出口文件操作工作流程.doc

出口文件操作工作流程出口文件操作是指针对接受客户委托，为客户出口货物在场站内一系列操作提供服务，在客户和场站操作之间起到纽带的作用，主要青岛世腾克运物流有限公司出口集装箱的单证缮制，海关信息录入，海关放行单核对，核算船单费用，协助应收账款回收等工作。出口业务员的各项工作必须严格按照海关有关法规和公司有关规章制度操作。（一） 出口预配工作1 出口业务员接到客户的装货单、配载表或电子数据后，应仔细审核各项内容，并于5分钟内落实此票货的结费单位，结费方式，站装还是外点,是否有船公司放箱指令等.2 出口业务员接到装货单或配载表后于5分钟内将有关内容(船名、航次、提单号、货名、件数、重量、体积、结费单位、结费方式、危险品、船公司、目的港、中转港、尺寸、箱型、箱数、温度、湿度、通风、法检（商检局规定的法定检验的集装箱）及其他一些装载要求、特殊要求等输入电脑，由电脑自动在系统中查找结费方式，如船公司发的电子数据，在接收到十分钟内转换核对，以便使箱管闸口根据所输电脑内容为提箱客户顺利地提上空箱。3 出口业务员在输入装货单的同时，根据电脑系统自动提示的该船公司的用箱数和在场箱数的对比，与箱管人员及时联系，确保客户能顺利提上空箱。4 出口业务员在接到委托经落实需站内装货的，业务员应及时通知箱管和理货，确保客户能顺利装货。5 危险品货物的操作按照危险品箱管理规定办理。6 出口业务员应对在装箱过程中出现的问题（如件数不符、货物装不下、货物不齐等）给予业务指导并联系解决。（二） 出口制单工作1 出口业务员根据电脑提示在两分钟内确认闸口录入数据是否与下货纸相符，内容一致的确认后海关发送信息，以协助货主顺利通关，如内容不一致，应于5分钟内联系客户更改有关内容，经核对一致后输入电脑，向海关发送信息。2 危险品货物，出口业务员应在及时核对危险品标签的电脑记录（照片）无误并确认后，根据危险品货物安全适运申报单和出口装箱预配单内容缮制包装危险货物装箱证明书，由调度分送港务局、港监及代理。3 出口业务员登陆海关网站下载放行信息并进行核对解锁，有内容不符的及联系解决，未经系统解锁的集装箱不能出场。4 出口业务员根据集港计划在集港开始前半小时向港务局发送EDI信息并落实。出口业务员应随时跟踪集港动态并根据系统提示联系解决集港过程中出现的问题，如在截港前2小时对未返场和未放行的集装箱通知客户，在截港前1小时对已放行未出场的集装箱催促集疏港调度进行处理。5 出口业务员应于截港前1小时，缮制出冷冻箱放行清单并送港务局。6 截港后，出口业务员应及时统计本船加急箱的数量和箱型并联系船公司，使加急箱能及时集港装船。7 出口业务员于开船后1小时内，与港务局核对装船箱数、有无甩箱，确认无误后做整船出场，对码头甩箱，在接到通知10分钟内，通知船公司和客户办理海关移动证，并确认费用。8 冷冻箱的抄表操作按冷冻箱出口重箱抄表监控管理规定。（三） 完船工作1 出口业务员于截港后半小时缮制出装箱清单及其它单证，并分送船公司或代理及其他有关部门，并落实是否收到。2 业务员于开船后6小时内根据港务局装船箱量及船公司分布做出完船箱量分析。3 出口业务员将出口装箱预配单、装货单或配载表、危险货物安全适运申报单、更改函等有关单证装订成册，统计箱量和费用后，认真填写出口完船小结，经航线主管签字确认后于开船后12小时内转会统部做单船核算。4 会统部做完单船核算后，将完船小结转出口业务部由部经理审核，在各项内容完整、符合质量确认要求、费用准确后由出口部经理在完船小结上签字，并转交资料管理员编号入库存档。5 存档资料保存三年。（四） 电脑、打印机、传真机等办公设施的保养和