培训资料-保管员.doc

物资系统培训资料保管员使用部分开机：出现输入用户名，点“确定”，登录到windows网络。1、所有的日期输入框，均采用手工输入和日历输入方式，当鼠标点到日期输入框上时，下面出现一日历，用鼠标点中相应日期，再点日期输入框，日历上日期会自动填写到日期输入框中，点日历上年月边上箭头，日历会改变月份，若要手工输入日期，请首先用鼠标点日期输入框的相应位置，关闭下面的日历。物资编码规则：物资采用9位编码，其前三位为物资的帐本编号，中间三位为物资在该帐本中的名称编号，后三位为该物资名称下的规格编号（即：同一帐本的物资前3位编号相同，同一帐本中同一名称的物资，前6位编号相同）。物资管理系统登录方法：1、 双击桌面上的“物资管理系统”图标，输入用户名，一般为自己名字的拼音字头，输入密码（首次登录无密码），点确定按钮登录物资管理系统，如果密码正确连接数据库成功，则出现如下的系统功能选择界面：pt012、 修改密码：登录成功后,上图的主功能窗口的操作界面上没有功能选择图标的空白处，点右键出现修改密码窗口，输入原密码，并重复输入两遍新密码，如果原密码正确，并且两次输入的新密码一致，则密码修改成功。仓库出入库管理在系统主功能窗口选择界面上，仓库出入库管理分为“验收入库”、“物资出库”两个大的功能模块，由于此两项大的工作均有由仓库管理员完成，为方便使用，设计上此两个模块功能互相包含。验收入库实现对计划员（采购员）输入的发票入库信息的正式确认工作，仓库管理员收到计划员提供的入库单，对照实际到货，对货物进行数量的验收，必要时由厂组织人员对货物进行质量验收，验收无误后仓库管理员在微机上对计划员输入的发票到货信息进行正式入库确认，增加仓库库存，产生进销存信息。物资的领用出库工作是对各部门班组计划的执行工作，仓库管理员按各部门提报的计划进行材料发放工作，打印出领料单，核减各部门计划，核减仓库库存金额和数量，产生物资公司进销存信息。仓库出入管理同时提供对仓库入库、出库、库存、资金变动等各种仓库信息的查询功能。第一节 物资的验收入库验收入库实现对计划员（采购员）输入的发票入库信息的正式确认工作，各保管员要对材料发放前必须首先进行物资的验收入库工作，才能进行发料工作。物资验收入库的操作方法如下：在主功能窗口点“验收入库”功能图标，进入物资验收入库和出库功能选择窗口，选“仓库出入库”“验收入库”功能，进入如下的物资验收入库处理功能窗口：pt15核对您手中的入库单，对物资验收入库有三种方法：1、 在选定单号输入框中输入要做验收入库的入库单的凭证号，并回车2、 双击未入库单列表中的要做验收入库的相应记录3、 用鼠标拖动要入库的记录使其离开当前数据区进行以上操作中的任何一部，即进入入库单的明细列表显示界面，核对系统中入库单的信息与手中入库单信息的一致性（包括物资编号、名称、规格、单位、单价、数量、金额、供货单位等信息），点入库确认按钮，即将此入库单正式入库，系统产生帐本的进销存数据，同时增加物资库存。进行了入库确认以后的单据，在未入库单列表的中消失，您在机器上确认了入库单后，一定要在相应的入库单上签字确认。第二节 物资出库处理物资出库出理对各部门进行物资公司帐和电厂帐物资发料的过程，此过程可分为按计划和非计划两种方式，如果系统配置为完全按计划出库，则非计划出库功能被封闭，在非计划出库界面只能对计划出库的实际出库数量进行适当调整，如果系统配置为允许非计划发料，则可在非计划发料界面输入发料信息，但如果所发物资限定为必须按计划出库，则在出库处理时对没有计划的物资系统不予处理。对代管物资等的发放工作不在此处进行。进入物资验收入库或出库功能选择窗口，选“仓库出入库”“正常出库”功能，进入如下的物资出库处理界面:pt16点“出库处理”功能页，可进入如下的非计划出库处理界面：pt17系统出库分为“计划出库”和“非计划出库”两种功能,此功能刚进入时自动处于计划发料状态，按计划发料的处理方法：按计划出库：在计划出库功能页中，上部“部门”、“物资编号”、“领料人”三个输入框，部门输入框为既可输入又可选择输入框，在部门输入框中选择“领料单位”（可通过输入领料单位的拼音简码以减少选择范围），系统即显示出此单位的未领用完成的所有材料计划，同时系统将此单位的上次领料人的姓名填写至领料人输入框。双击要出库的计划，或拖动要出库的计划使其离开数据区，即可转入出库的明细输入界面，如果领料人输入框中没有领料人，则系统提示要先输入领料人，系统将选中的计划的领料单位、工程名称、物资编号、出库数量等信息填写到相应位置，此时如果同一部门、同一项目、同一物资名称有多条计划，则系统会对此计划进行数量合并，出库明细输入界面上显示合并后的数量。如果系统允许无计划出库则所有出库要素都可修改，否则只能修改出库数量，以便与实际可发数量相匹配。此出库输入界面上同时显示此物资编号的厂帐、公司帐、检修帐、代管帐等库存信息，下部显示此物资的入库信息。如果系统配置为出库结算，保管费率栏自动填写默认值1.08，对按规定不是1.08的物资，可修改此费率。如果系统配置为按入库结算，则此处自动填写入库输入或产生的保管费率。点出库处理按钮，即进行物资的出库处理工作，减少库存，产生进销存数据。出库处理完成后，界面上的库存数量自动变化，同时下面的入库单的出库信息也随之变化。出库时系统默认的出库顺序是：先电厂后公司，有时需要先出公司帐后出电厂帐时可点“先公司后电厂”，然后在点出库处理按钮。在计划出库功能页上还可以输入物资编号，则系统将列出此物资编号的所有部门的未完成计划，可按此计划进行上述出库处理。非计划出库：点“非计划出库”功能页，进入非计划出库界面，手工输入工程项目和领料单位，（输入时可输入其代码，以减少选择范围）输入物资编号，系统填写品名、规格、计量单位等信息，输入出库数量和领料人（一般输入领料单位后，其领料人已自动填写，不需输入），系统默认的保管费率为1.08,如果为出库结算，可修改此费率。点出库处理按钮进行数据出库处理工作。数据出库完成，随时可点打印按钮将未打印过的出库单打印出来。如果出库单打印不正常需要重新打印时，请选“出入库单查询”“出库单查询补打”功能，进行出库单的查询补打工作。第三节 入库单、出库单的查询及单据补打对自己所作的入库或出库信息可以随时查询，对需要进行补充打印的单据可随时补充打印。入库单的查询补打方法：在出入库管理功能菜单选择窗口，选“出入库单查询”“入库单查询补打”进入如下的入库单查询界面：pt18在“入库单汇总”功能项下输入与查询的入库单的入库确认的起止日期，点日期确定按钮，即显示出此时间段内您所确认的所有入库信息的列表。要查看某一单据的明细可在上部的选定单号输入框中输入该入库单的入库凭证号，或双击汇总列表的某条记录，系统自动转到“入库单明细”功能页下，并显示出此入库单的入库详细信息。点“打印预览”功能页可看到此入库单的实际打印效果，点“打印预览”页右下角的打印按钮，可打印出此入库单。出库单在查询时可根据系统管理员的配置仓库保管员可修改领料单位、工程项目、领料人等信息，但如果系统中有成本控制管理，则不能修改领料单位和工程项目，这样如果有的单据由于操作错误，需要修改领料人等信息时不必将此单据作废，只需进行修改并重新打印即可。出库单查询的方法与入库单类似，不再赘述。第四节 入、出库数据报表出入库数据报表功能查询到的也是出入库单数据，和出入库单查询功能不同的是此处的查询日期是以财务稽核的月为单位，同时所看到的数据是自己管辖范围内的数据，包括系统管理员所作入库、出库回退时产生的单据。具体操作方法：出入库管理功能菜单选择窗口，选“出入库报表” “仓库出入库报表”进入如下的报表查询界面：pt19在起止月份输入框中输入查询数据的起始月份到终止月份，查询一个月的数据时起始月份和终止月份输入相同的数据。点日期确定按钮即显示出此月份的出入库数据。点“公司入库”“公司出库”“电厂入库”“电厂出库”功能标签页可查询出不同的报表数据。“选择帐本”下拉列表框中可选择显示指定某一帐本的数据或全部帐本的数据（系统默认全部帐本），点“按权限”“按经办人”单选按钮可使下面显示的数据在自己管辖帐本和自己操作的数据之间变换。点中“按权限”则显示您所管辖的帐本上的单据全部显示，包括系统管理员在您的帐本上做的单据，点按“经办人”则只显示您自己操作的单据。如果系统管理员操作此功能，点“按经办人”则只显示系统管理员所作的负单据。第五节 仓库报表系统提供完善丰富的仓库报表功能，可以满足您的一切需要，在仓库出入库管理模块中的仓库报表功能主要有：库存台帐、库存物资浏览、入库单查询、出库单查询、仓库出入库资金报表、仓库进销存资金报表。仓库出入库管理功能菜单窗口，选“仓库报表” “库存台帐”即可进入库存物资台帐查询打印窗口：pt20此处的台帐打印功能包括电厂物资库存、公司物资库存、代管物资库存、检修物资库存，同时提供总数量的带有货位号的库存台帐格式和电厂公司数量的备品备件台帐格式。在“库别”下拉列表框中选中所需显示的仓库，帐本列表框中即出现此仓库的所有帐本列表，选择此列表可显示全部或指定帐本的物资库存信息。右上部有一“包括库存为零”复选框，默认为选中状态，用鼠标单击使其“ “去掉，则只显示库存数量0的物资。仓库出入库管理功能菜单窗口，选“仓库报表” “库存物资浏览”即可进入如下的库存物资浏览查询窗口：pt21在选择帐别列表框中选择要查询的物资所属的帐本，系统即显示出此帐本的所有物资，在部分物资编号输入框中输入物资编号的前几位，即查询出此物资编号开头的前几位与所输编号相同的的物资。点不同字段标题可按可按此字段排序，另外框口上部还有一排序按钮，点此按钮系统弹出窗口，可进行排序方法的定义，将欲排序的字段拖至右边的列表框中，同时指定此字段是按升序还是降序方式排序，点排序按钮，此排序定义窗口消失，查询的数据按所定义的方式排列。在此窗口计划员可输入或修改物资的平均单价，以便计划员输入此单价供各部门报计划时用，物资没有此单价,班组不能在微机上报此物资的材料计划。如果是系统管理员使用此功能，则系统允许修改库存信息允许新增或删除记录，当库存物资的规格名称等不规范需要修改时，通过此功能修改。原则上物资编号不允许修改，如果修改了物资编号，保存时将引起数据库中大量数据的修改，故修改物资编号是最好在系统较为请闲时进行，且最好修改一条编号即保存一次，且勿修改大量物资编号后再点保存按钮。对库存数量0的物资删除时系统会给予提示，不允许删除。仓库出入库管理功能菜单窗口，选“仓库报表” “入库单查询”即可进入入库明细的查询窗口。在此窗口可查询某一时间段内某一材料类别的入库明细。仓库出入库管理功能菜单窗口，选“仓库报表” “出库单查询”即可进入出库明细的查询窗口。在此窗口可查询某一时间段内某一材料类别的出库明细。仓库出入库资金报表查询：仓库出入库管理功能菜单窗口，选“仓库报表” “仓库出入库资金报表”即可进入如下的仓库出入资金的查询窗口：pt22 在此窗口可按各种方式查询电厂帐、公司帐、代管帐、检修帐仓库出入库资金的进销存情况。其中“汇总月报1”按物资大类（材料、备品、设备）给出物资的进销存资金情况，“汇总月报2”按物资的自定义分类方法给出进销存资金情况。“各库月报1”按物资的实际分库给出各帐的资金进销存报表，“各库月报2”将各帐本按用户定义的分库方法（例如：按保管