通识课现代办公自动化实务5(office应用案例).ppt

第五章MicrosoftOffice软件应用案例 1 论文的排版 1 论文的排版 1 调整段落 设定文字间距 设定字体当论文主体内容撰写完毕便要按照格式标准化要求进行排版 方能答辩和存档 排版的首先第一步就是段落调整和间距设定 目的是首先设定整体大概版式 然后再进行局部细节调整 如果反之则无法进行 费时费力 段落调整和间距设定的主要内容是段落的 对齐 缩进 段行间距 换行及分页 调整等 整体调整完毕以后 再进行字体设定 同样先进行全局设定 再进行局部细节设定 1 论文的排版 2 定义多级标题定义多级标题的目的突出显示文章各级标题 给阅读带来方便 自动生成文档结构图 可以了解文章概况以及快速定位可生成动态的文档目录 并且以超文本方式与目录准确链接 1 论文的排版 3 添加页眉主题 分节不同 奇偶不同页眉的作用一般是标识章节内容 文章名称 出处或载体名称 奇偶不同 对于多个章节的长篇文献 往往会正反面印刷并装订 内容严谨的科研学术论文在排版时尤其要细致和准确 在这种文献中 左边页面 一般是偶数页 页眉显示文献题目并且左对齐 右边页面 一般是奇数页 页眉显示章节标题且右对齐 页眉编制流程 先统一设定偶数页页眉 然后需要对文章进行分节处理 然后再添加奇数页页眉 在分节后页眉需要设定是否续前节 1 论文的排版 4 添加页码 分节不同一般情况下 页码处于页脚位置即页面底端 页码分节处理与页眉的处理方式类似 编排流程 文章分节 添加页码 设定页码位置 格式 起始页码 是否续前节 链接到前一条页眉 等 已添加的页码可以通过类似 设置页码格式 的功能修改 1 论文的排版 5 生成目录Word可以根据已定义的多级标题自动生成目录 所生成的目录以超链接的方式指向相应页面相应位置 可以通过在目录上按住Ctrl键点击鼠标左键的方式实现快速跳转 如果文档中的章节标题 页码发生了变化 则只需要更新已经生成的目录 不用重新生成目录 1 论文的排版 6 局部编辑排版大体完成后 根据文章格式规范性的要求 对标题 引用 图表 标注 参考文献等内容还需要做关于字体 字号 间距 位置等方面的细节修改 1 论文的排版 7 打印文档排版完成后 需要打印并装订成册 标准打印纸50页以内可以打印单面 50页以上的文档则须双面打印 普通打印机无法直接进行双面打印 双面打印一般都分奇偶页先后打印 打印完一面后再反面打印 2 邮件合并 在日常的办公过程中 我们可能有很多数据表 同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函 信封 通知 面对如此繁杂的数据 难道要一个一个地复制粘贴吗 能保证过程中不出错吗 2 邮件合并主要用途 批量打印统一格式 不同数据的类似于报表的文档 这些文档可以是 信封 按统一的格式 将电子表格中的邮编 收件人地址和收件人打印出来 信件 主要是换从电子表格中调用收件人 换一下称呼 信件内容基本固定不变 请柬 同上2 工资条 从电子表格调用数据 2 邮件合并个人简历 从电子表格中调用不同字段数据 每人一页 对应不同信息 学生成绩单 从电子表格成绩中取出个人信息 并设置评语字段 编写不同评语 各类获奖证书 在电子表格中设置姓名 获奖名称和等资 在WORD中设置打印格式 可以打印众多证书 准考证 明信片 座号牌等个人报表 邮件合并可以完成的任务特点 一是我们需要制作的数量比较大 二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容 比如信封上的寄信人地址和邮政编码 信函中的落款等 这些都是固定不变的内容 而收信人的地址邮编等就属于变化的内容 其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示 含有标题行的数据记录表 它由字段列和记录行构成 字段列规定该列存储的信息 每条记录行存储着一个对象的相应信息 实现邮件合并的必要条件 一个Word主文档 用来规范套打格式样式一个数据表 必须是不包含空记录的标准二维表 用来提供套打特定数据 数据表可以是本地数据库数据源 数据库表文件如Access的mdb数据库 以及Excel Outlook联系人甚至是word表格 邮件合并步骤 1 准备数据源这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件 也可以是MSSQLServer数据库 只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源 邮件合并就是一个数据查询和显示的工作 邮件合并步骤 2 准备主文件 模板文件 模板文件就是即将输出的界面模板即准备好内容并排好版式的Word文档 邮件合并步骤 3 合并邮件打开模板文件xxxxx doc 从 工具 菜单中依次选择 信函和邮件 显示邮件合并工具栏 完毕之后工具栏上会多出一栏 就是邮件合并工具栏 邮件合并步骤 3 合并邮件首先设置数据源点击邮件合并工具栏上 设置数据源 的按钮 选择之前已经准备好的 xxxxx xls 文件 单击打开 注意 此处也可以定义数据源 选取数据源对话框 在这里可以定义数据源和直接录入制作联系人数据库 也可以选择已经制作好的数据文件 选择 连接到新数据源 后 可直接编辑联系人信息 然后保存为Access的mdb数据库文件 外部的数据文件载入后还可以进行编辑 在编辑联系人列表时 可以进行筛选 在主文档相应位置插入数据域将光标定位到要插入数据的位置点击邮件合并工具栏上 插入域 的按钮选择需要插入文档的某字段重复上述操作数次 依次插入其他数据查看拟合并的数据单击邮件合并工具栏上的查看合并数据按钮 切换显示状态 邮件合并步骤 4 完成合并到此 邮件合并的前期工作就基本结束 打印文档有两种方式 选择 合并到新文档 适用于只有几十上百条记录 输出信息并生成到一个新的Doc格式的文档里面 然后打印该新文档选择 合并到打印机 适用于成百上千条记录 不生成Doc文档 而是直接输出到打印机打印 如果文档不需要打印 仅发送电子邮件 则在 选择文档类型 区选中 电子邮件 单选框就可以了 其它操作完全一致 不过有两点要注意 一是数据源表格中必须包含 电子信箱 字段 二是打开 合并 发送 电子邮件 对话框 单击 收件人 框的下拉箭头 在列表数据表中的字段中选择 电子信箱 字段 然后在 主题行 框内输入电子邮件的主题 如 2011重庆企业家峰会邀请函 并指定发送邮件的范围 最后单击 确定 按钮启动Outlook进行邮件的发送 前提是配置好Outlook才能进行发送 合并 发送 电子邮件的界面 使用Outlook发送邮件 Word2007的邮件合并已经成为主要功能 默认集成在主界面功能菜单面板中 从左至右对整个流程操作重新进行了规划 邮件合并的更多技巧 1 一页纸打印多个数据报表记录在默认情况下 每个邮件之间都有一个 分节符 使下一个邮件被指定到另一页 因此如果需要打印的单个信函或报表内容少就会产生浪费 为了节约纸张 可以采用 目录 形式连续打印数据 生成的合并文档不分节 一页纸打印多个报表 并且连续打印多页 邮件合并的更多技巧 2 同一份主文档打印不同内容有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致 但是有些地方有区别的邮件 不用撰写多个主文档 而是用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件 这时就要用到 插入Word域 在邮件中需出现不同文字的地方插入 插入Word域 在office2007以后的版本中该功能在 编写和插入域 菜单功能区的 规则 中 中的 if then else 即如果 那么 否则 Powerpoint演示文稿的快速制作 1 使用word编写演示所需文字内容 2 设置多级标题和内容 3 将此word文档另存为 rtf格式的 大纲 文档 4 在Powerpoint软件里直接打