资料员工作流程图.ppt

资料员岗位职责 工作内容及工作流程 一 资料员岗位职责 1 负责接收上级有关部门 各部 室发送的各种图纸 文件等资料 并登记造册 妥善保管 2 负责发放本项目对外发送的各种图纸 文件等资料 并办理登记手续 3 规范工程项目开发施工期间的各类图纸变更通知 工程合同及其它工程项目方面文件资料的收发 保管制度 4 对各个班组递交的各种工程资料进行审核 并上报项目经理审批 审批后进行监理报审 5 负责制定科学的规范的编号 登记 复印等相关资料程序 6 负责管理好有关工程技术资料的归档保存和借阅管理 并按有关工程技术资料的重要性进行分类 及时清理作废资料不被误用 7 负责统计接收发放的图纸资料 8 负责定期清理工程档案 合同 资质和建设 规划 国土等主管部门审批原件 及时移交公司档案室存档 9 负责视具体情况定期清理资料室档案 10 相关部门借阅图纸及工程资料 应报工程主管工程师同意 登记相关借阅内容及时间 11 负责对施工部位 产值完成情况的汇总 申报 按每周 每月编制施工周报及月报 12 负责备案资料的编辑 填写 会签 整理 报送 归档 负责工程备案管理 实现对竣工验收相关指标 包括质量资料审查记录 单位工程综合验收记录 作备案处理 对各个施工队伍提交的工程资料核查 严格遵守资料整编要求 符合分类方案 编码规则 资料份数应满足资料存档的需要 13 负责向市城建档案馆的档案移交工作 提请城建档案馆对列入城建档案馆接收范围的工程档案进行预验收 取得 建设工程竣工档案预验收意见 在竣工验收后将工程档案移交城建档案馆 14 完成主管领导交办的其他任务 二 资料员工作内容 程图纸并进行登记以后 按规定向有关单位和人员签发 由收件方签字确认 负责收存全部 工程项目图纸 且每一项目应收存不少于两套正式图纸 其中至少一套图纸有设计单位图纸 专用章 竣工图采用散装方式折叠 按资料目录的顺序 对建筑平面图 立面图 剖面图 建筑详图 结构施工图等建筑工程图纸进行分类管理 资料员的工作内容主要就是负责工程项目资料 图纸等档案的收集 管理 参加分部分项工程的验收工作 负责计 统计的管理工作 负责工程项目的内业管理工作 完成工程部经理交办的其他任务 一 负责工程项目资料 图纸等档案的收集 管理 1 负责工程项目的所有图纸的接收 清点 登记 发放 归档 管理工作 在收到工程图纸并进行登记以后 按规定向有关单位和人员签发 由收件方签字确认 负责收存全部工程项目图纸 且每一项目应收存不少于两套正式图纸 其中至少一套图纸有设计单位图纸专用章 竣工图采用散装方式折叠 按资料目录的顺序 对建筑平面图 立面图 剖面图 建筑详图 结构施工图等建筑工程图纸进行分类管理 2 收集整理施工过程中所有技术变更 洽商记录 会议纪要等资料并归档 负责对每日收到的管理文件 技术文件进行分类 登录 归档 负责项目文件资料的登记 受控 分办 催办 签收 用印 传递 立卷 归档和销毁等工作 负责做好各类资料积累 整理 处理 保管和归档立卷等工作 注意保密的原则 来往文件资料收发应及时登记台帐 视文件资料的内容和性质准确及时递交项目经理批阅 并及时送有关部门办理 确保设计变更 洽商的完整性 要求各方严格执行接收手续 所接收到的设计变更 洽商 须经各方签字确认 并加盖公章 设计变更 包括图纸会审纪要 原件存档 所收存的技术资料须为原件 无法取得原件的 详细背书 并加盖公章 作好信息收集 汇编工作 确保管理目标的全面实现 二 参加分部分项工程的验收工作1 负责备案资料的填写 会签 整理 报送 归档 负责工程备案管理 实现对竣工验收相关指标 包括质量资料审查记录 单位工程综合验收记录 作备案处理 对桩基工程 基础工程 主体工程 结构工程备案资料核查 严格遵守资料整编要求 符合分类方案 编码规则 资料份数应满足资料存档的需要 2 监督检查施工单位施工资料的编制 管理 做到完整 及时 与工程进度同步 对施工单位形成的管理资料 技术资料 物资资料及验收资料 按施工顺序进行全程督查 保证施工资料的真实性 完整性 有效性 3 按时向公司档案室移交 在工程竣工后 负责将文件资料 工程资料立卷移交公司 文件材料移交与归档时 应有 归档文件材料交接表 交接双方必须根据移交目录清点核对 履行签字手续 移交目录一式二份 双方各持一份 4 负责向市城建档案馆的档案移交工作 提请城建档案馆对列入城建档案馆接收范围的工程档案进行预验收 取得 建设工程 二 资料员工作内容 竣工档案预验收意见 在竣工验收后将工程档案 5 指导工程技术人员对施工技术资料 包括设备进场开箱资料 的保管 指导工程技术人员对施工组织设计及施工方案 技术交底记录 图纸会审记录 设计变更通知单 工程洽商记录等技术资料分类保管交资料室 指导工程技术人员对工作活动中形成的 经过办理完毕 三 负责计划 统计的管理工作1 负责对施工部位 产值完成情况的汇总 申报 按月编制施工统计报表 在平时统计资料基础上 编制整个项目当月进度统计报表和其他信息统计资料 编报的统计报表要按现场实际完成情况严格审查核对 不得多报 早报 重报 漏报 2 负责与项目有关的各类合同的档案管理 负责对签订完成的合同进行收编归档 并开列编制目录 作好借阅登记 不得擅自抽取 复制 涂改 不得遗失 不得在案卷上随意划线 抽拆 3 负责向销售策划提供工程主要形象进度信息 向各专业工程师了解工程进度 随时关注工程进展情况 为销售策划提供确实 可靠的工程信息 四 负责工程项目的内业管理工作1 协助项目经理做好对外协调 接待工作 协助项目经理对内协调公司 部门间 对外协调施工单位间的工作 做好与有关部门及外来人员的联络接待工作 树立企业形象 2 负责工程项目的内业管理工作 汇总各种内业资料 及时准确统计 登记台帐 报表按要求上报 通过实时跟踪 反馈监督 信息查询 经验积累等多种方式 保证汇总的内业资料反映施工过程中的各种状态和责任 能够真实地再现施工时的情况 从而找到施工过程中的问题所在 对产生的资料进行及时的收集和整理 确保工程项目的顺利进行 有效地利用内业资料记录 参考 积累 为企业发挥它们的潜在作用 3 负责工程项目的后勤保障工作 负责做好文件收发 归档工作 负责部门成员考勤管理和日常行政管理等经费报销工作 负责对竣工工程档案整理 归档 保管 便于有关部门查阅调用 负责公司文字及有关表格等打印 保管工程印章 对工程盖章登记 并留存备案 五 完成工程部经理交办的其他任务 三 资料员工作流程 第一部分 开工前资料中标通知书及施工许可证施工合同委托监理工程的监理合同施工图审查批准书及施工图审查报告质量监督登记书质量监督交底要点及质量监督工作方案岩土工程勘察报告施工图会审记录经监理 或业主 批准所施工组织设计或施工方案开工报告质量管理体系登记表施工现场质量管理检查记录技术交底记录测量定位记录第二 部分质量验收资料地基验槽记录基桩工程质量验收报告地基处理工程质量验收报告地基与基础分部工程质量验收报告主体结构分部工程质量验收报告 特殊分部工程质量验收报告线路敷设验收报告地基与基础分部及所含子分部 分项 检验批质量验收记录主体结构分部及所含子分部 分项 检验批质量验收记录装饰装修分部及所含子分部 分项 检验批质量验收记录屋面分部及所含子分部 分项 检验批质量验收记录给水 排水及采暖分部及所含子分部 分项 检验批质量验收记录电气分部及所含子分部 分项 检验批质量验收记录智能分部及所含子分部 分项 检验批质量验收记录通风与空调分部及所含子分部 分项 检验批质量验收记录电梯分部及所含子分部 分项 检验批质量验收记录单位工程及所含子单位工程质量竣工验收记录室外工程的分部 子分部 分项 检验批质量验收记录第三部分 试验资料水泥物理性能检验报告砂 石检验报告各强度等级砼配合比试验报告砼试件强度统计表 评定表及试验报告 三 资料员工作流程 各强度等级砂浆配合比试验报告砂浆试件强度统计表及试验报告砖 石 砌块强度试验报告钢材力学 弯曲性能检验报告及钢筋焊接接头拉伸 弯曲检验报告或钢筋机械连接接头检验报告预应力筋 钢丝 钢绞线力学性能进场复验报告桩基工程试验报告钢结构工程试验报告幕墙工程试验报告防水材料试验报告金属及塑料的外门 外窗检测报告 包括材料及三性 外墙饰面砖的拉拔强度试验报告建 构 筑物防雷装置验收检测报告有特殊要求或设计要求的回填土密实度试验报告质量验收规范规定的其他试验报告地下室防水效果检查记录有防水要求的地面蓄水试验记录屋面淋水试验记录抽气 风 道检查记录节能 保温测试记录管道 设备强度及严密性试验记录 系统清洗 灌水 通水 通球试验记录照明全负荷试验记录大型灯具牢固性试验记录电气设备调试记录电气工程接地 绝缘电阻测试记录制冷 空调 管道的强度及严密性试验记录制冷设备试运行调试记录通风 空调系统试运行调试记录风量 温度测试记录电梯设备开箱检验记录电梯负荷试验 安全装置检查记录电梯接地 绝缘电阻测试记录电梯试运行调试记录智能建筑工程系统试运行记录智能建筑工程系统功能测定及设备调试记录单位 子单位 工程安全和功能检验所必须的其他测量 测试 检测 检验 试验 调试 试运行记录第四部分 材料 产品 构配件等合格证资料水泥出厂合格证 含28天补强报告 砖 砌块出厂合格证钢筋 预应力 钢丝 钢绞线 套筒出厂合格证 三 资料员工作流程 钢桩 砼预制桩 预应力管桩出厂合格证钢结构工程构件及配件 材料出厂合格证幕墙工程配件 材料出厂合格证防水材料出厂合格证金属及塑料门窗出厂合格证焊条及焊剂出厂合格证预制构件 预拌砼合格证给排水与采暖工程材料出厂合格证建筑电气工程材料 设备出厂合格证通风与空调工程材料 设备出厂合格证电梯工程设备出厂合格证智能建筑工程材料 设备出厂合格证施工要求的其他合格证第五部分 施工过程资料设计变更 洽商记录工程测量 放线记录预检 自检 互检 交接检记录建 构 筑物沉降观测测量记录新材料 新技术 新工艺施工记录隐蔽工程验收记录施工日志 砼开盘报告砼施工记录砼配合比计量抽查记录工程质量事故报告单工程质量事故及事故原因调查 处理记录工程质量整改通知书工程局部暂停施工通知书工程质量整改情况报告及复工申请工程复工通知书第六部分 必要时应增补的资料勘察 设计 监理 施工 包括分包 单位的资质证明建设 勘察 设计 监理 施工 包括分色 单位的变更 更换情况及原因勘察 设计 监理单位执业人员的执业资格证明施工 包括分包 单位现场管理售货员及各工种技术工人的上岗证明经建设单位 业主 同意认可的监理规划或监理实施细则见证单位派驻施工现场设计代表委托书或授权书设计单位派驻施工现场设计代表委托书或授权书其他第七部分 竣工资料施工单位工程竣工报告 三 资料员工作流程 监理单位工程竣工质量评价报告勘察单位勘察文件及实施情况检查报告设计单位设计文件及实施情况检查报告建设工程质量竣工验收意见书或单位 子单位 工程质量竣工验收记录竣工验收存在问题整改通知书竣工验收存在问题整改验收意见书工程的具备竣工验收条件的通知及重新组织竣工验收通知书单位 子单位 工程质量控制资料核查记录 质量保证资料审查记录 单位 子单位 工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录单位 子单位 工程观感质量检查记录 观感质量评定表 定向销售商品房或职工集资住宅的用户签收意见表工程质量保修合同 书 建设工程竣工验收报告 由建设单位填写 竣工图 包括智能建筑分部 建筑工程质量监督存档资料建设工程质量监督登记书施工图纸审查批准及建筑工程施工图审查报告单位工程质量监督工作方案建设工程质量监督交底会议通知书及交底要点 建设工程质量监督记录建设工程质量管理体系登记表施工现场质量管理检查记录地基 基桩工程质量监督验收检查通知书地基验槽记录及基桩工程质量验收报告地基 基桩工程质量核查记录设计单位出具 或认可 的地基处理措施及地基处理工程质量验收报告地基与基础分部工程质量监督验收检查通知书及验收报告地基与基础分部工程质量核查记录主体结构分部工程质量监督验收检查通知书及验收报告主体结构分部工程质量核查记录特殊部分工程质量监督验收检查通知书及验收报告线路敷设工程质量监督验收检查通知书及验收报告钢材力学 弯曲性能检查报告及钢结构焊接接头拉伸 弯曲检验报告预应力筋 钢丝 钢绞线力学性能进场复验报告水泥物理性能检验报告砼试件强度统计表 评定表试验报告装配或预制构件结构性能检验合格证及施工接头 拼缝的砼承受施工满载 全部满载时试件强度试验报告防水砼 喷射砼抗压 抗渗试验报告及锚杆抗拨力试验报告 三 资料员工作流程 地基处理工程中各类地基和各类复合地基施工完成后的地基强度 承载力 检验结果桩基工程基桩试验报告砂浆强度统计表及试件试验报告砖 石 砌块强度检验报告建筑工程材料有害物质及室内环境的检测报告防水材料 包括止水带条和接缝密封材料 保温隔热及密封材料的复验报告金属及塑料外门 外窗复验报告 包括材料 风压性 气透性 水渗性 外墙饰面砖的拉拔强度试验报告各类电梯 自动扶梯 自动人行道安装工程的整机安装验收报告各类设备安装工程的隐蔽验收 系统联动 系统调试及系统安装验收记录砼楼面板厚度钻孔抽查记录工程质量事故报告单工程质量整改通知书及工程局部暂停施工通知书工程质量复工意见书及工程质量复工通知书单位 子单位 工程质量控制资料核查记录 质量保证资料审查记录 单位 子单位 工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录单位 子单位 工程观感质量检查记录 观感质量评定表 施工单位工程竣工报告监理单位工程竣工质量评价报告勘察单位勘察文件及实施情况检查报告设计单位设计文件及实施情况检查报告建设工程竣工验收报告工程竣工验收监督检查通知书质量保证资料核查记录单位 子单位 工程质量竣工验收记录 工程质量竣工验收意见书 重新组织竣工验收通知书工程竣工复验意见书竣工验收存在问题整改通知书及存在问题整改验收意见书工程质量保修合同单位 子单位 工程质量监督报告注 幕墙 钢结构及网架的整套资料存质监站 四 资料员工作流程图 各区资料员所制作的各种工程资料 上级主管部门下发的文件及图纸 设计变更等 分类 审核 并送交有关领导及部门进行审批 编制各项工程安全资料及回复各种项目相关资料 收集各种有关工程项目的资料 如厂家资料 合同 并上报审核 制定资料编制方法及编码 指导各区资料员资料编制 建设 监理 单位批复意见 收集 登记 归档整理 将审批好的文件下发到各个区施工班组 须建设 监理 单位审批的文件 未获批准 无须建设 监理 单位审批的文件 送交相关领导及部门进行审阅 批准 定期对施工现场进行部位图像资料收集 各种资料管理工作流程详见附图 图1 图7 工程质量资料 图1 施工技术资料收集整理流程图 收集技术负责人根据图纸 合同条件等要求编制的施工组织设计 施工技术方案等技术资料 送交公司领导审批 手续齐全 进行施工技术文件报审 建设 监理 单位批复意见 未获批准 补充修改 将审批完善的技术文件交与技术负责人 收集由技术负责人根据批复意见及规范要求对各个部门负责人的交底记录 进入施工质量验收报验流程 1 施工组织设计交底2 施工方案技术交底3 分项工程施工技术交底 1 施工组织设计2 施工方案 形成 形成 合格 批准 形成 工程技术文件报审表 图2 施工物资资料收集整理流程图 审核并送交项目经理 技术部确认 将审核后的资料交与试验员 配合试验员进行送检 抽样复试 收集试验后的检验报告 发放给各技术部门及监理单位 建设单位 材料退场或按合同约定处理 形成文件 开箱检查 不合格 合格 建设 监理 单位审核 工程物资进场报验表 工程使用 登记 归档整理 对现场进场材料进行登记收集厂家提供相关质量证明文件 不符合要求 相关质量证明文件包括 1 出厂合格证2 厂家质量检验报告3 厂家质量保证书4 进口商品商检证明5 质量检验部门出具的检验报告6 环保 消防部门出具的认可文件 提交的质量证明文件内容应由供求双方事先约定 图3 质量资料收集整理流程图 根据图纸 规范 方案 交底