某上市公司《企业采购业务规范》全套文本60页.doc

中小企业上市专家国研投资 首席专家贾澎博士智力成果 Z河南SKD光伏材料股份有限公司采购业务规范制作人：贾澎博士国研投资有限公司邮箱：2011年1月1日第一章 采购部组织结构与责权第一节 采购部职能与组织结构一、采购部职能采购部由企业采购系统最高负责人领导，在相关职能部门的配合协助下，严格制定并执行采购制度与采购工作流程，确保企业生产、经营活动顺利进行。采购部在企业中行使下列职能。（一）建立采购部组织结合企业实际情况和发展需求，建立健全采购部的组织结构设计，明确职责分工，优化人员配置，提高采购工作绩效。（二）建立健全采购管理制度体系根据企业管理要求及部门任务，制定并严格执行采购规章制度，规范采购作业。（三）采购计划管理在调查和分析采购需求的基础上进行采购决策，编制采购计划与采购预算，指导采购活动。（四）供应商管理根据采购计划进行市场调研，选择、评审、考核供应商，建立并完善供应商档案。（五）采购价格管理建立并更新重要物资及常备物资的价格档案，指导采购作业与价格谈判，提高采购绩效。（六）采购合同管理组织合同评审，签订采购合同，建立采购合同台账并分类管理，监督合同的执行。（七）采购进度控制监督采购合同签订与执行，开展采购跟单与催货工作并进行交期管理，严格控制采购进度，确保供应及时。（八）采购质量控制建立采购认证体系，对供应商及采购物资的质量进行检验、认证，确保采购物资符合企业要求。（九）采购成本控制严格执行采购预算，监督采购询价、议价、订购过程费用的使用情况，开展成本分析，有效控制采购成本。（十）采购绩效管理定期对部门采购作业及各采购人员进行绩效考核，并根据采购结果实施奖惩，分析采购过程中的薄弱环节与问题，制订改进计划，提高采购绩效。二、采购部组织结构不同的企业，其采购部职位设置也不同。企业为确保采购职能的实现，在设计采购部组织结构时，须充分考虑、分析采购需求，生产经营的规模与发展规划，内外部环境，管理水平，供应市场结构，物资价格弹性，产品技术，客户需求等方面的影响，确保采购组织的高效性、灵活性。（一）按企业规模设计采购部组织结构中小型企业采购部组织结构采购部经理采购专员采购专员第二节 采购部责权一、采购部职责职责1根据生产计划和安全库存编制不同时期的物资采购计划，经批准后实施编制采购预算，经批准后实施审查各类请购申请，核查采购的必要性、请购规格与数量是否恰当收集、整理供应商资料，建立供应商管理档案，定期评估供应商做好物料消耗分析，在保证生产及经营需要的前提下降低资金占用，减少库存收集市场的价格信息，利用各种途径降低成本，完成采购成本控制指标实施采购活动，包括询价、比价、议价、签订合同、下订单、跟单、催货、结算等做好市场供求信息及价格调查，实现优质采购，确保生产及经营活动的需要职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8负责国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务的处理工作其他相关职责职责9职责10二、采购部权力权力1建立采购部规章制度，并对公司的发展、规划提出建议设定采购方式、支配额度内资金代表公司选择、评估、确定合格的供应商在计划范围内，代表公司对外签署采购合同在不影响公司正常经营的情况下，有对外进行物资调配的权力有处理公司废旧物资、损坏物资的权力对于不合格的供应商，有索赔、解除供应关系的权力对请购方式、手续权限、进度控制有监督权权力2权力3权力4权力5权力6权力7权力8对本部门员工的奖惩、职位调动、晋级及工作任务的重新分配有建议权其他相关权力权力9权力10第三节 采购部管理岗位职责采购经理岗位职责职责1参与企业规划目标、规章制度、重点工作计划的制订，并组织贯彻执行根据企业经营目标制订采购战略规划，为重大采购决策提供建议和信息支持组织制定采购部相关规章制度、工作规范和工作计划，并监督、检查执行情况审核采购工作计划的制订、分解、实施及考核，并准确传达和执行企业的指导精神组织建立物资采购的供应系统，多方面开拓供应渠道，并对供应商进行管理指导、监督、考核部门人员，根据工作需要提出人事调整建议，控制部门人事费用和人员编制汇总、审核下级上报的月度预算，并参加企业月度预算分析和平衡会议审查部门预算外的临时性采购需求，审核临时采购计划，报总经理批准后执行职责2职责3职责4职责6职责7职责8职责9完成上级领导交办的其他工作职责10分派、指导、监督采购人员的日常工作职责5第二章 采购计划管理第一节 采购计划职责职责1根据企业经营发展战略及生产销售计划，组织制订年度、季度、月度采购总体计划与预算汇总企业物资材料的月度申购计划，结合年度计划，制订详细的月度采购计划组织编制采购预算，交财务部审核后监督其执行情况监控采购计划的执行并协调采购进度，组织编制增补计划或临时计划实时掌握物资材料的库存情况，对所订购的物资从订购至到货实行全程跟踪平衡采购计划，并根据生产、销售的实际情况随时调整采购供货期监控库存变化，及时补充库存，使库存维持合理的结构及数量水平职责2职责3职责4职责5职责6职责7深入了解市场的竞争态势，多方收集供应商信息，不断拓宽供货渠道定期向采购经理汇报采购计划的执行情况及存在的问题职责8职责9第二节 采购计划管理制度一、采购预算管理制度制度名称采购预算管理制度编 号执行部门第1章总则第1条目的为加强对公司采购预算的管理，有效控制采购成本，特制定本制度。第2条适用范围本公司采购预算管理工作，除另有规定外，悉按本制度的规定处理。第3条职责1采购部负责根据采购计划编制采购预算，并严格执行。2财务部协助采购部制订采购预算，整合公司整体预算，并监督采购预算的执行情况。3公司总经理负责审批采购预算。第2章采购预算的编制第4条编制采购预算的目标1采购部凭采购预算进行采购，控制采购费用的支出。2方便财务部门据此筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付的准确性与及时性。第5条采购预算的编制依据1经营所需的物资数量。2预计的物资期末库存量。3本期计划末结转库存量。结转库存量由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确认。4物资计划价格。物资计划价格由采购部根据物资的当前价格，结合可能影响物资价格变化的因素进行确定。第6条在编制采购预算时，相关负责人应充分考虑以下五项影响采购预算的因素。1采购环境。2公司销售计划。3物资使用清单。4存量管制卡。5物料标准成本的设定。第7条采购部须根据物资采购的具体内容，选择合适的采购预算方法，如固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算和定期预算等。第8条采购部应采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并据此编制采购预算草案，报财务部审核。第9条采购部应与财务部进行协商，在充分考虑到公司的现实状况、市场状况和公司预算整体的基础上，综合平衡采购预算草案。第10条采购部应根据平衡过的采购计划草案编制正式的采购预算，并报总经理审批。第11条在编制采购预算的过程中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购情况。第3章采购预算的执行与调整第12条采购预算的执行1经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得保留；如确有需要，下期补办相关手续。2未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后，补办追加相关手续。3采购预算由使用部门严格执行，其他部门予以监督。第13条预算外的采购行为必须经采购部经理、主管副总、总经理逐级审批后方可执行，否则必须按采购预算相关内容办理采购。第14条遇有下列情况之一者，采购预算需要进行调整。1公司经营方向发生变更。2受重大自然灾害的影响。3公司内部重大政策调整。4外界发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策的调整等。5市场经济形势发生重大变化，导致公司经营目标需要调整。第15条采购预算的调整审批程序须与编制审批程序保持一致，不得更改。第4章附则第16条本制度自公布之日起执行。第17条本制度由采购部负责解释。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期采购计划管理表格设备采购申请表序号名称型号规格产品编号数量单位要求到货时间购买单价备注申请部门经办人备注负责人审批意见申请人采购部经理主管副总总经理完成情况订货期 年 月 日订货人预计到货期 月 日（如在 月 日前收不到货，请与订货人联系）收货期 年 月 日收货人数量型号是否相符有无合格证有无说明书收货情况供应商资料名称联系人地址邮编电话传真开户行账号物资采购计划表编号：填写日期： 年 月 日供应商货品名称全年采购总量金额仓库每月采购计划1月2月3月批准日期： 年 月 日审核日期： 年 月 日编制人：订单采购计划表编号： 年 月物资名称品名规格适用产品上旬中旬下旬库存量订购量单号用量单号用量单号用量第三章 供应商开发与管理供应商管理岗位职责职责1根据企业战略规划和年度运营计划分析资源供应市场，制订并实施供应商开发与管理计划负责定期对供应商的技术能力、质量保证能力、生产及交付能力进行考察与评估，形成评估报告，经审批后传递给相关部门结合企业运营需求，建立完善合格的供应商资料库建立、维护与供应商之间的关系，解决存在的问题协调、配合部门内部或其他相关部门的工作负责指导、培养、监督、考核下属人员的工作，提高工作效率负责企业采购物资的质量监控与审核，确保采购行为符合有关政策法规和道德规范参与产品的询价、比价、议价，负责样品价格的确认与维护工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8完成上级领导交办的其他工作职责9第二节 供应商开发与管理制度一、供应商管理制度制度名称供应商管理制度编 号执行部门第1章总则第1条目的选择合格的供应商并对其进行持续监视，以确保其能为公司提供合格的产品与服务。第2条适用范围本程序适用于给公司提供产品和服务的所有供应商。第3条权责1采购部、质量管理部、财务部负责对供应商进行评价。2采购部、质量管理部负责对供应商进行考核。3总经理负责合格供应商的审批工作。第2章合格供应商的标准第4条评价合格供应商公司相关人员评价合格供应商时，应按照以下标准综合考虑。1供应商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能力。2优先选择按国家（国际）标准建立质量体系并已通过认证的供应商。3对于关键原料，应对供应商的生产能力与质量保证体系进行考查，其中包括下列五个方面的要求。 （1）进料的检验是否严格。（2）生产过程的质量保证体系是否完善。（3）出厂的检验是否符合我方要求。（4）生产的配套设施、生产环境、生产设备是否完好。（5）考察供应商的历史业绩及主要客户，其产品质量应长期稳定、合格、信誉较高，主要客户最好是知名的大型企业。4具有足够的生产能力，能满足本公司连续的需求及进一步扩大产量的需要。5能有效处理紧急订单。6有具体的售后服务措施，且令人满意。7同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。8样品通过试用且合格。第3章供应商的评价程序第5条供应商初步评价1质量管理部、采购部、设计部及其他部门视企业实际需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如以质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表”。2采购部对“供应商基本资料表”进行初步评审，挑选出值得进一步评审的供应商，召集本部门、质量管理部及设计部门相关人员对供应商进行现场评审。现场评审时使用“供应商现场评审表”。3在对供应商进行初步评审时，采购部须确定采购的物资是否符合政府法律法规的要求和安全要求，对于有毒品、危险品，应要求供应商提供相关证明文件。第6条供应商的现场评审1根据所采购材料对产品质量的影响程度，可将采购的物资分为关键、重要、普通材料三个级别，对不同级别实行不同的控制等级。2对于提供关键与重要材料的供应商，采购部组织质量管理部、设计部对供应商进行现场评审，并由采购部填写“供应商现场评审表”，质量管理部、设计部签署意见，供应商现场评审的合格分数须达到70分。3对于普通材料的供应商，无须进行现场评审。第7条供应商质量保证协议的签订1采购部负责与重要材料的供应商和普通材料供应商签订供应商质量保证协议。2供应商质量保证协议一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格材料的一种契约。第8条提出样品需求1如公司有样品需求，由采购部采购人员通知供应商送交样品，质量管理部相关人员需对样品提出详细的技术质量要求，如品名、规格、包装方式等。2样品应为供应商在正常生产情况下生产出的代表性产品，数量应多于两件。第9条样品的质检1样品在送达企业后，由设计部、质量管理部负责完成样品的材质、性能、尺寸、外观质量等方面的检验工作，并填写“样品检验确认表”。2经确认合格的样品，需在样件上贴“样件标签”，并注明合格，标识检验状态。3合格的样件至少为两件，一件返还供应商，作为供应商生产的依据；一件留在质量管理部，作为今后检验的依据。第10条确定合格供应商的名单1在“供应商基本资料表”、“供应商评审表”、“供应商质量保证协议”和“样件检验确认表”四份资料完成后，采购部将供应商列入“合格供应商名单”，交公司总经理批准。2原则上一种材料需暂定两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。3对于惟一供应商或独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。4接单生产时，如果客户指定供应商名单，采购部采购人员必须按顾客提供的供应商名单进行采购。客户提供的供应商名单直接列入“合格供应商名单”，如需从非客户提供的供应商处采购时，必须事先得到客户的书面批准。5适时对供应商进行考核，并根据考核结果修订“合格供应商名单”，删除不合格供应商。修订后的“合格供应商名单”由公司总经理批准生效。第4章供应商的监督与考核第11条考核对象供应商考核对象为列入“合格供应商名单”的所有供应商。第12条考核方法公司对供应商实行评分分级制度，供应商的考核项目包括质量、交期、服务、价格水平等方面的内容。第13条考核频率对关键、重要材料的供应商，应每月考核一次；对普通材料的供应商，则每季度考核一次。第14条考核结果的处理1考核结果在90分以上的供应商，优先采购。2考核结果在8089分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认。3考核结果在7079分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认，并决定是否继续采购，或减少采购量。4对考核结果在69分以下的供应商，须从“合格供应商名单”中删除，并终止向其采购。5考核标准和考核结果由采购人员书面通知供应商。第15条对合格供应商进行交期监督采购人员应要求供应商准时交货，同时记录由供应商原因引起的分批发运造成的超额费用。第16条对合格供应商进行质量监督1质量管理部和采购部应保存合格供货方的供货质量记录，产品不合格时应对供应商提出警告，连续两批产品不合格则暂停采购，另选供应商，或待其提高产品质量后再行采购。2对于不合格的供应商，应取消其供货资格，将其从“合格供应商名单”中删除。第5章供应商政策的执行、反馈与变更第17条供应商政策的执行与反馈供应商管理相关部门在接到供应商政策执行通知书后，须按规定执行，并严格遵守保密制度。在政策执行的过程中，若发现任何问题，应立即反馈给采购部。第18条供应商政策的临时性变更1在出现下列情况时，经过公司采购总监的书面同意后，可对某些供应商的政策作临时性调整。（1）某供应商的发展战略或地域销售政策发生对公司有利或不利的重大调整。（2）某供应商决定把我公司作为重要客户。（3）重要供应商出现经营危机。（4）市场供应价格发生剧烈震荡，使供应风险骤然加大，引起供需双方相应做出重大的政策调整。（5）其他需作临时性调整的情况。2临时性供应商等级调整同样应填写“供应商等级变动申请表”，并在表格右上方注明临时字样和调整时限。3一旦调整结束，应立即恢复其原有等级，如仍需继续保留临时等级，需报总经理特批，并于该季度在供应商评审会议上通过。第6章建立供应商质量体系第19条对供应商质量体系的开发每年由采购部组织供应商学习质量体系标准，并要求供应商制订质量体系推行计划，通过质量体系认证。第20条供应商质量体系的评定1重要、关键材料的供应商每年评定一次，普通材料的供应商两年评定一次。2质量管理部制订评定计划，采取评定小组（物控、开发、质量）现场评定，或供应商自我评定的办法。3按质量体系制定“供应商质量体系评定表”，列明评定内容。4如果供应商通过了质量体系的第二方或第三方认证，并提供了认证证明资料（证书或报告），可免除评定。第7章附则第21条本制度由采购部制定，采购部负责解释和修订。第22条本制度报总经理审批后，自颁布之日起执行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期二、供应商筛选制度制度名称供应商筛选制度编 号执行部门第1章总则第1条目的为保证采购物资能满足公司要求，以及有效评价物资供应商的资质和能力，加强对供应商的管理，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于为公司提供产品或服务的所有供应商。第3条权责1采购部、质量管理部负责供应商的筛选与考核工作。2总经理负责对相关部门选择的供应商进行审批。第2章供应商信息收集与调查第4条供应商信息收集与调查由公司采购部负责，其他相关部门予以配合。第5条供应商调查的内容1材料供应状况。2材料品质状况。3专业技术能力。4机器设备状况。5管理水平。6财务及信用状况。第6条凡与公司建立供应关系，且符合条件的供应商，均应填写“供应商调查表”，作为公司选择和评估供应商的参考依据。第7条若供应商的生产经营条件发生变化，公司应要求供应商及时对“供应商调查表”进行修改和补充。第8条采购部应组织相关人员随时调查供应商的动态及产品质量，“供应商调查表”须每年复查一次，以了解供应商的动态，同时依变动情况更新原有资料内容。第9条供应商信息收集的方式可以采用问卷调查、实地考察、委托验证等不同的方法。第3章供应商评审管理第10条成立评审小组评审小组的成员可以由采购部、生产部、质量管理部、财务部及其他相关部门人员组成。第11条供应商评审管理1对供应商的评审主要从供应商的一般经营状况、供应能力、技术能力、品质能力等方面进行。2对于临时采购的供应商，采购部应对供应商的经营资格进行审核，并报采购部经理审批。3对于长期采购的供应商，采购部应对其经营资格、信誉、服务、采购标的、质量等进行审核，并予审核通过后认定其合格供应商资格，报相关领导审批。采购部应对合格供应商每年进行一次复审。4对于正在合作的长期采购供应商，采购部应至少每季度对其进行一次考评，并根据考评结果分配下期的采购比例，由采购部经理审核，报采购副总审批。供应商名录应不断更新并注意发展增加供应商。第4章供应商档案管理第12条采购部负责建立供应商档案，使用部门予以配合，对每个选定的供应商必须有详尽的供应商档案。第13条供应商档案由采购部指定人员负责管理，未经采购部经理允许，不得随便查阅。第14条供应商档案包括供应商调查表，供应商审批表，供应商质量档案，供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料等。第5章附则第15条本制度由采购部、质量管理部、人力资源部联合制定，相关内容分别由相关负责人解释和修订。第16条本制度报总经理审批后，自颁布之日起执行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期第三节 供应商开发与管理表格供应商调查表编号：供应商基本信息公司名称厂址成立日期占地面积企业性质负责人联系人电话传真E-mail公司网址生产技术设备信息主要产品及用途检测仪器校对情况主要生产线设计开发能力正常生产能力 /月最大生产能力 /月正常交货周期最短交货期及说明产品信息主要产品及原材料产品介绍产品遵守标准国际标准 国家标准 行业标准 企业标准产品认证情况产品销售区域人员信息公司总体职工数管理人员技术人员数质量管理部人数财务信息固定资产净值营运资金资产负债率短期负债银行信用等级调查日期 年 月 日调查人部门主管签字填表人：供应商筛选表编号：筛选日期： 年 月 日采购项目筛选供应商数量筛选人员供应商名称生产技术设备情况产品质量服务水平认证水平管理水平优良差优良差优良差优良差优良差优良差筛选结果筛选总结总经理意见 日期： 年 月 日合格供应商列表日期： 年 月 日序号供应商编号供应商名称联系方式供应物资最后复查时间备注确认：审核：填表：供应商登记变动申请表编号：日期： 年 月 日供应商名称编号供应产品名称数量金额年供货量重要程度备注变动原因申请变动原因申请变动依据申请人采购部经理采购总监总经理第四章 采购价格、谈判与合同管理第一节 采购价格、谈判与合同管理岗位职责职责1协助采购部经理建立采购价格和合同管理体系，为实施采购建立执行、控制机制组织制定企业采购合同管理制度、采购价格管理制度以及谈判制度建立采购价格管理、谈判管理以及合同管理流程，编制和统一采购合同范本组织实施合同价格调研、分析，开展询价和议价工作谈判资料、价格资料以及合同文件的整理、汇总和归档工作完成采购部经理交办的其他工作负责合同谈判、合同签署以及合同执行工作检查合同执行情况，预测合同履行风险，并制定风险防范措施职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8第二节 采购价格、谈判与合同管理制度一、采购合同管理制度下面是某企业采购合同管理制度，供读者参考。制度名称采购合同管理制度编 号执行部门第1章总则第1条目的为加强采购合同管理工作，防范合同采购风险，维护公司利益，现依据国家相关法律法规及公司合同管理规定，特制定本制度。第2条适用范围本制度明确了合同采购管理部门的职责，规定了采购合同管理的基本原则、运行机制及具体内容，适用于公司生产所需物料以及公司日常所需各种物资的对外采购合同的签订、履行和管理工作。第3条职责分工公司采购部负责具体的采购合同的谈判、起草、执行、变更等工作，采购部经理、副总经理和总经理对采购合同进行审批。第4条采购合同的形式采购合同的订立必须采取书面形式，经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真、电报图表、电子邮件、报价书和会签表等，均属于合同的范围。第5条采购合同的内容采购合同包括九项基本内容，即当事人姓名、住所和联系方式，供应商全称、价款或报酬，数量和规格型号，品质和技术要求，履约方式和期限、地点，验收标准和方式，付款方式和期限，售后服务及其他优惠条款，违约责任和解决争议的方法。这九项内容必须编写齐全，各项内容的条款应当明确、具体，文字表达要严谨，书写要工整。第2章合同签订第6条采购签约权限的规定1公司采购部经理有权签署采购标的额在5 000元以下的采购合同。2公司副总经理有权签署合同标的额在5 00020 000元的采购合同。3合同标的额在20 000元以上的采购合同需由公司总经理签署。4公司所属分支机构和分公司的采购合同，须在公司总经理的授权范围内签署。第7条供应商调查签订合同前，采购人员就合同对方的信用（含经营范围，银行资金，履约能力，技术和质量等级，法人资格，签约人是否是法人代表或经法人代表授权的委托代理人等）进行全面了解。标的总价在20 000元以上的合同应当形成书面报告，并就合同对方的资信情况形成会审意见。第8条采购部根据对方资信情况、谈判情况起草采购合同。第9条采购合同审批程序采购合同初稿会审稿的审查采购合同签署前，有关责任人应当对合同初稿会审稿所涉及的内容进行全面审查。合同审查的具体分工和流程如下：（1）公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见；（2）法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见；（3）采购经理负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见；（4）公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见；（5）公司采购部经理在审查后签字，表示认可合同文本；（6）公司采购部根据公司总经理的审查意见修改合同文本，并将总经理审查意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查，审查通过后由公司总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式与供应商签署采购合同。第10条公司采购部根据对初稿会审稿修订签审后的合同定稿签订采购合同，零星物资根据财务处、设备处、使用部门签署的零星物资采购合同主要条款会签表签订采购合同。第11条采购合同签订过程中各部门的职责划分。1公司采购部负责采购合同签署前的合同询价、议价、调研等工作。2公司法律顾问对采购合同内容的合法性和可能产生的法律后果进行把关。3公司财务部和质量管理部配合采购部做好合同货款和合同标的的质量检验工作。4公司其他职能部门在各自部门职责范围内对采购合同的管理提供支持。第12条公司采购部、财务部、行政部各留一份采购合同原件，法律顾问留一份复印件。第3章采购合同履行第13条采购合同签订后即生效，具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。第14条在合同履行过程中，采购部应根据合同的履行情况编制“履约管理台账”，作详细全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。第15条遇履行困难的合同必须及时向相关参与合同管理的部门通报并报告相关公司领导。第16条在合同履行过程中出现下列情况之一时，采购部应及时报告公司，并按照国家相关法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。1由于不可抗力因素导致合同不能继续履行的。2由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定义务的。3由于情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。4其他合同约定或法律规定的情形出现。第17条合同发生纠纷时，采购部相关人员应会同法律顾问与合同对方协商解决，协商不成需进行仲裁或诉讼的，协助法律顾问办理有关事宜。第4章合同管理纪律要求第18条参与合同签订和合同管理的人员不得出现下列情况，否则公司将视情节轻重给予相应处分。1泄露或私自更改合同内容。2丢失合同。3损害公司利益。4参与合同制定、签订的过程中出现严重的不负责任行为。第19条参与合同履行人员违反国家和公司相关规定，给公司利益造成经济损失或其他损失的，视其性质和情节轻重，由公司给予责任人行政和经济处罚。第20条触犯刑律的移交司法部门处理，公司保留对责任人的追索权。第5章合同资料管理第21条采购部负责采购合同资料的收集、汇总、保存和存档、送档工作。第22条财务部负责采购管理过程中所涉及的原始凭证、票据的备份和保存工作。第23条行政部负责合同资料的归档和查阅工作。第6章附则第24条本制度未尽事宜，依照国家有关的法律法规和政策执行。第25条本制度自通过之日起实行，公司在此前发布的有关规定与本制度相抵触的，以本制度为准。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期第三节 采购价格、谈判与合同管理表格询价单编号： 公司：一、本公司因业务需要拟向贵公司洽购下列物资，请速予报价，以便进一步联系。物资名称规格型号质检说明数量二、来函或来电请寄至本公司采购部 先生，电话 ，并请注明贵公司联络人及电话。三、附公司介绍。 公司采购部 年 月 日采购询价记录表采购计划单工作号询价单工作号申请采购物资编号供应商电话供应商报价（单价）备注出厂价批发价零售价平均价询价员询价员工号询价日期采购谈判计划表谈判议程谈判议题谈判目标谈判策略参加人员最优目标预期目标底线目标备选策略实施策略采购谈判记录表记录人：记录时间： 年 月 日供应商谈判时间供货时间谈判地点采购产品名称数量产品规格和型号目标价格技术要求质量要求谈判内容描述（内容较多可以附表）谈判主要争议点谈判结果谈判参加会签主管领导审批意见签字： 日期： 年 月 日合同签订审批单采购业务口采购物资名称合同编号送入系统时间合同草签基本内容供应商名称采购数量采购单价采购金额交货时间其他特别条款采购经理审核意见签字： 日期： 年 月 日法律顾问审核意见审核意见签字： 日期： 年 月 日填表人： 年 月 日合同信息统计表登记日期：登记人：序号合同编号合同内容供应单位合同数量合同单价合同总额采购形式联系人及联系方式1234审核人：审批人：第五章 采购进度控制第一节 采购进度控制岗位职责采购跟单员岗位职责职责1掌握所负责物资的规格型号及相关标准，并对采购订单的要求、交期进行掌控及时跟进与确认每日应到物资，记录及核查物资账目相关采购员不在时，代替回答供应商的一些基本问题针对已经有过合作的供应商，订单处理后续事宜（电话沟通或接收传真），并转交给相关责任人采购物资出现质量问题时，协助采购人员与供应商进行沟通，填报“物资交货异常信息反馈日”报表追踪外发加工产品，要求全部回仓，并跟进外发余料库存情况根据采购合同或订单催促供应商发货，并追踪货物运输情况跟催相关部门对样品的确认结果并在规定日内回交供应商职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8每日做好日清、对账工作，定期汇报采购情况完成上级领导临时交办的其他工作职责9职责10第二节 采购进度控制管理制度一、采购进度控制制度下面是某企业采购进度控制制度，供读者参考。制度名称采购进度控制制度编 号执行部门第1章总则第1条目的为有效控制采购进度，确保物资供应，掌握采购时间，准确控制库存存量，降低成本，提高公司的经济效益，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于与公司物资的采购进度控制相关的所有工作。第3条归口管理采购部是采购进度控制的归口管理部门，负责采购作业的顺利进行。第2章采购进度控制程序第4条设定采购作业期限采购部应对国内外采购物资的作业程序分别设定采购作业期限，将采购地区划分为亚洲地区、欧美地区及国内地区，据此结合实际情况逐项为每一个采购作业程序设定所需时间。第5条确定采购作业进度控制要点1内购作业分为询价、订购、交货三个管制点。2外购作业分为询价、订购、装船、到港四个管制点。第6条每一控制要点阶段完成后，采购跟单员应将实际完成日填入“采购进度控制表”，并填入下一阶段sw 预定进度。第7条采购部收到请购单后，采购跟单员应将请购部门限定的进货日期和采购经办人员预定询价完成日期填入“采购进度控制表”。第8条“采购进度控制表”可提示采购人员每周内应完成的进度，以保证采购控制有条不紊。“采购进度控制表”应每周填写一次。第9条每一请购项目仅列一项作业阶段的预定日期，如该阶段的实际日期已填入，则填写下一阶段的预定进度。第10条采购跟单员每周五下午制定下周应完成的采购业务的预定进度。第11条逾期末完成的请购作业，由采购人员填具“采购交货延迟检讨表”，并提出补救办法，送请购部门表示意见，以便及时采取相应措施。第3章采购作业进度各控制要点监督管理第12条询价、谈判进度管理采购进度控制主管需根据请购部门的物资需要日期，严格监督采购人员询价、谈判进程，确保不延误采购时间。具体的询价、谈判工作可参照公司制定的相关采购询价、谈判制度。第13条订购进度管理订购进度管理工作包括订单的跟催等，具体请参照本公司制定的订单跟踪管理制度。第14条交期管理交期管理，具体请参见本公司制定的采购交期管理办法。第5章附则第15条本制度由公司采购部制定，解释权归采购部所有。第16条本制度呈总经理核准后实施，修订时亦同。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期采购进度控制管理表格采购订单采购合同编号：供应商编号：订单编号：供应商名称： 项次物资编号品名规格单位数量单价合计交货日期交货地点采购部联系人联系电话注意事项交易条款核准：审核：经办： 年 月 日采购进度控制表编号： 年 月 日请购单号请购部门请购日期物资名称供应商订购需要日期交货期付款条件付款情况交货记录备注日期数量单价金额审核： 制表：采购物资跟催表编号：物资订购日期订购单号订购数量规格供应商计划交货日实际入库跟催员编号名称数量交货日期审核人：审批人： 第六章 采购质量控制采购检验岗位职责职责1制定采购货物检验标准和检验规范按照相关质量检验标准，协同使用部门人员对采购物资进行质量检验按照企业规定的程序实施检验工作，防止不合格品入库或投入使用协助供应商评估工作，对供应商提出质量改进建议对检验不合格品提出处理意见识别和认真