金诚信(昭通项目部)年度行政后勤标准化实施细则.doc

金诚信矿业管理股份有限公司云南金诚信矿业管理有限公司（昭通项目部）2015年度行政后勤标准化实施细则（试行）第一章 总则第一条 为了进一步加强昭通项目部行政后勤管理，规范员工行为，提高实施标准，根据公司内控制度及行政后勤标准化要求，结合项目部的实际情况，特制订昭通项目部行政后勤标准化实施细则。第二条 本实施细则适用于项目部各部室、各区队员工。第二章基础管理标准第三条 根据公司八大标准化要求，结合项目部的实际情况，与各部室、区队签订八大标准化考核责任状，并存档。项目部每月开展一次八大标准化的自检自查，记录检查情况，并对在检查出存在问题下发整改五定表，对每月八大标准化的自检自查情况存档。第三章 行政管理标准第四条 公文处理1、 根据公司收文处理办法（1）收文处理要做到及时、准确、安全。其中：收文及时要求项目部每日两次由专人登录项目部邮箱、公司OA系统查收本日发文，确保收文最迟不晚于发文的第二日阅办；收文准确即要求公文收取后报领导审批或知晓，领导阅示后在当日送至具体承办部门落实，并跟踪相关部门的办理和传阅情况。办理完结的公文依发文单位的不同，分类存放。（2）已经使用OA行政办公系统的，按照收文处理单流程进行处理；尚未使用OA系统的，按照纸制收文处理单进行处理。收文处理单需留存备查。第五条 档案管理（1）项目部综合办公室是档案的主管部门，负责集中统一管理公司内部下达的文件，对上级的请示及报告，地方政府文件和批复，规章制度，公司各类证照等。昭通项目部各部门负责各系统属于项目部保存的文件资料的收集、分类、立卷和定期移交归档工作。（2） 列入档案归档范围的资料，严格按照档案管理办法所规定的程序和要求进行归档保存。第六条 会议管理（1）项目部要定期召开调度会，按需召开经理层会议及各类专题会。综合办公室做好会议的准备工作和设备调试工作。（2）各次会议应指定专人做好会议记录工作，形成会议纪要并存档。（3） 综合办公室指定专人负责做好每周调度会纪要并存档，会后要根据会议精落实会议议定事项的完成情况。（4） 会议室办公桌椅、视频、投影机、电脑、空调使用等相关设备由综合办公室统一管理，并建台账备查，任何人不得擅自挪作私用。第七条 印鉴管理（1）项目部印鉴的启用严格按照公司规定的审批制度执行。（2）项目部的印鉴由专人保管。随用随取，用后立即存于原处，并及时上锁。印鉴保管人员离开办公室3天以上时，须将印鉴交所在部门负责人或者分管领导保管，并履行交接手续。（3）用印的审批：项目部各类文件、合同、标书和资质、资格证明以及涉及本单位财务、统计、人事等重要报表和相关材料的用印，必须经项目部经理审批后，方可用印。需要盖章的一般性事项、单位介绍信，须经综合办公室主任审核，审核后方可使用。印鉴使用须在用印专用登记薄上认真填写用印人、用印文件名、用印量。该登记簿要妥善保管，留存备查。（4）项目部有文件需加盖公司总部印鉴时，依照文件的类型，执行“谁需要谁联系”的办理原则和相应程序，承办人先联系公司总部对应部室的业务联系人，部室业务联系人持需盖印的文件到综合行政管理中心盖章。第八条 证照管理（1）项目部综合办公室指定专人负责本项目部的证照管理工作。（2）使用证照复印件和扫描件，均应在复印件或扫描件上注明该证照“只限于联系XXXX之用”等字样。并在证照使用登记簿上登记用途、使用人、使用日期、批准人等。（3）项目部各部室需使用公司总部存档的证照的复印件时，需向对应的业务职能中心说明使用目的、使用证照名称等，由该中心主办人员到综合行政管理中心申请和置办。第九条 日常办公物资管理（1）日常办公物资定义：是指项目部各部室在日常办公业务所使用的办公消耗品、办公耗材品、保洁用品。（2）项目部综合办公室对日常办公物资实行统一购买，统一管理。（3）项目部综合办公室对日常办公物资设立采购、入库、领用台账。同时，做好日常办公物资的月度盘点、季度费用统计工作。（4）办公用品领用时需在办公用品领用登记单上按部门分类，登记用品名称、入库数量、库存数量、领用数量、领用人、领用时间、结余数量、经办人，并由专人认真核实其库存数量。（5）单位价值在2000元以上，使用年限超过一年的实物资产是办公固定资产（如电脑、打印机、空调、视频设备等），对办公固定资产要进行费用核实，分部门、定编号、定责任人，建立固定资产台账备查。（6）办公室按季度统计各部门本季度办公用品费用的支出情况，在会议中予以公布，以此敦促各部门杜绝浪费，节约使用。第十条 办公电脑管理（1）项目部综合办公室是本项目部办公电脑及配件的管理部门，负责对项目部新购和原有办公电脑及配件的统一管理、统一调剂,并建立和更新电脑配发台账。建立台账，要对办公电脑做好编号、责任人、使用部门、使用人，以便备查。（2）办公电脑应为办公所用，不得挪作私用。更不得在上班时间用其做与工作无关的活动。（3）使用人要爱惜电脑，遵守操作规程，及时关闭电源，对电脑进行维护和保养。第十一条 计算机信息网络安全管理（1）项目部所有电脑区分为“专网计算机”和“一般计算机”。“专网计算机”为财务、仓库和人力资源专员使用的计算机。（2）专网计算机不得随意接入互联网，不得安装聊天、视频、游戏软件。（3）“一般计算机”的上网时间实行“限时使用，定点关闭”。（4）项目部要根据作息时间和岗位的需要规定开网时间和用网权限，网络规定时间：上午8：0011：30，下午14：0017：30，特殊情况给予适当的网络开放，项目部各部室人员要认真遵守项目部网络管理规定。综合办公室于每天对专网计算机检查两次，发现有安装聊天、视频、游戏软件的考核50元/次。第十二条 车辆管理1、 管理职责（1）项目部所有车辆统一由综合办公室管理。（2） 项目部车辆实行专人专车管理，各司机必须管好项目部指定负责的车辆。具体如下：宇通牌客车（云AD7167）指定王强负责；宇通牌客车（云AD9920）指定胡明杰负责；北京现代（云AZ875V）指定高关林负责；解放牌130货车（云AL219H）指定高光彦负责；江铃货车（云A8S809）指定蔡忠正负责。2、车辆调度（1）项目部车辆统一由综合办公室进行管理。（2） 项目部各专职司机要端正驾驶作风，加强自身职业道德建设，严格遵守交通规则，提高服务意识和服务水平，必须服从项目部领导的调配和管理。不得以任何理由拒绝，不服管理的给予100元/次的考核，情节严重者，办公室有权给予辞退。（3）公务车司机必须遵守项目部工作纪律和各项管理规定，通讯工具必须保持24小时畅通。上班时间，必须坚守岗位，不得擅离职守。无出车任务时，在办公室待命，若有事需离开，必须向办公室说明情况，以便及时联系。（4）项目部公务车（云AZ875V）原则上主要为接送项目部班子成员、财务人员、公司领导所用，除特殊情况外。第九条 项目部(云AL219H)、(云A8S809)主要为托运物资所用，除特殊情况外。（5） 项目部车辆实行持卡加油制，油卡由办公室专人负责保管，各司机每次需要加油时必须提前向办公室报告，由办公室专人视情况随同前去加油，若特殊情况时，由司机本人去加油时，加油必须实事求是，不得弄虚作假。若发现有虚假现象，依据情况进行考核。（6）项目部各部室出现急需用车、不得不用车的情况时，必须事先向综合办公室提出用车申请，填写派车单，由项目部领导批准后方可用车。（7）公务车配有行车记录表，每次出车后都要如实记载日期、用车人、用途、地点、行驶里程并存档备查。3、车辆使用（1）通勤车司机要加强思想政治、交通安全法律法规、专业技术学习，服从管理和调配，文明驾车，做到六不“不酒后驾车、不危险驾车、不疲劳驾车、不超速行车、不超员行车、不故障行车”，行车途中注意力要高度集中，控制好车速，按规定车速行驶，小心慢行，随时保持良好的精神状态，若出现以上违章情况的，考核当班司机500元/人，考核金额从当月工资中扣除。（2）通勤车司机必须严格遵守项目部的车辆发车时间规定，严格按照排班表出勤。按时接送工人上下班。在接送工人上下班途中，决不允许通勤车超员、超速行驶。同时，要在保证车辆安全的情况下，尽可能的保证上下班工人有车可乘，积极为项目部做好生产、生活服务。若出现司机不遵守项目部发车时间规定的，不按时发车，行车途中出现超员超速、行驶的，考核当班司机500元/人，考核金额从当月工资中扣除。（3）项目部各专职司机所持的车辆证件必须齐全、完好，同时，要清楚车辆保险的有效期限。同时，由综合办公室对项目部各车辆保险建立车辆保险台账、车辆证件台账等相关台账，以便及时对车辆的信息变动跟踪调查。（4） 各专职司机在出车前，要对车辆做基本检查，如（水箱、机油、汽油、电瓶液、轮胎、外观）等是否正常，发现故障，要立即报告，不允许故障出车，做到出车前检查、行驶中检查、收车后检查。4、车辆保养及维修（1）项目部车辆维修、保养原则上到项目部指定的厂家进行维修、保养,司机要不定期对车辆进行检查和保养，确保行车安全，保持车辆处于安全、可靠、良好的状态。车辆需要保养和维修时，由驾驶员提出维修、保养建议，填写车辆维修保养申请单，办公室根据实际情况，对车辆进行定点维修、保养的审批。建立车辆维修和保养台账，对车辆维修、保养的内容、项目、费用进行如实登记。（2）车辆在行车途中发生故障或其他耗损需要及时修复或更换零件时，要及时与办公室联系，办公室根据实际情况同意进行修理，后补报相关手续。（3） 由于驾驶员使用不当或属于保养而导致车辆损坏或机件故障的，所发生的维修费用，依情节轻重，由公司和驾驶员承担。5、 违章及事故处理（1）在下列情形之一的情况下，违反交通规则的或发生事故的，由驾驶员承担。 无照驾驶。 未经许可将车借予他人使用。（2）不可抗拒原因造成的交通事故，酌情研究进行处理。（3）违反交通规则的，而产生的罚款由驾驶员承担。（4）驾驶员因公出车发生交通事故，根据交警责任认定情况，按照以下规定承担责任：驾驶员无责任时，损失有对方承担或项目部承担；驾驶员负主要责任时，承担理赔部分以外的50%；驾驶员负次要责任时，承担理赔部分以外的20%；第四章 后勤管理标准第十三条 项目部员工宿舍管理一、管理职责1、 综合办公室职责 项目部综合办公室是员工宿舍的主管部门，负责员工宿舍长的选定与工作职责安排，宿舍长负责协助管理。2、宿舍长职责（1）准确登记每间宿舍内居住的员工姓名、工种、所在工区、入住时间、离宿时间等。（2）对宿舍内配置的物品进行登记，设立台账，做到账物相符。（3）每月对员工宿舍的卫生、安全进行一次全面检查，留存检查记录。对检查中发现的问题及时指出，限定整改期限，到期回查。（4）完成上级交代的其他关于宿舍管理的工作。（如水表、电表查记工作等）3、宿舍公共区卫生员职责（1）每日两次对宿舍公共区域（走廊、洗漱间、卫生间）进行打扫。（2）保管清洁工具，放置于指定位置。（3）公共区域的清洁须达到：地面无积水、无杂物、无烟头；墙面、灯管无蜘蛛网；下水道畅通。三、管理办法（1）项目部综合办公室负责项目部宿舍的管理工作，并对宿舍进行月度评比工作。（2）宿舍的分配以满足一线员工住房为准，由综合办公室负责宿舍的分配与调整，员工应无条件服从安排。（3）项目部宿舍原则上每间安排34人居住，并配置铁质上下铺床。有一个上铺床位为行李床。（4）每间宿舍对应放置四把凳子、一张桌子和一个工服放置架。（5）宿舍具备日常生活所必须的照明、取暖设备。（6）宿舍门锁完好，窗户锁扣完好。（7）住宿人员不得调换公司财产物品，不得损坏配置物品。出现损坏的由使用人或在住人员负担修理费或赔偿费。（8）入住人员定期打扫宿舍。墙面干净、无乱贴乱画。物品摆放整齐。被褥、床单干净整洁。窗户玻璃明亮，屋内无异味。（9）宿舍内严禁私拉乱接电线、严禁使用大功率用电设备。如：热得快、电丝炉、钨丝灯。（10）无独立厨房的宿舍，禁止使用电磁炉、燃气罐用于个人做饭。各项目部在禁止此类现象的同时，向员工提供公共厨房用于家属工做饭的场所。（11）贵重物品应妥善保管，数量较大的现金应及时存入银行，做到人走锁门。（12）公共区域设专人打扫。垃圾桶、室外环境每天打扫清理一次。（13）综合办公室每月1号、15号对宿舍的安全、卫生进行一次大检查，当月评选出“文明宿舍”进行奖励。并留存每次的检查和评比记录。对在检查过程中发现问题的，要及时指出并限定整改期限，逾期不整改的，根据项目员工宿舍的有关管理规定进行考核。（14）员工离职或辞退时，也应办理钥匙移交和项目部配备物品的移交手续，随即迁出宿舍。移交过程中发现有损坏，或未进行移交的员工视情节进行赔偿。（15）不享受项目部规定待遇的员工夫妻，确需在项目部宿舍居住的，经办公室同意并报主管领导批准后方可居住。当项目部人员增加，需其自行解决住房时，员工应按项目部要求按时搬出宿舍，否则将按每天50元予以处罚。（16）过年员工的探亲房，申请人得到主管领导的同意后，须在办公室登记入住时间、入住人员数量、离开时间和联系方式。并在约定的离开时间前腾退住房，并结清住房期间的水电费等。四、文明宿舍评比（1）严格遵守项目部宿舍管理规定，说文明话，办文明事，做文明人。（2）宿舍内设施摆放整齐，室内闲杂物品摆放有序。（3）室内通风良好，采光明亮，没有异味。（4）室内吸烟配备烟灰缸，烟头及时熄灭，无乱扔烟头现象。（5）窗户玻璃明亮；地面无痰迹、垃圾等。（6）无从窗户乱扔垃圾或废弃物现象。（7）室内电线无乱接乱搭现象；无使用大功率电器现象。（8）室内无长流水，长明灯现象。（9）室内无吵架、斗殴、赌博的事情。（10）室内电视机、音响等声音尽量放小，做到不影响他人的休息。（11）室内晚上进行打扑克、下棋等娱乐活动时，声音尽量放小，最迟22:00结束，做到不影响他人休息。（12）邻里关系良好、健康、和睦。第十四条 食堂管理一、管理职责1、炊事班长职责（1）炊事班长负责食堂日常管理及工作安排，与办公室主任共同负责食堂人员的月度考评。（2）炊事班长协同财务部门对采购的食品从数量、质量、价格严格验收检斤，逐项签字。如有变质、过期、污染等，应拒绝接收，禁止入库。（3）炊事班长负责食品、蔬菜等入库后的保管，应合理存放，防止鼠虫害、变质和污染等事件的发生。（4）炊事班长要严把饭菜质量关，不出售变质、过期的饭菜和食品。（5）食堂设备、设施、炊具、餐具等由炊事班长负责管理，并做好维护工作。（6）炊事班长负责制定一周食谱并张贴公示。2、采购员职责（1）采购单经综合办公室主任签批后进行采购，采购单应注明数量。（2）食品采购要确保质量安全，保证食品、蔬菜新鲜卫生，严禁采购变质、过期、劣质食品。（3）采购时要多了解行情，比价采购，尽可能的降低采购成本，并保证采购质量。如发现价格舞弊，按不低于该采购产品五倍的价格进行处罚；情形特别严重者，处罚后予以辞退。（4）食品运输过程中，严禁食品与其他有害或可能造成污染的物品混装，以防运输过程中食品被污染。如有发生，视情节轻重，进行处罚，造成损失由采购员负责。（5）采购人员应及时了解天气变化，做好预防灾害天气的备货工作。3、食堂工作人员职责（1）食堂是服务窗口，工作人员要做到服务热情、态度端正、说话和气、举止文明，不准与员工争吵，按规定时间开饭，按时值班。（2）饭菜淘洗干净，做好食品存储，生食、熟食分开放置；做好用电、用气、防火的安全工作。（3）食堂饭菜要统一价格、统一数量，做到一视同仁，不能优亲厚友，不能不收、少收或多收。（4）讲究个人卫生，注意衣服、头发、指甲卫生。（5）每日下班前，要关好门窗，检查各类电源开关、设备等，杜绝长流水、长明灯现象。二、管理办法（1）项目部综合办公室负责本单位的食堂管理工作，做到周讲评、月考核；听取员工意见，针对员工提出的有效意见进行落实改善。（2）办公室主任和食堂管理人员要根据食堂设备和环境状况，及时安排设备的维护或维修。各单位按需投入设备，逐步改善员工就餐环境。（3）使用炊事械具或用具要严格遵守操作规程，防止事故发生。（4）后厨门前、库房门前应有“非工作人员莫入”的警示标志，除检查食堂工作外，无特殊情况，非食堂工作人员不得进入。（5）食堂不允许收取现金。员工持现金充值就餐卡，凭餐卡刷卡就餐。（6）公司两级机关人员到项目部检查工作，应自购饭卡就餐；项目部不得公款安排宴请。（7）食堂管理人员应控制库存，降低库存成本，防止存货腐烂变质。油盐酱醋调味品保证一周用量，蔬菜、肉类保证三天用量，地理位置偏远采购困难的项目部可延至五天。（8）各单位派专人与食堂采购员一起采购，履行采购计划；财务部人员负责验收检斤入库。（9）食堂必须履行食品物资出入库手续，现场检斤计量。（10）每月最后一天核算食堂伙食费，由会计、办公室人员、食堂负责人进行盘点，核算本月盈亏情况。（11）员工食堂定时开饭，不得在食堂开小灶，发现一次处罚100元。（12）办公室每月召开一次食堂管理例会，将员工意见、建议反馈给食堂，限期整改；每月组织一次食堂工作检查。三、食堂卫生、安全管理（1）食堂采购必须到有卫生许可证的经营单位（市场）进行采购。（2）食堂区域的卫生实行包干到人，每天清扫，每周消毒。（3）操作间每天清洁。消毒柜、灶台等每天至少清洁一次，保证用具、设备摆放整齐、安全、干净、无油污、无烧焦物。沟渠畅通无堵塞，地面无积水、无堆积杂物。（4）餐具使用前必须洗净、消毒，未经消毒的餐具不得使用，禁止重复使用一次性餐具。（5）库房内整齐、干净，物品分类上架码放，面粉、大米离地离墙码垛，摆放整齐，不放衣物等杂物。（6）洗碗区应配置洗涤灵、洗手液、肥皂等必要的清洁用品。（7）食堂人员必须于开餐前检查就餐区清洁卫生，做到：地面干净、无积水、无污渍；桌面干净、无油渍、无残留物。就餐后将餐桌上的剩余物倒入垃圾桶内，垃圾桶及时倾倒。（8）食堂采取灭蝇设施：安装灭蝇灯，每30平方米悬挂一个20W的灭蝇灯。要求：离地面不超过2.1米，离墙0.3米，并与墙面成90度。其他防蝇措施：窗户加装纱网；食堂入口处安装宽幅塑料防蝇帘，每幅之间有1-2cm的重叠；食堂外围周边定期喷洒灭蝇药。（9）食堂内配置必要的取暖、降温设施。（10）食堂工作人员持有效健康证上岗。上班时穿干净统一的工作服、戴工作帽，头发不外露，不留长指甲，不佩带饰物，女员工不涂指甲油。使用相应的取饭工具，不得直接用手。（11）食堂工作人员不得穿工作服入厕，厕后双手清洗消毒后方可上岗。（12）食堂工作人员有感冒、咳嗽、腹泻等病症时，须暂离工作岗位，痊愈后方可上岗。食堂工作人员不得在厨房内抽烟、打闹。（13）对食堂员工进行用电、用火、用气的安全教育。食堂应配置必要的灭火器材四、饭菜标准（1）食堂不出售生冷、变质饭菜。（2）食堂应每周变更饭菜的品种花样。（3）食堂设置值班制。对“三班倒”作业的员工，要做到热菜热饭，随到随吃。（4）条件允许的项目部可增设“小炒”窗口，需提前公示菜品及菜价，并将利润严格控制在10%15%。每日开炒时间应错开用餐高峰时段。（5）食堂所售菜品以成本定价。并在每餐售餐前公示当日菜价。（6）食堂采购价格，接受全体员工监督，每周公示。 五、其它（一）食堂工作人员必须坚守岗位，不得擅自离岗，手机必须保持24小时开通，要保证每天上下班的工人能够按时就餐。如有发现当天食堂值班人出现缺岗、脱岗现象，考核当天值班人50元/人，考核金额从当月工资中扣除。同时，办公室将提供食堂工作人员和财务工作人员的联系方式，提供的联系方式仅供员工下班就餐和冲卡联系所用，员工不得以任何无理的方式对食堂工作人员进行电话骚扰。（二）上班期间，食堂工作人员必须穿戴工作服，不得以任何理由拒绝，发现未穿戴一次的，记录考核20元/次，考核金额从当月工资中扣除。（三）在食堂就餐坚决执行刷卡就餐，决不允许任何人欠账、赊账、无卡就餐，食堂工作人员有权拒绝一切无卡就餐的人员，如果食堂工作人员不按照项目部的规定执行，发现有记录欠账情况的，考核记录人50元/次。（四）提供办公室和财务工作人员的联系方式，一方面，方便工人及时联系，冲卡就餐；另一方面，不耽误工人上下班。（五）厨房内禁止任何非工作人员进入，若发现有人不按规定执行的，强行进入的，其他人一律不得进入厨房内部，发现一次记名考核50元/次，考核金额从当月工资中扣除。食堂工作人员可以第一时间向办公室汇报或是由食堂工作人员发现并进行记录，按月上报综合办公室，由办公室视情况进行处理，除了维修厨房内损坏的设施等特殊情况外。（六）加强食堂成本核算。首先，针对目前部分员工反映食堂饭菜质量差及食堂经营状况不容乐观，也未对食堂做成本分析。鉴于此，办公室与财务工作人员将对市场菜价做一个详细的了解，掌握市场菜价的变动情况。同时，结合项目部实际情况每月对食堂做成本核算；其次，不允许出现工人因菜品质量差而辱骂食堂工作人员或是以消极情绪对待食堂工作人员等情况。否则，项目部将给予处罚，严重者，直接给予辞退。