健康安全环境管理体系.ppt

健康安全环境管理体系审核过程HealthsafetyandenvironmentalmanagementsystemsPart1 SpecificationQ SY1002 1 2007北京中油健康安全环境认证中心 第一章 术语与定义第二章 认证申请程序第三章 审核实施第四章 证后管理第五章 审核方法第六章 审核员 内容提要 1 审核audit为获得审核证据 并对其进行客观的评价 以确定满足审核准则的程度所进行的系统的 独立的并形成文件的过程 注1 内部审核 有时称第一方审核 由组织自己或以组织的名义进行 用于管理评审和其他内部目的 可作为组织自我合格声明的基础 在许多情况下 尤其在小型组织内 可以由与受审核活动无责任关系的人员进行 以证实独立性 注2 外部审核包括通常所说的 第二方审核 和 第三方审核 第二方审核由组织的相关方 如顾客 或由其他人员以相关方的名义进行 第三方审核由外部独立的审核组织进行 如那些对与GB T19001或GB T24001要求的符合性提供认证或注册的机构 注3 当质量管理体系和环境管理体系被一起审核时 称为 结合审核 注4 当两个或两个以上审核组织合作 共同审核同一个受审核方时 这种情况称为 联合审核 第一章 术语与定义 2 审核准则auditcriteria一组方针 程序或要求注 审核准则是用于与审核证据进行比较的依据 3 审核证据auditevidence与审核准则有关的并且能够证实的记录 事实陈述或其他信息 注 审核证据可以是定性的或定量的 4 审核发现auditfindings将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果注 审核发现能表明符合或不符合审核准则 或指出改进的机会 5 审核结论auditconclusion审核组考虑了审核目的和所有审核发现 3 4 后得出的审核结果 第一章 术语与定义 6 审核委托方auditclient要求审核的组织或人员注 审核委托方可以是受审核方 3 7 也可以是依据法律或合同有权要求审核的任何其他组织 7 受审核方audited被审核的组织 8 审核员auditor有能力 14 实施审核的人员9 审核组auditteam实施审核的一名或多名审核员 需要时 由技术专家 10 提供支持 注1 指定审核组中的一名审核员为审核组长 注2 审核组可包括实习审核员 第一章 术语与定义 10 技术专家technicalexpert向审核组 9 提供特定知识或技术的人员 注1 特定知识或技术是指与受审核的组织 过程或活动 或语言或文化有关的知识或技术 注2 在审核组中 技术专家不作为审核员 11 审核方案auditprogrammed针对特定时间段所策划 并具有特定目的的一组 一次或多次 审核 注 审核方案包括策划 组织和实施审核的所有必要的活动 12 审核计划auditplan对一次审核活动和安排的描述 第一章 术语与定义 13 审核范围auditscope审核的内容和界限注 审核范围通常包括对实际位置 组织单元 活动和过程以及所覆盖的时期的描述 14 能力competence经证实的个人素质以及经证实的应用知识和技能的本领 第一章 术语与定义 一 认证程序二 申请与评审三 双方的责任四 审核准备 每次都包括 第二章 认证申请程序 一 认证程序 第二章 认证申请程序 二 申请与评审1 申请评审 对申请方提交的申请资料进行初步评审 以确定申请方是否具备申请认证的条件 2 合同评审 对申请方的产品 活动 服务进行归类 分析其主要的危害和环境因素 确定其专业类别 判断本机构的认可业务是否包含了申请方的专业 分析自身具备的审核资源与能力是否满足认证审核项目的需求 确定本机构是否有能力实施该项目的审核认证工作 第二章 认证申请程序 三 双方的责任 一 受委托方 审核机构 的责任和义务 1 决定审核的启动与实施 2 与受审核方接触 取得后者的充分合作并启动审核 3 确定审核目的 4 组建审核组并予以确认 5 提供开展审核所需的资源 6 与审核组长共同确定审核范围 7 批准审核计划 8 接受审核报告并决定其分发范围 第二章 认证申请程序 二 受审核方的责任和义务 1 视需要向员工传达审核的目的与范围 2 向审核组提供必要资源 保证审核有效进行 3 选派负责并胜任的人员配合审核组工作 担任现场向导 向审核员介绍现场安全及其他注意事项 4 应审核员的要求 为他们提供有关信息和记录以及现场观察的便利条件 5 协助审核组实现审核目的 6 证实审核 第二章 认证申请程序 四 审核准备4 1确定审核范围4 2组建审核组4 3制定 本次 审核计划4 4编制审核工作文件 第二章 认证申请程序 4 1确定审核范围 1 确定审核范围的重要性进行审核准备和实施审核依据向相关方证明体系符合性的证据2 确定审核范围考虑的因素 1 受审核方组织机构的设置及其管理权限所覆盖的范围 2 受审核方产品 活动和服务的类别和性质 3 危害和环境因素及其影响的独立性和关联性 4 受审核方现场的分布状况及地理范围 5 组织输入 输出的职责界限 6 组织的安全 环境许可范围 7 与不完全包含在HSE管理体系范围中的服务或活动 如公用的污水处理厂 的接口应在拟认证的HSE管理体系中予以说明 第二章 认证申请程序 3 确定审核范围的原则 基于组织的管理权限基于组织的活动领域基于组织的现场区域 第二章 认证申请程序 4 2组建审核组1 审核组的组成要求审核组中至少应配备一名有相关专业能力的成员 以确保审核组理解受审核方体系的有关要求 包括相关的过程与重要因素的控制措施 审核组中的实习审核员人数不应超过审核员总数的1 2 实习审核员不能独立承担审核任务 为保证认证活动的客观性和公正性 审核组成员与受审核组织应不存在利害关系 并未向受审核方提供过管理体系的咨询服务 审核组成员的名单应得到受审核方的确认 第二章 认证申请程序 2 审核组长的职责负责组成审核组 负责组织管理体系文件的审核 主持第一阶段现场审核 合理分配审核组成员的工作任务 制定审核计划 指导编制审核检查表 主持第二阶段现场审核并对审核过程实施有效的控制 及时与受审核方领导沟通 提交审核报告 第二章 认证申请程序 3 审核组成员的职责 服从审核组长的指导 支持审核组长开展工作 在审核组长指导下编制工作文件 独立完成分工范围内的现场审核任务 收集审核证据 编制不符合报告 进行审核组内部交流 向组长报告审核结果 完成审核组长交待的其他工作 如整理 归档审核文件 协助编写审核报告等 第二章 认证申请程序 4 3制定 本次 审核计划1 作用审核计划是指导现场审核进程的重要依据2 内容 1 审核目的 2 审核范围 3 审核准则 4 审核组成员 5 审核日期 6 审核日程安排 7 受审核方确认意见 第二章 认证申请程序 4 4编制审核工作文件 日程安排表 分工表 按照企业文件和标准要求 编制检查表 首末次会议签到表 开具不符合报告 编写审核报告 与受审核方交流审核发现的材料准备 第二章 认证申请程序 按照国家和集团公司的要求 审核分两阶段进行 一 第一阶段审核文件审核现场审核二 第二阶段审核 第三章 审核实施 一 第一阶段审核 一 文件审核1 文件审核的目的 确定受审核方的HSE管理体系文件是否满足Q SY1002 1 2007标准及相关法律法规的要求 从而确定能否进行现场审核 了解受审核方的HSE管理体系情况 以便进行审核准备 例如编制现场审核计划 编写检查表等 第三章 审核实施 2 文件审核的要求 符合性 文件内容是否符合HSE管理体系标准全部要素的要求 不应回避和遗漏 系统性 通过文件内容描述的HSE管理体系是否具备系统性 逻辑性及连贯性 是否体现体系文件的结构和层次 是否给出相关文件的路径 合理性 初步审查文件的合理性 有效性 管理体系文件是否现行有效 符合文件控制要求 规范性 名词术语是否符合HSE标准要求 第三章 审核实施 二 现场审核 1 第一阶段审核目的 A 第一阶段现场审核目的是确定认证范围和第二阶段审核的重点 确定第二阶段审核的可行性 时间和条件 B 第一阶段现场审核应确定申请方的管理体系状况 包括主要危害 环境因素及影响 方针和目标及方案制定的合理性 尤其是申请方对认证的准备程度 第三章 审核实施 2 审核组对以下方面的内容进行确定 申请方的管理体系是否包括了识别危害因素 环境因素并判定其重要程度及其控制过程 申请方的相关活动是否遵守了有关法律法规的要求 申请方体系的建立是否可以实现其方针和目标 包括管理方案 申请方的体系运行情况是否可以进行第二阶段审核 申请方的内部审核是否符合标准要求 申请方是否进行了管理评审 且管理评审包括了对管理体系的适宜性 充分性和有效性的评价 申请方对相关方的信息是否做出了反应 并予以文件化 拟认证的范围涉及某一特定的认证要求时审核组须做出必要解释 根据申请方的现场情况 评估二阶段是否增减审核人日 认证范围 专业范围的合理性 现场分布及第二阶段应注意的问题 第三章 审核实施 3 审核程序A 与申请方的管理者及主要部门负责人会面 说明第一阶段审核的目的 审核内容和方法 B 对申请方的主要部门和单位以及现场检查取证 审阅各种文件 记录 收集各类守法证据 包括监测报告 检测数据 上级证明 噪声 污水 大气污染物排放等监测数据等 C 与领导座谈 确定审核范围 交流本次审核发现 审核结论 协商确定第二阶段审核的有关事宜 对存在问题提出整改要求 第三章 审核实施 4 审核报告审核报告应包括以下内容 体系运行的基本评价 体系存在的主要问题 认证范围的确认 第二阶段审核需关注的内容 包括现场 路途 人日增减 审核结论 第三章 审核实施 二 第二阶段审核1 第二阶段审核的目的是 确认受审核方遵守其方针目标和程序 管理体系符合标准的所有要求 各类程序或制度正在得到有效运行 2 第二阶段现场审核的重点是 受审核方对危害和环境因素的识别 分级及控制 法律法规及其他要求的符合性 目标指标的评审确定情况 运行控制的有效性 对目标指标实施监控 测量 报告和评价情况 员工协商和持续参与 内审和管理评审的有效性 不符合的识别评价及纠正预防措施的完成情况和有效性 职责的履行情况以及各要素之间的有机衔接和协调性 第三章 审核实施 3 审核实施A 首次会议首次会议是审核组成员与受审核方的联席会议 由审核组长主持 主要内容包括 介绍审核组成员 介绍受审核方与会主要成员及陪同人员 确认审核计划 包括审核目的 依据和范围 介绍审核方法 不符合判别原则 审核结论和日程安排 确定审核期间使用的资源 确定双方认为需要配合及信息沟通的有关事宜 现场审核保密和公正性的说明 第三章 审核实施 B 现场审核审核组成员应按审核分工及日程安排 依据 检查清单和记录表 调查取证 审核中发现的不符合事实 由审核组长主持召开审核组内部会议进行确定 审核员负责填写 不符合通知单 和 或 观察项记录单 审核员负责汇总审核发现 包括正面影响注意 审核是发现企业遵从了标准要求 是一种符合性证实 因此要记录企业符合性的证据 在此其中发现了不符合并开具 目的是让企业持续改进绩效 第三章 审核实施 C 审核结论受审核方的管理体系没有或只存在一般不符合 审核组同意通过现场审核 并要求受审核方在规定时间内完成纠正措施的实施 经书面验证后 推荐认证注册 受审核方的管理体系有严重不符合项 在短期内可以完成整改 建议推迟推荐认证注册 待问题整改完成后 由审核组长进行现场验证 受审核方的管理体系有严重不符合项 包括审核中发生事故及对事故隐瞒不报的情况 且短期内不可能改正 则总体评价为不符合 建议不推荐认证注册 待问题整改完成后 由企业提出申请 中心视情况决定是否派出审核组现场验证 第三章 审核实施 D 与领导层的沟通审核组在召开末次会议之前应与受审核方主要领导进行座谈 通报审核情况 确认不符合事实和审核结论 并签署相关文件 第三章 审核实施 E 末次会议末次会议由审核组长主持 主要内容包括 介绍审核情况 宣读不符合项报告 解释审核发现或澄清审核标准的要求 宣布审核结论 提出纠正措施的跟踪要求 对通过现场审核的受审核方 通报 获证方须知 等 第三章 审核实施 F 审核报告审核组长负责编写 HSE管理体系审核报告 审核报告应对受审核方的管理体系做出总结性评价 主要内容应包括 对受审核方基本情况综述 受审核方体系概述 审核概况 总体评价 审核结论 第三章 审核实施 1 监督审核2 再认证 第四章 证后监督 一 监督审核 1 监督审核的频次 A 在认证证书三年有效期内 根据获证方的具体情况决定监督频次 通常情况下监督审核每年一次 两次监督审核的时间间隔不超过12个月 三年内覆盖获证方所有的场所和部门 B 对初次通过认证的获证方首次监督审核从初审完成之日起12个月内完成 2 监督审核的主要目的监督审核主要目的是验证获证方的管理体系是否持续满足认证准则的要求 管理体系是否得到有效实施和保持 第四章 证后监督 3 监督审核的主要内容上次审核不符合项的纠正措施实施情况及自身发现问题纠正和预防措施的效果 有无变更 如 组织机构 体系文件 变化的区域 所有权 活动 产品 服务 主要设备 设施等 及变更后危害 环境因素的控制情况 方针 目标的持续改进及体系的持续有效性 管理体系覆盖的活动有无重大健康 安全 环境问题 如发生重大事故或重大投诉 及其改进措施的实施情况 重大危害因素和重要环境因素的更新及关键场所的运行控制情况 认证证书和认证标志的使用情况 对适用的法律法规和其它要求的评审及变更的符合性 对投诉 申诉 争议的处理 包括与外部相关方信息的交流与处理 内部审核 管理评审开展以及对结果的跟踪情况 第四章 证后监督 4 特殊情况的监督审核出现重大变更可能影响获证方的活动与体系运行 如获证方法人 所有权 组织机构 人员或设备的改变等 发生了影响到其认证基础的更改 如体系认证标准变更或体系认证范围扩大或缩小 发生了重大健康 安全 环境事故 或受到上级政府部门的处罚 相关方严重投诉 抱怨 或其它来自相关方的信息 经分析表明获证方不再满足认证机构的要求 第四章 证后监督 5 审核报告及结论审核组长负责编写 HSE管理体系审核报告 报告内容包括 对获证方审核情况综述 审核目的 范围 依据 证书使用情况 变更情况 审核结论及其相应处理意见等 审核组长根据不符合的严重程度及采取纠正措施的难易程度在审核报告中规定采取纠正措施的期限 最长不超过3个月 和验证方式 报送资料或现场验证 当获证方的HSEMS基本符合标准要求时 审核组建议获证方制定不符合项的纠正措施 经审核组验证后向中心推荐继续保持认证注册资格 当获证方的HSEMS不能持续满足标准要求时 管理体系未得到有效实施和保持时 审核组宣布获证方不能通过监督审核 第四章 证后监督 二 再认证 1 再认证的目的验证组织的管理体系在整体上是否持续符合相关标准的要求 且体系得到了有效的实施与保持 2 再认证审核的主要内容管理体系诸要素之间统一协调及其功能发挥 获证方发生变更后管理体系运行状况 方针 目标得到有效实施 体系运行得到充分保持和改进 对投诉 申诉进行了有效的处理并采取预防措施 重大健康 安全 环境因素得到有效控制 上一次审核发现的不符合得到了有效的纠正 认证证书和标志按要求使用 第四章 证后监督 3 现场审核的实施再认证审核的程序与认证审核中第二阶段审核的程序基本一致 参照第二阶段审核的程序组织实施 在审核中还应注意以下几点 注意收集客观证据 如各类监测数据和报告 审核的范围包括体系覆盖的所有部门 收集守法的证明文件如各类监测报告等 第四章 证后监督 4 审核报告及结论组长负责编写 HSE管理体系审核报告 报告主要内容包括 对获证方审核情况综述 审核目的 范围 依据 证书使用情况 变更情况 审核结论及其相应处理意见 审核报告经审核组全体成员签名并经获证方确认后 复印一份留获证方 原件存审核卷 第四章 证后监督 5 审核结论 审核组长根据不符合的严重程度及采取纠正措施的难易程度在审核报告中规定采取纠正措施的期限 最长不超过3个月 和验证方式 报送资料或现场验证 当获证方的HSEMS基本符合标准要求时 审核组建议获证方制定不符合项的纠正措施 经审核组验证后向中心推荐继续保持认证注册资格 当获证方的HSEMS不能持续满足标准要求 管理体系未得到有效实施和保持 审核组宣布获证方不能通过再认证审核 第四章 证后监督 一 审核方法1 目前常用的审核路线和方法 编检查表时应考虑 A 自上而下的方法 先到总控部门了解抽样 再到分控和实施部门核查 B 自下而上的方法 先到实施单位抽样 再到主管部门核证 以上方法要结合交叉使用 C 正向和逆向的审核方法 按工序 按产品的形成过程或按管理网络 有正向或逆向 D 按要素审核和按部门审核的方法 第五章 审核方法 1 按部门审核 以部门为单位进行审核 即对部门涉及的体系中的各个要素进行审核 强化了组织机构职能的概念 优点 审核时间比较集中 审核效率高 对正常的生产经营影响小 缺点 审核内容比较分散 要素覆盖可能不全面 第五章 审核方法 2 按要素审核 以要素为线索进行审核 即针对一个要素的不同环节到不同部门进行审核 以便作出对该要素的审核结论 优点 目标集中 判断清晰 能较好把握要素的运行情况 缺点 审核效率低 对生产经营影响较大 审核一个要素往往要涉及许多部门 各部门重复接受多次审核 第五章 审核方法 二 收集客观证据的方式 根据范围和复杂程度而不同 A 与员工及其他人员的面谈 B 对活动周围工作环境和条件的观察 C 文件审查如 方针 目标 程序 指导书 规范 计划等 D 记录审查 如检验记录 会议纪要 方案监视记录 测量结果等 E 数据的汇总 分析和业绩指标 F 其他方面的报告如 顾客反馈 投诉 上级部门的检查等 G 计算机数据库和网站方面的信息等 第五章 审核方法 三 面谈时的注意事项 A 面谈人员应来自审核范围内实施活动或任务的适当层次和职能 B 面谈应当在被面谈人正常工作的时间和 可行时 地点进行 C 在面谈以前和面谈过程中应当努力使被面谈人放松 D 应当解释面谈和做记录的原因 E 应当避免提出有倾向性答案的问题 即引导性问题 F 应当和对方总结和评审面谈的结果 G 应当感谢对方的参与和合作 第五章 审核方法 四 确定不符合时的注意事项 以客观事实为依据 以审核准则为准绳 审核组要统一意见 审核发现得到受审核部门的确认 第五章 审核方法 五检查表的编制1检查表的作用2检查表的性质3检查表的编制 第五章 审核方法 1检查表的作用 明确受审核部门所需审核的主要内容 明确审核目标 确定审核样本 确保审核工作的系统和规范 保持审核的节奏和连续性 作为重要的审核记录 第五章 审核方法 2检查表的性质 是审核员为方便审核而使用的工具 审核员签字 审核组长批准 不用受审核部门同意 也没有展示的必要 更不能预先提供受审核部门进行准备 指使其改变现状 第五章 审核方法 3检查表的编制明确 查什么 怎么查 对照标准和文件的要求 选择典型的健康 安全 环境问题 结合受审核部门的特点 抽样应有代表性 时间要留有余地 检查表应有可操作性 按部门编制的检查表要考虑涉及的要素 按要素编制的检查表要考虑涉及的部门 第五章 审核方法 六 不符合及报告的编写1不符合的确定 通过现场审核 按检查表进行 寻找符合性客观证据 其中发现与标准 规定 企业文件不相符的地方 即构成问题点 此时一定要将问题点的特性 时间 地点 事件 与准则的差异 记清 经审核组最终确认后 确定为不符合 要判定不符合标准或程序文件的某条款 确定不符合性质和类型 并以不符合报告形式提供给受审核方 第五章 审核方法 2不符合的确定原则 严格依据客观证据 有争议的问题可通过协商 重新确认或重新审核来决定 第五章 审核方法 3不符合的类型和性质A不符合类型体系性不符合 体系文件与约定标准或法律 法规 合同的要求不符 实施性不符合 未按体系文件规定实施或执行不符合体系文件的规定 效果性不符合 按体系文件实施 但不认真或偶发原因达不到规定要求 第五章 审核方法 B不符合的性质 严重不符合 一般不符合 观察项严重不符合 与体系的要求严重不符 导致体系失效 出现以下情况之一可判定严重不符合 缺少要素或未执行必要的程序 体系与约定的标准的要求不符 造成系统性或区域性严重失效的不符合 需由多个一般不符合来说明 可造成严重后果的不符合 一般不符合 个别的 偶然的 孤立的事件 文件偶而未被遵守 造成后果不太严重 对系统不会产生重要影响的不符合 第五章 审核方法 B不符合的性质 严重 一般不符合 观察项观察项 证据稍不足 估计存在问题 需提醒 发现问题 但未构成不符合 发展下去可能构成不符合 其他需提醒的事项 第五章 审核方法 4不符合报告的内容 受审核部门及负责人 陪同人 姓名 审核员姓名 审核依据 不符合事实的陈述 不符合结论 不符合类型 拟采取的纠正措施计划 纠正措施计划完成情况及验证 第五章 审核方法 5不符合报告的编写不符合报告内容要求 完整正确 清楚简洁 不符合事实的陈述 什么地方 发现了什么 谁在场 只写职务不写人名 结论 违反了标准或企业文件的哪个条款 性质 严重 一般 第五章 审核方法 示例1 审核记录 在油库审核时审核员发现有一名外来员工正在油罐区吸烟 旁边警示牌上清楚写明 严禁吸烟 迎审人员说该员工外来的不知要求 不符合报告 在油库审核时发现某员工正在油罐区吸烟 且未得到有效制止 不符合Q SY1002 1标准5 5 6C 条款 对于组织所购买和 或 使用的货物 设备和服务中已识别的健康 安全与环境风险和影响 应建立 实施和保持程序 并将有关的程序和要求通报承包方和 或 供应方 的规定 性质 第五章 审核方法 示例2 审核记录 在甲苯罐区审核时发现 原料供应商的司机张 在卸料过程中未按照甲苯储罐区物料装卸程序规定使用接地线 经询问司机小张知道有此规定 但不知道接地点在何处 不符合报告 在甲苯罐区审核时发现 司机张某在卸料过程中未按照甲苯储罐区物料装卸程序规定使用接地线 经询问小张不知道接地点在何处 不符合Q SY1002 1标准5 5 6条款中关于 对于组织所购买和 或 使用的货物 设备和服务中已识别的健康 安全与环境风险和影响 应建立 实施和保持程序 并将有关的程序和要求通报承包方和 或 供应方 的规定 性质 第五章 审核方法 示例3 审核记录 审核员在现场审核时看见4个储油罐 间隔十几米外就是一个大型水库 当审核员询问陪同人员如果发生油罐泄漏有什么对策时 陪同人员说罐子很结实 不会泄漏 不符合报告 审核时发现 在间隔4个储油罐十几米外就是一大型水库 但在油罐区周围未发现设置防止油品泄漏的相关设施 据了解也未制定任何防护措施 不符合Q SY1002 1 2007标准4 3 1条款 组织应建立 实施和保持程序 用来确定其活动 产品或服务中能够控制或能够施加影响的健康 安全与环境危害因素 的有关规定 性质 第五章 审核方法 示例4 审核记录 公司 噪声监测和测量程序 6 2 2条规定 质量安全环保部每月应对振动设备的运行作例行监测 查体系运行的记录资料 该部不能提供相关监测记录 该部主任说 由于工作太忙 我们从来没有进行过监测 不符合报告 在质量安全环保部审核对振动设备运行例行监测时 该部门未能提供有效的监测证据或记录 不符合公司 噪声监测和测量程序 6 2 2条款关于 质量安全环保部每月应对振动设备的运行作例行监测 的规定 标准Q SY1002 1 2007标准中5 6 1C 主动性的绩效测量 即监视和测量是否符合健康 安全与环境管理方案 运行准则 的规定 性质 一般不符合 第五章 审核方法 七审核的基本技巧1 技巧来自于积累 个人都有自己的风格 现场审核的主要手段是看 闻 问 听 查 少讲 多看 多问 多听 随时分析 选择正确的对象提问 针对要了解的问题提问 封闭式提问和开放式提问相结合 注意观察易被遗忘的角落 创造一个良好的审核气氛 第五章 审核方法 2