材料出入库管理规定.doc

材料出入库管理规定为了加强公司的财务管理工作，提高企业内部流程运行速度和效率，降低企业管理成本，随时掌握材料出入库业务情况及业务流程处理效率，实现实时的材料管理监控，结合本公司的具体情况，特制定本管理规定。一、 材料到货、验收、入库管理流程：1、 材料到货后，供保部采购人员和仓库保管员依据到达货物清单共同清点材料种类，拆包，分包点验，按材料的品种、规格、型号核对实际到货数量，检查外包装质量是否破损；2、 材料验收后，供保部采购员立即填写到货登记单，要求做到字迹清楚,数据准确，内容完整。填写内容为到货日期、供应商全称、品名、规格、单位、数量。如有外包装破损或有明眼看出的质量问题及数量不符等情况要单独注明。需检验的材料存放于仓库待检区等待品质保障部检验；3、 不需检验的材料,由采购员和仓库保管员共同清点数量后,当时办理入库手续,填写材料入库单，入库单应注明：入库时间、供应商名称、发票号码，产品名称、规格、型号、编码、单位，数量、单价、金额等项目，入库单编号必须按顺序填制，入库单经采购员、保管员签字确认后生效，入库单不得涂改；入库单内容必须同实物验收情况和采购发票信息一致。4、 入库单一式四联，即仓库保管员一联、财务部一联、总工办统计员一联、供保部留存备查一联；品质保障部质检员对需检验的材料进行检验，并出具产品检验单，对不合格的材料，出具不合格检验报告，经主管总经理签字5、 确认后反馈给采购员，返回厂家调换；6、 采购人员接到质检部检验通知单后，对于合格产品给仓库保管员办理正式入库手续，仓库保管员根据采购发票、检验通知单、和实物验收情况如实完整填写入库单；7、 仓库保管员根据材料不同性质调剂货物存放场地，做好接货准备。货物入库后，合理存放，精心管理，妥善保管，达到库容整齐，账、物、卡一致；库房物品要标识清楚，严禁无标识物品入库。物品出库要按照先进先出的原则。库房物品要来历分明，禁止来历不明的物品入库。8、 材料入库核算：1） 货物和正式发票一起到的，采购人员应持材料入库单第三联（即财务联）和增值税发票及抵扣联，经验收人、审核人、审批人签字确认后，交由票据传递员及时到财务部办理付款或报销手续，财务部对入库金额及发票进行复核后及时作增加账务处理；2） 货到而正式发票未到的，仓库保管员开具暂估材料入库单，暂估材料入库单价按照采购合同单价，没有采购合同的，参照同类产品或上期入库单价计算，于每月25日前上报总工办二级核算员，总工办二级核算员核对无误后，于每月28日前上报财务部，材料主管会计根据暂估入库单作暂估入账处理，待正式发票到时，保管员将第二联（进货验收凭证联）附在发票后面，一同上报财务，材料主管会计根据正式发票做相应会计处理； 3） 退货及换货处理：材料到货已办理入库手续，由于在生产过程中发现质量等原因需要退或换的材料，车间开具退库单，写清退库数量及退货原因，材料退还仓库，仓库保管员将需退换的货物清点整理，并开具红色入库单冲回前期正式入库单据，供保部采购员与厂家联系换货物，待换回货物，办理正常入库手续；如厂家不能换货，应将全套发票返回厂家，以便厂家及时办理退款;4） 材料主管会计对材料库存状况实时进行监控，为财务成本核算提供准确信息。二、材料出库管理流程：1、各生产部门根据本部门生产计划，填制领料单，领料单应注明领料部门、日期、材料编号、品名规格、单位、数量、金额，并经部门负责人审核签字及领料人签字后到仓库领料；2、仓库保管员审核领料单，符合手续后在发料人处签字出货；3、领料单一式四联，领料部门留存一联，仓库保管员一联，总工办二级核算员一联，财务部会计一联；4、仓库保管员每日将材料出库单报送总工办二级核算员，出入库单周期为上月26日到本月25日，总工办二级核算员根据出入库单做材料出入库电子表格，并与各部门及仓库核对无误后，于每月28 日前将出库单及电子文档上报财务部，材料主管会计根据总工办二级核算员上报的出库单进行财务处理；5、以上单据在当月发现差错时，所有联次收回，标注作废字样留存，如果已报账发现差错确需更改的，仓库保管员填写红色单据冲销（必须标注原凭证时间、单号等信息），并同时填写蓝色正确单据报账。三、各车间假退料管理流程： 为准确核算车间产品材料成本，对于各车间当月期末未使用材料采用“假退料”管理，流程如下：1、每月25日各车间领料员根据实际生产情况将当月已领未用的材料办理退库手续，但实物仍存放在车间。各车间领料员清点当月未用完材料数量，填制退库单,退库单应注明退库部门、日期、材料编号、品名规格、单位、数量、金额，并经退料人及部门领导审核签字后到仓库办理退料手续；退库单一式四联，仓库保管员一联、总工办二级核算员二联，各车间留存一联，每月28日前总工办二级核算员将退库单随同领料单（财务联）一并上报财务部。每月26日各车间领料员再根据退库单数量明细填写相应蓝色领料单，做为车间下月领料处理；2、退库单数量必须同实际未使用完的材料数量一致，不得虚假填报，财务部主管会计将不定期对其实物进行抽查。3、仓库保管员收到各车间领、退库单明细及时登记相应材料保管账(并备注标明“假退料”数量,保证帐实一致的逻辑关系)，要求做到与总工办二级核算员和财务部账账相符；4、总工办二级核算员收到各车间领、退库单明细及时登记相应电子明细账，当月入出库数量要与各车间核对，期末数量与仓库、财务账账相符；