面谈与讯问.doc

面谈与讯问一、 面谈在初步调查中，面谈是一个非常重要的调查程序和方法。内部审计师需要与审计业务相关的人员进行面对面的交流，从而获得详细、直接以及生动的各种信息。这些有人员包括审计业务客户的管理层和相关职员、供应商、顾客、外部审计师、相关监督机构的人员等。通常认为，面谈是一个程序化的讨论，一个人会被问及他/她的观点、工作和其他兴趣的问题。面谈是从被审计单位、与被审计单位相关联的组织中的其他成员，以及单独单位获得审计证据的一种方法。面谈对象包括被审计单位内部人员、其他与被审计单位有联系的人员以及独立的第三方人员。面谈的目标是使面谈对象自由地、开诚布公地、圆满地回答所有问题，能够提供没有问到的信息。因此，内部审计师应该与面谈对象建立融洽和谐的关系，能够向对方传递利益共享、理解、没有成见、甚至同情的感觉。在面谈过程中，当面谈对象相信面谈者能够理解和分享其感受、思考过程、价值观时，就会产生融洽和谐的关系。审计师创造一种体贴、礼貌和真诚地倾听面谈对象谈话氛围是非常重要的。通过行为举止和表现，可以创造融洽和谐关系。在实践中，审计师可以通过以下方式与面谈对象建立融洽和谐关系：（1） 充分考虑面谈对象的需要，预约见面时间，准时赴约，充分利用面谈对象的时间。（2）挑选方便面谈对象的面谈地点，地点应该不受干扰较为隐蔽（这点对审计师来说是有益的，因为面谈者中谨慎一些将不会惊动犯罪人员和其同伙）。（3）严格限制参加面谈人员数量（虽然让其他人参与面谈是个好主意，但是审计师不希望产生一种人数过多冲淡了面谈主题的感觉。记住，某些协会合同中，雇员有权要求协会代表与他们一起参加面谈）。（4）着装要尽可能地与面谈对象相匹配（与管理人员面谈时穿正装可以显示对对方和本事件的尊重；但是，穿同样一套衣服就会使钟点工人感觉受到威胁）。（5）坐的姿态要体现出真诚和专心，例如，保持笔直的坐姿，正对着面谈对象。面谈的构成要素。面谈分为开头部分、中间部分和结尾部分。成功的面谈应该包括以下要素：计划，开始，实施，结束，记录，评价。1、计划面谈。只有经过周密计划面谈才能成功完整的、相关的、真实的和有用的信息。在计划过程中，内部审计师需要考虑面谈中讨论的话题，因为如果目的是收集不同的信息，例如工作活动和职责方面的信息，或者目的是证实和排除怀疑发生的舞弊行为，则采用的方法是很不同的。计划过程可以被细分为7个步骤：第一步骤，获取背景信息。通过检查以前审计的工作底稿、系统记录、组织结构图、程序手册和其他相关材料，了解要谈论的活动。了解面谈对象，包括他或她的性格、经历、知识、工作职责。发现可能影响面谈对象的组织或经营活动中的任何变化第二步骤，清楚地明确面谈目的，包括具体目标。第三步骤，编制能够实现目标的问题。比较适合采用开放式和封闭式问题，避免有偏见的或有导向的问题。开放式问题为面谈对象提供了畅所欲言和长时间并且较好地控制面谈内容。但是当审计师实际上想得到肯定、否定或者特殊答案时，这些问题是不合适的。封闭式问题提供了一种固定模式，要求面谈对象给出是或否的答案，或者提供一段特定信息，例如数量、数据、时间等。提出问题时一定要注意问题不能带有任何偏见，这样就不会提供任何线索，使人无法揣摩出审计师想要的答案。“你忘记将文件上锁了，是吗？”，这个问题是带有偏见的。“告诉我保证文件安全的程序”（开放式问题）是不带有偏见的问题。提出带有偏见的问题是审计师再面谈中最常容易犯的错误。提问先后应该有一个战略顺序。封闭式问题通常在开放式问题之后提出，以探出更多的焦点信息。在面谈中，通常是按照能够增进中立态度和提高问题清晰度的方式提出问题。（1）应该按照逻辑顺序提出问题。例如，从全面概述开始，然后集中到某一特定事项。这些问题不应该是随机的和无序的，否则不仅无法有效发现问题，而且还使面谈对象感到费解，或者让人反感。显得无关的问题会使面谈对象感到被人操控，感觉有压力或者感到受到欺骗。（2） 问题不应该是带有假设性质或带有偏见（如“你有让员工在地板上填写废料存储表格的习惯吗？”） （3）问题的构成不应该是令人感到疑惑不解的。例如，同时问几个问题，或者使用令人难以理解的句法和语法结构提问（如使用双重否定语句）。第四步骤，将问题按照逻辑顺序排列组织起来，使面谈按照进程有序进行，给人留下很好的印象。先从一般问题开始，然后再特殊问题；从容易回答的问题开始。但是当怀疑存在舞弊时，有必要采用不同的方法。第五步骤，对于比较正式的面谈，应该编制一份书面议程表，例如开始面谈，退出面谈，与高级管理层面谈。第六步骤，制定出与每个人在公司作用相适应的目标和问题。下列人员职位不同，需要提出的问题不同：高级管理层、运营管理人员、运营人员。第七步骤，对面谈过程进行规划。协商交谈时间，说明面谈目的，说明面谈要求的预计理想时间，准时到达。2、开始面谈。（1）准时开始。（2）为建立和谐融洽氛围，以简短的热情介绍和几个面谈对象有可能感兴趣的问题或议题开始面谈，例如，有关办公室中照片的议题就比较合适作为开头话题。每个人对这种交谈前的准备活动兴趣点都不同，所以应该精心选择与面谈对象性格相适合的时间和话题。首次会面的沟通常常奠定了接下来审计的基调，换句话说决定了这次业务是否成功。特别的是，同管理人员的访谈常常决定了非常重要的给客户的第一印象。总之，一定要真诚。（3）一定要能够说出面谈对象的名字。在出发前，在不显眼的地方将名字写下来，避免忘记。在见到面谈对象时，应该递交名片。（4）在见面寒暄后，清楚说明审计目标和面谈的具体目的。（5）应该一直致力于建立和谐融洽氛围，直到消除审计师与面谈对象之间的隔阂。（6）注意面谈话题的选取。面谈话题可以包括：1）计划内项目的审计目标和工作范围；2）审计工作的时间安排；3）对此项审计业务的内部审计人力资源分配；4）整个业务实施期间的报告过程，包括方法、时间范围以及负责人员；5）被审计活动的业务条件和操作情况，包括管理或主要系统的最新变化；6）管理人员所关心的事项或要求；7）内部审计师特别关心或感兴趣的事项；8）对内部审计部门报告程序和跟踪过程的说明。3、实施面谈。（1）保证不威胁面谈对象。（2）避免挖苦、过分诙谐、难懂的技术术语等容易使人反感或疑惑的语言。（3）尽可能少地记录笔记，并注意观察面谈对象说的内容不相符的动作，注意那些使人不舒服的举动。（4）一直专注于面谈对象所说的话。促使面谈对象对谈讨的话题和说明的事实表达出关心。（5）倾听技术。高效的面谈需要应用一些基本的主动倾听技术，为了鼓励面谈对象自由地谈话，内部审计师应该：1）在面谈对象说话的时候，以温和的（而不是尖锐的）眼神注视对方。2）通过表示理解的面部表情，例如点头，表达对谈话内容感兴趣的态度。3）在提出问题或给出答案后，允许出现简短的沉默（有时，由于一段时间的沉默，面谈对象可能提供新的内容）4）对谈话对象所说的话做出解释，既可以澄清面谈对象表达的内容，又可以向对方表示理解了其所说的话。5）以不引人注目的方式做记录（面谈者应该做简短的记录，确保以后准确概括面谈过程，但是应该避免长时间的沉默和长时间中断眼神之间的交流，这也是房间中有两名面谈者时有帮助的原因之一。在审计师提出问题时，第二个人可以做记录和注意观察）。（6）利用后续提问的方法使面谈对象澄清其给出的过于概要或令人疑惑的说明。例如，问“你能够提供些例子吗？”或者“你能够以另外方式来说明这个问题吗？”。以比较通俗的语句来概括或重新叙述难以理解的信息，可以保证获得正确的事实真相，不要认为这样做显得缺少智慧，一定注意不要让面谈对象感觉 含糊其词。当面谈对象和审计师共同创造了一种和谐氛围，上述这些技术既能保证他们之间有效交流，又能取得更多更好的信息。阅读问题清单，不专注于谈话和眼神的交流，将面谈对象说的话全部记录下来，都不属于高效、专业的面谈技术。（7）再面谈过程中和之后实施的审计测试中，辨别哪些是事实，哪些是个人意见。（8）如果必要，应该又另外一名审计师参加面谈过程。（9）要注意保持体现职业属性的身体语言：当站立时，保持两脚之间的距离在12英寸，将重心放在肩膀上，膝盖放松，这样使人感觉足趾内翻，显得坚定、稳重和可靠；当坐下时，将你的重心放在椅子上，不要完全倚靠在椅子背上，不要坐在椅子边缘。移动时从臀部开始，而不是从身体上半部分开始；保持眼睛接触，但是不要紧盯着人看；注意身体语言；吐字清晰，深呼吸有助于说话人保持放松状态；保持沉稳的语速，使嗓音清晰，清晰有力的嗓音体现了信心和职业特征；与面谈对象都着正装。（10）适当地做记录。首先都征求面谈对象是否允许做记录，并且解释你之所以这样做的原因；将记录内容控制在最小限度，简单记录下关键词句，在面谈结束后马上用这些内容完成面谈记录；保证对每个重要看法都记录有至少一个关键词，以便能够在面谈后提醒自己回想起整个内容；尊重面谈对象的空间权利，不要在他或她的桌子上做记录；大方记录，不要隐藏你的记录本。用这些记录本归纳面谈对象的谈话内容，将提高准确性和有助于建立和谐氛围。（11）红旗信号。许多作者都描述了面谈中的一些特殊行为，这些行为可能成为舞弊征兆或者红旗信号，或者至少成为预示着面谈对象正在说谎或者隐瞒信息的信号。这些面谈红旗信号包括：躁动（经常变换位置，站立，来回踱步），姿势不自然（身体不与面谈者正面相对），不愿意眼神接触（审计师应该记住，不论如何，保持眼神接触是一种礼貌行为。但是，没有保持眼神接触，仅仅可能是礼貌问题，而不能被简单视为隐瞒问题的信号），不当态度（从正常的、直接坦白和友好态度，到没有根据的充满敌意或讽刺态度），焦虑信号（如叹息、出汗、嘴唇发干、搓手或搓脸、语速快或者说话声调提高），突然改变回答问题的态度，在面谈中改变已回答的问题答案。审计师应该记住，上述这些信号只是可能存在问题的征兆，不是舞弊发生的证据。但是，它们可以影响内部审计师就后续舞弊审计所提出的建议。4、结束面谈。（1）不要让面谈拖的时间太长，超出了既定的期限。（2）在结束时或者在规定时间到了后，征求面谈对象是否可以结束面谈，是否需要推迟时间完成余下的问题。（3）从你的记录中总结概括出要点。（4）说明面谈过程的下一步。（5）提供联络方式，请面谈对象通过电话或电子邮件告诉你他所想到的额外信息。（6）为占用其时间而感谢面谈对象。5、记录面谈。在面谈结束后，审计师应当在较短时间内马上检查和整理记录并做出补充，将内容记录在工作底稿中。你拖的时间越长，越容易忘记一些要点。在征得被访者同意的情况下访谈可以做录音。但是，记录讨论过程会让一些人觉得害怕，阻碍他们无拘无束和充分与主动的去披露信息。进一步讲，做记录也耗费时间，而且如果涉及机密问题，决定由谁去做记录也是个问题。6、评估面谈中获得的信息。自问面谈是如何有效进行的。（1）你已经达到了所有目标并且记录了所有信息了吗？如果没有，原因是什么？（2）计划执行中存在缺陷吗？包括：因为你没有准备充分的背景资料出现意想不到的事了吗？问题得到适当整理因此你和面谈对象都感到排列顺序是符合逻辑吗？计划的面谈时间、地点和持续时间是正确的吗？（3）你采用正确的方式在面谈一开始就与面谈对象之间建立了和谐关系了吗？（4）你采用使面谈对象放松的方式解释了审计目标和面谈目的了吗？你在评估上述信息之后，需要明确在今后的计划和执行过程中需要完善的地方，以便更好地实现面谈目标。发现事实和收集信息是内部审计的基础性工作，内部审计师面谈的过程中同时完成这两项工作。在整个实地调查过程中，面谈作为重要问题发现渠道和数据收集方法被广泛采用，再审计业务计划阶段，面谈方法经常被用作：（1）方便客户高层就内部审计计划加以讨论；（2）确认负责被检查行为的管理部门；（3）区分被审计领域应该被审计的信息；（4）收集必要的补充信息；（5）对于组织中即将被审计的活动有所观察。面谈的四种类型。1、 初步面谈（Preliminary Interview）：收集一般信息，策划未来将要进行的面谈战略。2、 事实收集面谈（Fact-gathering Interview）：主要是为了证实个别面谈者所提供的额外信息而进行的。 3、后续面谈（Follow-up Interview）：是在对事实收集面谈收集到的信息进行分析并且发现问题后进行的，目的是寻找解决问题的答案，同时测试面谈对象对内部审计师提出的新观点的接受程度。4、退出面谈（Exit Interview）：通常指审计工作结束时举行的退出会议。在会议上，通过与被访问者进行讨论，来保证审计结论、审计发现及审计建议的正确性。 面谈对内部审计师是一个好机会。（1）通过介绍审计计划和向客户演示如何保持知情权来解释内部审计流程；（2）向客户保证会努力做到对日常经营的打扰最小化；（3）通过询问下面的问题来要求客户的参与。1）这个程序看起来可行吗？2）您有什么改进建议可以使程序更加顺利进展吗？3）对于已经进展的审计流程您有什么意见吗？内部审计师的个人风格被带入到面谈中是一件很正常的事情。但是在这种个人风格中，内部审计师应当时刻保持专业性，展开外交和保持真诚。在审计计划程序的这个阶段，保持灵活、接受所有的可能性和不贸然作出结论是一种谨慎的表现。但内部审计师绝对不可以放弃主导内部审计的权利。有效沟通和面谈的“四C”法则：清晰（使用客户能够明白的术语）、简洁（语言简短，重点突出）、完整（包含所有的相关信息）、正确（保证同客户沟通时的数据都是正确的）。经验丰富的老手认为这些沟通准则对于内部审计的所有阶段都非常重要，不仅仅是在计划和面谈阶段，同样，内部审计师的行为表现需要经常锻炼。经营审计比财务审计更加依赖面谈技术，因为：一是经营审计缺少可遵循的标准；二是经营审计内容为企业的经营活动，对内部审计师来说，该内容比较复杂而且陌生。在应用面谈技术收集审计证据时，内部审计师应该注意：（1）由于有机会进行交叉检验（cross-examination），即可以通过提出问题来验证以前的答案或获得额外的信息资料，面谈对内部审计了解被审计单位经营活动、认识和分析被审计的那位经营活动中出现的例外情况，以及异常变动的可能原因是特别重要的。（2）同审计目标所涉及的被审计单位的内部人员进行面谈所获得的证据有效性，要低于内部审计师采用分析性程序、观察等方式所获得证据的有效性，也低于与独立第三方面谈所获得证据的有效性。面谈所获得的证据需要通过收集其他客观数据加以证实。完成面谈后，内部审计师应将面谈的有关事项和达成的结论编成纪要，并编入相关审计工作底稿中。如果初步评价显示存在控制问题，内部审计师通常会决定实施一些扩大性测试。二、讯问虽然讯问和面谈两个词经常交替使用，但是这两种活动通常发生在不同背景中，具有不同的目标，为达到目标，它们采用不同的方法。简单地说，在面谈中，面谈者不了解很多自己所提出问题的答案，需要通过面谈获得答案。在讯问中，面谈者可能早就知道想要问的问题的答案，只是希望得到犯罪者对答案的承认，获得法律证据或者存在的其他证据对答案的支持。因为内部审计师的作用是发现舞弊征兆，为进一步调查奠定基础，所以他们通常在与个人会面时使用面谈技术，而不是使用讯问技术。内部审计师的职责不是寻求对犯罪事实的坦白，收集可以用于法庭审判的证据，而是充分了解与被怀疑活动或个人相关的事项，证实或消除怀疑，然后向适当的部门提出建议。因此，对内部审计师来说，采用能够鼓励沟通交流的发现技术是非常有益的。讯问技术是用于收集可靠信息的工具和过程，属于面谈技术的一种。与舞弊相关的讯问通常是由熟悉和谐融洽关系建立策略的人来实施，这些策略可以用于方方面面，从简单地评估可信度，到获得证据或获得坦白。对内部审计师来说，最重要的是了解面谈和讯问之间的差异，了解混淆两者给组织带来的影响。正常面谈被当作讯问，会使面谈对象感觉自己声誉受到诋毁，或者感觉受到胁迫，从而给公司带来法律麻烦。面谈和讯问之间的区别。1、 目标。面谈目标是发现信息；讯问目标是得到坦白或获得证据。 2、面谈对象。面谈中的谈话对象包括受怀疑的犯罪者、证人和受骗者、为犯罪者提供帮助的人以及提供相关领域、活动、犯罪者背景资料的人；讯问中的面谈对象主要是受到怀疑的犯罪者及其同伙。3、提问策略。面谈中，要建立宽松环境以鼓励交谈，不使用舞弊一词而能清楚表达寻找的意义，要按照逻辑和有序方式提出问题；在讯问中，要重复提问以发现解释中的差异，要突然改变提问方向以试探出毫无防备的答案。4、所处的环境。面谈的环境要显得和谐、坦诚，通常在面谈对象工作地点，要注意保护隐私，避免让其他人，尤其是受怀疑的犯罪者见到会谈场面；讯问的环境有时处于对抗状态，要位于不显眼的地点，避免被打扰（没有窗户、装饰，尽量少的家具），要有安全措施。舞