公司业务招待费管理制度.doc

公司业务招待费管理制度 业务招待费管理制度业务招待费管理制度文件编号:公司ZD-0052发行版次:01修订次数:0页数:1/1编制人:营销中心修订人:制度建设小组批准人:总经理日期:2012-12-23日期:2012-12-25日期:2012-12-30 一、目的 为规范公司各类业务招待行为,切实厉行勤俭节约,有效控制公司的业务招待费支出,提高费用使用效益,节约成本费用,提高公司的经营管理水平,进一步强化财务管理,防范费用浮滥支出,结合公司的实际情况,特制定本制度。 二、适用范围 业务费:是指因业务需要发生的礼金、礼品、赞助费、购物卡及因业务需要赠送的烟、酒、茶叶、其他纪念品等。 2.招待费:是指因工作关系招待有关人员就餐费、娱乐费用;因公接待相关单位人员发生的差旅费、住宿费、参观费、旅游费等;在公司食堂招待时发生的就餐费;因招待领用的酒水、饮料及香烟等。 3.与开拓市场、维护客情关系、打通渠道等相关的主管单位、客户以及其他外部关系单位所发生的应酬、招待费等费用。(不包含市场公关费) 1)上级主管部门领导来我司检查、指导、协调工作; 2)客户公司的领导、员工因公来我司考察、联系业务、洽谈工作; 3)外单位来公司或与相关单位联系业务、洽谈合作事项; 4)其他因公需要招待事项。 4.公司所有业务招待支出均属之。 三、职权和职责 1.业务招待费报销:部门负责人、分管领导、财务中心门负责人、财务总监、总经理、董事长。 2.业务招待核准:审计部、营销中心总经理(业务部门)、总经理或董事长(管理部门)。 四、管理标准和管理要求 业务招待费定义 指企业为经营业务的合理需要而发生并支付的应酬费用。包括: 1)因业务需要宴请的开支(包括饭后娱乐、交通开支)。 2)因业务需要招待客人参观旅游景点的费用(含交通费)。 3)因业务需要赠送土特产、礼品以及代币券(卡)等的费用。 4)因业务需要报销来企业办事的非本单位员工的差旅费(含住宿、餐费、交通费及杂费) 使用原则 管理原则:先申请、后执行;预算总额控制;实行分级负责、对口接待,专款专用,全程监督。 2)业务招待费应坚决贯彻“可接待可不接待,不接待”, “可发生可不发生费用,不发生”,“态度热情,费用从简”的原则。 3)陪同人员坚持适度从紧原则,原则上不能超过需接待人员的1/2。(原则上不能多于需接待人员,特殊情况可以请示公司领导批准后执行。) 4) 严格执行规定限额和招待标准,分档次接待原则,坚决控制非业务性接待,严禁随意超标进行业务招待,特殊情况需说明原因,经请示总经理同意后方可进行招待,否则,财务部门不予报销。 5)招待工作本着热情、礼貌、细致、勤俭、周到的原则。 6)年初根据年度工作计划,各部门编制相关往来单位及个人的工作联系表,交分管领导、总经理、董事长审批,以明确招待范围。工作联系人发生变动的,须及时更新工作联系表。 7)坚决控制非业务性接待,适当控制业务接待。态度热情,费用从简。 8)严格分档次接待,按照被接待人员的级别及与公司业务的相关程度,对应接待,禁止越档次接待。 9)接待用餐时,严格控制陪客人数。坚持高档接待的执行中司机不参与陪客就餐规定。同时,原则上陪客人数不得超过3人,若公司陪同用餐人员多于3人时,应事先经过总经理或董事长批准。 3.业务招待的种类 1)因公往来单位或个人,临时性之喜庆丧事或庆祝活动之花篮、礼金、礼品等费用。 2)特定业务目的公关性之宴请或礼品金。 3)一般工作往来之业务招待餐费及礼品。 4)事先向总经理、董事长报准之交际礼金。 4.开支标准 1)招待相关职能部门经常打交道的经办人员,单次招待费用控制在300元以内(单次:是指为接待某人从开始接待到终止接待的所有费用),根据人员多少调节。 2)招待一般来宾来客,每席餐费不超过800元(含酒水等),酒水标准白酒控制在200元/瓶以下。 3)招待政府部门正股级以上副局级(含副局级)以下干部、客户企业部门经理级别人员每席不超过1200元(含酒水等),酒水标准白酒控制在300元/瓶以下。 4)招待政府部门正局级及分局一把手每席不超过1800元(含酒水),酒水标准白酒控制在400元/瓶以下。 5)招待政府主要领导及政府部门关键领导、客户企业副总以上领导,费用标准由董事长另行确定。 6)招待用白酒一般不超过2瓶,特殊情况最多一次不能超过3瓶(每席标准),并且白酒不得超过标准。 7)中国的传统佳节端午节、中秋节、春节,各部门根据需要,结合公司的具体要求决定是否要安排过节费和礼品走访,确实需要的,根据各岗位的重要性,标准分别为500元/人、1000元/人、2000元/人、5000元/人。不在工作联系表范围内或要求超过上述标准安排的,须报董事长特别批准。 8)大型、专项、异地接待任务,经办人应制定接待方案,确定接待标准,提交接待预算报总经理审核、董事长批准,经办人在批准的预算内掌握使用。 5. 接待计划(接待方案)的拟定与接待分工: 1接待计划(接待方案)包括迎送、陪同人员、日程、交通工具、食宿安排,以及领导会见、宴请等内容。 2上级领导及相关单位领导来公司的指导、考察等接待工作,由行政部根据相关规定,经公司领导的批示拟定接待计划,报请领导审批后由行政部和有关部门负责承办。 3其他业务部门人员的接待工作,经公司领导批准,履行相关手续后,由业务相关部门负责接待,需要的物资(票务、宾馆及酒店预定、会场需用物资等)可由行政部按接待部门交至的业务招待费申请单的领导批示,配合接待部门提前做好统一安排。(讨论是否需要接待计划) 6.业务招待执行 (1)承办人员于在招待工作执行前,应填写业务招待申报单,经分管领导批准后为之。经批准之业务招待申报单由财务备案保管。 (2)业务招待工作执行因时间紧迫或特殊原因可以事后三天内申请补办,申请补办未获批准通过者,其招待费用由交际人自行承担;招待工作补办申请逾期一律不予受理,特殊情况需经总经理、董事长批准后方可报销。 (3)因工作需要招待客人,必须按照标准严格执行。工作餐每人每餐30元标准。宴请标准每人中、晚餐80元以内,尽量减少陪餐人员。重要接待任务需要提高宴请标准的,报总经理或董事长审批。 (4)公司原则上同意由供应中心统一办理礼品采购。供应中心通过比价和协议建立档次不同的礼品系列。部门使用时填写业务招待申报单,经批准后向仓储部申领。业务招待由行政部统一安排执行,未经行政部统一安排,不予报销。 7.审批权限: 1)招待任务执行前,经办人需事先填写招待费审批单列明接待对象、地点、事由、参加人员,经批准后方可执行。 2)单次招待费在1000元以内,按以下流程报批:申请人 部门负责人 总经理或董事长;单次招待费在1000元以上,按以下流程报批:申请人 部门负责人 分管领导总经理或董事长。审批领导对招待费开支的合理性、真实性负责。 3)突发性招待任务来不及办理招待费审批单的,必须按审批流程电话请示同意后实施,事后三天内按上述规定补走流程。 4)业务接待过程中赠送礼金、礼品、烟、酒等,赞助钱、物的一律事先报公司总经理和董事长批准,按批准的额度标准开支。 8.业务招待费支出审批办法 1)业务费用实行事先申请,事中控制,事后报销。 2)业务招待费的支出实行“预先申请,据实报销”的管理方式。 3)业务招待费计入经办人的个人费用中。 4)营销中心总经理和区域总监发生的业务招待费用,凭发票据实报销。 5)业务招待费的报销应事先填写“业务招待申请审批单” 6)营销一般人员无权宴请客户或赠送礼品;礼品的报销应注明礼品内容、礼品接收人等。 7)营销人员的招待费申请程序 (1)营销人员的业务接待,在填写“业务招待费申请审批单”并报经相关领导批准后,填写借款单,向财务中心借支(额度不得超过当月基本薪资),并于招待事宜结束后3天(外部市场月底申请报批)内凭借有效票据报销该笔支出。 (2)若遇到临时性招待,需通过电话向上级领导申请批准后自行垫支,并于招待事宜结束后24小时内,补填业务招待申请审批单,凭借有效票据报销。 8)业务招待审批事项 按照级别不同,业务招待审批事项设定如下。 (1)营销管理人员,每次确需招待时,须填写业务招待申请单,并向董事长审批,申请单放至财务中心。 (2)营销管理人员每笔招待费都需向董事长申请批准,如董事长出差,须电话报批。 9)业务招待时,可由业务经办人的上一级领导陪同参与,费用计入业务经办人借支款。 10)公司人员数量不可超过对方。 9.费用报销审批手续 1)经办人员必须在每笔招待支出发生后的3天内,将业务招待申请审批单连同有效票据报送所属分管领导初审。 2)分管领导初审无误后报送财务中心复审,再报总经理和董事长审批。 10.食堂招待标准: 1)食堂招待分为工作餐和客餐两种,工作餐即指平时供应员工的饭菜,客餐即指除工作餐外专门为客人烹制的菜肴和酒水。 2)因工作关系外单位一般来人来客,一律用工作餐招待。工作餐计费标准按公司员工伙食费标准计算。 政府部门、客户单位、关联单位经理以上人员来公司办理公务,需在公司食堂用餐,原则上用客餐招待。 3)需在食堂客餐招待的,经办人事先向公司行政部或董事长申请,说明接待人员的级别、人数,由公司行政部或董事长根据情况安排客餐。用餐后,接待单位需在食堂客餐结算表、酒水消耗领用表上签证。 4)一般客餐,每席餐费不超过500元(含酒水等),酒水标准白酒控制在150元/瓶以下。 高档客餐每席不超过1000元(含酒水等),酒水标准白酒控制在300元/瓶以下。特殊客餐,费用标准由公司总经理和董事长确定后执行。 5)招待用白酒一般不超过2瓶,特殊情况最多一次不能超过3瓶(每席标准),并且白酒不得超过标准(特殊情况,事前预测好可以直接请示董事长确定)。 11.财务控制与监督 1)业务招待费报销遵循谁经手谁报销的原则,不得由他人代报业务招待费,报销时所附发票必须是开有日期的正式发票,发票上原则上须有共同参与人签字证明,并在费用开支后一个月内办理报销。 2)业务招待费报销时须提供招待费审批单、正规发票、备用酒水核销单。500元以上的礼品须出具购货单位(商场、酒店等)的电脑打印清单,清单列示金额与发票一致方可报销。 3)食堂招待费用的核销时,工作餐须提供经公司行政部或董事长签字确认的工作餐登记表,客餐须提供经公司行政部或董事长以及接待部门签字确认的客餐结算表和消费明细表。 4)杜绝无票费用开支。如工作业务需要开支无票费用(如娱乐费、业务费等)一律凭申请单在批准的额度内报销。对此类无票费用,报销时需提供相关联的有效证明。 5)审计部应严格审查票据是否合法、金额是否准确、单据是否齐全、审批是否完整。审计部有权拒绝不符合业务招待费标准、报销流程、审批权限的业务招待费的报销。 12.业务招待审核及核准报销 (1)业务招待申请未予查证理由及必要性而造成交际浮滥,得经审计部申报财务总监、董事长裁定处理。 (2)招待费用申报,以少报多或未实际执行虚报费用,审查人未予举发,审查人员处罚报销额之20-30%。 13. 发票要求: 1)不允许用白条、假票报销; 2)定额发票印章要清晰可识别,发票归属地与费用发生地必须一致; 3)手工开具的发票书写要求清晰,内容完整且印章必须清晰,不得套开、虚开; 4)机打发票发生日期必须与费用发生日期一致。 14.其它有关规定 1)业务招待申报单一律列为机密文件,保管人应妥为上锁保管,各级承办人不得泄密。其它单位不得留存或影印交际工作申报单。 2)招待费用因故无法取得发票或以其它发票名目替代报销,得呈报财务总监、董事长批准后方得为之。 3)业务招待工作承办人申报招待如有不实、不必要或假公济私经查属实,一律追回其报销款项,并处记大过处分,情况严重连续多次并得予以辞退,其他审查人员则按章处理。 4)不实、不必要或假公济私申报,如经举发查实,(不公开)奖励举报人得发给此项金额1/3-1/2之奖金。 5)业务承办人或对口单位因未妥善做好应该之交接,而致使工作推行困难或招致抱怨,视同办事不力,经查实处记过或降职处分。 6)费用包干的业务部门,在核定额度范围内,提供正式的报销凭证,由分管领导、财务总监、董事长批准后报销。 五、管理规定 1.报销人的责任 1)报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性负责,单据及附件应合法、完整。 2)各项报销票证、资料必须齐全并按要求粘贴整齐(发票正面向上、平均摊薄粘贴),否则财务部有权拒绝报销。 2.分管领导的责任 1)负责审查费用项目申请及批准手续,报销金额是否控制在申请的预算之内。 2)对所报销项目的真实性、合理性负责。 3.审计人员的责任 1)负责审查单据的合法性、真实性,报销内容是否符合有关标准。 2)审查报销项目审批手续的完整性。 4.审批者的责任 审批者对报销项目的真实性、必要性、费用总体的合理性负责。 5.报销人营私舞弊、弄虚作假,不予报销不真实不合理部分。对已经报销的,除退回违规报销金额外,同时对报销人予以违规报销金额20%-100%但不低于500元的罚款,对于情节严重的,考虑移至司法机关处理。 6.分管领导在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的,对其给予违规报销金额10%-50%但不低于200元的罚款。 7.财务审核人员审核不严使公司造成损失的,对财务审核人员按违规报销金额5%-15%的罚款。 8.审批人对违规报销或审核不严给公司造成的损失承担连带责任。 六、附则 1. 本制