《办公自动化》PPT学习课件.ppt

办公自动化 项目一 办公自动化 本课程知识结构 项目二 项目三 项目四 项目五 项目六 项目七 项目八 项目一办公自动化概述 教学单元一办公自动化概念 20世纪60年代以来 在微电子技术和通信技术迅速发展的推动下 办公室也开始了以自动化为主要内容的 办公室革命 也称为 管理革命 其目标是借助先进的信息处理技术和计算机网络技术来提高办公效率和质量 将管理与办公活动纳入到自动化与现代化的轨道中 办公自动化 officeautomation OA 就是20世纪70年代中期 在发达国家解决办公业务量急剧增加的背景下 迅速发展起来的一门综合性技术 任务一掌握办公自动化的定义 1 集成化 2 智能化 3 多媒体化 4 运用电子数据交换 EDI 技术 项目一办公自动化概述 任务二掌握办公自动化的特点 项目一办公自动化概述 任务三掌握办公自动化系统的功能 项目一办公自动化概述 教学单元二办公自动化系统的组成和分类 任务一了解办公自动化系统的组成 项目一办公自动化概述 任务二了解办公自动化系统的分类 1 政府机关型系统2 生产企业型系统3 经营企业型系统4 事务型办公自动化系统5 事业型办公自动化系统6 案例型系统7 专业型系统8 机房型办公自动化系统 项目一办公自动化概述 教学单元三办公自动化系统的层次模型 任务一掌握事务型办公自动化系统 在事务型办公自动化系统中 最为普遍的应用有文字处理 电子排版 电子表格处理 文件收发 电子文档管理 办公日程管理 人事管理 财务统计 报表处理 个人信息数据库等 这些常用的办公事务处理的应用程序可做成应用软件包 如MicrosoftOffice软件包内的不同应用程序之间可以互相调用和共享数据 以便提高办公事务处理的效率 项目一办公自动化概述 任务二掌握管理型办公自动化系统 信息管理型办公自动化系统是第二个层次 随着信息利用重要性的不断加强 在办公系统中对与本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加 信息管理型的办公系统 是把事务型 或业务型 办公系统和综合信息 数据库 紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统 综合数据库存放与该单位日常工作相关的信息 例如 在政府机关 这些综合信息包括政策 法令 法规以及上级政府和下属机构的公文 信函等政务信息 一些公共服务事业单位的综合数据库包括与服务项目有关的所有综合信息 公司企业单位的综合数据库包括工商法规 经营计划 市场动态 供销业务 库存统计 用户信息等 项目一办公自动化概述 任务三掌握决策型办公自动化系统 决策型办公自动化系统是第三个层次 它建立在信息管理型办公自动化系统的基础上 它使用由综合数据库系统提供的信息 针对需要做出决策的课题 构造或选用决策数字模型 结合有关内部和外部的条件 由计算机执行决策程序 做出相应的决策 事务型办公自动化系统 信息管理型办公自动化系统和决策型办公自动化系统是广义的或完整的办公自动化系统构成中的3个功能层次 项目二WindowsXP操作系统 教学单元一WindowsXP的基本操作 任务一启动与关闭WindowsXP 1 启动WindowsXP启动WindowsXP的操作步骤如下 1 按下主机电源按键后 首先计算机要进行一系列的自检 检查所有的硬件是否正常 如果一切正常 则启动WindowsXP操作系统 如图所示 项目二WindowsXP操作系统 任务一启动与关闭WindowsXP 2 当WindowsXP启动后 进入登录界面 如图所示 单击账户名称便可登录 如果用户设置了密码 则必须输入正确的密码才可登录 项目二WindowsXP操作系统 任务一启动与关闭WindowsXP 2 关闭WindowsXP 项目二WindowsXP操作系统 任务二启动应用程序 1 通过快捷方式启动 当计算机安装了WindowsXP操作系统后 在此平台上再安装其他应用程序后就可以使用计算机进行工作了 一般情况下当安装了应用程序后 会在WindowsXP的桌面上创建该应用程序的快捷方式图标 如图所示 项目二WindowsXP操作系统 任务二启动应用程序 2 通过 开始 菜单启动 项目二WindowsXP操作系统 任务三应用任务栏 任务栏位于Windows桌面底部 主要由 开始 按钮 快速启动栏 应用程序指示区和通知栏组成 如图所示 项目二WindowsXP操作系统 任务三应用任务栏 1 移动任务栏 将鼠标指针移至任务栏的空白区域 拖曳鼠标 这时任务栏会跟着鼠标指针移动的轨迹在屏幕上移动 移到屏幕的边界时会出现一个阴影边框 释放鼠标左键 即可将任务栏移到新的位置 这个位置可以是屏幕的左边界 右边界和上边界 2 改变任务栏的大小 改变任务栏大小的方法非常简单 只要把鼠标指针移到任务栏的上边界 当鼠标指针变成双向箭头形状时 上下拖曳鼠标即可改变任务栏的大小 项目二WindowsXP操作系统 任务三应用任务栏 3 隐藏任务栏 如果要隐藏任务栏 可以通过以下方法实现 在任务栏的空白区域右击 选择快捷菜单中的 属性 命令 打开 任务栏和 开始 菜单属性 对话框 如图所示 在该对话框中不仅可以设置隐藏任务栏 还可以设置 显示快速启动 显示时钟 等属性 项目二WindowsXP操作系统 任务三应用任务栏 任务栏中内置了4个工具栏 分别为 快速启动 地址 链接 和 桌面 工具栏 除此之外 我们还可以新建工具栏 方法为 在任务栏的空白区域右击 将鼠标指针移到快捷菜单中的 工具栏 命令上 弹出 工具栏 的下一级菜单 如图所示 项目二WindowsXP操作系统 任务三应用任务栏 5 隐藏快速启动栏 用户可以将任务栏中的快速启动栏隐藏 以节省任务栏的空间 方法为 右击任务栏的空白处 在快捷菜单中选择 工具栏 快速启动 命令 将 快速启动 前面的 去掉即可 6 添加快速启动图标 也可以将常用的应用程序设置成快速启动图标放在快速启动栏中 使我们可以轻松地调出应用程序 免去从 开始 菜单中一层层打开的烦琐操作 在桌面将要设置为快速启动方式的图标拖至快速启动栏上 再释放鼠标左键即可 项目二WindowsXP操作系统 任务一掌握窗口的操作 教学单元二窗口 菜单和对话框的操作 项目二WindowsXP操作系统 任务一掌握窗口的操作 1 最小化 还原和关闭窗口 在标题栏的右侧有3个按钮 主要用于对窗口进行最小化 最大化和关闭操作 其中单击 最小化 按钮 可将窗口收缩到任务栏中 单击 向下还原 按钮 可使窗口铺满除任务栏之外的整个桌面 单击 关闭 按钮 可关闭当前窗口 项目二WindowsXP操作系统 任务一掌握窗口的操作 2 调整窗口大小 使用鼠标可以方便地调整窗口的大小 方法为 将鼠标指针移动到窗口的边界或4个角上 当鼠标指针变为双向箭头形状后 向箭头方向拖曳鼠标便可以改变窗口大小 3 移动窗口 当用户打开的窗口较多时 可以通过移动窗口将它们分开 方法为 将鼠标指针移至窗口的标题栏上 拖曳鼠标这时窗口会随着鼠标的拖曳轨迹移动 移到合适的位置时释放鼠标左键即可 项目二WindowsXP操作系统 任务二掌握菜单的操作 1 快捷菜单 快捷菜单是右击某个对象时弹出的菜单 快捷菜单中的命令都是针对当前所选择对象的相关操作 如右击桌面上的 我的电脑 图标 会弹出如图所示的快捷菜单 项目二WindowsXP操作系统 任务二掌握菜单的操作 2 窗口菜单 窗口菜单位于窗口标题栏的下面 由多个菜单项组成 单击任意一个菜单名可以打开对应的菜单 如图所示为打开的 查看 菜单 项目二WindowsXP操作系统 任务三掌握对话框的操作 对话框是一种特殊的窗口 主要用于对当前的操作进行参数设置 对话框一般由标题栏 选项卡和按钮等组成 如图所示 项目二WindowsXP操作系统 任务一认识文件与文件夹 教学单元三文件的管理 1 认识文件1 文件名 计算机中文件的文件名由两部分组成 一部分是主文件名 用于标识文件的名称 另一部分是扩展名 用于标识文件的格式 主文件名与扩展名中间用 分隔 如 办公自动化 doc 我的照片 jpg 等 主文件名最多可以由255个英文字符或127个汉字组成 可以混合使用字符 汉字 数字 甚至空格 需要注意的是 主文件名中不能含有 和 字符 项目二WindowsXP操作系统 任务一认识文件与文件夹 2 文件类型 在WindowsXP中 不同类型的文件用不同的图标显示 用户可以根据图标判断该文件属于哪种类型 在计算机中 文件大致分为可执行文件和不可执行文件两种 可执行文件的扩展名一般为 exe 双击该类型的文件可直接打开 除此以外的文件均为不可执行文件 需要使用相应的程序才可以打开 项目二WindowsXP操作系统 任务一认识文件与文件夹 2 认识文件夹 在现代办公中 为了便于查找 用户可以把文件分类放在不同的文件夹中 文件夹的作用是将文件分类进行管理 在WindowsXP中 文件夹的默认图标是 双击该图标便可以打开文件夹 WindowsXP中的文件夹分为系统文件夹和用户文件夹两种 系统文件夹用于存放操作系统本身的文件 这些文件将直接影响操作系统的运行 多数是不可删除的 对于初学者来说 这些文件夹最好都不要删除 用户文件夹是用户根据需要自己创建的 存放的位置也不受限制 文件夹的名称也可以随意命名 与文件命名的规则一样 文件夹名称中也不能含有 和 字符 项目二WindowsXP操作系统 任务二创建文件与文件夹 1 创建文件1 创建新文件2 获取文件 项目二WindowsXP操作系统 任务二创建文件与文件夹 2 创建文件夹 在WindowsXP中 创建文件夹主要有以下两种方法 在要创建文件夹的窗口中单击 文件 新建 文件夹 命令 即可在窗口工作区的空白区创建一个新的文件夹 其默认名称为 新建文件夹 为了便于管理可以重命名文件夹 在要创建文件夹的窗口的空白区右击 在弹出的快捷菜单中单击 新建 文件夹 命令 同样也可以创建一个新的文件夹 项目二WindowsXP操作系统 任务三移动 复制文件与文件夹 1 使用 剪切 复制 粘贴 命令 1 移动文件或文件夹 用户如果需要移动文件或文件夹 可执行如下操作步骤 1 打开需要移动的文件或文件夹所在的窗口 2 选中需要移动的文件或文件夹 单击 编辑 剪切 命令或按Ctrl X组合键 3 打开需要移动到的目标文件夹 4 单击 编辑 粘贴 命令 或按Ctrl V组合键 即可将文件移动到目标文件夹中 2 复制文件或文件夹 复制文件或文件夹的操作方法和移动文件或文件夹类似 区别在于 复制单击的是 编辑 复制 命令 或按Ctrl C组合键 其他步骤完全相同 项目二WindowsXP操作系统 任务三移动 复制文件与文件夹 2 使用鼠标拖动 还可以使用鼠标移动文件或文件夹 具体操作步骤如下 1 打开需要移动的文件或文件夹所在的窗口 同时也打开目标文件夹窗口 2 选中需要移动的文件或文件夹 按住鼠标左键不放 将其拖动到目标文件夹后释放鼠标左键即可 项目二WindowsXP操作系统 任务四删除文件与文件夹 如果用户需要删除文件或文件夹 可执行如下操作步骤 1 选择需要删除的文件或文件夹 单击 文件 删除 命令 也可以在需要删除的文件图标上右击 在弹出的快捷菜单中选择 删除 命令 弹出 确定文件删除 对话框 如图所示 2 单击 是 按钮 可以将文件删除 这时该文件将放至回收站中 项目二WindowsXP操作系统 任务一启动控制面板 教学单元四控制面板的使用 在WindowsXP中启动控制面板的方法为 单击 开始 控制面板 命令 或在打开的任意文件夹窗口左上角单击 控制面板 超链接 打开的控制面板如图所示 项目二WindowsXP操作系统 任务一启动控制面板 默认情况下控制面板以分类视图显示 单击任何一个项目可以进入具体的设置界面 单击控制面板左侧的 切换到经典视图 超链接 可以显示控制面板中的所有项目图标 如图所示 项目二WindowsXP操作系统 任务二设置WindowsXP的外观 1 设置桌面背景 1 在桌面空白处右击 在弹出的快捷菜单中选择 属性 命令 或在控制面板中双击 显示 图标 如图所示 项目二WindowsXP操作系统 任务二设置WindowsXP的外观 2 弹出 显示属性 对话框 单击 桌面 选项卡 如图所示 项目二WindowsXP操作系统 任务二设置WindowsXP的外观 3 在 背景 列表框中 用户可以选择系统提供的一张图像作为桌面背景 也可以单击 浏览 按钮 选择计算机中的图像作为桌面背景 4 在 位置 下拉列表中可以选择 居中 拉伸 平铺 选项调整图像作为桌面背景时的位置及显示方式 5 如果用户不想使用图像作为桌面背景 则在 背景 下拉列表中选择 无 选项 然后在 颜色 下拉列表中选择一种桌面背景颜色 6 单击 确定 按钮 完成桌面背景的设置 项目二WindowsXP操作系统 任务二设置WindowsXP的外观 2 设置WindowsXP的显示外观 如果用户需要修改系统的显示外观 可执行如下操作步骤 1 在 显示属性 对话框中单击 外观 选项卡 如图所示 项目二WindowsXP操作系统 任务二设置WindowsXP的外观 2 在 窗口和按钮 下拉列表中可以选择 WindowsXP样式 和 Windows经典样式 两种外观样式 WindowsXP操作系统的默认显示外观为 WindowsXP样式 可以将其切换到 Windows经典样式 3 单击 效果 按钮 可以在弹出的 效果 对话框中设置各种对象的显示效果 设置完成后单击 确定 按钮 返回 外观 选项卡 项目二WindowsXP操作系统 任务二设置WindowsXP的外观 4 单击 高级 按钮 弹出 高级外观 对话框 如图所示 在该对话框中的 项目 下拉列表中选择需要更改外观的对象 然后进行相应的外观设置 设置完成后单击 确定 按钮 返回 外观 选项卡 5 所有设置完成后 单击 确定 按钮即可应用所有的外观设置 项目二WindowsXP操作系统 任务二设置WindowsXP的外观 3 设置屏幕保护程序 1 在 显示属性 对话框中 单击 屏幕保护程序 选项卡 如图所示 项目二WindowsXP操作系统 任务二设置WindowsXP的外观 2 在 屏幕保护程序 下拉列表中可以选择任意一种屏幕保护程序 通过对话框中的 显示器 可以预览屏幕保护程序的效果 3 单击 设置 按钮 可以对屏幕保护程序进行相关的参数设置 这里需要注意的是 有的屏幕保护程序没有相关的参数设置 4 单击 预览 按钮 可全屏预览所设置的屏幕保护程序 移动鼠标或按键盘上的任意键可以退出预览 5 可以在 等待 微调器中输入一个数值 1 1000 来设置计算机多长时间无人使用 将启动屏幕保护程序 项目二WindowsXP操作系统 任务二设置WindowsXP的外观 6 如果选中 在恢复时使用密码保护 复选框 则在计算机自动启动屏幕保护程序后 移动鼠标或按键盘上的任意键取消屏幕保护程序时 将计算机锁定 同时需要输入密码才可以进入 该密码就是登录WindowsXP时的用户密码 7 单击 电源 按钮 打开 电源选项属性 对话框 从中可以对计算机进行节电设置 设置完成后 单击 确定 按钮返回 屏幕保护程序 选项卡 8 完成所有的设置后 单击 确定 按钮 便可以使设置的屏幕保护程序生效 项目二WindowsXP操作系统 任务二设置WindowsXP的外观 4 调整颜色和分辨率 1 在 显示属性 对话框中单击 设置 选项卡 如图所示 项目二WindowsXP操作系统 任务二设置WindowsXP的外观 2 拖动 屏幕分辨率 选项区中的滑块设置分辨率 一般情况下将分辨率设置为1024 768像素 3 可以在 颜色质量 下拉列表中选择当前的颜色位数 一般选择 最高 32位 因为位数越高 画面的显示质量越高 32位的颜色是目前显示器发色数的极限 4 单击 高级 按钮 在弹出的对话框中可以进行更多的设置 比较常用的是屏幕刷新频率的设置 在该对话框中单击 监视器 选项卡 如图所示 项目二WindowsXP操作系统 任务二设置WindowsXP的外观 5 在 屏幕刷新频率 下拉列表中选择适当的刷新频率 一般情况下 17寸显示器的屏幕刷新频率设置为75赫兹 设置完成后 单击 确定 按钮 启用刚才设置的屏幕刷新率 设置适当的刷新率可以解决屏幕闪烁的问题 减少对用户眼睛的伤害 6 完成所有的设置后 单击 确定 按钮即可 项目二WindowsXP操作系统 任务三设置系统的日期和时间 用户还可以调整计算机系统的日期和时间 系统时间不会随着计算机的关闭而失效 调整系统日期和时间的方法为 双击任务栏最右侧的时间 或者在控制面板中双击 日期和时间 图标 弹出 日期和时间属性 对话框 如图所示 项目二WindowsXP操作系统 任务四添加和删除程序 1 在控制面板中双击 添加或删除程序 图标 弹出 添加或删除程序 窗口 如图所示 2 选择要删除的程序 单击 更改 删除 按钮 根据向导的提示进行操作即可 项目三文字处理软件Word2003 任务一创建和编辑文档 教学单元一文档的基本操作 1 创建新文档 在启动Word时 程序便会创建一个新的Word文档 如果在文档编辑过程中需要新建Word文档 可以有以下3种方式 1 选择 文件 新建 菜单项 2 单击工具栏中的 新建 按钮 3 在右侧的任务窗格中单击 新建文档 超链接 接着再单击 空白文档 超链接 项目三文字处理软件Word2003 任务一创建和编辑文档 2 编辑文档1 选取内容 项目三文字处理软件Word2003 任务一创建和编辑文档 2 插入内容 1 插入文件 插入文件指的是插入一个Word文档 例如 可以在一个空白Word文档中插入一个已经编辑好的Word文档 这可以用于打开Word文档 具体的操作步骤如下 新建一个空白文档 然后将光标定位到要插入文件的位置 然后选择 插入 文件 菜单项 随即打开 插入文件 对话框 在 查找范围 下拉列表中选择要插入的文件所在的位置 然后选择要插入的文件 例如这里选择 似水年华 doc 文件 单击 插入 按钮 即可发现所选择的文件被插入到了空白文档中相应的位置 项目三文字处理软件Word2003 任务一创建和编辑文档 2 插入页眉和页脚 在编辑Word文档的过程中 页眉和页脚也是经常需要用到的 设置页眉和页脚的具体步骤如下 打开要插入页眉和页脚的Word文档 然后选择 视图 页眉和页脚 菜单项 如图所示 项目三文字处理软件Word2003 任务一创建和编辑文档 随即可发现在Word页面的顶部和底部出现了一个可编辑区域 并且打开了一个 页眉和页脚 控制框 分别在页眉和页脚位置输入相应的文字 如图所示 项目三文字处理软件Word2003 任务一创建和编辑文档 插入完成后单击 页眉和页脚 控制框中的 关闭 按钮 或者在Word文档中任意位置双击 即可完成页眉和页脚的插入 插入后的效果如图所示 项目三文字处理软件Word2003 任务一创建和编辑文档 3 查找和替换 Word的查找功能不仅可以查找文档中的某一指定的文本 而且还可以查找特殊符号 如段落标记 制表符等 1 常规查找文本 操作步骤如下 选择 编辑 查找 菜单项或者直接按Ctrl F组合键 随即打开 查找和替换 对话框 切换到 查找 选项卡下 然后在查找内容文本框中输入要查找的内容 单击 查找下一处 按钮 Word将开始在当前文档中查找所输入的查找内容 找到后会以反白形式显示出该内容 如果还需要继续查找 则可继续单击 查找下一个 按钮 如果不需要再继续查找 则可单击 取消 按钮 项目三文字处理软件Word2003 任务一创建和编辑文档 2 高级查找 操作步骤如下 打开 查找和替换 对话框 然后单击 高级 按钮即可展开高级搜索选项 高级搜索选项中可以设置具体的搜索选项 包括区分大小写 使用通配符 同音以及区分全 半角等 还可以选择要查找的特殊字符和格式 设置完成单击 查找下一处 按钮查找即可 3 替换文本 替换文本是在查找文本的基础上进行的 项目三文字处理软件Word2003 任务一创建和编辑文档 4 删除 复制和移动 在Word中 经常需要对文档的某些内容进行删除 复制或移动操作 其操作方法与在WindowsXP操作系统中对文件或文件夹进行的操作类似 首先需要选取要删除 复制或移动的文本 按下Delete键可以删除选定文本 选择 编辑 复制 菜单项或者按下Ctrl C组合键 如果移动文本 则可选择 编辑 剪切 菜单项或按Ctrl X组合键 即可将所选文本复制到剪贴板上 接下来再将光标定位到需要粘贴文本的位置 然后选择 编辑 粘贴 菜单项或者按Ctrl V组合键即可实现复制或移动目的 项目三文字处理软件Word2003 任务一创建和编辑文档 5 撤销与恢复 在进行文档操作时 总免不了要出现这样或那样的错误 一旦出现错误 可以使用Word中的撤销和恢复的功能来将Word文档内容恢复到前一个状态 在工具栏中有两个按钮 即 撤销 按钮和 恢复 按钮 单击 撤销 按钮 可以撤销当前操作 恢复到前一个操作 如果发现该撤销操作错误 则可单击 恢复 按钮来恢复撤销前的文本 项目三文字处理软件Word2003 任务二保存和打印文档 1 保存文档 1 保存新建的文档 当编辑完了一个新的文档以后 就可以选择 文件 保存 菜单项 或者直接单击工具栏中的 保存 按钮 这时会弹出一个 另存为 对话框 如图所示 项目三文字处理软件Word2003 任务二保存和打印文档 2 打印文档 打印文档的方法很简单 当编辑好了文档之后 可以选择 文件 打印 菜单项或者单击工具栏中的 打印 按钮 这时即可弹出一个 打印 对话框 如图所示 项目三文字处理软件Word2003 任务三设置超链接 1 在文本中创建超链接 1 打开文档 计算机基础知识目录 在文本中找到要插入超链接的文本 在这里找到文本 计算机系统的组成 并选中 2 然后在菜单中执行 插入 超链接 命令 打开 插入超链接 对话框 如图所示 项目三文字处理软件Word2003 任务三设置超链接 3 在 查找范围 下拉列表中 选择要链接的文档的所在位置 并在其下方的列表框中选中要链接的文档 计算机系统的组成 下面的 地址 下拉列表文本框中出现选择的文档名称 4 单击 确定 按钮 并返回文档 计算机基础知识目录 文档中的含有超链接的文本下方会出现一条蓝色的下划线 5 移动鼠标到创建的超链接处 按照提示的信息单击 计算机系统的组成 就可以打开文档 计算机系统的组成 项目三文字处理软件Word2003 任务三设置超链接 2 编辑超链接 1 跟踪超链接 创建超链接后 可以验证超链接是否正确 当鼠标放到超链接的文字上后 会显示超链接的目标文件 同时 可以按下Ctrl键并单击超链接的文字 会打开目标文件 检查超链接是否正确 2 编辑超链接 编辑超链接主要包括两个方面 编辑超链接的文字 只需要在文档中对超链接的文字进行编辑即可 修改文字不会影响超链接的目标文件 编辑超链接的目标文件 用户只要右击超链接的文字 就会弹出快捷菜单 单击 编辑超链接 命令 就会弹出 编辑超链接 对话框 用户可以在上面修改超链接的目标文件 项目三文字处理软件Word2003 任务三设置超链接 3 取消超链接 当用户不需要超链接时 可以取消超链接设置 删除的方法有两种 用户只要右击超链接的文字 在弹出的快捷菜单中 单击 取消超链接 命令 即可取消已经创建的超链接 选中超链接的文本 在菜单中执行 插入 超链接 命令 打开 编辑超链接 对话框 在对话框中单击 删除链接 按钮 即可取消已经创建的超链接 项目三文字处理软件Word2003 任务一设置文档的格式 教学单元二文档的格式设置 1 文字格式的设置1 字体 字号和字形 设置字体 字号和字形的操作步骤如下 1 选择要设置的文本 然后选择 格式 字体 菜单项 如图所示 项目三文字处理软件Word2003 任务一设置文档的格式 2 随即打开 字体 对话框 在 中文字体 下拉列表中选择一种字体 例如这里选择 隶书 选项 在 字形 列表框中选择一种字形 例如这里选择 加粗倾斜 选项 在 字号 列表框中选择一种字号 例如这里选择 三号 选项 3 设置完成单击 确定 按钮即可看到设置后的效果 项目三文字处理软件Word2003 任务一设置文档的格式 2 下划线 字体颜色 给文本加下划线 设置字体颜色的方法如下 首先选择需要设置的文本 然后单击格式工具栏中的 下划线 按钮 即可将所选文本加上下划线 单击格式工具栏中的 字体颜色 按钮右侧的 选项 按钮 弹出一个颜色选择框 在这里可以选择相应的颜色 如图所示 项目三文字处理软件Word2003 任务一设置文档的格式 3 改变字符间距 字宽度和水平位置 有时 由于排版的原因 需要改变字符间距 字宽度和水平位置 改变字符间距 字宽度和水平位置的具体步骤如下 1 选择要调整的文本 然后选择 格式 字体 菜单项 打开 字体 对话框 切换到 字符间距 选项卡 2 在这里可以设置缩放百分比 间距 位置等选项 进行的设置 然后单击 确定 按钮 即可看到设置后的效果 项目三文字处理软件Word2003 任务一设置文档的格式 4 添加着重号 边框和底纹 1 用格式工具栏给文本添加边框和底纹 选择要设置格式的文本后 单击格式工具栏中的 字符边框 按钮和 字符底纹 按钮即可 2 使用 格式 字体 菜单项和 格式 边框和底纹 菜单项 使用 格式 字体 菜单项添加着重号的方法如下 首先选择要添加着重号的文本 然后选择 格式 文字 菜单项 打开 字体 对话框 在 着重号 下拉列表中选择 选项 然后单击 确定 按钮即可 项目三文字处理软件Word2003 任务一设置文档的格式 2 段落格式的设置 1 设置段落的缩进方式 段落缩进是指段落在水平方向上的表现形式 设置段落缩进会使文档显得更有条理 Word2003提供了4种缩进方式 左缩进 右缩进 首行缩进和悬挂缩进 2 设置段落的对齐方式 段落对齐方式是指段落在当前页中水平方向的对齐方式 包括左对齐 两端对齐 居中对齐 右对齐和分散对齐5种 项目三文字处理软件Word2003 任务一设置文档的格式 3 设置行间距 行间距是指段落中行与行之间的距离 默认情况下为单倍行距 也可以将其设置为多倍行距 另外 还可以通过指定磅值来设置任意行距 4 设置段间距 段间距是指段与段之间的距离 Word2003默认的段前间距和段后间距都为0磅 用户可以根据需要自行设置段间距的值 5 设置首字下沉 1 选择要设置首字下沉的文本或者将光标定位在该段落 然后选择 格式 首字下沉 菜单项 2 随即打开一个 首字下沉 对话框 在 位置 区选择一种下沉类型 在 字体 下拉列表中选择一种字体类型 然后在 下沉行数 数值框中输入一个数值 项目三文字处理软件Word2003 任务一设置文档的格式 6 设置分栏 设置分栏的操作步骤如下 1 选择要分栏的文本 然后选择 格式 分栏 菜单项 如图所示 项目三文字处理软件Word2003 任务二插入页码和符号 1 插入页码 在Word2003中插入页码比较方便 可以使用 插入 菜单中的 页码 命令或者 页眉 页脚 工具栏中的 插入页码 按钮来插入页码 Word2003允许在页面的不同位置插入页码并且可以设置不同的页码式样 插入页码的操作步骤如下 1 选择 插入 页码 命令 弹出 页码 对话框 2 在对话框中的 位置 和 对齐方式 的下拉列表框中 选择页码在页面中的位置和对齐方式 3 单击 格式 按钮 弹出 页码格式 对话框 在其中设置页码的格式是采用罗马数字还是阿拉伯数字等 4 单击 确定 按钮 即可插入页码 项目三文字处理软件Word2003 任务二插入页码和符号 2 插入符号 Word是一个功能强大的文字处理工具 不仅可以在其中输入英文字符 汉字 还可以输入其他一些罕见符号等 将插入点移动到要插入符号的位置 然后选择 插入 符号 菜单项 打开 符号 对话框 在这里可以选择要插入的符号 如图所示 项目三文字处理软件Word2003 任务三设置文档的页面格式 页眉和页脚 1 设置文档的页面格式 1 设置页边距 页边距是指文档中的文字与页边界之间的距离 设置页边距的具体操作步骤如下 1 选择 文件 页面设置 菜单项 打开 页面设置 对话框 单击 页边距 选项卡 如图所示 项目三文字处理软件Word2003 任务三设置文档的页面格式 页眉和页脚 2 在 页边距 区的 上 下 左 右 数值框中输入数值或通过单击上下箭头设置上 下 左 右边距 3 在 装订线 数值框中输入数值或单击上下箭头设置数值 使打印后的文档保留出装订的距离 以便装订成册 在 装订线位置 下拉列表框中选择装订的位置 4 在 方向 区可以改变纸张的打印方向 默认为 纵向 在 预览 区的 应用于 下拉列表框中可选择要应用的文档范围 一般选择 整篇文档 选项 5 设置完成后 单击 确定 按钮 即可将设置的页边距参数应用到文档版面中 项目三文字处理软件Word2003 任务三设置文档的页面格式 页眉和页脚 2 设置纸张大小 设置纸张大小的具体操作步骤如下 1 在 页面设置 对话框中单击 纸张 选项卡 切换到 纸张 选项卡下 如图所示 项目三文字处理软件Word2003 任务三设置文档的页面格式 页眉和页脚 2 在 纸张大小 下拉列表框中选择所需的标准纸张类型 Word默认为 A4 21厘米 29 7厘米 纸张 如果提供的标准纸张类型不能满足需要 那么可以选择 自定义大小 选项 然后在 宽度 和 高度 数值框中输入数值来定义自己的纸张大小 3 设置完成后 单击 确定 按钮 文档的页面将变成所设置的大小 项目三文字处理软件Word2003 任务三设置文档的页面格式 页眉和页脚 3 设置页面版式 设置页面版式的具体操作步骤如下 1 在 页面设置 选项卡中切换到 版式 选项卡 如图所示 2 在 节 区中设置节的起始位置 在 页眉和页脚 区中设置页眉和页脚的大小 3 设置完成后 单击 确定 按钮 项目三文字处理软件Word2003 任务三设置文档的页面格式 页眉和页脚 4 设置页面背景 添加页面背景的具体操作步骤如下 1 选择 格式 背景 菜单项 弹出子菜单 2 在弹出的子菜单中选择需要的颜色 设置背景颜色 如果没有需要的颜色 则单击 其他颜色 超链接 在打开的 颜色 对话框中选择相应的颜色 如图所示 然后单击 确定 按钮 项目三文字处理软件Word2003 任务三设置文档的页面格式 页眉和页脚 2 设置页眉和页脚 1 选择 视图 页眉和页脚 命令 进入页眉和页脚编辑模式 同时打开 页眉和页脚 工具栏 鼠标指针在每个按钮上停留片刻便可提示按钮功能 2 在 页眉 编辑区域输入需要设置的页眉文本 页眉和页脚中的文本格式设置方法与文档正文中相同 3 单击 在页眉和页脚间切换 按钮 切换到页脚编辑区域 输入页脚文本内容 4 完成页眉页脚格式设置后 单击 关闭 按钮 返回正常编辑状态 项目三文字处理软件Word2003 任务一在文档中插入和编辑表格 教学单元三表格的操作 1 创建表格 在Word2003中创建表格主要有3种方法 通过 插入表格 对话框创建 通过 插入表格 按钮创建和手工绘制 1 通过 插入表格 对话框创建表格 通过 插入表格 对话框创建表格的具体操作步骤如下 1 将鼠标光标定位在需要插入表格的位置 选择 表格 插入 表格 菜单项 打开 插入表格 对话框 2 在 列数 数值框中输入表格的列数 在 行数 数值框内输入表格的行数 3 在 自动调整 操作 区中选中所需的单选按钮 4 单击 确定 按钮 即可在光标位置处插入具有相应行数和列数的表格 项目三文字处理软件Word2003 任务一在文档中插入和编辑表格 2 通过 插入表格 按钮创建表格 通过工具栏中的 插入表格 按钮可以快速创建表格 其具体操作步骤如下 1 将鼠标光标定位在需要插入表格的位置 2 单击工具栏中的 插入表格 按钮 在弹出的制表选择框中按住鼠标左键不放进行拖动 如图所示 当拖动到所需的表格大小后释放鼠标 项目三文字处理软件Word2003 任务一在文档中插入和编辑表格 3 手工绘制表格 除了自动生成表格外 还可以通过手工绘制的方式来创建表格 其具体操作步骤如下 1 选择 视图 工具栏 表格和边框 菜单项 打开 表格和边框 工具栏 2 单击 绘制表格 按钮 鼠标光标变成形状 按下鼠标左键并拖动 可以看到一个表格虚线框随之变化 当达到合适大小后 释放鼠标即可绘制出一个表格 2 输入表格数据 创建好表格后即可输入表格数据 输入的方法是 在要输入数据的单元格中单击 将光标插入到该单元格中 然后输入所需的数据 项目三文字处理软件Word2003 任务二设置表格格式 1 表格文本格式的设置1 文字排列方向的设置 项目三文字处理软件Word2003 任务二设置表格格式 2 单元格文字对齐方式的设置 单元格中的文字一般不是占满整个单元格的 在不同的情况下需要将文字对齐到单元格的不同位置 根据文字在单元格中的不同位置 可以设置9种文字对齐方式 其设置方法如下 1 选定需要设置的单元格 2 单击 表格和边框 工具栏中的文字对齐按钮右边的下三角按钮 在下拉列表中选择一种对齐方式 或者右击 弹出快捷菜单 在 单元格对齐方式 子菜单中选择一种对齐方式 即可 项目三文字处理软件Word2003 任务二设置表格格式 2 表格行高列宽的设置1 行高的设置 项目三文字处理软件Word2003 任务二设置表格格式 2 列宽的设置 列宽的设置方法与行高的设置方法类似 项目三文字处理软件Word2003 任务二设置表格格式 3 表格位置的移动和大小的设置1 表格位置的移动 项目三文字处理软件Word2003 任务二设置表格格式 2 表格大小的设置 将鼠标指针移动到表格右下角的控制点上 当鼠标指针变成形状时 按下鼠标左键并拖动鼠标即可改变表格的大小 在拖动时 表格整体的大小会改变 鼠标会变成十字形 也会有一个虚线框提示表格的新轮廓 如图所示 达到满意的大小时 释放鼠标即可完成设置 项目三文字处理软件Word2003 任务二设置表格格式 4 表格在文档中对齐方式与文字环绕方式的设置 项目三文字处理软件Word2003 任务二设置表格格式 5 表格边框和底纹的设置1 设置表格边框 项目三文字处理软件Word2003 任务二设置表格格式 2 设置表格底纹 通常在表格中的不同位置设置不同的底纹以突出不同的表格内容 或者设置整个表格的底纹以区别文档中的其他部分文字 设置底纹的方法如下 1 选中要添加底纹的单元格或者表格 2 选择 格式 边框和底纹 命令 打开 边框和底纹 对话框 然后打开 底纹 选项卡 3 在填充区域的颜色列表中选择一种颜色 4 单击 确定 按钮 完成设置 项目三文字处理软件Word2003 任务二设置表格格式 6 自动套用表格格 Word2003提供了 表格自动套用格式 功能 用户可以通过自动套用40多种预定义的表格格式 快速格式化表格的样式 项目三文字处理软件Word2003 任务一使用文本框 教学单元四图文表混合排版 1 插入文本框 1 选择 插入 文本框 横排 或 竖排 菜单项 在文档中出现 绘图 工具栏和画布框 同时鼠标光标变成形状 如图所示 项目三文字处理软件Word2003 任务一使用文本框 2 在要创建文本框的位置按住鼠标左键不放进行拖动 出现一个虚线框 当达到所需大小之后 释放鼠标左键即可绘制出文本框 如图所示 项目三文字处理软件Word2003 任务一使用文本框 2 输入文本框的内容 插入文本框后 将光标插入到文本框中即可输入文本 当输入的文本到达文本框边界时 文档将自动换行 如图所示 项目三文字处理软件Word2003 任务一使用文本框 3 编辑文本框 插入文本框后 可以对文本框进行编辑 如改变大小 设置边框和填充颜色等 改变文本框大小的方法是 单击要改变大小的文本框 文本框周围出现8个控制柄 将鼠标光标移到文本框任意一边的控制柄上 当鼠标光标变为或形状时按住鼠标左键不放 然后左右或上下拖动鼠标即可改变文本框的宽度或高度 将鼠标光标移到文本框四角的控制柄上 当鼠标光标变为或形状时按住鼠标左键不放 然后拖动鼠标可以同时调整文本框的宽度和高度 保持文本框的纵横比例不变 项目三文字处理软件Word2003 任务一使用文本框 4 文本框与文本的混排 项目三文字处理软件Word2003 任务二插入并编辑图片 艺术字 剪贴画和图表 3 在任务窗格的 搜索文字 文本框中输入图片的关键词 如建筑 音乐或人物等 在 结果类型 下拉列表框中选择包括的文件类型 然后单击 搜索 按钮 Word将搜索剪辑库并将结果显示在下面的列表框中 如图所示 1 插入图片 1 插入剪贴画 插入剪贴画是指插入Word剪辑库中的各种剪贴画 具体操作步骤如下 1 将鼠标光标定位在需要插入剪贴画的位置 2 选择 插入 图片 剪贴画 菜单项 打开 剪贴画 任务窗格 项目三文字处理软件Word2003 任务二插入并编辑图片 艺术字 剪贴画和图表 4 此时 在下面的列表框中将显示出与关键词有关的剪贴画或图片 单击需要插入的剪贴画 即可将剪贴画插入到文档中光标所在处 如图所示 项目三文字处理软件Word2003 任务二插入并编辑图片 艺术字 剪贴画和图表 2 插入图片文件 在Word中 可以插入保存在计算机中的图片 其具体操作步骤如下 1 将鼠标光标定位在需要插入图片的位置 2 选择 插入 图片 来自文件 菜单项 打开 插入图片 对话框 3 在 查找范围 下拉列表中选择图片所在的位置 在下面的列表框中选择要插入的图片 然后单击 插入 按钮 插入该图片 插入后的效果 项目三文字处理软件Word2003 任务二插入并编辑图片 艺术字 剪贴画和图表 2 插入艺术字 项目三文字处理软件Word2003 任务二插入并编辑图片 艺术字 剪贴画和图表 3 图片 艺术字与文本的混排 默认情况下 插入文档中的图片和艺术字都为图形格式 环绕方式为 嵌入型 用户可以设置它们与文本的混排方式 操作步骤如下 1 在需要设置的图片或艺术字上单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 设置图片格式 菜单项或 设置艺术字格式 菜单项 打开 设置图片格式 对话框或 设置艺术字格式 对话框 2 单击 版式 选项卡 在 环绕方式 区中单击选择一种图文混排方式 在 水平对齐方式 区中选择一种对齐方式 然后单击 确定 按钮 图3 77显示了 四周型 环绕方式的效果 项目三文字处理软件Word2003 任务二插入并编辑图片 艺术字 剪贴画和图表 4 插入图表 图表用于直观表达数据的比较和变化 Word2003中允许用户插入图表 也可以根据表格数据生成图表 若不是根据表格数据生成图表 插入图表时 需要首先编辑数据表 操作步骤如下 1 单击要插入图表的位置 2 执行 插入 图片 图表 命令 打开数据表窗口 3 更改数据表的行列标题 并输入数据 4 关闭数据表 即可插入默认效果的图表 项目三文字处理软件Word2003 任务三插入脚注和尾注 插入脚注和尾注的步骤如下 1 单击要插入脚注或尾注的位置 2 执行 插入 引用 脚注和尾注 命令 打开 脚注和尾注 对话框 如图所示 3 选择要插入脚注还是尾注 并设定序号类型以及其他选项 4 单击 插入 按钮 Word会自动插入编号 5 输入脚注或尾注文字 项目四电子表格Excel2003 任务一认识电子表格 教学单元一电子表格的基本操作 1 工作簿 Excel工作簿是计算和储存数据的文件 每一个工作簿都可以包含多张工作表 因此可在单个文件中管理各种类型的相关信息 2 工作表 工作表是单元格的组合 是Excel进行一个完整作业的基本单位 通常称为 电子表格 项目四电子表格Excel2003 任务一认识电子表格 3 单元格 单元格可以说是Excel工作簿的基本对象的核心 也是Excel工作簿组成的最小单位 如图所示 项目四电子表格Excel2003 任务一认识电子表格 4 工作范围 在Excel中的范围是指一组选定的单元格 它们可以是连续的 也可以是离散的 如果选定一个范围以后再进行操作 则这些操作将作用于该范围内的所有单元格 例如 可以将一个范围内的单元格一起设定大小 边框 注释 当然 范围是由用户选定的 它可以只有一个单元格 也可以是许多单元格 甚至是整个工作表和整个工作簿 项目四电子表格Excel2003 任务一认识电子表格 5 启动与退出 在Windows操作系统中安装了Excel2003后 安装程序将在桌面和 开始 菜单中自动创建相应的启动图标 项目四电子表格Excel2003 任务一认识电子表格 6 工作窗口 项目四电子表格Excel2003 任务二创建和保存电子表格 1 创建工作簿 项目四电子表格Excel2003 任务二创建和保存电子表格 2 保存工作簿 项目四电子表格Excel2003 任务三输入 编辑和修改工作表中的数据 1 输入字符串 若字符串是字符或是字符和数字的组合 不是全数字或科学计数法表示的数字 则可以直接输入到活动单元格 输入的字符串全是由数字组成时 例如邮政编码 电话号码 学号等 应在输入数字字符串前加上一个 英文状态下输入单引号 以区别可计算的数字 不参与统计 2 输入数据 输入数据的方法与上述输入文字的方法完全相同 有效数字只能包含0 9 E e 项目四电子表格Excel2003 任务三输入 编辑和修改工作表中的数据 3 输入日期和时间 输入日期和时间用斜杠或连接号分隔日期的年 月 日部分 例如 可以输入9 5 09或Jun 09 如果按12小时制输入时间 需要在时间数字后空一格 并输入字母a 上午 或p 下午 例如 9 00p 否则 如果只输入时间数字 Excel将按AM 上午 处理 插入当前的日期 按下Ctrl 分号 组合键 插入当前的时间 按下Ctrl 冒号 组合键 4 输入逻辑值 逻辑值数据有两个 TRUE 真值 和FALSE 假值 可以直接在单元格中输入逻辑值TRUE或FALSE 也可以通过输入公式得到计算的结果为逻辑值 例如 在某个单元格中输入公式 3 4 则结果为TRUE 项目四电子表格Excel2003 任务三输入 编辑和修改工作表中的数据 5 自动填充数据 Excel提供自动填充数据功能 通过拖动单元格填充柄 在活动单元格外框的右下角有一小黑方块 称为填充柄 可以将选择单元格中的内容复制到同行或同列中的其他单元格 如果该单元格中包含Excel可扩展序列的数字 日期或时间类型数据 在该操作过程中这些数值将按列增长而非简单地复制 6 设置数据有效性 在Excel中 可以在工作表上为单元格所要使用的有效数据定义一个序列 列出允许输入到单元格中的有效数据范围 这样可以有效地减少和避免输入数据的错误 项目四电子表格Excel2003 任务三输入 编辑和修改工作表中的数据 7 编辑单元格内容8 移动单元格数据9 复制单元格数据10 插入行 列和单元格11 删除或清除行 列和单元格12 添加批注 项目四电子表格Excel2003 任务一设置单元格格式 教学单元二电子表格的格式设置 1 单元格的合并和居中 项目四电子表格Excel2003 任务一设置单元格格式 2 数字格式的设置 通过设置