合同签定至商铺开业阶段管理指南.doc

租赁合同签定至商铺开业阶段管理意见书一、 目的:1、 有效及时的传递签约、装修信息；2、 提高接铺、装修办理效率，提高对商家的装修服务质量；3、 确保商铺按合同约定时间准时、安全地开业经营。二、适用范围：购物中心、社区商业中心。三、 管理内容: （1） 进场前期准备1、租赁合同审批完成后两个工作日内，由合同执行岗客服专员/客服员将合同关键要点用内部QQ传递给租户关系中心客服专员/客服员。2、商家正式签约时，同时签订消防责任书、装修手则和租户手则，并且招商部文员向商家提供商铺交付通知书；在租赁合同签定完善后24小时内，招商部文员向该项目全体成员用内部QQ传递新签约商家信息；客服部文员将其收录于商家基础信息动态表并为该商铺建档。3、租户关系中心客服专员/客服员收到商家签约信息后，检查该签约店铺是否已达交付状态；若未达到要求，由商业或物业工程部限期整改，租户关系中心客服专员/客服员跟踪进度。收到商家签约信息后当日：由客服专员/客服员联络商家，了解商家装修进场计划，确定接铺事宜（接铺时间以合同为准）；顾客服务中心客服专员/客服员为该商家准备进场及装修资料。4、租户关系中心客服专员/客服员填写确保商家准时开业跟进计划表。日后，该客服专员/客服员必在确保商家准时开业跟进计划表上每日更新一次。5、封铺：若由我司负责封铺，收到新签约信息后5日内，协助商家向市场推广部传递封铺方案，市场推广部主导，租户关系中心客服专员/客服员配合完成封铺；若由商家自行封铺，封铺形象需交市场推广部审批，租户关系中心客服专员/客服员配合，封铺在交铺后5日内完成。租户关系中心客服专员/客服员监督封铺实施情况和完成形象。（2）进场交铺1、商家提供和填写以下资料：签约人身份证或公司营业执照复印件（非签约方办理手续需携带签约方授权书）；填写经营户登记表，签订装修承诺书；2、收费：顾客服务中心客服专员/客服员填写装修收费记录表,商家签字确认，顾客服务中心客服专员/客服员按表收取费用。3、交铺：商家、租户关系中心客服专员/客服员、物业工程人员到现场进行交铺，三方在商铺交付及收回记录表上签字确认。4、租户关系中心客服专员/客服员将准备的装修资料供给商家，详细讲解，准备装修事宜。顾客中心客服专员/客服员将商铺交付及收回记录表的信息在当日传递至物业公司项目出纳处进行软件数据更新。客服行政文员在24小时内将以上相关记录和表格归档。（3）装修审核1、商家须提供：电子版装修报建图纸一套、商铺效果图、以及其它图纸（见商铺消防申报须知）2、装修图会签会审租户关系中心客服专员/客服员将以上图纸提交会签或会审，在审图期间及时将公司会签会审议建与商家沟通，确保3个工作日内完成审图。（4）装修实施1、商家提供以下档案：消防部门批复合格的建筑工程消防设计的审核意见书（正本），客服部存档其复印件。经消防部门审核合格的蓝图(白图)装修图纸的复印件或电子版，顾客服务中心客服专员/客服员收齐以上档案后为商家核发装修许可证及其它手续，商家开始进行商铺装修。2、顾客服务中心客服专员/客服员打印协调单,填写装修商铺检查日报表交物业工程部,由物业工程部和租户关系中心客服专员/客服员对商家进行装修服务、监督管理和跟踪装修施工进度。巡检过程中发现不合格项时，由物业工程部发违章施工整改通知书，限商家在5天之内整改，租户关系中心客服专员/客服员与物业工程部一起跟踪处理结果。（5）装修验收1、开业后3天内，由租户关系中心客服专员/客服员、物业工程部进行验收,物业工程部根据双方合同约定、装修承诺书和国家电器、消防等规范对商铺进行验收,租户关系中心客服专员/客服员对商铺外观进行验收,填写商铺装修验收表,三方签字确认。若有不合格项，记录于验收表，要求商家在15天之内整改完毕。2、退还装修保证金，商家提供以下资料：l 消防部门批复的建筑工程消防验收的意见书（正本）l 我方验收合格的商铺装修验收表l 装修保证金收据顾客服务中心客服专员/客服员办理装修保证金退还，分两次退款：第一笔结构安全环境保证金；验收合格后三个月，客户持装修保证金收据退还第二笔外观、防漏保证金。 （6）开业准备1、商家开业前3天，顾客服务中心客服专员/客服员为其办理开业确认书；填写配合申请单，通报物业相关部门商家准确开业时间及以下配合事项：l 保洁部在开业前一天完成商铺外墙的清洁;l 工程部在开业前一天对商铺内的设施设备进行检查，确保商家开业后能正常运行及使用；2、客服部文员收到开业确认书后在商家基础信息动态表中更新商家状态信息。3、对于未按合同约定时间开业的商家，租户关系中心客服专员/客服员将发函告知商家，涉及租金延迟缴纳或减免的，必须让商家出具书面申请，租户关系中心客服专员/客服员提交公司OA会签。（7）开业合法手续商家在开业后3个月内需要提供该商铺（主力店除外）以下证照（包括但不限于）：工商营业执照、税务登记证、卫生许可证、员工健康证、产品代理授权书，由租户关系中心客服专员/客服员追踪商家收取