计算机及网络产品，及时发现设备故障，延长设备使用寿命，保护公司财产，特制定本规定。第二条 本规定中所涉及产品的界定：1、计算机是指为