优化时间管理提高工作效率.doc

优化时间管理，提高工作效率优化时间管理，提高工作效率一、盘点我们的财富1、人平均寿命80岁时间：29200天(700800小时)2、一天的时间进账：1440分钟(86400秒)3、算一算还有多少时间财富：做一个寿命演示，以30岁为例还有多少工作时间：80-30-20=30(年)30251=7530(天工作)302518=60240(小时工作)6.9(年)4、算一算工作成本：以部门主管收入为例：年工作成本10万元，每小时工作成本100000/2008=49.850(元)，每天工作成本=400(元)二、什么是时间管理是指如何减少时间浪费用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。它是指面对时间而进行的自我管理，你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重、自我约束、持之以恒才可能提高效率，事半功倍。不能管理时间，便什么都不能管理。三、工作时间的三种状态1、集中精力工作时间(23%以下)心无杂念，不受干扰，进入忘我境界，工作起来很愉快，工作效率高；2、无意义浪费时间(75%以上)思想安定不下来，烦躁不安。打开浏览器漫无目地乱逛，不停地用QQ或手机聊天发短信息，在办公室与同事聊天侃大山，无法集中精力按计划投入工作，工作效率低；3、真正的休息(2%以下)工作时间90分钟后应休息片刻，打个小盹，闭目养神，到室外散步。四、时间四象限法则重要性第二象限：重要但不紧急处理方法：有计划去做饱和后果：忙碌但不是盲目原则：集中精力处理，做好计划，先紧后松第一象限：重要且紧急处理方法：立即去做饱和后果：压力无限增大危机原则：越少越好，许多是在第二象限没有做好转到了第一象限第四象限：不重要且不紧急处理方法：尽量别做饱和后果：浪费生命原则：可以当作调节身心，但不能沉溺于此象限第三象限：不重要但紧急处理方法：可交给别人去做饱和后果：忙碌且盲目原则：放权交给别人去做紧迫性五、时间窃贼使你陷入时间黑洞时间黑洞：它会永无止境地吞噬你的宝贵时间，使你投入的时间多而产出少，甚至根本不产生任何价值。时间黑洞是由时间块聚集而成的，有点像滚雪球，一点一点的雪聚集起来就形成了大雪球。如：超市时间黑洞、电视时间黑洞、网络时间黑洞、八卦时间黑洞等等。1、产生时间黑洞的10大时间窃贼：1)办公桌杂乱无章，花时间找东西；2)工作时断时续(打断一次至少10分钟恢复集中注意力)；3)习惯拖延时间，找借口推迟行动；4)对问题缺乏理解或根本没有听清楚就匆忙行动；5)不善于处理不速之客的打扰和无端电话的干扰；6)懒惰求方便；7)工作中闲聊刹不住车；8)惋惜不已，白日做梦；9)消极心态、低落情绪；10)分不轻重缓急，缺乏条理和简洁。2、避开时间黑洞，严防时间窃贼的10个方法：1)关掉MSN、QQ等聊天工具。记住，要彻底关闭而不是隐身；2)关掉outlook的邮件到达提醒功能；3)必须绝对保持办公环境的干净整洁，并且保证你需要的办公用品触手可及，因杂乱的办公桌会严重地分散你的注意力；4)给水杯里倒满水。这样不会因去倒水而打断注意力，喝水有利健康；5)准备一张你当天的工作清单，整天的安排必须全在上面，你完成一项就划掉一项，这会让你既有责任感又有成就感；6)选一张舒适的椅子，可选一个好的腰垫或颈垫使你很安心舒畅集中精力工作；7)尽量地隔离自己，让你的身边同事最好不要在这90分钟内打扰你；8)做事情要分轻重缓急，先做最重要最迫切的事情，做一件事就务必做好再做第二件事，这样做以后，相信你会轻松很多；9)当你觉得无法集中精力的时候就先休息一会儿，一般成年人保持精力高度集中的时间是20分钟左右；10)设置工作任务的最后期限。这种适当的最后期限能明显地提高你的办事效率、挖掘你的潜能。六、用好时间管理表格工具1、工作时间管理规划表时间主要工作及要求8：208：30整理工作台面，打开OA系统，理清一天工作清单，最好写下备忘录8：309：301、与直接下属交换意见和布置重要工作；2、集中精力认真完成重要且紧迫的工作；3、关闭所有的聊天工具和浏览器，手机调到静音状态。9：3011：001、集中精力，有计划性完成重要但不紧迫的工作；2、不要随意窜走办公室，尽量隔离自己，减少干扰。11：0011：451、回复所有需要回复的电话和短信；2、查询邮件并回复，处理好后关闭聊天工具。11：4513：00午饭和午休13：0014：001、与其他部门之间的工作沟通；2、与本部门的内部沟通；3、处理一些杂事。14：0015：301、收集查询资料，写文件报告、批阅文件；2、向领导汇报工作。15：3017：001、为新的工作任务做准备，查阅资料；2、安排工作会议，组织或参加培训。17：0017：301、回复所有需要回复的电话和短信；2、查询邮件并回复；3、反省一天来的工作和思考下一步工作。19：0021：301、有计划读书，写读书笔记；2、备课、书写课件；3、写博客。2、5点优先工作制法优先序号时间段工作项目内容工作效率自评是否完成18：309：20起草高管会工作议题汇报内容按时完成29：3010：20讨论人才市场招聘方案讨论充分310：3011：40审议事业部考勤制度讨论激烈延时完成413：0015：00修改销售与收款内控制度提前10分钟完成515：3017：00参加新入职管理人员座谈会效果很好增加信心七、三点感悟1、你的时间要和个人价值观相吻合你永远要懂得如何分配时间，也许你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最有价值最重要的事。2、理解时间大于金钱人与人之间的核心竞争是经验和成熟度的竞争，谁开窍早，谁拥有更多经验，谁就会占得先机。要学会用有限的时间去学习获取无限的经验和成熟度，用你的金钱去挽取别人的成功经验，一定抓住一切机会向顶尖人士学习，如果你与10个用40年时间成功的人物交