关于公司出差差旅费、采购费、交通费、招待费和通讯费报销管理的有关规定.doc

关于公司出差差旅费、采购费、交通费、招待费和通讯费报销管理的有关规定湘神财字（2005）012号近来，公司出差差旅费、采购费、交通费、招待费和通讯费的报帐程序和管理比较混乱，为了规范其管理，特规定如下：一、 凡公司规定享有手机通讯费报销的管理人员，必须按行政部有关管理人员享有手机通讯费报销的管理规定的规定执行，使用公司统一规定的手机卡号，凡使用非公司规定的卡号的手机费一律不予报销。二、 享有手机通讯费报销的管理人员报销手机通讯费时，必须在其规定的报销额度内，凭中国移动、中国联通或中国电信公司的统一规定发票据实报销，超过额度部分不予报销。三、 手机通讯费的报销时间，统一规定：本月的通讯费报销，在下个月10号统一交公司行政人力资源部汇总登记造册，并和报销发票统一交财务中心集中报销，愈期未报者（除有特殊情况或经总经理批准外），不许报销。四、 从2005年4月份起，享有公司报销的手机通讯费一律不再列入工资表中核算，由行政人力资源部汇总单独报财务集中报帐。五、 出差人员和市内外去人员报销差旅费必须凭本部门主管审批的出差人员申请单或工作时间外出申请单以及出差差旅费和市内交通费的有关发票据实核报，无申请审批单，拒绝报销。六、 出差人员和工作时间外去办事人员，在填报相关申请审批单时，必须填明出差或外去的事由、时间、地点、路线以及返回时间，除主管部门第一负责人审批外，必须交门卫保安签字确认，否则，申请审批单无效，不能作为报帐的依据。七、 出差人员申请单一式两联，一联交行政人力资源部，作为出差考勤的备件，第二联随同费用发票交财务作为记帐凭证；工作时间外出申请单一式一联，交财务报帐经审核后，交行政人力资源部作为外出考勤的依据。八、 出差人员报销差旅费，规定在回公司后一个星期内报帐，否则，出差人员的出差借支款从本人的工资中扣回，除有特殊情况经总经理批准最长不能超过一个月报帐外，其他情况一律拒报。九、 公司采购物资应设专职采购人员，总部各职能部门的办公用品和低值易品的采购统一归属行政部专人采购，各经济实体的原辅材料的采购以及科研和基建部门的设备物资的采购应统一由专职的采购人员采购；专职采购员一律凭各经济实体或职能部门主管申请并经分管的行政、生产、基建和科研的副总审批的物资采购申请单采购，物资采购申请单上必须填列所采购物资的名称、规格、型号、计量单位、数量、单价及金额，所采购物资的数量和金额不能超过本部门的计划采购额度，如有特殊情况，须经分管的副总经理或总经理批准后才超额采购，否则，多采购的金额部分不予报销。十、 公司采购人员，在采购物资经检验入库后并经仓库管理员签字确认后的入库单、采购发票、采购物资清单以及物资采购申请单到财务中心报帐，并且在物资采购清单上必须注明供应商的全称、地址以及电话号码，以便接受财务中心的监督，否则，不予报销。十一、 公司各部门的业务招待必须事先实行申请审批制，各部门确需要进行业务招待的，首先，须由各部门主管申请，填写业务招待费申请审批单，再经有审批权限的部门第一负责人审批方可进行业务招待，审批权限的额度为：部门第一负责人的审批权限为400元以内，超过400元以上必须经总经理审批方可进行招待，如因工作需要在外必须进行业务招待，不能书面申请的，当事人必须用电话向部门第一负责人或总经理申请并得到批准后方可招待，回公司后应补填业务招待费申请审批单并由部门第一负责人或总经理批准签名后方可报销，否则，一律不予报销。十二、 业务招待人员在填写业务招待费申请审批单时，必须填写业务招待的事由、招待的单位或部门、事先按排的酒店或宾馆、招待的金额等事项。报帐时一律凭报销的发票和酒店宾馆出具的有效的菜单，并且菜单上一定注明招待的人员的姓名、电话号码、酒店地址、电话号码和证明人姓名、电话号码，凡没有注明上述事项的，财务拒绝