办公用品管理制度.doc

编制管理部审核批准生效日期办公用品管理制度1 目的为加强对公司办公用品的管理，保证办公需要，厉行节约，杜绝浪费，物尽其用，特制订本制度。2 适用范围适用于本公司各部门、全体员工对各类办公用品、会议用品领用、保管。3 职责3.1管理部负责对各部门提出的各类办公设施和各类办公用品月采购计划的分类、送审及进公司后的登记、管理。3.2 公司管理部负责月采购计划进行购买、交验。3.3 公司总经理负责对办公设施配置的审批和各类办公设施的报废审批。3.4 公司各部门积极配合公司办公室做好各类办公用品的月计划、管理及对办公设施和办公用品的领用、维护工作。3.5各部门负责人填报本部门月度使用计划或月度使用定额计划。4 程序4.1 办公设施、办公用品的配置。4.1.1根据公司工作的需要。4.1.2结合企业形象的需要。4.1.3技术发展的需要4.1.4使用人的综合素质能满足使用条件。4.2 办公设施、办公用品的采购4.2.1每月25日各部门根据公司年度办公设施、办公用品费用计划，结合工作需要编制月度计划（办公设施配置计划，必须阐明配置要求及配置理由），并交管理部按规格进行审核。（常规办公用品无需填报申购计划，由管理部按库存情况统一申购）。4.2.2管理部收到各部门月度办公用品（或办公设施）计划后，进行项目分类，属于办公设施则交总经理进行审批。属于低值易耗的办公用品则由管理部编制采购清单报总经理审批后进行统一采购。4.2.3特殊用品无法统一采购时，经管理部协调后，可由各部门自行采购。4.2.4采购各类办公设施或办公用品，应严把质量关、价格关，对消耗量大的物品，应实行定点、定量向批发商品或生产厂定购。4.2.5各类办公用品进公司时，由管理部进行核对、验收、填写入库单并详细记录办公用品库存台帐。办公设施进公司时，由管理部组织使用部门进行验收、登帐、编号及保管。4.3 办公设施、办公用品的领用和使用 4.3.1办公设施的领用和使用4.3.1.1 办公设施的使用，必须定人定设备（或指定人负责保管），各部门在领用前，将使用人名单交公司办公室备案。4.3.1.2 使用人领用办公设施时，必须填写“办公设施领用单”。4.3.1.3 使用人员在使用办公设施时，应严格按使用要求进行操作，并做好日常维护工作。4.3.1.4 办公设施在使用过程中出现故障时，应及时通知管理部组织维修。办公设施在保管过程中发现设备附件或设施丢失,必须立即通知主管部门组织追查。4.3.1.5 因办公设施不能满足工作需要或因损坏而不能修复时，按照财产的分类办理报废手续。4.3.2办公用品的领用和使用。4.3.2.1 办公室职员根据工作职能需要，向管理部领取所需办公用品，领用人在领用登记本上签名。4.3.2.2制造部指定专人于每日上午8点至10点之间至管理部领取本部门所需用品（含办公辅助用品）。其他时间段原则上不领用，制造部负责人应提前预计当日所需用品，以便合理安排。由领用人在领用登记本上签名。（制造部如果是统一代领的用品，在本部门使用中相应作好登记工作以备查.）4.3.2.3办公用品必须为办公使用，不得作其他私用。4.3.2.4对于各部门领用已超过月度使用计划或月度使用定额计划时，需填写物品领料单至部门主管签字后，管理部方可发放。4.4 办公设施、办公用品检查4.3.2管理部每年一次对各部门的办公设施检查其完好性及各部门维护保养情况。4.4.2 管理部不定期的对各部门办公用品发放、保管、使用范围进行检查并核实发放计划的合理性。4.5办公用品及办公设备耗材（配件）管理4.5.1计算机配件如键盘、鼠标等出现故障需要更换的，确认不能维修的，可到管理部办理领用手续，并将已坏配件归还管理部。4.5.2对于打印机、传真机耗材，各部门应本着节约原则，提前作出需求计划，通知管理部；同时管理部应对相应耗材的使用情况有详细了解，对于常用、耗费量大的物件作合理库存。 4.5.3管理部对以上机器耗材（配件）同时也应建立台帐进行管理。4.6办公用品及耗材的盘点及费用分摊4.6.1管理部每月末应对库存物品进行盘点，保证库房物品帐务相符。4.6.2管理部在每月30日前应对办公用品、耗材按各部门领用情况，将超领部分的费用分解到各部门领用人，进行费用核定，明确各部门费用。同时管理部将物品领用登记表汇总，超领部分的费用抄送各部门负责人及财务部。4.7库房管理：库房物品必须摆放整齐，非库房人员，未经许可不得进入库房。4.8报销：管理部采购人员以物品申购单、入库单、物品领用登记表或发票作为报销依据进行报销。4.9相关说明4.9.1对于不能按时提报办公用品月度申请的部门，管理部有权认为该部门当月无办公用品申请，不予采购相应用品。4.9.2对于超出计划用量经核查需扣除超领费用的，按超出部分总价的 扣费。