办公软件培训1-word部分.doc

培训一、字体格式21字体的字号选择22选取文本23正规文章字体字号要求24如何从网站上复制文档35网页文档防止被复制的方法及破解方法36如何让字体跟着文档走47页眉去除横线48页脚页码的控制49目录如何编制410如何实现Word与PDF之间的互相转化511将图片中的文字转换为可编辑的文字512会议讨论时用投影仪播放文档513查看长篇文档514删除文档的多余空行5二、表格处理61 在位于文档开始处的表格的上方插入一个空的段落62、插入的表格老是自动调整列宽63如何快速准确调整表格宽度？64删除整个表格，快速删除某一行或列65如何制作有对角线的单元格？66如何固定表格的宽和高?67如何实现文字和表格的互换?6三、图片7三、其他71、文档加密72、用tab键代替空格键小技巧73、在空白处双击，避免大量回车74、利用搜狗输入法快速输入7一、字体格式1 字体的字号选择问题：在Word中调整文字大小，可以通过“格式”工具栏上的“字号”选取，但具有局限性，中文字体只能在“初号”至“八号”之间选取；英文字体的磅值也只能在“5磅”和“72”磅之间。有没有什么办法将字号调的更大一些？【解决方法】：方法一：在“字号”下拉列表中直接输入数字，范围在11638之间。 方法二：快捷键：【Ctrl+】可以放大文字；【Ctrl+】可以缩小文字。2 选取文本常用：1. 左键拖动；2. 按住Ctrl键，同时拖动鼠标,可分别选取；3. 先将光标固定到备选文字前面，找到要选择的文字末尾，按住Shift键同时左键单击；不常用：4. 按住Alt键同时拖动鼠标,可按矩形样式选取；5. 双击选定：适用于某个词或词组；6. 选中一行或多行：光标至行首，单击选中一行。拖动则选中多行；7. 选中一句话：按Ctrl键单击鼠标左键；8. 选中一段：在段落中三击左键。Ctrl+A全选；3 正规文章字体字号要求日常文书中的标准字体要求：用途中文英文字体字号字体文章标题 黑体大标题：二号（文件或书）小标题：四号（文件或书）Arial或加粗“B”14磅12磅正文段落、子标题段落宋体、仿宋体四号（文件）五号（书刊）Times New Roman或Courier New12磅10磅修饰型文字楷体、行楷Brush Script附加信息：我国通用的公文载体、书写、装订要求的格式一般为： 公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。 保密等级字体：一般用3号或4号黑体 紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体） 文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红） 发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体 签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体） 标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。 主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体 正文的字体：常用3号或4号仿宋体 附件的字体：常用3号或4号仿宋体 作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体） 日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体） 注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体 主题词的字体：常用3号或4号黑体 抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字 印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字 。4 如何从网站上复制文档1 用shift键，快速选择长篇文档。2 用“选择性粘贴”，去除格式。3 用“粘贴选项”，去除格式。5 网页文档防止被复制的方法及破解方法1 无法复制。另存为txt文档，用带扩展功能的浏览器。2 添加不可见的乱码。3 以图片、PDF等其他方式显示文字。6 如何让字体跟着文档走问题的提出：有时候为了使文档更改美观，会使用一些自己计算机上安装的字体，当我们将此文档发送给别人时，而对方的计算机不一定也安装了该字体，如何使该字体在对方的计算机上仍然可以看到呢？【解决方法】：工具选项“保存”选项选中“嵌入TrueType字体”根据需要选择“只嵌入所用字符”和“不嵌入常用系统字体”复选框。建议：在文档中嵌入TrueType字体会增加文档大小。因此建议一定要选中“只嵌入所用字符”复选框，这样您的文件中既有所需的字体，又可以减小文档的容量。可以方便客户阅读，以免客户无特定字体，出现文档排版混乱现象。7 页眉去除横线1、 格式边框底纹2、 快捷图标8 页脚页码的控制问题提出：在使用word制作宣传手册或书籍时，经常会遇到页码编排的问题，如果这个手册或书籍包含封面、目录和正文时，如何使封面没有页码，目录和正文又各有独立的页码呢？一、如果只想首页与其它不同：文件页面设置版式首页不同。二、如果你想从第X页开始插入页码的话方法是：X代表你想插入的页码 1、将鼠标定位在第 X-1 页的最后一个字符后2、选择“插入分隔符”；在“分节符类型”选项中，选中“下一页”“确定” 3、将鼠标定位到第X页4、选择“插入页码”；将“首页显示页码”勾上（因为页面默认是“首页不同”）5、按“格式”键；勾点“起始页码”，选择“1” “将第X页设为第1页的问题”就解决了；但还要执行下面这一步 6、双击第X页的页脚，出现“页眉和页脚”工具图标，同时页脚区域会显示“与上一节相同”的提示（如果没有此提示，下面的步骤就不用执行了） 7、点击“页眉和页脚”工具图标中“链接到前一个”按键后，页脚区域显示的“与上一节相同”的提示消失；8、点击“页眉和页脚”工具图标中“关闭”按键；扩展：奇偶页不同。9 目录如何编制1.1 大纲级别的设置。1.2 调出大纲级别工具栏进行调整1.3 视图大纲视图。可以控制、编制大纲级别。1.4 插入引用索引和目录目录。1.5 调整目录显示级别。10 如何实现Word与PDF之间的互相转化1、2003版本微软Word需要借助软件工具 常用的是PDF-XChange。来实现两种格式文档的互相转换。Word转PDF需要通过在Word里虚拟打印的途径进行转换，形成的PDF文档的样式和打印预览中的样式一样。PDF转Word，无法实现可视化一致性，原因是在Word转PDF过程中有可能丢失了一部分格式。2、2007版本的微软Word自带转换功能。3、如果PDF中显示的文字是以图片的形式储存的，转换成Word后显示的也是图片，不是可编辑的文字。11 将图片中的文字转换为可编辑的文字图片中的文字转换为可编辑的文字需要借助专业的转换软件工具。其原理和手机的手写识别类似，此类软件被称作OCR。我国目前使用的文本型OCR软件主要有清华文通TH-OCR、北信BI-OCR、中自ICR、沈阳自动化所SY-OCR、北京曙光公司NI-OCR（已被中自汉王并购）等，在某些场合可以提高办公效率。12 会议讨论时用投影仪播放文档1、全屏查看文档。视图全屏显示。可以最大化的显示文档。2、视图阅读板式；或者点击图标。13 查看长篇文档1、 鼠标滚轴滚动；2、 使用滑动条；3、 使用“文档结构图”；4、 使用目录链接；5、 鼠标滚轴单击，上下移动；6、 pgup pgdn；14 删除文档的多余空行对于经常从网上下载文章的朋友来说，经常会发现文章中有多余的空行，如何快捷地删除它们呢？首先打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，接着进入替换窗口中的“高级”选项中，再选择“特殊字符”中的“段落标记”两次(因为空行是由多个“段落标记”连在一起形成的)，在输入框中会显示“PP”，在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”(即“P”)，然后按下“全部替换”按钮，空行就被删除了。二、表格处理1 在位于文档开始处的表格的上方插入一个空的段落【解决方法】：将插入点移到第一个单元格中后按Enter键。2、插入的表格老是自动调整列宽选中表格右键自动调整固定列宽3如何快速准确调整表格宽度？问题的提出：在调整表格某列宽度的时候，经常遇到影响相邻列宽的情况，如何快速准确地调整表格的宽度？【解决方法】：Shift+鼠标拖动。4删除整个表格，快速删除某一行或列【解决方法】：1、选中表格退格键BackSpace键。 2、选中表格Shift+Delete3、选择整行或者整列Shift+BackSpace键 注意：Delete只是清除表格里面的内容，不会删除表格。5如何制作有对角线的单元格？【方法一】利用“表格和边框”工具栏：绘制带有对角线的单元格(此方法只对表头有两个项目的有效)【方法二】利用绘制斜线表头：表格绘制斜线表头选择“样式”添加内容确定。6如何固定表格的宽和高?问题的提出：每年的年底，都需要将“员工绩效考核评定表”发给员工填写，如果员工在某一单元格中填写的文字太多，表格的宽和高就会自动改变，如何避免这种情况呢？限制单元格的大小不变：1、选取整个表格右键在快捷菜单中选择“表格属性”。2、打开“单元格”选项卡，单击“选项”按钮，打开“单元格选项”对话框。选中“适应文字”复选框。限制行高和列宽：选中表格右键表格属性“行”选项卡指定相应的行高。 选中表格右键表格属性“列”选项卡取消“自动重调尺寸以适应内容”复选框的选择确定。(这样就可以自动换行了)7如何实现文字和表格的互换?将文字或数据转换为表格：选中文字执行菜单“表格”转换文字转化成表格。将表格转化为文字：1、将光标定位在表格的任意一个单元格。 2、执行菜单“表格”转换表格转化成文本。三、图片图片的123456三、其他1、 文档加密如何防止别人修改文档内容。工具保护文档1、格式限制是否允许修改格式。2、编辑限制是否允许编辑。3、例外项设置允许编辑的区域2、 用tab键代替空格键小技巧当需要敲很多空格时，试试tab键；不但能快速后移，还能自动对齐；3、 在空白处双击，避免大量回车4、 利用搜狗输入法快速输入1 中英文快速切换。Shift。2 快速输入日期。Rq3 特殊符号的快速输入 m 自定义kV4 专业词库的下载，如：电力电子专用词汇阀厅电抗器互感器干式油浸式裕度六氟化硫快捷键作用Ctrl+C复制所选文本或对象 Ctrl+X剪切所选文本或对象Ctrl+V粘贴文本或对象