46成品油零售管理业务流程(省公司).doc

4.6成品油零售管理业务流程4.6成品油零售管理业务流程一、 业务目标1 经营目标1.1 获得最佳零售利润。1.2 扩大市场份额。1.3 保证资产安全，降低货款回笼风险。1.4 保证现金安全及时上缴。2 财务目标2.1 核算规范，保证销售收入及应收账款的真实、准确完整。3 合规性目标3.1 油品价格符合国家有关规定。3.2 油品计量符合国家有关规定。3.3 油品质量符合国家有关规定。二、 业务风险1 经营风险1.1 付油设备突发故障，使销售过程无法确认，导致收入损失。1.2 付油数量不足、服务不规范，导致信誉丧失。1.3 安全事故，导致停业。1.4 不恰当的压价销售，导致毛利损失。1.5 收款与付油量不符，导致收入损失。1.6 对赊销客户的信用等级评估失真、赊销估算协议条款不完备或履行协议不当，导致货款不能及时回笼或损失。1.7 货款失盗，导致现金资产的流失。1.8 库存商品不足、品种不全造成脱销，导致市场份额丧失。1.9 保管不善,导致商品超耗或变质。1.10 加油站电子货币支付系统发生故障，导致客户账户信息失真，影响股份公司声誉。1.11 加油站其它附属设施出租不规范，导致其它收入流失。2 财务风险2.1 虚增或截留收入。2.2 多记或少记应收账款。2.3 销售收入计算错误。3 合规风险3.1 违反国家价格政策或法规，受到处罚。3.2 计量不准确或计量器具检定过期，受到处罚。3.3 油品质量不合格，受到处罚。三、 业务流程步骤与控制点1 需求计划1.1 加油站计量人员或站长根据库存和出库情况，通过电话提前向上级分公司配送中心、或由库存自动管理系统向配送中心发出配送需求，由配送中心组织统一配送。1.1.1 加油站站长或出纳员根据库存和出库情况，每天上午9点通过电话向市公司语音报数。市公司每天上午10点前将辖区内加油站库存情况汇总后向零配中心发出配送需求。零配中心每天下午4点前将具体配送计划以电子邮件形式发送到各油库。油库根据配送计划打印配送单交车队实施配送。1.2 对独立核算(或联营、参股)加油站实行商品进货结算制；对非独立核算加油站进货实行商品内部移库制。1.2.1 业务处对独立核算(或联营、参股)加油站实行商品 进货结算制。零配中心对非独立核算加油站进货实行商品内部移库制。2 接卸入库及日常库存管理2.1 接卸。接卸工作由承运驾驶人员和计量人员共同负责，按照卸油程序检查表流程完成卸油作业。计量人员按照罐车实际计量数填制加油站进油核对单，由承运驾驶人员和计量人员双方签字确认后接卸。运输损耗在定额范围内互不找补，定额损耗由加油站承担；出现超定额损耗由承运驾驶人员签字确认实际数量，由承运单位承担超耗损失。2.1.1 接卸工作由运油司机和经过计质量部门培训合格的加油站领班或当班人员共同负责，按照卸油程序检查表流程完成卸油作业。加油站领班或当班人员按照罐车实际计量数填制加油站进油核对单，由运油司机和加油站领班或当班人员双方签字确认后接卸。运输损耗在定额范围内互不找补，定额损耗由加油站承担；出现超定额损耗由运油司机签字确认实际数量，由油库承担超耗损失。2.1.2 接卸油品出现数质量纠纷，由市公司计质量部门负责按有关规定予以协调和仲裁。2.2 数量管理。加油站站长和计量人员是加油站数量管理责任人；记账人员、计量人员不能由同一人担任（年销售量较小、员工人数较少的小站经地市公司经理批准后除外）。建立计量器具、储油罐、加油机（流量表）档案，并定期校检，确保计量精度符合管理要求。加油站实行定额损耗控制管理。按月盘点，定额损耗至少每季度核销一次。加油站记账人员根据加油站油品分罐保管登记账填制加油站油品损溢报告单，由加油站站长签字确认，报上级数质量管理部门审核，经上级分公司分管经理批准后，凭此单登记加油站库存商品明细分类账、加油站油品分罐保管登记账中“核销损溢”栏。超耗部分由加油站承担。2.2.1 数量管理。加油站站长和片区计质量监管员是加油站数量管理责任人，站长负责油品的实物管理，计质量监管员负责油品实物的监督；加油站负责建立计量器具、储油罐、加油机（流量表）档案和计量器具的使用保管，确保计量器具合格有效、超期或失效的及时上报处理和核定。2.2.2计质量监管员负责定期校检，确保计量精度符合管理要求。按月组织盘点，定额损耗至少每季度核销一次。片区计质量监管员根据出纳员的加油站油品分罐保管登记账填制加油站油品损溢报告单，由加油站站长签字确认，报市公司计质量管理部门审核，经市公司分管经理批准后，凭此单登记加油站库存商品明细分类账、加油站油品分罐保管登记账中“核销损溢”栏。加油站实行定额损耗控制管理。超耗部分由加油站承担。2.3 质量管理。加油站站长是本站油品质量责任人，加油站计量人员是兼职质量管理员。汽、柴油的运输必须专车专用。接卸操作过程中，确保接卸品种和库存品种相一致，杜绝混油事故发生。储油罐每隔三年清洗一次，船舶油舱每两年清洗一次。储存、运输、接卸过程中应盖严罐（舱）口、计量孔，做好透气孔的防护，防止水杂侵入油中。发现罐（舱）底有水杂、超过5厘米及时清除(乙醇汽油不得含水)，防止水杂随油发出。3 价格执行3.1 省（市）分公司（区外销售公司）价格领导小组（经理任组长）依照股份公司下达的零售价格中准价，按照浮动率，结合当地情况，制定各地市零售执行价格。3.2 加油站严格按规定的价格执行。没有实行中国石化加油卡联网的加油站接到调价通知后，按规定的时点，上级部门组织人员准时抄录加油机（流量表）的泵码数，由加油站站长签字确认。调整后的单价及时公示。填制调价当日的加油站销售日报表时，依据原始凭证按不同的单价分段填写升数和金额。3.2.1 没有实行中国石化加油卡联网的加油站接到调价通知后，按规定的时点，加油站领班或当班人员根据上级部门安排准时抄录加油机（流量表）的泵码数，按多进行一次交接班处理，由加油站站长签字确认，零售片区经理负责检查监督，调整后的单价及时公示。填制调价当日的加油站销售日报表时，依据原始凭证按不同的单价分段填写升数和金额。4 加油与销售4.1 加油站实行加油人员定机（表）负责制，加油人员须持证上岗。加油人员根据顾客加油凭证的品种、规格、数量付油。加油站配送业务：由加油机付油，除增加送货服务外，其他操作流程同上。4.1.1 加油站配送业务：由加油机付油，原则上专站专机专人，独立建帐，配送人员与片区小额配送司机根据顾客加油凭证的规格、品种、价格和数量付油，不得赊销。4.2 加油站每班营业终了，加油人员将负责的加油机（流量表）泵码数与收回的各种付油凭证（包括检视泵回罐数、修机走空数）核对一致后，填制加油站交接班表，由交接双方当值班长签字认可，记账人员（会计、收款人员分离设置的由双方签字）签字监交。如交接时发生短缺，由当班责任加油人员承担。4.2.1 加油站每班营业终了，加油站领班将负责的加油机（流量表）泵码数与收回的各种付油凭证（包括检视泵回罐数、修机走空数）核对一致后，填制加油站交接班表，并由出纳员签字监交。如交接时发生短缺，由当班责任加油员承担。5 结算与收款5.1 现金付款售油：客户加油后，加油人员根据加油量收取油款。每日交接班时现金收入数与加油站交接班表现金付油数相等。当地没有银行的海上、内河网点以及偏远的加油站点，每三天必须将销售款解缴指定银行账户或上交上级分公司收款部门，并由收款人签收；其他加油站销售款必须当日解缴指定银行账户或上交上级分公司收款部门，并由收款人签收。未交款之前，须存入保险柜中由加油站责任人负责保管。5.1.1 现金付款售油：客户加油后，加油站收款员根据加油量收取油款，每日交接班时现金收入数与加油站交接班表现金付油数相等。当地没有银行的偏远的加油站点，出纳员每三天必须将销售款解缴指定银行账户；其他加油站销售款必须当日解缴指定银行账户或上交市公司财务部门，并由收款人签收。未交款之前，前台资金由收款员负责保管，交接班后的后台资金须存入保险柜中由加油站出纳员负责保管。5.2 预收货款售油：客户在加油站上级分公司指定地点交纳预付款后，办理相应加油凭证（如：中国石化加油卡等）。加油人员接到有效加油凭证后付油。预收货款售油收款与现金付款售油收款要求相同。5.2.1 预收货款售油：客户在加油站或IC卡销售网点交纳预付款后，办理相应加油凭证（如：中国石化加油卡等），加油员接到有效加油凭证后付油。预收货款售油收款与现金付款售油收款要求相同。5.3 赊销售油:地市公司（或聘请社会中介机构）按照省（市）分公司（区外销售公司）信用政策，根据客户的资金、购买、信用等状况，实时监控客户资信，建立客户信用动态档案。地市公司零售管理部门、财务部门根据客户信用动态档案及客户需求，拟定客户信用具体限额和相应支付方式，经零售管理部门、财务部门负责人审核后，报省（市）分公司（区外销售公司）经理审批。公司与购油结算协议清款责任人签订货款回笼责任书。在落实清款责任人后，与客户签订购油结算协议，并商定加油凭证。客户在指定加油站加油，按协议规定付款结算。加油站分户建立由专人记录的购油结算协议客户登记账，加油时，加油人员严格执行购油结算协议。5.3.1 赊销售油: 由市公司（或聘请社会中介部门）按照广东石油分公司赊销管理办法要求，根据客户的资金、购买、信用等状况，实时监控客户资信，建立客户信用动态档案。市公司零售部、财资部根据客户信用动态档案及客户需求，拟定客户信用具体限额和相应支付方式，经零售部、财务部负责人及市公司分管领导审核后，提供齐全的赊销申请资料报省公司零管处初审并提交省公司赊销管理小组审批。市公司按审批意见与购油结算协议清款责任人签订货款回笼责任书。在落实清款责任人后，与客户签订购油结算协议，并商定加油凭证。客户在指定加油站加油，按协议规定付款结算。加油站分户建立由出纳员记录购油结算协议客户登记账。加油时，加油员严格执行购油结算协议，不得超期限、超额度赊销。5.3.2 加油站站长是应收帐款第一责任人，出纳员、网点财务监管员和市公司财务部门负责监控。6 销售日结6.1 记账人员以加油站交接班表为依据，结合加油站进油核对单和计量员检尺的同期油罐库存数，填制加油站销售日报表、加油站付油日报表，由加油站站长签字确认。记账人员凭此登记加油站库存商品明细分类账、加油站油品分罐保管登记账。6.1.1 加油站出纳员以加油站交接班表为依据，结合加油站进油核对单和加油站领班检尺的同期油罐库存数，填制加油站销售日报表、加油站付油日报表，由加油站站长签字确认。加油站出纳员凭此登记加油站库存商品明细分类账、加油站油品分罐保管登记账。6.2 城内及有条件的加油站当日报送加油站销售日报表、加油站付油日报表和交款凭证；地处偏远、交通不便的加油站点，除当日电告营业情况外，每周至少报送一次加油站销售日报表、加油站付油日报表和交款凭证。7 财务记账7.1 独立核算加油站，必须按照股份公司内部会计制度等有关规定设立独立核算体系；非独立核算加油站，由上级分公司统一核算。7.2 各地市公司的财务人员复核加油站上交的加油站销售日报表、加油站付油日报表和交款凭证、确认应收款明细，上述报表和凭证按股份公司内部会计制度进行会计处理；地处偏远、交通不便的加油站点，经地市公司分管经理批准后，可在规定的时间内按股份公司内部会计制度进行会计处理。8 月末盘点8.1 月末结账时，地市公司业务部门负责人或授权有关人员，会同加油站管理人员，对加油站商品数量、实物数量、购油结算协议款回收等情况，进行盘点。记账人员根据加油站库存商品明细分类账中的本期结存数与账面罐存数、加油站油品分罐保管登记账中的净油库存数，填制加油站商品盘点月报表，由加油站站长、计量人员签字确认库存数量及“损溢分析”，每季结账时，报地市公司分管经理签字批准，核销损溢。 8.1.1 月末结账时，市公司计质量部、零售部、财务资产部或授权有关人员，会同片区经理、片区网点财务监管员、片区计量监管员及加油站人员，对加油站商品数量、实物数量、购油结算协议款回收等情况，进行盘点。加油站出纳员根据加油站库存商品明细分类账中的本期结存数与账面罐存数、加油站油品分罐保管登记账中的净油库存数，填制加油站商品盘点月报表。由加油站站长、片区计量监管员签字确认库存数量及“损溢分析”，市公司分管经理审核签字报省公司批准后，核销损溢。8.2加油站记账人员至少每月与财务、业务人员对账，确保账实相符、账表相符、账账相符。 8.2.1 加油站出纳员每月与市公司财资部、零售部对账，确保账实相符、账表相符、账账相符。9 其他业务9.1 加油站附属设施招商（出租），统一由地市公司招标，加油站负责现场管理。9.1.1 加油站附属设施招商（出租），须经省公司审批后，统一由市公司招标，加油站负责现场管理。各市公司须将出租附属设施的水电等费用与加油站分开，并及时收取和冲减加油站的相关费用。10 营销分析10.1 地市公司至少每月召开营销分析会议，分管经理和相关职能部门及加油站管理人员参加，分析当期销售情况，提出改进意见，制定出完成下月零售经营目标的营销措施，并形成书面记录。11 监督检查11.1 地市公司业务管理部门至少每月组织专业人员对 加油站进行日常管理检查，形成检查记录，提出处理意见报分管经理审核后落实整改。11.1.1 市公司零售部组织规范化管理员每月对加油站和ME工作情况进行日常管理检查，形成检查记录，提出处理意见报零售部负责人审核后落实整改。四、 业务流程图表控制点适用单位不相容岗位控制点分值监督检查方法流程图1. 需求计划1.需求计划3.价格执行2.接卸入库及日常库存管理4.加油与销售111010105. 结算与收款6. 销售日结7.财务记账8. 月末盘点10.营销分析9. 其他业务11.监督检查1.1 加油站计量人员(站长)根据库存和出库情况，通过电话提前向上级分公司配送中心，或由库存自动管理系统向配送中心发出要货需求，配送中心组织统一配送。分（子）公司31.1检查配送中心是否有加油站要货记录。1.2 对独立核算(或联营、参股)加油站实行商品进货结算制；对非独立核算加油站进货实行商品内部移库制。分（子）公司31.2检查加油站的商品进货制度。2. 接卸入库及日常库存管理2.1 接卸。接卸工作由承运驾驶人员和计量人员共同负责，按照卸油程序检查表流程完成卸油作业。计量人员按照罐车实际计量数填制加油站进油核对单，由承运驾驶人员和计量人员双方签字确认后接卸。运输损耗在定额范围内互不找补，定额损耗由加油站承担；出现超定额损耗由承运驾驶人员签字确认实际数量，由承运单位承担超耗损失。分（子）公司经办计量42.1检查是否按照卸油程序检查表流程完成卸油作业；检查加油站进油核对单是否有承运驾驶员和计量员双方签字，检查损耗是否按规定处理； 2.2 数量管理。加油站站长和计量人员是加油站数量管理责任人；记账人员、计量人员不能由同一人担任（年销售量较小、员工人数较少的小站经地市公司经理批准后除外）。建立计量器具、储油罐、加油机（流量表）档案，并定期校检，确保计量精度符合管理要求。加油站实行定额损耗控制管理。按月盘点，定额损耗至少每季度核销一次。加油站记账人员根据加油站油品分罐保管登记账填制加油站油品损溢报告单，由加油站站长签字确认，报上级数质量管理部门审核，经上级分公司分管经理批准后，凭此单登记加油站库存商品明细分类账、加油站油品分罐保管登记账中“核销损溢”栏。超耗部分由加油站承担。分（子）公司记账计量经办审核审批32.2检查加油站的职责分工情况，检查加油站油品损溢报告单是否经站长签字并经数质量部门审核后由分管经理批准。2.3 质量管理。加油站站长是本站油品质量责任人，加油站计量人员是兼职质量管理员。汽、柴油的运输必须专车专用。接卸操作过程中，确保接卸品种和库存品种相一致，杜绝混油事故发生。储油罐每隔三年清洗一次，船舶油舱每两年清洗一次。储存、运输、接卸过程中应盖严罐（舱）口、计量孔，做好透气孔的防护，防止水杂侵入油中。发现罐（舱）底有水杂、超过5厘米及时清除(乙醇汽油不得含水)，防止水杂随油发出。分（子）公司22.3检查加油站站长岗位责任制3. 价格执行3.1 省（市）分公司（区外销售公司）价格领导小组（经理任组长）依照股份公司下达的零售价格中准价，按照浮动率，结合当地情况，制定各地市零售执行价格。分（子）公司经办审批33.1检查是否由省（市）分公司（区外销售公司）价格领导小组制定各地市零售执行价格。3.2 加油站严格按规定的价格执行。没有实行中国石化加油卡联网的加油站接到调价通知后，按规定的时点，上级部门组织人员准时抄录加油机（流量表）的泵码数，由加油站站长签字确认。调整后的单价及时公示。填制调价当日的加油站销售日报表时，依据原始凭证按不同的单价分段填写升数和金额。分（子）公司经办审核33.2检查加油站是否按规定价格执行，调价时的泵码记录是否有站长签字。4. 加油与销售4.1 加油站实行加油人员定机（表）负责制，加油人员须持证上岗。加油人员根据顾客加油凭证的品种、规格、数量付油。加油站配送业务：由加油机付油，除增加送货服务外，其他操作流程同上。分（子）公司54.1检查加油员上岗证件。4.2 加油站每班营业终了，加油人员将负责的加油机（流量表）泵码数与收回的各种付油凭证（包括检视泵回罐数、修机走空数）核对一致后，填制加油站交接班表，由交接双方当值班长签字认可，记账人员（会计、收款人员分离设置的由双方签字）签字监交。如交接时发生短缺，由当班责任加油人员承担。分（子）公司经办审核54.2检查加油站交接班表的签字手续是否齐全。5. 结算与收款5.1 现金付款售油：客户加油后，加油人员根据加油量收取油款。每日交接班时现金收入数与加油站交接班表现金付油数相等。当地没有银行的海上、内河网点以及偏远的加油站点，每三天必须将销售款解缴指定银行账户或上交上级分公司收款部门，并由收款人签收；其他加油站销售款必须当日解缴指定银行账户或上交上级分公司收款部门，并由收款人签收。未交款之前，须存入保险柜中由加油站责任人负责保管。分（子）公司经办审核85.1检查加油站的交款记录，是否在规定时间及时上缴。5.2 预收货款售油：客户在加油站上级分公司指定地点交纳预付款后，办理相应加油凭证（如：中国石化加油卡等）。加油人员接到有效加油凭证后付油。预收货款售油收款与现金付款售油收款要求相同。分（子）公司65.2实地观察流程。5.3 赊销售油：由地市公司（或聘请社会中介机构）按照省（市）分公司（区外销售公司）信用政策，根据客户的资金、购买、信用等状况，实时监控客户资信，建立客户信用动态档案。地市公司零售管理部门、财务部门根据客户信用动态档案及客户需求，拟定客户信用具体限额和相应支付方式，经零售管理部门、财务部门负责人审核后，报省（市）分公司（区外销售公司）经理审批。公司与购油结算协议清款责任人签订货款回笼责任书。在落实清款责任人后，与客户签订购油结算协议，并商定加油凭证。客户在指定加油站加油，按协议规定付款结算。加油站分户建立由专人记录的购油结算协议客户登记账，加油时，加油人员严格执行购油结算协议。分（子）公司经办审核审批85.3检查是否建立客户信用动态档案，是否与客户签订购油结算协议，是否经省公司经理审批，赊销是否附有货款回笼责任书。6. 销售日结6.1 记账人员以加油站交接班表为依据，结合加油站进油核对单和计量员检尺的同期油罐库存数，填制加油站销售日报表、加油站付油日报表，由加油站站长签字确认。记账人员凭此登记加油站库存商品明细分类账、加油站油品分罐保管登记账。分（子）公司记账计量经办审核56.1检查加油站销售日报表、加油站付油日报表是否有加油站站长签字确认。6.2 城内及有条件的加油站当日报送加油站销售日报表、加油站付油日报表和交款凭证；地处偏远、交通不便的加油站点，除当日电告营业情况外，每周至少报送一次加油站销售日报表、加油站付油日报表和交款凭证。分（子）公司56.2检查加油站报表是否按规定要求上报。7. 财务记账7.1 独立核算加油站，必须按照股份公司内部会计制度等有关规定设立独立核算体系；非独立核算加油站，由上级分公司统一核算。分（子）公司57.1检查加油站是否设立核算体系。7.2 各地市公司的财务人员复核加油站上交的加油站销售日报表、加油站付油日报表和交款凭证、确认应收款明细，上述报表和凭证按股份公司内部会计制度进行会计处理；地处偏远、交通不便的加油站点，经地市公司分管经理批准后，可在规定的时间内按股份公司内部会计制度进行会计处理。分（子）公司经办审核审批57.2检查地市公司是否及时对加油站上缴的报表复核并及时入账。8. 月末盘点8.1 月末结账时，地市公司业务部