集团会议管理制度.docx

.湖北XX集团会议管理制度 编 制： 集团人事行政中心 审 核： 审 批： 日 期：201X年XX月1、 目的 为规范集团公司会议管理，提高会议质量及工作效率，特制定本办法。二、适用范围 本制度适用于集团及各分子公司。三、会议规则（一）年度会议：每年（年底）召开一次全员年度总结大会； （二）季度会议：每季度一次董事会（最后一个月月底）； （三）月度会议：集团公司各部门、分子公司召开月度重点工作总结会、经营分析会；1、集团公司会议：月度重点工作总结会集团公司会议组织：人事行政中心集团公司会议主持：战略委员会张主任集团公司参会人员：各部门或公司副总以上人员； 2、各分子公司会议：月度经营分析会各分子公司会议组织：分子公司人事行政负责人各分子公司会议主持：分子公司总经理；各分子公司参会人员：分子公司部门经理（主管）、集团人事行政中心相关人员；（4） 周例会：各部门每周进行周工作汇报及工作布达；会议组织：各部门负责人会议主持：部门负责人参会人员：部门成员或其他相关人员四、会议程序 （一）提前发出会议通知 1、通知内容包括：时间、地点、出席人、议题、议程等； 2、方式：由会议承办人通过口头或书面形式发出，注意口头仅适用于例会召开的确认； 3、出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排； 4、通知时间：根据会议要项拟订会议通知，并提前发送。 （二）会务准备 会务准备包括以下内容：会议场所布置包括座次布局、会议需用设备的准备与调试、签到表、麦克风、录音工具、投影仪、幻灯片和白板或黑板等，根据会议的内容和性质的不同进行相应的准备。 （三）会议纪要 1、各类会议须指定专人负责会议的记录整理工作，形成会议纪要； 2、起草会议纪要应采用打印体（其正文部分字体要求是宋体小四号）； 3、会议纪要应在会后的一天之内提交集团人事行政中心存档； 4、会议纪要重要决议必须经所有参会人员阅读签字后存档。 （四）会议督办 指定专人负责，对会议中重点事项的责任人工作进展按照月或周进行跟进反馈，经相关负责人签字确认并报集团人事行政中心汇总后形成会议督办表报董事长审阅。五、会议要求 （一）控制出席人数，主题明确； （二）对重大或有分歧的议题，在会议上争执不下时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议； （三）会议发言简明扼要，相对控制每位发言时间； （四）对多个议题的会议，每段时间只集中充分地讨论其中一个议项。主持人可在每一议项或每隔一段发言时间做出小结，及时做出决定； （五）与会人员应提前10分钟进入会场，并将手机关闭或调至震动模式，无特殊情况，会议期间不予接听电话并不得随意离场。六、会议室管理 （一）注意保持会议室的环境卫生； （二）严禁在会议室吃东西； （三）严禁在会议室及桌面，堆放与会议室配套物品无关的设施； （四）严禁在会议室处理与工作无关的事情。7、 会议管理考评机制 为强调会议质量，特对会议纪律做如下考评，每次会议对会议中出现以下情形的进行通报批评。序号考评类别考评金额 1迟到早退每次罚款50元 2未请假缺席每次罚款200元 3中途溜号每次罚款50元 4手机响铃每次罚款50元 5会议期间打瞌睡每次罚款50元 6做与会议无关的事情每次罚款50元 7随意走动、讲话、交头接耳每次罚款50元 八、本办法的拟定或者修改由集团人事行政中心负责，报董事长批准后执行。九、附件（1） 会议记录（2） 会议签到表 湖北XX建设集团 二一六年十一月二十三日 附件一：会议纪要会议纪要 会议编号会议日期： 会议时间：会议地点：会议主题：出席人员：缺席人员： 会议主持：会议记录： 会议内容： 撰稿： 核稿：附件二：会议签到表会议签到表会议名称会议地点会议组织部门会议时间参会人员名单序号姓名部门签到时间序号姓名部门签到时间11421531641