企业档案管理业务流程.ppt

第四章企业档案管理业务流程 本章主要内容 企业档案的收集与进馆企业档案的整理企业档案的鉴定与保管企业档案的统计与利用 第一节企业档案的收集与进馆 收集工作企业文件进馆工作企业产权变动过程中档案的归属与流向国有企业产权变动中档案的流向国有破产企业档案的流向 本企业业务职能部门移交文件归档外单位转让或移交企业人员非职务活动中形成档案的寄存 捐赠或转让面向社会收集 征集相关材料 一 收集工作 一 企业档案的收集渠道 承办部门将 档案移交 接收 登记表 随同归档文件一起向档案部门移交档案部门接收档案时 要认真核对 档案移交 接收 登记表 并检查整理质量移交清册双方各保留一份 二 归档范围内文件材料的接收 接收所属单位因产权变动无规定接收单位却有保存价值的档案根据管理权限接收无法人资格的所属单位档案根据企业需要 收集宣传报道本单位的新闻资料根据研发 市场竞争等需要 收集可供分析研究的资料根据企业历史研究需要 向社会 离退休人员收集征集的档案资料 三 有关档案资料的收集 企业文件现行期满 系统整理后移交给企业档案馆企业档案馆 室 依法向国家有关档案馆移交有关档案 二 企业文件进馆工作 一 企业文件进馆工作有二方面内容 以法律法规为准绳 谋求档案信息资源整体效益的最佳化采取多种措施 实现对企业档案信息资源的控制明确进馆范围 质量要求 手续 二 企业档案进馆工作的要求 在大中城市规划区内进行建设的企业 按 城市建设档案归属与流向暂行规定 向城建档案馆移交有关档案处于资产和产权变动中的企业 按照或参考 国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法 向有关的档案馆移交 三 企业向国家有关档案馆移交档案的范围 四 移交的档案包括两个方面 企业资产与产权变动档案企业资产与产权变动过程中形成的档案 五 企业集团档案馆的进馆范围 集团总部形成的文件核心企业形成的文件其他成员企业形成的重要档案从外单位 个人等处收集来的对集团有重要参考价值的资料 随实物走收进 寄存 所在地的国家档案馆收进专业主管部门 三 企业资产产权变动过程中档案的归属与流向 国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法 四 国有企业产权变动中档案的流向 一 国有企业之间兼并的 被兼并企业的档案归属于兼并企业或新设置的企业 由兼并方统一管理 单独保存 国有企业与国有企业合并 其档案处置按国有企业之间兼并的档案处理办法办理 二 国有企业被集体 私营和中外合资 合作等非国有企业兼并的 其党群工作 行政管理 生产技术管理等类档案按隶属关系移交企业主管部门或寄存所在地国家档案馆 也可由企业主管部门或所在地档案管理部门指定有关的企业代为保管 一 破产企业属产权范畴的科研 基建 设备 产品档案随产权的变更而转移 其他档案应当移交给企业主管部门管理 无企业主管部门的应当按管理权限移交给市或区县综合档案馆代为保管 二 破产企业被拍卖的 记载国有资产的档案须经资产评估后以转让给对方 企业党群工 五 国有破产企业档案的流向 作 行政管理 经营管理档案及会计档案等不需要转让的移交给企业主管部门管理 或由市 区县综合档案馆代为保管 破产企业产权出让给中外合资 合作企业的 不需转让的档案可移交原企业主管部门管理 三 破产企业档案清理移交工作应当与国有资产清算移交工作同步进行 四 下列破产企业的档案应当由市或区县综合档案馆无偿接收 历史悠久且在本地区的工商企业发展史上有影响的新中国成立前企业的历史档案已经被市或区县综合档案馆接收进馆的对本地区经济建设曾起着重要影响并具有一定地位和作用属本市 本地区首家破产的 第二节企业档案的整理 文件材料整理档案整理方法全宗卷 遵循文件材料形成规律 保持有机联系 符合有关标准 规范要求文件材料一般按事由结合时间或文件的重要程度排列具有成套性特点的文件材料按项目 专业等分阶段或过程排列图文并存的文件材料按文字在前 图样在后次序排列不同载体形式的文件材料应分别排列非纸质载体应编写时间 地点 事由 人物等文字说明根据需要填写相应目录 备考表等 一 文件材料整理 制定统一的分类方案分类方案应保持相对稳定性和可扩充性 同时附分类说明根据分类方案设定类别符号明确全宗内档案排列方法根据分类方案拟定档号编制方案 二 档案整理方法 全宗号由企业根据本企业产权变更情况自行设定分类号是根据分类方案设定的类别符号案卷号是根据排列要求编制的案卷顺序流水号纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号根据需要填写档案盒封面 脊背 全宗卷是档案部门在管理某一全宗过程中形成的 能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷 档案部门应对企业每个全宗档案建立全宗卷全宗卷的主要内容 接收 移交目录 记录 说明分类 档号编制方案 说明档案鉴定委员会名单 保管期限表 鉴定意见 销毁档案的请示与批复 销毁清册 三 全宗卷 安全记录 重点档案的保护措施 受损档案的抢救与修复情况档案收进 移出情况 档案利用情况 馆藏档案情况等管理台账全宗指南 介绍 利用权限说明 档案利用典型实例等软件说明 操作手册 数字档案馆 室 和档案数字化情况说明等 第三节企业档案的鉴定与保管 企业档案的鉴定保管工作档案工作设施 设备配置 企业应成立由主管领导 专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会 或小组 负责对文件材料价值和到期档案的鉴定 一 企业档案的鉴定 从企业 国家和社会角度判断文件材料对现实和今后工作的依据 参考价值以及对历史研究的价值 制定本企业文件材料归档范围与保管期限表 保管期限一般分永久 长期 短期 永久 30年以上长期 10以上至30年以下 含30年 短期 10年 含10年 以下 一 文件材料价值的鉴定 无保存价值的应进行审核 需继续保存的应重新划定保管期限无保存价值的档案经企业法人代表批准后销毁 销毁清册永久保存档案销毁必须实行两人以上监销 二 到期档案的鉴定 保管工作应以预防为主 防治结合 确保档案完整与安全 档案入库前应去污 消毒 去酸对不利于档案保管的纸制材料和字迹 应以复印或加膜等方式保护对一些不利于档案保护的包装物应去除重要档案应考虑异地备份保存 二 保管工作 一 档案的保管 底图应存放在底图柜中 不易折叠磁带 录音带 录像带等磁性材料应存在防磁柜中光盘 缩微胶片和底片应存放于专用的装具内及时补救或修复受损的档案 采取防火 盗 光 有害气体 潮 高温 尘 虫等措施区分载体控制库房温度和相对湿度坚持温湿度登记 温 湿度应符合各类载体的保管要求定期检查库房设备运转情况 及时排查隐患定期核对库藏档案 做到账物相符 库藏档案发生变化时应记录说明 二 库房管理 档案库房远离存有易燃易爆物品不在地下楼层或顶层楼面应满足档案及其装具的承重要求符合防火 盗 高温 潮 光 尘 虫 有害气体等有关要求库房照明应采用冷光源荧光灯 三 档案工作设施 设备配置 一 设施要求 设立档案馆的库房应满足今后二十年档案存储需要档案馆建筑应符合有关标准要求阅览室办公室档案业务和技术用房陈列室 展览室 档案装具档案柜架应牢固 具有防火 盗 尘作用磁性载体档案宜采用防磁柜存放其它非纸质载体档案应保存在专用柜 架 盒中档案的卷盒 卷夹应采用无酸制品 二 设备要求 库房保护设备配置灭火器材 温湿度监控仪 防光窗帘 防盗门窗等必要的设备根据库房管理需要配备空调机 去湿机 加湿器等设备必要时配置自动报警 自动灭火 温湿度自动调控等设备 日常管理设备装订机 打印机等设备除尘器 消毒柜 去湿机 加湿机 去酸等设备照相机 摄像机 复印机 阅读机 裱糊机等设备计算机 扫描仪 光盘刻录机等设备根据需要配备CAD绘图仪 工程图纸复印机 缩微机 缩微阅读复印机 第四节企业档案的统计与利用 做到统计数字准确无误统计资料按时报送 统计活动符合规范日常统计工作要有台账及时