论采购管理课程论文

论采购管理摘要：2015年7月，我参与了某市人力资源和社会保障公共服务平台建设项目，并担任项目经理。该项目属于国家金保工程市级子项目，投资共500万元，建设工期一年。通过建设某市人力资源和社会保障公共服务平台，该系统以社会保障卡为载体，建立基础信息数据库，采用服务总线技术和协同管理平台，实现就业创业、社会保障、人事人才、劳动关系等业务间的协同和系统间的互联。系统整体采用J2EE体系结构，在人社部“核心平台三版”和“劳动99三版”的框架结构之上进行本地化开发工作，按照B/S/S模式来构筑应用系统。该项目于2016年7月通过了验收，赢得了省级验收组的好评。本文结合作者的实际经验，以该项目为例，讨论了信息系统项目管理过程中采购管理的重要性，并分别论述了项目采购计划的编制、采购实施、采购管理、结束采购等阶段的重要性。正文：2015年7月我参与了*市人力资源和社会保障公共服务平台建设项目，并担任项目经理。该项目属于国家金保工程市级子项目，投资共800万元，建设工期一年。该系统以社会保障卡为载体，建立基础信息数据库，采用服务总线技术和协同管理平台，实现就业创业、社会保障、人事人才、劳动关系等业务间的协同和系统间的互联，借助互联网的覆盖能力，形成深度融合的网上办公的工作机制，形成线上线下相融合、服务衔接有序、规范安全高效的“互联网+人社”发展格局。该项目遵守人社部颁发的各项数据、技术标准，符合国家金保工程系统建设标准。系统整体采用J2EE体系结构，在人社部“核心平台三版”和“劳动99三版”的框架结构之上，进行本地化开发工作，按照B/S/S模式来构筑应用系统。采用面向服务的技术架构（SOA）思想,完成业务系统的分析与设计，采用构建化、参数化、方法库和工作流等技术提高系统的扩展性。采用最新的架构驱动的软件开发方法，按照CMMI的要求制定一系列的开发过程规范。该项目于2016年7月通过了验收，赢得了省级验收组的好评。由于本项目是一项民生工程，是破解民生热点难点问题，实现“数据多跑路，群众少跑路”，推动人力资源和社会保障事业创新发展的重要手段。为了保证项目的如期按质按量完成，我作为项目经理带领项目团队全体成员除了对其它管理领域进行恪尽职守的管理外，特别是通过出色的采购管理，取得了可喜的成绩，确保了项目按期完成。本文以本项目中采购社保卡读卡器、二代身份证读卡器、高拍仪、服务器等硬件设备过程为例，从项目采购计划的编制、选择供应商、以及项目的采购管理等方面探讨了采购管理在项目实施过程中的重要性。通过成功的采购管理，控制了采购成本、配合了项目开发进度，为项目的圆满完成打下基础。一、制定采购计划 项目采购是一项复杂的工作，在实施具体的采购行为前首先要考虑项目的采购需求。我公司承接的人力资源和社会保障公共服务平台建设项目中，依据项目需求说明书、项目活动资源需求，除了软件项目开发外，还包括相应的社保卡读卡器、二代身份证读卡器、高拍仪、交换机、服务器等硬件配套设施。我首先组织项目的核心技术人员并邀请了公司采购部专家进行会议讨论，从采购时间、成本、质量等多方面进行分析，确定了采购的项目种类、数量、要求以及质量要求，制定了硬件设备采购清单，编制了采购管理计划，通过评审后获得了用户方主管领导的认可。依据硬件采购资金数额，我们选择了竞争性谈判的采购方式。采购经验丰富的我深知，招标文件编制的质量将直接关系到招标工作是否能正常进行、授标后是否能顺利履行合同。故在编制过程中，我要求采购部门编制招标文件力求做到内容完整、详尽，用词准确严谨，避免招标双方对文件的理解和解释产生岐义，增加评标工作量，影响招标工作的顺利进行。在确定好招标文件后，由采购部对之前有过合作的硬件经销商企业进行了筛选后，向五家单位发出了邀标函。 三、实施采购在收到众多供应商的报价之后，我组织相应人员对供方的供货能力、提供的价格、产品质量和服务质量等进行评估。我建立了一套供应商评价表， 设置产品价格、技术实力、企业资质、售后服务等评价内容，每一评价内容按照重要程度设置了对应的权重标准。我认为低价位是供应商选择的一个比较重要的指标，但不一定是主要考虑因素，交货周期及付款方式，甚至和供应商友好合作的关系等都是一些需要综合平衡考虑的因素。依据供应商评价表，我组织了包括公司产品部、营销管理部等干系人参与对具备合作意向的供应商进行统一打分。经过几轮评选活动后，我们选择了北京一家上市公司作为硬件供应商，该公司主打产品就是社保行业需求的社保卡读卡器、社保查询一体机等，品牌、型号、种类齐全，符合项目需求，且货源充足，报价最低。该公司用户口碑和行业评价都比较好，且在全国都有营销和网点，维修售后非常方便。 在选定相应供应商之后，我安排合同管理员，参照公司的合同样本制订了采购合同。合同条款中重点明确设备规格、数据、价格、验收标准、付款方式及交货地点和交货方式等条款。为了确保合同无漏洞，又请了财务、营销管理部、公司法律顾问等相关人员共同审阅并会签。为了控制相关变更带来的影响和风险，合同中特别明确当任一变更发生时，应及时书面通知对方，双方就变更协商一致，方能执行变更，必要时可就变更事项签订补充协议。三、控制采购 在合同执行期间，我们格外注重合同变更的控制管理流程，例如甲方提出在社保卡业务处理流程中拍照环节需要分别采集表格和人像，需要选择双摄像头的高拍仪。为此，我们向供应商提出书面申请，经协商同意，签订了补充合同，进行了高拍仪型号更换调整，将相关文档更新存档。同时我非常关注供应商按时交货情况和工程安装调试进度，以配合项目总体开发进度。我针对社保卡读卡器、交换机、服务器的到货及安装要求，设置了几个主要的检查节点，要求供应商报告设备的订货状况、货物的拟发运日期、到货日期、货物的验收报告、现场的安装调试报告等。同时，适应项目的进度要求，及时沟通供应商做好交货日期的调整。例如：由于社保卡软件系统提前开发完成，为了不影响软件系统测试进度，技术部提出要社保卡读卡器提前10天到位。本人得知此信息后及时和供应商及其领导沟通，希望对方能够理解，表示为了建立双方长期的合作关系，希望供应商尽力配合。经过项目组与供应商及客户三方的能力合作，社保卡读卡器按要求的进度顺利完成了安装和调试，最终项目比预定计划提前了5天完成了验收。 同时我还加强了采购商品的验收管理，采购部报告在验收交换机期间，发现合同中约定的是TP-link品牌24口，但是收到的是16口。发现问题后，我及时沟通供应商，检查发现是配货过程中出现差错，给予及时调换，并作为补偿免费赠送2台16口交换机作为备用设备，问题得以圆满解决。 针对每一次的变更，我都严格遵照变更控制的流程进行管理，从提交变更申请、变更影响分析、CCB 审核，变更的实施、变更的验证和通知干系人逐一落实，并及时做好文本更新存档工作。四、结束采购 随着采购商品全部到货，安装调试完毕后，经验按照合同条款进行验收核实后，我及时向财务部门提出了合同款的支付申请，按照验收后支付80%，试运行一年后支付剩下的20%标准予以支付。我们对项目的采购过程进行了审计，效果令人满意。同时对于一些过程文档（包括测试结果、验收单等等）进行了归档整理，对采购管理中获得的经验与教训也做了备案记录。 该项目经过全体成员近一年的努力，得以顺利完成，某市人力资源和社会保障公共服务平台成功上线，平稳运行一年。我们的项目组赢得了公司与客户的一致好评。回顾而言，项目的成功很大程度上归功于我们在项目进行的最初阶段就引入采购管理理念和方法，对项目进行了科学、规范的采购管理。总结项目整个采购工作历程，我认为关键要做好以下方面的工作：一是做好产品选型的技术论证工作，要求项目团队的项目经理和技术骨干充分参与，控制好技术方面的风险；二是充分和项目干系人沟通，平衡相关干系人的利益，获取干系人对产品的认可；三是严格执行采购规范审查流程，确保采购实施的总体质