公司文件下发管理制度与程序.doc

江淮建设股份有限公司文件下发管理制度与程序 一、目的为进一步完善公司文件管理，让公司文件的下发更加规范、合理，从而提高公司下发文件的质量和提升下发文件的效率，特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于公司各部门的文件下发工作。 三、管理责任 1、综合办是公司文件的统一管理部门，主管本公司并负责指导各部门的文件下发工作。2、 公司各部门在文件管理中必须严格执行公司相关保密规定，确保公司信息安全。 四、 发文规则 1、公司文件的下发由相关部门起草，未涉及跨部门事项的文件，归各部门管理，由部门经理及分管领导审核后，呈交总经理审阅批准之后生效；涉及跨部门事项的文件，发文部门起草后，应先征求相关部门意见，并经相关分管领导审核后，呈交总经理审阅批准后生效。 2、综合办设立专门人员对公司文号及发文格式进行管理。批准生效后的文件原件及电子档备份由综合办存档，并统一编制文号，最后将修订好的电子文档或书面文档发至相关部门，并保存发文记录。五、文件格式1、文件一律采用A4或B5型号的纸张打印，页面边距按标准版面。 2、主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗）；二级标题为三号黑体；三级标题为三号宋体加粗；正文均为三号宋体。 3、所有正式的下发文件要求统一编号，各部门代字如下： 副总办 江总字 综合办公室 江办字 工程部 江工字 市场经营部 江市字 财务部 江财字 人力资源部 江人字 六、文件的校正程序 先由相关出台文件的责任部门起草，综合办负责初步编制文件，公司文件若需修改，由相关部门提出书面意见，经相关领导审阅批准后，由综合办按规范进行修改。修改之后的文件经综合办统一以电子文档或书面形式发往相关部门。无保留价值的原书面文件需送还综合办，由综合办统一销毁。 七、文件审批程序1、公司的文件采取逐级审批的程序，应将拟制的文件报送直接上级审核。2、公司领导审批后，再由综合办统一发放至相关部门。3、文件审核（批）的重点是：是否需要行文；是否符合公司的规章制度；是否应与有关部门协商、会签；文种使用、公文格式、文字表述是否符合本制度规定等。4、公司颁布的规章制度以及涉及公司全局的文件，正式发文前应先经总经理审核，由总经理签字或盖章确认。八、文件发放办法1、按各部门、各级领导职权划分的规定，各级领导负责签发职权范围内报送的文件。2、有关规章制度、管理办法以及关系公司全局的文件由总经理签发。 3、法律文件由法定代表人或法定代表人授权的人员签发。4、 文件在公司领导签字或盖章后生效。5、文件发放人员负责本部门的发文工作，对于公司全部发文，要进行登记，即填写发文登记表。6、文件收发人员应将原件进行归档管理，将文件的复印件发至抄送部门,并将相关文件电子版上传到公司群共享。九、收发效率与管理1、公司综合办负责公司的文件发放工作，所有针对公司全部人员下发的文件一律由综合办人员进行登记，即填写发文登记表。2、文件发放人员必须尽职尽责，在发文的各个环节都要严格登记手续，使文件的流转方向和办理过程一目了然。3、文件收发人员应在收文后一小时之内将文件及时送达各收文部门（个人），不得在手中积存，以免造成办公效率低下。4、文件审核人、审批人原则上应在24小时内将所交批文件签署意见并批转或交办。5、所有办毕文件都应立卷归档。附：本制度最终解