出差人员须知和管理办法.doc

客服部出差人员须知及管理办法1、目的：规范出差人员的行为，使出差人员的工作更具条理性。2、适用部门：客服部3、内容：3.1 工作方面3.1.1 出差前准备工作1) 将手头工作妥善安排。2) 找相关人员获取出差信息,如：客户单位、联系人、仪器故障等。3) 安排行程路线、确定出发时间并订票。4) 和当地销售经理和热线接听人员联系，搜集同一地区的服务一并处理。5) 根据获取的故障信息判断需要借领的配件。填写零配件申请单到仓库领取。6) 准备身份证、名片、出差工具等。7) 移动电话及备用电池、充电器。8) 超过3000元现金借款需提前1天告之财务。身上所携现金尽量少带并妥善保管。9) 了解公司差旅报销制度。10) 出差离开公司时，请第一时间将所乘车次（汽车除外）、出发时间及预计到达时间以短信形式告之部门经理。3.1.2 出差期间注意事项1) 移动电话应随时保持开机状态，以便联系。若当时不方便接听，须在3个小时之内给联系人回复。否则每次扣除当月报销电话费的50%，直至当月扣完为止。2) 拜访客户之前，请提前通知客户进行预约。3) 应注意“急事急办”，能处理的事务尽快处理。重大问题必须先请示部门经理并在得到肯定答复后方能处理。4) 出差办事时应注意协调好与客户的关系。把“用研发人员的理念分析问题，用销售人员的理念解决问题”这句话，当成我们客服人员的准则，把事情办好！尊重客户，注意“原则性与灵活性”相统一。5）离开当地前往下一个目的地之前，先联系一下当地销售经理和热线接听人员看是否还有其他服务，如果没有，须报请部门经理，在得到部门经理许可后，方能买票离开。6）每天下午16：00-17：00之间，主动以短信形式将当天自产仪器的服务信息（单位名称、机器号、故障现象、更换配件）及明天的行程安排发到上，如短信表达不清楚，也可以拨打汇报给客服内务。3.1.3 出差回来处理事项1) 向部门经理汇报出差情况，并提交电子版差旅统计表格及仪器现场服务报告、安装验收确认单和保修卡等单据。2) 及时到财务部门办理报销及还款手续：出差人员务必保留好差旅费用发票，在返回公司后按规定的日期要求凭发票报销。（常驻人员每月将票据寄到公司，由客服内务代为报销）3) 到仓库归还配件。保内更换的坏件归还仓库。自产仪器填写问题配件处置单4) 有偿上门服务，找相关人员开发票并寄给客户。3.2 生活方面友情提示：1) 身份证不要和银行卡放在一起,以免同时丢失,造成重大损失.2) 钱包带现金不要超过1000元,而且分开存放。卡上的钱也不要留太多,办两个卡. 3) 尽量不要乘坐非法运营的车辆。坐车尽量坐直达, 减少换车次数，这是最省力最安全的方式。4) 对于和你聊天比较热情的陌生人,要留神注意5) 手机不要轻易借人使用.6) 出差时和陌生人打交道,一定要随时保持警惕,防人之心不可无 ：比如,不要吃陌生人给的食物,水等，不抽陌生人给的烟。7) 一个人出差在外,切忌不能饮酒过量,后果可能不堪设想.8) 下车到陌生的城市找旅店的时候，最好离街面近一点的 尽量找正规的旅店，并尽量远离附近有网吧的地区，这样你的休息会得到保障。9) 注意饮食卫生，尽量在卫生条件好的餐厅就餐。10) 带好常备药物如下常用药物以备不时之需：如外伤类、感冒类、消炎类、止痛类、驱蚊水、清凉