台大人事室人力评估行动方案规划书970813.doc

臺大人事室人力評估行動方案規劃書970813壹、 方案源起一、96年2月4日本校邁向頂尖計畫執行策略會議決議：委外辦理全校行政人力結構評鑑；復因學務處於96年5月進行精實專案計畫，經校長指示：請人事室參與並瞭解後再進行。二、學務處精實專案已近尾聲，又本室已規劃成立綜合業務組，辦理事務組原有技（工）友及勞、健保業務，值此組織有所異動之際，期進行人力評估方案，將新成立之組別與現有組織及人員分工、編派等，得以適度調配。三、又經搜集委外辦理之相關資訊、參加企業管理公司人力盤點課程及參訪政治大學行政人力資源委員會相關作法後，結論如下：（一）行政人力評鑑如採委外辦理，則本校幅員廣大，行政人員眾多，恐耗費龐大經費及資源；（二）依所蒐集管理顧問公司或人力資源管理學會等業界或財團法人資料顯示，目前尚無公部門人力評估之經驗，成敗難料。故擬先就本室進行個人之專業核心能力評鑑、工作分析、人力評估等，以瞭解人力運用及工作勞逸情形，作為各個承辦人未來訓練發展及本室人力調配、重整之依循。貳、預期目標一、就人事室言： （一）受評人：1.進行承辦人之工時調查，得以瞭解個人工作負擔情形。2.進行人事人員專業核心能力評鑑，得以瞭解個人能力項目之排序情形。 （二）各業務組別： 1.全盤瞭解同一組工作同仁之個別工作負荷，以為進行適當工作調配之依據。 2.全盤瞭解同一組工作同仁之專業能力情形，因訓練資源有限，可分別比較不同工作職掌人員，較需具那一方面專業能力，以作為薦送訓練課程之優先順序參考。 （三）人事室： 1.經由個人工時調查及專業能力之評鑑、各組長之複核及專案小組之討論確認後，得以瞭解人事室整體業務負荷及各業務組別間之人力是否衡平情形。 2.從各組受訓優先順序中再予以歸納整理出全人事室薦送受訓人員之順序，以有效利用訓練資源並得到最大之訓練效果，增進全室之工作效能。二、就全校言：本方案之所有經驗、流程、表單及訓練課程資料等將建置於本室網頁及編印成冊，供本校相關單位可以下載使用或參閱，資源共享，並得以增進全校行政效能，協助提昇教研產能，早日邁進世界百大之目標。參、作法及期程一、資料準備期（970610至970725）：（一）收集資訊、參與坊間企業管理顧問公司開設之人力評估相關課程及擬定人力評估方案之規劃書等；（二）將規劃書及相關經費預估情形，簽 奉校長核可並成立專案小組。二、幕僚作業期（970726至970905）：確認評估表件內容及格式（一）幕僚作業，包括選定專業核心能力評鑑工具及工時調查表、各組人力基本資料、工作負擔分析表等之擬訂。（二）舉辦宣導說明會分二梯次進行：1.第一梯次（暫訂於97年8月6日上午十時假本校第四會議室）由各組組長並選派一人參與說明會（會中將把整個評估作業流程作一明確的陳述，如以抽籤方式決定問卷填答人及問卷填答後須彌封寄給戚教授）後進行工時調查表（範例）等之試填，並請各組長覆核，進行填寫相關調查表件各欄位語意之明確及順序之妥適性等進行修正與調整，以確立相關調查表件之正確性及有效性；2.第二梯次（暫訂於97年8月28日中午十二時假本校第一會議室，會中將略備便當）由內部全體參與人員參加，全體參與人員皆瞭解作法後再進行正式相關調查表之填寫作業。（三）前述第1項之確立相關調查表件前，各組及各承辦人應檢視工作職掌（如現行本室網頁所載之格式）並併提專案小組調整及確認，以利後續各組人力基本資料及工作負擔分析表及工時調查表等之進行及彙整。三、評估進行期（970906至971120）（一）同仁填表：1.專業核心能力部分：依行政院人事局研具之人事人員專業核心能力項目及行為標準描述表（附件1）及行政院所屬人事人員專業核心能力評鑑作業（附件2）進行評估同仁之專業核心能力，含質化之面談（將由戚教授及廖主任與所有同仁逐一進行）及量化之問卷調查（同仁自評【附件21】、直屬組長及專門委員或主任、其他人事同仁2位【隨機決定】、他單位同仁2位【隨機決定】【非同仁自評部分如附件22】，共七位不同類人員進行同一人之問卷量化調查）限編制內職員及約用人員進行，即分析同仁顧客服務、人事法規、績效管理及資訊技術等核心能力項目以掌握員工特質、觀察其未來發展，以為個人未來訓練發展依循。2.工作質量調查部分：（1）工時調查表：參考國立政治大學行政人力評估之作法，由各同仁自行評估其個人平均一天之工時表所有內部參與者皆進行，如附件31及32，必要時，於組長複評後，由戚教授及廖主任進行各組組長之訪談以瞭解各組工時調查表之意涵。 （2）業務相關同仁及各組組長協力完成現有人力基本資料及工作負擔分析表，以全盤瞭解各組之人力概況所有內部參與者皆進行，如附件4。（二）組長覆核：同仁填寫完竣即交直屬組長覆核調查表等之正確性，各組長並同時完成各該組之基本資料及工作負擔分析表，彙整後之表件以電子檔傳送研究生助理整理。 （三）提專案小組討論：研究生助理將整理好之調查表、評鑑表及分析表等資料，於專案小組開會前一週即送各委員處先行核閱，進行開會研議時將可藉由與組長面對面的訪談，釐清問卷資料中之矛盾、意思不清之處（如同仁自評與組長覆核之結果差距過大或同仁自評情形與差勤紀錄不相符等），又各組之調查表件提專案小組審核時，各承辦組組長僅與會說明，不參加專案小組之討論與決議，以示公允。 （四）檢視及建議：將相關調查表中之疑義釐清與校正後，即可正式檢視所有表件之質化及量化所代表之意涵，並提出人事室人力評估結果之分析事項。四、成果呈現期（971121至971130） （一）提出人力評估結果書面報告並將相關資訊建置本室網頁，以供本校同仁參考，資源共享。 （二）視學校支援情形，據報告結果執行。肆、專案參與成員一、外部顧問專家：戚樹誠教授二、內部參與人員：（一）本室現有編制內職員、約用人員及全職工讀生（約39人）（二）規劃中綜合業務組編制內職員、約用人員（約6人）共計約45人三、外部協辦單位：本校總務處事務組四、專案小組成員：戚樹誠教授、廖主任麗玲、黃韻如專門委員、謝組長淑芬、程組長婉青、胡組長攸紅、廖組長菊蘭、鄭組長麗美、林組長新旺及蔡股長培元，共計10名五、兼任研究生助理：1人伍、專案預算一、人事費部分顧問工作費用10，000（月）5（7至