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会计证 会计电算化考试知识 主讲 陈老师 会计电算化考试须知 题型及分值分布 财务软件操作题型及分值分布 第四章会计核算软件的操作要求 第一节电算化会计核算基本流程 电算化会计核算基本流程 编制记账凭证凭证审核记账结账编制会计报表 一 编制记账凭证编制记账凭证可以采用以下几种方式 手工编制记账凭证后录入计算机 根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证 采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章 由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据 二 凭证审核在电算会计环境下 由负责审核的会计人员审查已输入计算机的记账凭证 对审核通过的记账凭证做审核确认 会计核算软件可根据情况进行自动控制 已通过审核的凭证不能再由凭证录入人员进行修改 未通过审核的凭证不能进行记账 三 记账在电算化环境下 记账是由有记账权限的人员 通过记账功能发出指令 由计算机按照记账程序自动进行的 电算化会计核算流程中的记账有以下特点 记账是一个功能按键 由计算机自动完成有关账簿登记 计算机同时登记总账 明细账和日记账 各种会计账簿的数据都来源于记账凭证 记账只是 数据搬家 不产生新的会计核算数据 四 结账和编制会计报表手工会计核算流程中 结账和编制会计报表是两个工作环节 工作量大且复杂 电算会计核算中 通过一次性预先定义账户结转关系和账户报表数据对应关系 结账和编制报表是作为一个步骤由计算机在较短时间内同时自动完成的 在电算化环境下 可以通过预先定义转账关系 自动编制转账凭证 预先确定计算 勾稽关系 由计算机自动检查 起到控制和监督作用 第二节账务处理模块的基本操作 账务处理也称会计核算组织程序 是指对会计数据记录 归类 汇总 呈报的步骤和方法 即从原始凭证的审核 整理 汇总 记账凭证的填制 汇总 日记账 明细分类账的登记 到会计报表的编制的过程 账务处理模块是会计信息系统的核心和基础 通过账务处理模块可以进行系统初始化 日常账务处理 结账和编制会计报表等工作 一 系统初始化 启动系统管理并注册系统允许以两种身份注册进入系统管理 一是以系统管理员的身份二是以账套主管的身份 1 系统管理员系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作 可以管理该系统中所有的账套 以系统管理员身份注册进入 可以进行账套的建立 引入和输出 设置操作员和帐套主管 设置和修改操作员的密码及其权限 2 账套主管账套主管负责所选账套的维护工作 主要包括对所选账套进行修改 对年度账的管理 包括创建 清空 引入 输出以及对各子系统的年末结转 所选帐套的数据备份等 以及该账套操作员权限的设置 设置操作员及其权限设置操作员及其权限是根据会计电算化的要求 建立会计核算软件用户 并分配其功能权限 凡是允许操作会计电算化系统的会计人员均应首先设置为系统用户 成为系统的合法使用者 然后按照内部控制制度对岗位分工的要求 赋予不同用户相应的权限 然后根据权限限制其所能访问和操作的权限 从而避免无权 越权操作的发生 保证会计资料的安全性 可靠性 保密性 1 角色管理角色指在企业管理中拥有某一类职能的组织 这个角色可以是实际的部门 可以是由同一类职能的人构成的虚拟组织 如会计和出纳两个角色 2 用户管理用户指有权登陆系统 对应用系统进行操作的人员 即通常意义上的 操作员 设置操作员 设置操作员权限一般 系统管理员 帐套主管 电算化主管 系统管理员组的成员可以进行用户管理 其他用户只有修改自己口令的权限 系统管理员或账套主管在授权时 应当遵循以下原则 不相容的职权必须分隔 不相容的岗位必须分隔 不同的处理层次一般应该分隔 需要重点保证数据安全的工作应与其他工作分隔 其他制度特别规定需要分隔的应该分隔 建立账套及管理账套就是一个单位在会计电算化系统中的所有会计资料 即一套会计数据文件 一般可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套 系统可以建立多个账套 账套的管理包括账套的建立 修改 引入和输出等 1 建立账套对账套的说明参数主要包括账套号 账套名称 单位名称 账套路径和启用会计期间等 2 修改账套3 输出账套4 年度账套管理 设置会计期间在建账过程中应当设置会计期间 软件将根据会计制度规定按自然年和自然月自动设定好会计期间 设置记账本位币会计核算软件一般都提供外币核算功能 可以指定一种货币作为记账本位币 其他币别则以记账本位币为基础进行折算 设置会计科目账务系统的通用性主要取决于是否可以灵活地设立会计科目通用账务系统设计时一般都提供了符合国家会计制度规定的一级会计科目 明细科目由用户根据本单位的业务处理需要及特点 按系统的要求进行设置 确定的原则如下 会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求 凡是报表所用数据 需从财务系统取数的 必须设立相应科目 会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系完整性 会计科目要保持相对稳定 会计科目在年度中不能删除 设置会计科目要考虑与子系统的衔接 在账务系统中 只有末级会计科目才允许有发生额 才能接受各个子系统转入的数据 因此要将各个子系统中的核算科目设置为末级科目 科目设置是通用账务系统所有初始设置中工作量最大也是最重要的设置之一 设置的好坏对系统应用至关重要 用户必须予以高度重视 会计科目设置的内容设置会计科目应由具有建账权限的操作人员进行 设置时必须从一级科目开始逐级设置明细科目 1 科目代码 根据我国现行制度 为保证会计数据口径一致 财政部对一级会计科目的代码和名称做了统一规定 对其他各级会计科目的名称只做了原则性规定和说明 由于财务系统运行时计算机只以科目代码来识别账户 因此科目编码非常重要 除上面所说原则外 编码时还需要注意以下问题 科目代码需具有唯一性 科目编码要在满足核算和管理的前提下适合计算机识别和分类处理 科目编码应简单明了 便于操作人员记忆和使用 科目编码既要反映科目间的统属和逻辑关系 便于分类 也要尽量减少位数 以免增加输入和运算工作量 增加出错的可能性 考虑到单位业务的扩展和管理要求的不断提高 科目编码还应具有一定的扩展性 以便需要时对代码能够灵活地进行增删 电算会计科目代码的结构层次为3 2 2 即科目级次设为三级 一级科目长为三位 二级科目长为两位 三级科目长为两位 手工会计科目代码的结构层次为4 2 2 即科目级次设为三级 一级科目长为四位 二级科目长为两位 三级科目长为两位 科目代码能反映科目的类型和级次 科目名称科目名称可以用汉字 英文字母 数字等符号表示 不能为空 科目名称与科目代码具有一一对应的关系 余额方向根据会计科目的性质确定科目的余额方向是借方或贷方 外币核算需要进行外币核算的科目 应标识其参加外币核算以及相关币种 数量核算需要进行数量核算的科目 应标识其参加数量核算并制定数量单位 以后再凭证录入时涉及该科目 系统会自动提示输入相应数量 辅助核算项目会计核算软件一般在会计核算基础上 还提供辅助核算功能 辅助核算也叫做辅助账类 用于满足企业的其他核算要求 辅助项目一般包括部门核算 项目核算 往来单位核算等 录入科目初始数据各科目及辅助项目在开始使用会计核算软件时的余额及发生额 应当录入计算机 作为电算化核算的起点 录入科目初始数据有两种情况 一是用户年初启动会计核算软件 只需要录入各科目的年初余额二是用户年中启用会计核算软件 除了录入各科目的年初余额外 还要录入启用前的借方 贷方累计发生额 才能保证全年发生额计算正确 设置辅助核算项目公共档案中包括部门档案 职员档案 项目档案 摘要等 1 设置部门档案部门档案设置的内容包括部门编码 部门名称 助记码 负责人 部门属性 电话 地址等 2 设置职员档案职员档案设置的内容包括职员编号 职员名称 职员助记码 所属部门 职员属性等 3 设置项目档案项目档案设置主要包括核算项目 项目结构 项目分类定义 项目目录等 4 设置客户和供应商档案对客户和供应商档案分别进行分类设置后 就可以设置客户和供应商档案了 主要内容包括客户和供应商的编号 名称 开户行及账号 联系人 主要用于往来单位的核算 设置外币币种及汇率外币设置的内容包括币符 币名 折算方式以及汇率种类的选择等 设置凭证类别凭证类别设置一般分为收款凭证 付款凭证 转账凭证 或者只采用一种记账凭证 设置好凭证类别后 可以对各类别凭证设置相关限制条件 起到辅助核算的作用 二 日常账务处理操作凭证处理是利用账务处理系统进行日常核算业务处理工作中最经常性 最基础性的工作目前的会计电算化系统是以记账凭证数据作为系统的最基础数据 记账凭证数据的准确性是决定系统输出正确与否的基础 凭证处理是整个系统数据的入口账务系统的凭证处理功能包括凭证输入 凭证修改 凭证审核 录入记账凭证1 凭证的填制 制单日期输入凭证填制日期时 系统通常将进入系统的当天作为默认日期 用户可以根据需要对日期进行修改 凭证类别和编号输入凭证类型时 用户如果采用分类的记账凭证 通常只需要输入类型编码即可 新增凭证时 用户选定凭证后 系统自动根据本月已经输入的该类凭证的最大凭证号加1作为当前凭证的编号 会计科目输入会计科目时一般只需输入科目代码 系统自动列出科目名称 会计科目必须是经过设定的最低一级明细科目 金额录入金额时应注意金额的方向 每一科目不允许借贷双方都有金额 也不允许双方都为零 金额可以是红字 红字金额用负数形式输入 2 辅助核算数据的输入 如果科目有外币核算要求 则系统要求用户输入外币金额和汇率 如果科目有数量核算要求 则系统要求用户输入数量和单价 如果科目有单位往来辅助核算的要求 则系统要求用户输入往来单位的业务员 如果科目有个人往来辅助核算的要求 则系统要求用户输入部门和往来个人 如果科目有部门辅助核算的要求 则系统要求输入部门 即输入该笔业务所属部门的编码或名称 如果科目有项目辅助核算的要求 则系统要求输入项目 即该笔业务所属项目的编码或名称 如果科目是银行类项目 则系统要求输入票据日期 结算方式和票号 3 填制凭证的辅助功能 常用摘要输入 常用凭证输入 编码的提示输入 4 填制凭证应注意的事项 通用账务系统一般允许输入一借一贷 一借多贷 一贷多借甚至多借多贷的记账凭证 对一张凭证中的笔数没有限制 对于同一往来单位 名称要前后一致 凭证输入完毕 系统自动将进入系统时登录的操作人员的姓名填入有关签章位置 该项内容不需输入 凭证一旦保存 则该凭证类别 编号不得再作修改 5 填制凭证实例操作 记账凭证查询 打印1 查询凭证 总账 凭证 查询凭证 2 打印凭证 总账 凭证 打印凭证 记账凭证修改 尚未审核或未通过审核的错误凭证 凭证录入人员可通过凭证的编辑输入功能直接进行修改 已通过审核的凭证首先通过凭证审核功能取消 审核通过 再通过凭证的编辑输入功能进行修改 对于已审核 已记账或非本人录入的会计凭证 其他操作人员不能删除 凭证审核凭证审核 即审核凭证的合法性 凭证审核的目的是防止作弊 凭证审核包括出纳签字和审核凭证两个程序 汇总凭证 总账 凭证 科目汇总 记账1 记账流程记账是由有记账权限的操作人员登录系统 调用系统的记账功能 选择需记账的凭证后由系统自动完成的 具体的记账处理过程不需要操作人员进行干预 选择记账凭证 对选择的记账凭证进行合法性检验 打印记账凭证汇总表 正式记账 2 记账注意事项 与手工系统类似 记账处理只能对本月的记账凭证进行记账 借贷方不平的凭证不能记账 记账过程中不得中断退出 如果记账中断是发生在系统正式记账开始前 用户可直接重新记账 但如果记账中断是发生在正式记账过程中 应在重新记账前 先通过系统提供的 恢复记账前状态 功能恢复上次未完整记账处理前的状态后 再重新进行记账处理 一般来说 只有经过审核的凭证才能记账 已记账的凭证不允许直接删除和修改 每月的记账次数是任意的 账簿查询1 总账和科目余额表 总账 账簿查询 总账 或 科目余额表 2 查询明细账 总账 账簿查询 明细账查询 3 查询日记账 现金 现金管理 三 结账结账实际上是计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额 并终止本期的账务处理工作 电算化账务系统中 结账主要完成如下工作 停止本月各账户的记账工作 计算本月各账户发生额合计 计算本月各账户期末余额 并将余额结转至下月初 期末结账处理时 应注意一下问题 各科目的摊 提 结转工作必须在结帐以前完成 当月输入的记账凭证必须全部记账 如有未记账的当月凭证 系统不能结账 上月未结账的 本月无法结账 结帐后产生的账簿和报表才是完整的 每月只能结账一次 结账前应做数据备份 如果结账不正确可以恢复重做 有些通用账务系统初始设置中需要设置每月结账日期 结账过程不允许无故中断系统运行或关机 四 编制会计报表 报表编制概述初次使用会计报表功能时 应当进行报表初始化 报表初始化的内容包括 新建报表 定义报表格式 设置报表参数 定义报表公式和表内 表间勾稽关系 会计核算软件可通过初始化定义报表格式及表内数据的生成公式 以后每期自动取数计算 快速 准确地生成会计报表 会计核算软件一般都提供常用报表模板 如果企业编制的会计报表在模板中存在 则可以引入模板并在其基础上定义企业需要的报表 用友财务报表的功能概述1 文件管理功能2 格式设计功能3 公式设计功能4 数据处理功能5 图表功能 新建报表 文件 新建 定义报表格式报表制作分为两大部门 即报表格式与公式设计以及报表数据处理工作 这两部门工作分别是在格式状态和数据状态下进行的 1 格式状态2 数据状态 定义报表公式定义报表公式就是根据报表与账簿 报表与报表 报表与其他业务模块之间的关系 设定报表编制方法 计算公式 和报表勾稽关系 审核公式 并录入计算机过程 报表中数据根据其来源可以分为三类 1 从账务处理模块或其他模块取得的数据 2 经计算得到的数据 3 人工输入的外部数据 1 账套初始 数据 账套初始 2 设置关键字 数据 关键字 设置 3 编辑公式公式是由操作符和操作数组成的表达式 操作符可以是加 减 乘 除 括号等 操作数可以使是常数 表格中的其他数据 系统定义的各种函数 账务函数函数名 科目编码 会计期间 方向 帐套号 会计年度 编码1 编码2 基本函数表达式 函数名 科目编码 月 科目编码也可以是科目名称 且必须是双引号括起来 会计期间可以是 年 季 月 等变量 也可以是具体表示年 季 月的数字 方向即 借 贷 可以省略 账套号为数字 缺省是默认为当前账套 会计年度即数据取数的年度 可以省略 编码1 编码2与科目编码的核算账类有关 可以取科目的辅助账 如职员编码 项目编码等 如无辅助核算则可省略 C6 QC 1001 全年 年 QC 1002 全年 年 QC 1012 全年 年 自本表表页取数的函数主要有 数值合计 PTOTAL 平均值 PAVG 最大值 PMAX 最小值 PMIN 自本表其他表页取数的函数 略 自其他报表取数的函数 略 表报编制报表编制是根据用户设置的报表格式和报表公式生成填有数据的会计报表的过程 报表编制完成后 可以执行报表审核 报表查询 编辑 查询 第三节其他业务处理模块的基本操作 一 应付 应收账款核算模块的基本操作在会计电算化条件下 应付 应收账款设置了单独的子系统 称为往来管理 其中应付 应收账款主要与销售 采购管理模块相关联 初始设置1 设立客户 供应商档案 基础设置 往来单位 客户档案 设置付款条件 基础设置 收付结算 付款条件 2 客户 供应商分类 基础设置 往来单位 客户分类 日常业务处理1 销售管理 填制销售发票 销售 销售发票 填制收款单 销售 客户往来 收付结算 2 采购管理 填制采购发票 采购 采购发票 填制付款单 采购 供应商往来 付款结算 3 往来业务核销核销的方式 自动核销和手工核销 采购 供应商往来 付款结算 销售 客户往来 付款结算 4 往来管理 往来催款单 往来 往来管理 客户往来催款单 往来账龄