采购审批制度.docx

.中墅堂别墅装饰有限公司采购管理手册二零一七年九月办公用品采购及发放管理制度一、全公司所有办公用品（含日用杂品）的采购、发放、管理工作，由行政、财物办公室统一负责。二、办公用品的采购1、一般情况下每月25-28日由部门经理向行政办公室提交日常办公用品及耗材采购清单（后附办公用品及耗材采购清单、各部门自行复印使用）。2、由行政根据各部门所申请物品，结合库存量进行汇总，制定公司采购计划提交办公室主任及分管领导进行审核后进行采购。3、采购人员必须严格按照采购审批计划进行采买，不得随意增加采购品种和数量，凡未列入采购计划或未经领导审批的物品，任何人不得擅自购买。 4、办公用品采购要严把采购物品质量，做到秉公办事，货比三家，择优选买，不从中谋取私利。5、认真办理出入库登记手续，未办理入库手续的用品，不准直接使用。三、办公用品的发放与管理1、办公用品的发放，由行政负责人员依据经部门负责人签字后的领料单，直接发放各部门负责人；2、办公用品的发放采取以旧换新、以坏换新制度。凡是领取新物品，须把已经用过的不可以再用的物品交回办公室（消耗品除外）。3、行政部指定专人负责办公用品的管理工作，做到分类存放，码放整齐，清洁有序。4、认真做好新购物品入库前的检查、验收工作，建立办公用品管理台帐，做到入库有手续、发放有登记。行政仓管职责1. 严格执行入库手续，物料或成品进仓时，仓管人员要核实数量、规格、种类是否与货单一致，物料入库时还要核对是否按采购订单的数量和要求的交货日期交货。2. 入库的物品应该摆放整齐，杜绝不安全因素; 并设物料卡，标识清楚。3. 存货入库后应及时入账，准确登记。4. 领用物料部门应开具物品领用单，仓库管理人员应根据物品零用单。 5. 仓管人员应坚持日清月结，凭单下账，不跨月记账，按时上交报表，做到账、物、卡一致。6. 为使仓库存货账实相符，必须做好日常盘点和月末盘点工作。 7. 随时了解仓库的储备情况，有无储备不足或超储积压、呆滞和不需要现象的发生，并即时上报。 8. 做好防火、防盗、防爆工作并保持库内清洁、整齐、空气流通；定期检查存货、防止存货变质。 9. 严禁在库内吸烟、用火和乱接使用电器。 10. 上下班前应做好门、窗、电、水的开关工作。 11. 仓管人员要妥善保管好原始凭证，账本以及各类文件，要保守商业秘密，不得擅自将有关文件带出公司。 12. 仓管人员如不履行自己的职责，对公司的财产造成损失，公司有权追究其经济责任；对厂情况严重的，应追究其法律责任。 13. 仓管人员调动或离职前，首先办理账目移交手续，要求逐项核对点收；如有短缺，必须限期查清，方可移交，移交双方及上级主管人员必须签字确认。办公用品采购职责1. 在行政部门领导下，行政办公室负责全员的办公用品、劳保和生活用品等物资的采购工作。2. 根据各办公室需要，制订各类物品的年度、季度、月份的和临时的采购计划，报请领导审批后即时采购。3. 计划采购，计划用款，注意采购质量，注意勤俭节约。4. 做好物资采购用款申请、报销工作，严格执行财经制度，履行验收入库手续，做到物、钱、凭证三对口，一次借款，一次清账。5. 对办公急需的物品必须全力以赴，积极采购。一、办公用品分类：1、 常用品：圆珠笔(芯)、水笔(芯)、铅笔、橡皮、墨水、胶水、回形针、大头针、装钉针、稿纸。2、 控制品：名片、文件夹、压杆夹、文件架、计算器、钉书机、笔记本、会议纪录本、信封、笔筒、钢笔、白板笔、水彩笔、固体胶、胶带、标签纸、涂改液、更正带、档案盒、档案袋、皮筋、刀片、图钉、票夹、印台(油)、量具、刀具、软盘、刻录盘。3、 特批品(不列入办公用品费用考核)：印刷品(各类宣传单、各类表格、文件头等)，财务帐本、凭证，苹果机彩色墨盒及打印纸，U盘等。二、办公用品使用对象：各公司主管以上管理人员、职能和业务部门员工，具体由各公司核定。三、本规定自下发之日起执行。日常办公用品及耗材采购单申请部门经办人申请日期使用日期采 购 明 细序号名称规格单位数量备注部门负责人总经理备注日常办公用品及耗材明细序号名称序号名称1签字笔、笔芯21口取纸复印纸2铅笔、橡皮22白板笔、白板擦3自动铅笔、笔芯23墨粉、硒鼓4直尺、比例尺24各类文件夹5各种彩色笔25各类档案袋/盒6笔筒26文件盘7剪刀27资料架8裁纸刀28挂劳夹9订书机、钉29计算器10起钉器30插座11报事贴、口取纸31纸杯、杯托12曲别针、大头针32电池13涂改液、涂改带33