第二章 哈佛 经理 时间管理 通则.doc

哈佛管理技能培訓教程：第八單元 哈佛經理時間管理 第二章 哈佛經理時間管理通則第二章 哈佛經理時間管理通則 辦公促效法 促效法1將公司報表檔原稿與資料的紙張統一起來 最近的辦公自動化設備，大多具備便捷的功能，影印機自動送稿(ADF)，即為功能之 因此，不必再費事地一張張換稿，一次次按鍵。即使不在一旁看著，也無所謂，可以大大 的節省人力與時間。 可是，這種精心設計出來的功能，卻出人意料的並未受到廣泛的應用。其原因之一在於原稿的紙張大小不一。例如，在公司內部報表檔上經常可以發現，文章是用文書處理機打在A4的紙上，而圖表資料紙是B4大小。即使只有一張大小不一，自動送稿功能(ADF)的威力，也要大大減小了，因此必須首先統一資料等所有檔的紙張大小，不只是複印上，在各方面都將大大提高效率。 2單面使用活頁紙 從學生時代起，我們就偏愛以活頁紙來做筆記。當然，有時也會使用一般的筆記本。不過，從講究效率的觀點來說，活頁紙是最佳選擇，而且最好只使用活頁紙的單面。 或許，這樣會令人覺得太浪費，但是以單面使用每一張只記一個項目，即使隨著思路起伏隨手記下，事後還是能分門別類自由地調整頁碼，使筆記更加清楚易讀。也就是說，必要的時候活頁紙可以插換。此外複印時只單面使用，可以免去一張張翻頁的麻煩，得以順利的進行作業。 3把書架上大套書籍書背向下排置 百科全書類的大套書籍，可以稱之為知識的寶庫，平常應經常翻閱利用才是。事實上，這類書籍往往被束之高閣，無人問津。 把大套書籍排上書架時，都要書背向下排置。大套書籍所以被人敬而遠之的原因之一，在於難以放在普通的書架上。只要向下排置，就可以解決這個困擾。把書背向下排置時，令書底朝外並在上面寫上書名，這麼一來就可以隨手抽取查閱，不會再有笨重、不便的感覺了。 4利用百科全書的硬紙盒來收藏，可收一舉兩得之效 把百科全書排上書架時，應該一定先把硬紙盒取下來，讓它“赤裸裸”地排在書架上，其理由是，事先取下硬紙盒，需要時，即可迅速的抽取查閱所需資料。而且取下的硬紙盒另有妙用。 百科全書或全集之類的大套書，一套都有數十冊之多，利用這些硬紙盒做“整理盒”，分門別類地收藏明信片、書信等信件資料，實在非常方便，盒子的容量又多，大小又適合放置書信、明信片，所以，按類別或用途分別收藏是最理想不過了。以後檢索找尋，自是“手到擒來”。 5將經常使用的工作用語記號化、簡略化 在處理的事務過程中，只要在訪客的名片上，簡單地寫上“人、住、印、檔”，然後交給秘書，她就知道該登記客戶的姓名、住址、複印名片、夾入名片簿存檔。像這樣將經濟使用的工作用語記號化、簡略化，在交待工作的時候，可以不必在口頭上一一指示或寫字條提醒要點，得以省去不少麻煩。 不只是一般的事務工作，連書信中經常使用的客套話也可加以簡略化。例如“悉”表示“來函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺!”等等，如此即可大大的提高擬稿的速度，很快就可以交給秘書去打字。 6將重要的剪貼資料印成B5大小 很多人都有剪貼報紙、雜誌的習慣，不過，如果以此來整理應用資料，未必是提高效率的方法。 例如，把資料貼在剪貼簿上或收集在信封中，在檢索的階段上，這種辦法相當不便。 在管理者辦公室中，剪下的報紙、雜誌文章一律要複印，而且利用影印機放大縮小的功能，全部統一成B5大小，這麼一來，不但日後容易整理，而且檢索工作也會更為輕鬆愉快。 7在活頁紙的兩側打孔 我們習慣在活頁紙的兩側打上二十六個孔，因為想同時對照兩種資料時，可隨意夾左夾右，資料自然一覽無遺。單面使用法的優點是，在這種情況下，將性能發揮到極點。 如果有兩側打孔的活頁紙，在裝訂歸檔之時，就更加方便，何樂而不為呢? 8參考書籍在複印出所需資料後，要立刻歸位 書架亂七八糟，找一本急需要的書都得花上大半天，當然會導致工作效率降低。書架要以自己的方式隨時整理得有條不紊，如此工作才能順利的進行下去。整理的要訣在於儘快將使用過的書籍歸位。 通常，工作前所需的資料，在一本書中頂多占兩、三頁左右，因此，不管搬出多少本書，應都應只把必要的章節印下來，隨即把書籍放回書架上，這麼一來，書架才能保持有條不紊，過後也不必為了找尋書籍，而浪費許多不必要的時間。在整理與檢索上，都是非常有效率的，實在是一舉兩得。 9編制派得上用場的“專屬用書”HT5”，5SS每個月都要寫相當多的稿件。寫一、兩張稿件，往往就需要查閱好幾本參考書，在這種情況下，一本本翻閱查尋，就是有再多的時間也不夠用。一般來說，專門書籍大都是厚重一大本，要在這麼厚重的書中找出一小段參考資料，真如大海撈針，要浪費不少心力。 因此，從必用的參考文獻中，事先印下認為需要的資料，編成一本“專屬用書”。先將資料整理成一冊，高效率地進行工作。 10採用高爾夫球記分法，隨時隨地記下備忘錄 喜歡打高爾夫球的人大概都知道，高爾夫球的記分卡上附有鉛筆，大小正好可放在上衣口袋，在球賽進行中，無論打到哪，都可立即記下分數。 除了一般的筆記外，也應備有可放在上衣口袋且附鉛筆的備忘錄，這麼一來，即使身邊沒帶公事包，也能立即記下備忘錄。很多業務員也都應這樣，隨身攜帶筆記簿。如果採用這種方法，隨時隨地都可迅速地記下備忘錄。 11善用鉛筆型橡皮擦 我們在寫稿的時候，都使用一種改良式的橡皮擦。普通橡皮擦，都是長方體，不過這種橡皮擦卻是圓筒狀，並包在筆型的塑膠管內，可像鉛筆一樣一點一點的推出來使用。它和一般橡皮擦最大的不同點在於，它可以不必再用另外一雙手按住紙張，能夠像鉛筆一般單手使用。 一旦習慣了，就可右手寫左手擦雙管齊下，大大的提高工作效率。無論插在口袋中或是和鉛筆一起隨身攜帶使用，都是十分方便。 12在抽屜中放置空名片盒，以收藏小東西 大部分的辦公桌，都會在抽屜中附上整理小東西用的塑膠，不過這種塑膠盤卻不實用，尤其是塑膠盤把抽屜分成上下兩部分，下面的空間有時都浪費掉了。 所以就利用空名片盒，來裝抽屜裏的小東西，由於名片盒的盒蓋與盒體大致是同樣的規格，縱橫排列在一起，形成了井然有序的小格子，分門別類用來放置郵票、大小回紋針、零錢等小東西，移動很方便。 13經常備有文具目錄 經常在辦公室中備有文具目錄，對自己來說，能夠提高工作效率的才是真正便於使用的文具，不過由於文具的種類實在太多了，即使到大型的文具專賣店，也不見得能夠找到自己想要的東西，這時候如果手頭上有一本目錄，就能夠馬上找到自己想要的東西，並且知道正確的商品名稱。 想要目錄，只要向廠商索取，他們就會寄來，或是向附近的文具店索取一、兩年前的舊目錄也可以，包括中小型廠商，備有兩、三家以上的目錄，當然能有效迅速找到適用的文具製品。 14事先決定文具的“購買庫存量” 要提高工作效率，從筆記簿到郵票，複印用紙等的文具用品，永遠都不能缺少，必須源源不斷的供給，所以徹底地實施文具庫存管理，是非常重要的。因此，事先決定“購買庫存量”，再根據這個標準加以補充。 15記下常用文具的商品號碼 前面講過，利用目錄來選購文具的方便。此外，管理者還將目錄上常用文具的商品號碼預先記錄下來，這樣就不必一張張的翻目錄，只要一通電話就可完成訂貨工作。所謂的商品號碼，就是商品的正式名稱。只要告訴廠商這個號碼，就能夠正確且迅速的讓對方瞭解到所需哪一類文具。 例如，如果指名要“牌三一夾”，即指一般的輕便夾，可以需要的數量和顏色來訂購，就不會有送錯東西的情形發生。比起在店裏對老闆費勁的描述了老半天：“我要那種方方的，差不多這麼大”這些繁瑣的話，卻不必能說清情況。 16期數完整的雜誌須編制索引 通常將雜誌上必要部分印下來之後，加以捨棄即可，然而，有關自己的專業雜誌卻是例外，全部一期不漏完完整整的保存下來。 可是有些雜誌自從創刊以來，已達幾百期，過期雜誌已有相當數量。這就要求將每一百期發行一次的“索引”存檔，以備必要時加以檢索。一般說來，即使收藏完整無缺的雜誌，大概也很少有人會特地編制一本“索引”。其實把目錄印下稍加整理就成了一本“索引”，日後檢索時，能節省不少時間。 17在書架上為手頭正在進行的工作保留一個“專用區” 整理書架時，大概很多人都是根據書籍的內容，而分門別類的排列，有關法律書籍，就應根據內容，例如，“債權法”、“民法”區分成不同的範圍。不過，在書架上為手頭正在進行的工作保留一個“專用區”，為特殊書籍提供隨時可用的空間。 剛剛開始著手一項新工作時，資料不會太多，但是隨著工作的進行，有時資料會一直增加，或是內容發生變化。預先為此保留應用的空間，縱然資料一點一點的增加，也能加以集中整理。 18把經常使用的文字、數位刻成橡皮印HT5”，5SS在現代的辦公室中，OA機器已經成了不可或缺的必需品，不過除了利用這些機器之外，只要稍稍動點腦筋，還是有很多提高工作效率的方法，比如說，利用橡皮印。(年月日印、裁決印、住址姓名印等等各種不同的印章，一應俱全)。 在需要反復書寫同樣的文字與數位的情況下，如果一一手寫，那會耗費許多時間，所以若能將其刻成橡皮印，在處理事務上，便能夠省下相當多的時間。即使要多花點錢，但是由於節省手寫作業的時間而，提高了工作效率，所以成本反而降低。 19夜晚在枕邊放一支附燈光的園珠筆，靈感一來可馬上記下 躺在床上時，突然靈感一閃，大概很多人都有過這種經驗。的確，有許多絕妙的靈感都是產生于枕邊，不過，要是不立刻記下來，到了第二天早上就會忘得一乾二淨，這種情況經常可見。 在枕邊備有附有燈光的園珠筆與備忘錄，靈感突現時，就可立刻隨手記下。這種園珠筆在柄部裝有小燈泡，能夠照亮筆尖範圍，所以不必特地打開電燈，就可以記錄。 20深度太高的書架，只會造成空間與時間的浪費HT5”，5SS以排列A4大小的書籍來說，書架的深度只要二十一英寸，就綽綽有餘了，可是市面上所出售的書架，深度大都高達三十英寸，就這是導致工作效率降低的原因之一。 在這種書架上，B5大小的書籍只占一半的位置，A5大小的書籍兩列直排也還占不滿。把書排得太深入，不但拿出不方便，而且也浪費空間，所以為了講求效率，應測量書架的旋轉空間，盡可能的選購尺寸合適的製品。 21將剪貼資料的印本直接存檔 前面談過，利用印機放大縮小的功能，把剪貼資料一律印成B5大小，這樣不僅能夠統一紙張的大小，而且可以直接夾在二十六孔文件夾上，方便存檔。 如此，不但省去粘貼的麻煩，也不會有日久剝落的現象發生，尤其是資料夾成一冊，整齊而不占空間，好像一本書一樣。 22將處理完畢的筆記頁要即刻抽出HT5”，5SS經常使用便於插換的活頁筆記，隨意把第二天的預定工作和一定要處理的事項記在筆記本之後，將已處理完畢的事項用紅筆劃掉，而且，在全部事項完成之後，即將這一頁從筆記本中抽出移至保存檔案。 由於每天反復這個流程，有時候在管理者的筆記本上，還留有一、兩年前的筆記頁，當然上面記載的全是些懸而未決的問題。這麼一來，即使是成年累月未解決的事項，也可在筆記本上一目了然，想到的時候，就可對其深思一番，以謀求解決之道。 23日後還會使用的資料要收到“暫時檔案”裏 從筆記本抽出已處理完畢的活頁紙，或許不會馬上用，不過偶而也會有再度派上用場的可能，像這樣的資料，要都交給秘書，像平日一樣加以複印，自行判斷分類歸檔。但是，並不是馬上收到最後分類的文件夾檔案中，而是收到“暫時檔案”裏。 然後，每隔一定時間，就翻閱檢查一下秘書的分類有無錯誤，同時也考證一下當初未判斷定奪的資料內容，再將認定有保存必要的資料轉移到最後分類的檔案中。 24以不同顏色的文件夾來區別不同內容的檔案 保存資料的文件夾有紅、藍、綠、咖啡等等不同的顏色。多年以來我們就使用這種文件夾，到它有各種不同的顏色，因此應想出一套使用方法充分利用。 比如塑膠面的文件夾，專門保存內部業務手冊與呈送法院表格檔等等，並按顏色加以區別；而布面的文件夾，則專門保存各種資訊資料，同樣的也是以顏色加以區分。這麼一來，不管文件夾放在哪里，一眼就可看出檔案的內容種類。 25經常備有新的活頁紙HT5”，5SS為新書寫稿的時候，要以活頁紙做備忘錄，一有新點子，馬上提筆寫下，然後將其保存在專用的文件夾中。 存檔時，如果發覺新點子比舊點子更好，就將新的存檔，舊的作廢。久而久之，文件夾中的資料就會越來越豐富。當然，一個文件夾只能為一本書一個主題所專用，為了能夠隨時使用新的文件夾，常備有大量的活頁紙。 26使用白色活頁紙，日後的整理工作將更方便 有的人認為，根據大專案或主題不同，使用不同顏色的活頁紙，分類時將更為簡便。 但是，最好一律使用白色活頁紙，因為本來可以隨心所欲大肆使用的活頁紙，一旦區別顏色，不但日後分類非常麻煩，而且一一區分顏色也很累人。另外，在複印時，除了彩色複印以外，資料會有不清楚等麻煩。 基於上述的理由，應一律使用白色活頁紙。 27使用二十六孔的活頁紙 應一直使用活頁式筆記本，而且一律使用二十六孔的活頁紙。孔數太少，紙張撕破的危險性高，而且二十六孔是使用率最高的紙張，基於上述的考慮，應選擇二十六孔的活頁紙。此外，二十六孔的活頁紙歸檔時也非常簡便。 當然不只是筆記，連收集雜誌、報紙等資料複印本時，也要打上二十六個孔，然後再夾到文件夾上。在活頁紙的左右兩側打孔，嚴格說來，應該是五十二孔才對。 28使用電動打孔機比較方便 除了活頁式筆記本之外，報紙、雜誌的剪貼資料也一律複印成B5大小，然後打上二十六個孔，再夾到文件夾上。 以前使用手動式打孔機，但是在數量增多的情況下，打孔實在是件既麻煩又費時的工作。由於經常需要在相當多的資料上打孔，手動式打孔機已經不合用了，一改用電動式打孔機之後，即可節省很多時間。如果必須經常使用打孔機，還是電動式的比較方便省時。 29. 在活頁紙上寫上大標題 活頁式筆記本都劃有標線，其使用方法是，在最上面寫上大標題，比如“效率法”之類的大標題，其下寫上“收集資料”之類的中標題，接著按照標題分別列出小標或實行中的點子。 如果記載事項無法全部寫在一張紙上，則在另一張活頁紙上同樣的寫上大標題、中標題並且按順序編上號碼，這麼一來，即使筆記散亂無序，只要看到標題就可以瞭解其內容。 30. 在加上新活頁紙的同時，順便做整理淘汰的工作 使用活頁式筆記，其最大優點在於能夠自由地插換頁數，必要時可以重新插入，不要的可以丟棄。這樣文件夾中的資料，其正確性與精密度都會增加，並且越來越充實、豐富，這種自由伸縮的優點，正是活頁紙的魅力所在。 所以，在文件夾上加上新的活頁紙同時，除了插換的頁數之外，也順便流覽一下前後的內容，一發覺有不要的東西即撕下丟棄，借此筆記得以保持精簡、易讀，而且也可以大幅度地縮短檢索時間。 31呈送出去的書類檔也要做標題和目錄 除了時間太過倉促的情況外，在對訂約的公司客戶提出報告時，一定要在上面附標題和目錄，同時也要求部屬，在呈送任何書類檔時，都必須規規矩矩地標上標題與目錄。 因為標題和目錄能夠使人在閱讀內容之前，對檔的整體觀點與主題方向，有一個概括性的瞭解。 乍聽之下，似乎令人覺得很麻煩，不過只要想到這項工作不但能縮短他人的工作時間，也能夠縮短自己的工作時間，其效果絕對是很好的。 32寫報告時，先將問題列在紙上，事後再一併查閱 在寫報告時，即使中途有疑問或不瞭解之處，只要它不是個影響巨大的問題，可都不致馬上去翻查資料或文獻，因為或許因此解決了問題，可是卻因思考中斷浪費時間，反而耽誤了工作進度。 所以一旦有必須查閱的事項，可先將其列在紙上，最後再一併去查資料。此外，列在紙上的問題也可以交待他人去查，自己也不必停下手上的工作。 33寫報告或書信時，根據思路先打草稿，然後再加以修改 在工作之中，為雜誌寫稿、寫書信占了相當大的份量，不過畢竟是本行以外的副業，如果不講求工作效率的話，一定會影響到業務的進度。 要提高寫稿的工作效率，必須放鬆心情，不要戰戰兢兢地“寫千古文章”。如果一開始就想寫出完美無缺的作品，終究只會寫一字塗一字，寫一張撕一張，所以不如隨著思路先打個草稿，然後再加以修改。 34利用業餘時間構思文稿 在寫稿工作上，構思要費很大的功夫，毫無準備就提筆，往往文思閉塞難以成行，所以在寫稿之前，最好在不同的場合，進行構思與草稿的寫作。 下了班在公車上，完全不受電話干擾地專心思索，是最適合構思的時段。而且，剛從繁重的工作中解放出來，心情為之一松，往往會產生許多絕妙的靈感。想好了整個結構大綱之後，再用口述答錄機和文書處理機，就可以迅速地完成草稿工作。 35利用文書處理機來輸入文稿HT5”，5SS商業檔也和法律檔一樣，有很多都是相同的格式。文書處理機不但能保存已打好的文章，而且還能自由地加以刪除、修改。最初雖然不得不多花一點時間來輸入，不過為了日後的方便，還是用文書處理機來輸入文稿比較理想。 36. 文書處理機的磁碟片以一張一個為原則 使用文書處理機時，必須特別注意磁碟片的整理方法。舉例來說，原則上一張磁碟片中，只儲存一個資料。 磁碟片的容量，因機種而有所不同，不過一張大約可儲存多達一本書的資料，因而容易在一張磁碟片中，同時存入各種不同的資料，但是檢索時，就非常的麻煩，不太合乎效率原則。 按種類準備不同的磁碟片，不會花太多的錢，就能以易於檢索的方式，將存入磁碟片的資料分門別類。 37. 以不同顏色的標籤來區分不同內容的磁碟片HT5”，5SS雖然將不同的資料分別存在不同的磁碟之中，不過如果不一一顯示幕幕，還是無法瞭解其內容，這樣就失去了分類的意義。為了解決這個缺點，一般應該採用的方法是在磁碟片上貼彩色標籤。 舉例來說，會計事務所中所採用的分類法是，綠色標籤表示“個別專題”，藍色標籤表示“一般專題”，黃色標籤表示“各種表格”。按顏色區分之後，如果項目太多，為了使檢索資料的使用更加迅速，即可將儲存的專案內容做成表單。 38. 保存舊磁碟片中的資料，不斷使用新磁碟片 和錄影帶一樣，文書處理機的磁碟片可反復使用，因此一張磁碟片往往被使用好幾次。且大家都認為，再買新的磁碟片是一種無謂的浪費。 輸入資料要花費相當的工夫，如果將其時間成本列入考慮，則長久不用的資料有朝一日也會派上用場，如將其消除反而是一種浪費，所以要在一張磁碟片中存入相關的資料，至於新的資料，就毫不吝惜地輸入新的磁碟片中。 39.活頁式手冊既能插換頁數，又能縮短找尋資料的時間 不論到哪里，隨身攜帶一本活頁式手冊。在下班回家的公車上、就寢之前，突然想到第二天應該繼續進行哪些工作，就馬上記在手冊上。而且，活頁式手冊可隨時增加頁數，不要的頁數也可任意抽出作廢。 40.備忘錄上要標明“主題”、“日期”、“出處” 在看書或看電視時，一旦看到想記下的文句，可立刻提筆在B5的活頁紙上，記下備忘錄。備忘錄是分項寫下來的，以一頁一個項目為原則，至少標明“主題”“日期”、“出處”。如果備忘錄上標明主題與日期，事後重讀時，即使記得不太完整，但只要回想一下當時的狀況，就可以清楚地瞭解其內容，而出處則需要詳細調查。可供參考之用，備忘錄上如果標明這三項，則資料就會越來越有份量。 41.在“單純作業”時間，利用耳機充實自己 在剛進入機關工作時，在“單純作業”時間裏，最適合利用耳機來充實自己。工作中有複印之類的單純作業，在複印時間內，可趁機學習語言或準備某項考試，因此可隨身攜帶小型答錄機。經由耳朵的刺激，更可提高學習的成效，當然複印的工作也可以不受妨礙地順利進行。在辦公時間就比較不適合了，但在離開座位去做某種單純作業時，推廣這個一舉兩得的點子是科學的統籌方法。 42.增強工作意念的妙法 將平常該做的事情列成一張表，做好之後就用紅筆劃掉，因為這麼一來，每劃掉一項就可確認“這項工作已經完成”，當時心中的成就感與滿足感，即成為下回工作意念的來源。 如此看來似乎沒什麼意義，不過在工作無甚進展的情況下，多半原因都在於工作流於單調、冗長。大部分的工作都是由小作業累積而成的，由於這樣很容易造成繁瑣，所以可以列表方式來處理。此外，採用這個方式還可免于遺漏某項工作。 43.防止厭倦單調工作的“成功畫面思考法” 撰寫一本書著實需要有強烈的意志力，但多達數百頁的稿紙，雖說用口述答錄機或文書處理機之類的文明工具，可達到很高的工作效率，不過，有時候也是一件非常痛苦的事。 在這種情況下，只要想到這是完成一本書的必經過程，就會再次提起幹勁。重要的是，如果一心只想到眼前單調的工作，不但會心生厭煩，而且工作效率也會一落千丈。試用成功畫面思考法，想像計畫成功或完成工作時的成就感，是防止這些弊端的方法之一。 44.“悅音”卡帶以回轉式為佳 很多人在做單調工作時，都習慣聽輕音樂(BGM)，以集中精神。單調的工作盡可能的交給機器或屬下去做，當四周吵得令人無法專心做事時，就可放點輕音樂，聽聽小河的流水聲和小鳥的歌聲。也就是說，以“悅音”來對抗噪音，同時，這種卡帶最好採用回轉式的，這樣就可以不必為換卡帶而中斷手頭上的工作。 45.以上的方法處理問題 經常有人發牢騷說，就是因為工作太無聊，所以才無法提高工作效率。一成不變的奉行上司的指示，工作的確不怎麼愉快。 同樣地，不妨不要理睬別人怎麼說，以自己的方式來處理例行公事。 在動腦筋想如何以自己的方式工作的當兒，會發現前所未有的樂趣，這樣才能提高效率。 46.辦公桌最理想的狀態 對某些人而言，只是外觀的整齊，不見得是最方便、順手的工作環境。主要是，最合乎自己方便的狀態，就是“整齊有序的狀態。” 47.自己整理辦公桌 自己的辦公桌一定要自己動手整理，以保持自己最方便使用的狀態。如果任由他人多事“收東收西”，等到自己開始工作時，很容易找不到自己所要的東西。 為了保持隨手取來，工作順暢迅速的狀況，辦公桌上的一切，最好能親自處理。從這個意義上來說，就是保持在合乎自己使用習慣的狀況下。 如果任由他人隨便動自己辦公桌上的東西，工作效率就會顯著下降。 48.過暗或過亮的工作場所都會導致效率低落 當因出差必須投宿旅館時，可隨身攜帶折疊式的臺燈，因為一般旅館的照明大部分都過暗。光線不足，眼睛容易疲勞，根本沒有辦法看書；但光線太強，也會造成同樣的效果。 過暗或過亮的光線都會降低工作與學習的效率。 雖然大家都知道光線所造成的影響，但是真正注意關心的人，實在是太少了。經常把工作帶回家做的人，最好注意一下家裏的照明設備，在過暗的工作場所中工作，往往會事倍功半。 49.臺燈要放在左側 前面提過，辦公桌上的擺設，以最合乎自己方便使用的狀況為最佳。不過桌上的照明設備卻是例外，對慣用右手的人來說，臺燈如果不放在左側，是非常不方便的，因為如果臺燈放在右側，寫字時就會受到手影的干擾，無形中降低了工作效率。 而且，這樣對眼睛也不好。這雖然是最普通的常識，不過如果桌子左側靠牆，往往就把臺燈移置右側，請務必遵守“臺燈左放”原則。 50.將內容固定的文章格式化 能夠統一某種格式的內容，盡可能準備專用的表格，這樣一來，即可減少處理的時間與精力。這也可以應用於一般商業業務工作，比如物件不同內容卻大同小異的文書，可分別準備不同的基本表格，然後再視情況的需要稍加修改，即可應用，如此可大幅度地縮短工作時間。 51.抽屜整理盡可能細分化 當然，如果不注意整理的話，抽屜越多麻煩也會越多。 抽屜如果不整理得有條不紊的話，實在很難搞清楚那個抽屜中裝的是什麼東西，所以抽屜的整理盡可能細分化。回紋針、鉛筆等等文具用品，自是當然的事，連檔書類也得分門別類地收在不同位置，這樣開抽屜找東西時，就可一下子找到。 52.圓珠筆之類的文具，要經常保持在三支以上 一般而言，隨身所攜帶的圓珠筆最好經常保持在三支以上。 這固然是為油墨用完、遺失等臨時狀況而準備的，不過另有其他用意，比如寫字寫到一半，就外出辦事，把筆忘在桌上，即使如此，也不會有所不便。而回來之後，在中斷的狀態下，只要有紙有筆，就能馬上集中精神繼續工作。就連這麼一點點小事，也會影響到工作效率。 53.文具用品要放在伸手可及的範圍內HT5”，5SS依各人個性的不同，辦公桌上也呈現不同的風貌，有的人不加整理雜亂無章，也有人一絲不苟整理得有條有理，究竟哪一種好，不可一概而論。不過，平常使用的文具用筆雖不一定要放在桌上，但最好盡可能放在手邊上。 比如處理檔時，要伸手拿支筆就得特地移動身子或站起來，這樣會影響工作的專注。基於此，文具用筆最好放在伸手可及的範圍之內，避免些無謂的時間浪費。 54.文具用筆備有三套，分成“家裏用”、“辦公室用”、“隨身用” 備有“家裏用”、“辦公室用”、“隨身用”三套不同的用筆，以便在不同的場所使用。如此一來，隨時隨地都不會缺少必要的文具用筆。 在家裏或上下班的車上看書時，想要在書中重要字句下劃線，或想要記下突來的靈感，如果手上隨時有筆的話，效率會非常的高。從效率投資的觀點來看，三套用筆的花費並不算貴。 55.有玻璃窗的書架效率不佳 如果書籍不能迅速拿出放入，那麼書架的價值就會減半，假如能縮短書籍的出入時間，就可能加速工作的進行。從這個觀點來看，經常可見的附玻璃窗的書架，就稍有問題了。 書架若附有玻璃窗，在拿放書籍之際，就非得開來關去不可。這麼短短的空檔，累積起來也相當浪費，尤其是經常閱讀使用的書籍，拿出放入的次數也多，開開關關的時間更是不容忽視。對提高效率而言，玻璃窗可以說是無用的廢物。 56.即使價錢貴一點，也要選用高及天花板的書架 一般來說，在規劃房間的空間上，盡可能完全利用地板到天花板之間的空間，可收到很好的空間效率。在選購書架之際，即使多花一點錢，還是可選用高及天花板的尺寸。 在購進新書架之前，要精確地測量放置書架的空間大小，以隨時備用的卷尺，量出上、下、左、右、深的尺寸，然後選購大小適合的書架。這麼一來，空間有限的辦公室就得以徹底利用，達到最高的使用效率。 57.書架上的書籍按內容主題來排列整理 藏書不多的人，根據法律、經濟、語言等等一般的書別來整理，大概沒有什麼問題。可是，一旦各類藏書多達數百冊，如果不以一個主題，比如“繼承法”之類，來排列整理的話，那麼檢索就要浪費很多時間，效率實在太低。 58.有計算功能的手錶，隨時隨地都可驗算數字 在公車上突然想要計算數位，電腦手錶十分方便，不必專門從公事包中，拿出電腦，且對口算心算沒有把握時，這種“電腦手錶”更能發揮特有的功能。雖然，按鍵太小不容易操作，但是在這些功能之下，這個缺點不足掛齒。 59.即使貴一點，對電腦處理的投資也要在所不惜 最近市面上電腦的價格急速降低，有不少人除了文書處理機外，還在家裏自備傳真機、電腦等家庭辦公設備，以期提高工作與學習的效率。 只要能夠運用自如，對電腦設備的投資，絕對是值得的。 溝通促效法 1.站著開會也能提高開會效率 一般說來，大家似乎都認定開會一定要坐著開，其實，偶而站著開會也是個很好的方法。站著說話，會產生要儘快把話說完的心理作用，令精神集中，很快就可以獲得結論，問題一下子就決定了。所以相對而言，那種又臭又長的會議，只是浪費時間而已。目前也有相當多的企業採用這種方法。 2.除了通訊錄之外，也要編制“人才錄” 任何人都有通訊錄，不過除了通訊錄之外，最好還編制一本“人才錄”，專門記載詳細的個人資料。 在人才錄上，包括姓名欄全部有十二個專案，詳細記錄個人的專長、特徵、學歷背景等等，所以在求才的時候，非常方便。 “人才錄”可用硬紙板做成，並用釘針外皮裝訂成冊。 3.與人會面選在書店最適合 與人會面時，如果對方沒有不便之處，你可以利用書店做為會面的地點，並且特別指定大書店中你所喜歡的專櫃為會面處。在等人的時間中，也可以用來收集資訊，一點也不浪費時間。 如果比約定的時間早到，就可以看看雜誌或自己喜歡的書，以吸取資訊，即使對方遲到，也可有意義地打發時間。只要稍加用心，等人時間就可以變成充實、有意義的時間，而且大書店目標很容易找，可以說是最適當的會面場所。 4.名片的整理 在整理通訊錄時，可採用一般的方法，按照姓氏來排列。不過名片方面，就不用要這個方法，而是要分成工作、公司等幾個專案來整理。 如此，即使一下子想不起對方的姓名，只要知道對方是“A公司的職員”，仔細找找A公司那一份就可以，此起按姓氏排列，這個方法更容易檢索。 此外，整理名片時，不要把名片放在名片盒裏，要放在名片簿中，這樣較容易翻閱找尋。 5.在“工作手冊”上詳細記錄零散資訊 出門辦點小事，卻不巧趕上擁擠時間，結果白白等了半個多鐘頭，這種情況經常會發生，只是平常不太會感覺到，其實這些浪費掉的時間，一累積起來，也是相當可觀的。 所以，為了防止這種無謂的浪費，連乍看之下很可笑的瑣碎資訊，最好也記在“工作手冊”上，比如郵局在哪一天哪個時間人最少，或是哪個視窗辦事速度最快，將這些具體的資訊記在手冊上，辦起事來將更為方便、迅速。 6開會時間要加上尾數，以防止遲到 召集會議時，如果把時間訂在“一點”、“兩點”，一定會有人遲到。這種幾點“整”的時刻，大都會令人感覺這只是個概括性的標準，很容易漫不經心的珊珊來遲。 所以，你盡可能在開會時間加上尾數，如“一點十五分”，這樣一來，會令人心生疑惑：“這個時間是不是具有什麼特別意義?”因而產生極高的興致，如此會議就能準時開始。 7立刻在收到的名片上寫“當事人”的資料 對商界人士而言，交換名片似乎是不可缺少的“儀式”。從初次見到的人手中所收到的名片，不要隨便亂放，應整理得有條不紊，日後將成為寶貴的個人資料來源。 當與人交換名片後，你可以馬上在對方的名片上書寫他的專長、興趣、資歷等等，這麼一來，要找人才就輕鬆多了。主要的是，為方便日後利用，先在名片上多加幾個字，這一點是非常重要的。 8與沒有時間觀念的人約會時，可接著安排另一個約會 約會老是遲到，沒有時間觀念的人，大多在事情已告一段落之後，仍喋喋不休地說個沒完，即使是事情已談完，他們也無意離開，仍興致勃勃地準備暢談一番。在與這種沒有時間觀念的人約會時，你可接著又安排另一個約會，並且事前聲明：“我兩點十五分有約會，我早一點在一點四十分見面吧”! 這麼一來，幾乎所有的人都會準時赴約，由於時間有限，會面得以快速地進行。從第二個意義上來說，又可防止時間的浪費。 9與公司主管會面時，在對方名片上書寫秘書小姐的芳名 當你與公司董事高級主管交換名片時，你可以請教對方專任秘書的芳名，趁著記憶猶新，馬上寫在收到的名片上。 因為在與這種高階層人物聯絡時，他們不可能會親自接電話，通常都經過秘書轉接，如果事先曉得秘書的芳名，聯絡起來自然會順利多了，而且，借此博得秘書小姐的好印象，對日後的工作自是大有益處。 10名片上除“個人資料外”，另記錄其他資料以加深印象 除了“個人資料”之外，你還可在收到的名片上，書寫種種資料，比如一般的“見面日期”、“見面場所”、“介紹人”、“會談要事”等等，此外出身地和外表特徵，也都盡可能地寫下來。當然，這些都是人才錄上的珍貴資料，同時借此加深對他人的印象，即使是很久不見的人，只要看看名片，腦海中就能夠浮現鮮明的印象。 最好在交換名片的當天，就把這些資料全寫上去，以免日久忘懷。 11牢記女職員的生日 整體工作能不能順利進行，關鍵多半在於女性職員，似乎每家公司都是如此。即使複印一張文件，小姐們肯不肯盡心幫忙，都會影響到工作效率與工作成果，因此很多人對女性職員都特別用心。基於此點最好的方法是記住小姐們的生日，在當天送她們一張生日卡。以小小一張卡片，向她們表示感謝，就算她們平日對你有什麼不滿，也會一筆勾銷。 12. 通訊錄要採用活頁卡片，以便插換追加 通訊錄最好是採用活頁式卡片，這種活頁式通訊錄，一張卡片上只登記一個人，所以不管對方搬了幾次家，改來改去都不怕沒地方可寫，換新卡片也是很簡單。 此外，還可根據情況的需要，隨意插換追加。舉例來說，如果“陳大”的後面是“林二”，有一天又認識一個姓“陳三”的人，舊式通訊錄一定追加在最後一頁，但是這種活頁式的通訊錄，就可乾淨俐落地把“陳三”插在“陳大”與“林二”之間。 13.賀年卡上的“最新動態”，要馬上轉記到人才錄上 最近賀年卡上的賀辭大部分都是印刷的，頂多在最後一、兩行自己再添上幾句話，有時候，也會順便寫上個人的最新動態，比如換工作、買房子搬家、通知結婚、添丁報喜等等。 對這些賀年卡上的新資訊，你必須仔細篩選，將必要的轉記到“人才錄”中當事人的卡片上。這些都是人才資訊的基礎資料，如果遺漏對方搬家的通知，以致於失去聯絡，于公於私，都無法再發展下去。 14.個人動態的原始資料，要保存一定期間 只要一收到告知搬家、結婚、添丁、死亡等等有關生活變化的書信或明信片，你可將其轉記到“人才錄”的卡片上。 至於那些信件，則收到盒子裏保存一定期間，因為如果馬上將原始資料丟棄，就無法對比“人才錄”上的記錄有無錯誤，以致於經常發生陰錯陽差的現象。為了防止誤認或筆誤，最好將原始資料保存一定的期間。 15.借著人才錄的幫助，即使多年不見的人，也能談得很融洽 “人才錄”是人際關係網中個人資料的檔案，其中設有種種專案，比如“姓名欄”、“姓氏索引”、“性別欄”、“出生年月日欄”、“會面欄”、“學歷欄”、“職業欄”、“籍貫欄”、“服務地點欄”、“現在通訊處欄”、“家庭欄”、“備考欄”等等 因此，即使與多年不見的人會面，只要事先查看一下人才錄上的資料，就可知道對方現在在哪家公司哪個單位擔任什麼職務、家裏有幾個人、結婚紀念日是哪一天，借此彼此不會感到陌生，能很快地熟識起來，相談甚歡。 16採用名片大小的卡片做通訊錄，十分方便 採用名片大小的卡片做活頁式的通訊錄的方法是，將卡片從上到下分成四行，第一行寫家庭的郵遞區號、地址、電話號碼，第二行寫公司的郵遞區號、位址、電話號碼、傳真機號碼，第三行寫公司名稱、單位名稱、職銜，第四行寫人名或是團體名。 這些資料一目了然，可以說是效率很高的通訊錄。市售的通訊錄大部分都太小，不像這種自製的通訊錄具有充分的填寫空位。 17.人才錄要以拼音字母加以細緻分類字母區分 活頁卡片人才錄上的索引欄，並不是按現成格式大略地以姓氏分類，而是取其人姓名的前三個字音，填入索引欄。以“林達新”來說，你可在卡片的右上角，寫上“L、D、X”三個字，如此一來，在L區之中，還可按1、2、3、4的順序，加以細分化。(或者，亦可在L之後以男、女行業、地域區分)因而得以縮短找尋的時間，很快找到自己所要的資料。 雖然找一個人省不了多少時間，但是在找很多人的情況下，效率可就大有不同。 18.“記號式”通訊錄，可提高工作效率 為了在交待秘書寄賀年卡、問候卡之時省去一一勾名單的麻煩，你可以先在通訊錄上加“”、“”、“”、“”等等記號。“”表示每年寄卡片的人，“”表示已寄了好幾年卻一直沒回函暫且予以保留的人，而“”表示不寄也無所謂的人，此外，“”表示目前不在國內的人。 將寄卡片的工作交待屬下去辦，如果採用“記號式”通訊錄，那麼受命的人就可以順利進行工作。 19.先將通訊錄複印下來，以便進行核對賀年卡的工作 如果你所在單位每年要寄發好幾千封的賀年卡與問候卡，如此龐大的數量，很容易發生漏寄的失誤，所以最好的方法是先將通訊錄複印下來，以便進行核對賀年卡的工作。 先將通訊錄的姓名欄全部複印下來，把複印名單放在手邊，寫完卡片後再用橡皮章在名單上蓋章，以表示寫過。這階段的工作，你可全部交給秘書去做。你只要在卡片上親筆加上幾句話，並且在先前的複印名單上，再蓋個章，以表示確認無誤。如此一來，就不會發生漏寄的情形。 20.核對寄發賀年卡名單的橡皮章，可用“已處理”印HT5”，5SS你單位在如果核對寄發賀年卡的名單上，蓋上“已發理”印，就可以防止漏寄的失誤，而且，最好是採用不列印台的橡皮章。如果用筆勾記號，其記號的大小與位置很難統一，確認時很容易發生眼睛疲勞等負面現象。還是採用市售大小統一的橡皮章比較快。 21.賀年卡已差不多都收到了，就開始做整理 如果收到沒有寄卡片給他的人所寄來的卡片，一般都會馬上再補寄一張，因此，過了正月初七之後，還是經常會收到卡片。等賀年卡已收齊，就可將全部的卡片加以整理。 以姓氏拼音字母將全部的卡片重新排列，然後根據通訊錄複印名單，查出沒有寄卡片給他的人，有必要的話，再補寄一張給他。先前因搬家位址不明以至於沒有寄卡片給他的人，如果收到他所寄來的卡片，就要將其新地址轉記通訊錄上。 22.日期章蓋在寫有寄件人姓名的那面 一年之中，也許你會收到很多很多的信件，所以，收到時若不好好整理，最後就會亂成一堆，陷入無法整理的狀態。 最好的方法是，當天收到的郵件都蓋上日期章，而且，一律蓋在寫有寄件人地址、姓名的那一面，這樣不管寄件人的地址、姓名是寫在正面或背面，一眼就可以知道收件日期與寄件人姓名，事後就能順利的進行分類工作。 23. 以“請問你有何貴事?”這句話會打斷廢話太多的電話 在最忙碌的當兒，有人打電話來說了一大堆廢話，不由令人暗暗著急，大概很多人都有過這種經驗。 在這種情況之下，最好的方法是以“請問你有何貴事?”來打斷對方的話頭，以便趕快進入主題。視情況而定，也可以說：“我現在有客人，有事請直說。”幾句話就把事情解決。這樣或許有些不客氣，不過，如果一通電話要浪費數秒到數分鐘的時間，長時間累積下來，也是相當可觀的，所以，應儘量減少這種不必要的時間浪費。 24.對付長舌的妙法HT5”，5SS在這個世界上，有種舌頭特別長的人，正事談完了依然喋喋不休地說個不停。在這種會談之中，有時也會意外地獲取有用的資訊。可是，如有急事當然不能把寶貴的時間浪費在聊天上。 在與長舌的人會面時，你應該根據情況決定“結束會談的時刻”，並先在手錶上設定時間。等到手錶響起，你就說：“實在很抱歉，我另外有急事。”借此結束會談。以這種方法來打斷談話，對方也能夠接受。讓定時表說出有口難言的“逐客令”。 25.與客戶面談時，請他帶份備忘錄前來 當客戶要約你面談時，你最好要求對方盡可能帶一份重點備忘錄前來面談，因為，即使腦海中很清楚事情的始末，一旦實際用口說出來，還是會有很多不清楚的問題所在。 請客戶先大略整理一下要點，比如某月某日發生了什麼事，牽涉到繼承問題的家屬、親戚等等，這樣就能很快瞭解客戶的情況，得以省下相當的時間。請對方盡可能帶一份重點備忘錄前來會談，可說是有效與人會談的要訣。 26.選擇下午時間與人會談 與人會談時，有時要遷就對方的方便，不過，你最好還是盡可能約定下午的時間，因為這樣可以避免佔用有效利用的時間。 上午是開始一天工作的時段，指示秘書打字、回信，打電話聯絡要事等等，這些事情如果都在上午交待好，下午的工作就能很快完成加以檢查，可達到很高的工作效率。 而且，一上午埋頭於桌上作業，到了下午多少會感到有點疲倦，在這個時候與人會面，正好可以轉換一下心情。 27.事先訂好會議開始與結束的時間 在召集會議時，最好先決定會議開始與結束的時間，並通知開會的人員，因為先定下結束時間，會使參加人員產生專心開會的意識，有一掃鬆懈氣氛的功效。這就是心理學上所說的“截止效果”。舉例來說，因為入學考試每堂只考一小時，考生為在限時內寫完考卷，就會集中全副心神專心作答。將這原理應用到會議上，就不會浪費時間與精力。 28.預先通知參加開會的人，會議是逾時不候的 無論做任何事，總有人不守時。比如說兩點開會，就有人到了兩點十分左右才珊珊而來。如果等到遲到者全來了之後才開始開會，等於使其他準時而來的人都損失十分鐘，造成時間大量的浪費。 因此在通知開會時間時，清楚表示會議是逾時不候的，這樣，即使參加人員還未到齊就準時開會，遲到的人也無話可說，而且下次也不敢再遲到了。29開會前要求提案者準備書面報告 馬拉松會議的原因，都在於事先準備得不夠周全。沒有審議議題內容的時間，在會場中被要求馬上說出結論，任何人都只有瞠目以對的份兒，當然在沉默中浪費不少時間。基於這些，會議的召集人最好事先準備“議題”、“問題要點”、“對策”等等用紙，預先要求提案者提出報告，並將其複印分發給每個人，這樣每個問題、觀念都一目了然，自能提高會議的效率。 30.對上司做工作報告時，要先打好腹稿HT5”，5SS在對人傳達要事時，若不先整理出條理，就冒然開口，往往都不得要領。尤其是對上司做工作報告，說話結結巴巴，不只浪費時間，更會令上司感到不耐煩，而影響到對自己工作能力的評價。 不只是對自己的同事，連對自己家人也是一樣，都要“先想好要說的話，才把人叫過來。”而且開口時，要先從結論說起，這樣，對方就會知道談話重點所在，不但不會浪費時間，也比較不會發生誤會。 31.好的工作程式要記入工作手冊，使新進者也能應用 在做一件工作時，往往必須多方摸索嘗試，不過，在嘗試的過程中，即使發現新的方法，一旦完成這件工作，有時也會忘了這個妙法，因此，所造成