鹰潭市网上行政协同办公系统操作手册.doc

鹰潭市网上行政协同办公系统用户操作手册 中国联合网络通信有限公司鹰潭市分公司 2010年6月1日版本 1.1日期版本说明修改人2010-5-101.0起稿康妮2010-6-11.1新增杨风芹目 录第一章 前言21.1.系统简介21.2.公文交换流程介绍2第二章 计算机相关设置说明22.1.IE浏览器设置22.2.计算机相关插件62.3.特别标注6第三章 鹰潭市网上行政协同办公系统操作说明63.1登录63.2发文73.2.1发文前准备73.2.2拟文133.2.3封发203.2.4公文交换213.3收文223.3.1签收223.3.2登记233.3.3文书管理253.3.4查看公文263.4个人信息设置293.4.1修改个人信息303.4.2修改密码313.5公文查询和统计313.5.1公文查询313.5.2公文统计32第四章 支持与服务36第一章 前言1.1. 系统简介鹰潭市网上行政协同办公系统可将办公过程中已经管理结束的电子公文及其相关信息通过公文交换系统传送到指定的收文单位，并由收文单位的办公系统完成收文管理，实现公文的全程电子化、无纸化管理与传递。1.2. 公文交换介绍本次系统负责将已经审核、套红、签章的电子公文导入到系统并发送到其他部门，其他部门负责签收并处理公文。该过程中主要包括发文和收文两个操作。发文过程主要分为三个步骤，考虑到每个部门人员的分配，该发文过程的三个步骤由1个人独立完成，步骤如下：a) 拟文：拟文就是把已经做好的电子公文导入系统，并填写发文单。b) 封发：拟文完成后，对公文进行封发操作，该操作确认发送单和正文信息无误后，提交即可进行下一步操作，如发现有问题，可以点击回退，重新修改提交。c) 公文交换：封发操作结束后，即可填写送文单，将公文发送到指定部门。至此发文操作完成。收文过程分三个步骤，该三个步骤也由1个人独立完成：a) 签收：当有公文发到自己部门，要先签收，才能继续下一步操作。b) 登记：在完成签收工作后，填写收文单，对收文情况做出简要记载。c) 收文：收文单发送出去后，进行“文书管理”处理，至此收文操作完成。之后由相关人员打印公文，以纸质方式完成公文收文的后续流程。第二章 计算机相关设置说明2.1. IE浏览器设置1、 打开IE浏览器，找到“工具”“Internet选项”。2、 点击打开后，找到“安全”“受信任站点”，点击“站点”。点击此处3、 在弹出的窗口中，填入IP地址“0”后,将下方小方框中的勾去掉，点击添加，并“确定”。最后确定再点击添加先将此处的勾去掉4、 然后点击“安全”“自定义级别”。点击此处5、 进入以下界面后，将所有与“Active X控件”有关的设置设为“启用”，然后点击确定。（注意：下图中没有显示出所有的和“ActiveX控件”相关的设置，其它未显示的设置也都必须设为“启用”。）6、 打开“隐私”窗口，将下方小方框内的勾去掉，并点确定。点击此处点击去掉勾2.2. 计算机相关插件如果计算机上已安装多余的插件，如百度插件、Google插件、新浪插件等，请全部卸载。2.3. 特别标注IE浏览器只需设置一次，以后每次登录系统都无需设置。第三章 鹰潭市网上行政协同办公系统操作说明3.1 登录打开IE浏览器，在地址栏输入“0”后按回车键，然后输入各单位的公文收发员的登录信息，例如：用户名“zhangsan”、密码“123456”。输入用户名密码图1 系统登录界面点击登录按钮，登录成功后，系统界面如下：点击进入拟文页面该处显示督办的事项该处显示个人发起的正在流转中的公文该处显示需要处理的公文导航栏菜单简介：协同工作：可以实现简单的收发文件操作。 发文管理：管理发送的公文。 收文管理：管理接收的公文。 公文管理：可以进行公文统计和查询。知识管理：可以上传下载文档，本系统相关的红头模板以及操作手册已经上传至此处，用户可以下载使用。 个人设置：设置个人信息和密码。 常用工具： 万年历和计算器，更方便您的工作。工具栏简介（该功能暂时不需要使用）：工作管理：可以进入公文或者协同统计页面，统计收发公文或者协同数量。 历史消息：消息即为每次有待办事项时浏览器右下角的提示信息，点击该菜单可以查看以前的所有消息。 综合查询：可以查询协同、文档等信息。3.2 发文3.2.1 发文前准备在发文操作之前，需要先准备好已经审核并套红、签章的电子公文，本手册的测试公文为“关于网上行政协同办公系统.doc”。点击菜单“知识管理”“文档中心”，如下图：进入文档中心页面，如下图：选择需要下载的红头模板点击要下载的模板，如下图：“下载”按钮点击“下载”，弹出文件保存对话框，如下图：点击“保存”按钮，在另存为对话框（如下图）设置文件存放位置。选择位置后，点击“保存”即可。复制刚下载的模板，命名为公文标题，如“关于鹰潭市网上行政协同办公系统试运行的通知.doc”，将正文内容复制到该文件中，填入文号、主题词、抄报、抄送等，如下图：设定好格式后，点击“签章”按钮，如下图：出现如下界面：输入密码，默认为“111111”，点击“确定”，选定好位置即可，效果如下图：至此公文已经做好，整体效果如下：注：联合发文需要每个部门签章完毕后，由指定部门文员在系统中进行公文交换。注：上述公文仅作为演示使用。3.2.2 拟文1 点击首页发文模板中的“公文交换”，进入拟文过程：点击“公文交换”拟文2 拟文界面如下所示：3 填写发文稿纸。1) 点击输入文号图标（必填）点击输入文号的小图标弹出网页对话框，如下：输入文号选择手工输入公文文号，如“鹰府发20101号”，点击“确定”按钮2) 输入标题（必填）鼠标左键双击输入公文标题3) 双击主送文本框，选择主送单位（必填）双击主送文本框，出现网页对话框，如下图：点击要发送的单位，如上图“市委”，点击“”，然后“确定”即可。4) 双击抄报文本框，选择抄报单位，操作和添加主送单位相同（根据需要，可不填）。5) 双击抄送文本框，选择抄送单位，操作和添加主送单位相同（根据需要，可不填）。6) 输入主题词（根据需要，可不填）。4 填写正文内容。图一：进入正文编辑。点击“正文”图二：点击文件下拉框，选择“打开文件”。图三选择做好并盖好章的公文，点击打开。文档导入完毕后效果如下：“关闭”按钮关闭此文档窗口即可。5 发文稿纸及正文内容编辑完毕，点击“发送”按钮。点击“发送”发送成功后，点击“个人空间”，如下图点击“个人空间” 首页“待办事项”中显示如下内容，即表示发送成功！拟文成功！3.2.3 封发点击上图首页“待办事项”中显示的公文，进入封发界面，如下图：“处理”按钮点击处理按钮，出现如下界面：确认无误后，选择“交单位收发员交换”，点击“提交”。点击“个人空间”，查看“待办事项”中有待发送公文，如下图，说明封发操作成功！待发送公文！ 3.2.4 公文交换1 点击上图“待办事项”中的“待发送”公文，进入填写送文单界面，如下图：打印发送 点击“发送”，至此，发文过程结束。3.3 收文3.3.1 签收在“待办事项”中可以找到“待签收”的公文。待签收图1单击该条公文，进入签收界面。图2点击“查看公文”按钮，可以查看公文；如果需要拒签，点击“拒绝签收”按钮拒签；点击“签收”按钮，签收完成。个人空间“待办事项”中出现 “待登记”公文，如下图，表示签收成功。待登记3.3.2 登记1 在上图“待办事项”中可以找到“待登记”的公文，点击进入登记界面。调用模板2 点击“调用模板”进入如下界面选择收文模板（简易收文流程），点击确定。选择“简易收文流程”3 收文单确定无误后点击“发送”按钮。点击“发送”4 点击“个人空间”，查看“待办事项”中有收文公文，如下图，表示登记操作成功！刚刚登记的公文3.3.3 文书管理点击上图“待办事项”中需要收文的公文，进入如下界面：处理点击“处理”按钮，出现如下界面：点击“提交”按钮，收文过程完成。3.3.4 查看公文 接收到的公文可以点击菜单栏“收文管理”，如下图：“收文管理”菜单进入收文管理界面，如下：“已办”按钮点击“已办”按钮，进入“已办”公文列表，这里可以查看公文、打印公文。如下图：已经办理完毕的公文点击需要查看的公文,出现如下界面：正文按钮点击“正文”按钮，即可打开正文，如下图：“文件”菜单有“打印”按钮点击“文件”菜单中“打印”按钮，即可打印正文内容。3.4 个人信息设置进入自己的办公界面后点击“个人设置个人设置”，如下图：个人设置点击进入个人信息界面，如下图：密码修改个人信息设置3.4.1 修改个人信息将自己的手机号码输入（此号码用来接收公文手机短息通知）。输入手机号码点击“确定”按钮，提示：点击确定即可。3.4.2 修改密码点击个人设置菜单栏的“密码修改”，如下图密码修改进入密码修改界面：输入原密码，再输入新密码和确认密码，确认密码一定要和新密码相同，点击确定，即可。3.5 公文查询和统计3.5.1 公文查询点击菜单栏“公文管理”“公文查询”，如下图：进入公文查询页面：选择类型“发文”或者“收文”，点击确定，即可查出“发文”或者“收文”类型的所有公文。查询结果如下图：3.5.2 公文统计1) 收发查询（可以查询某一时间段的公文列表）点击菜单栏“公文管理”“公文统计”，进入如下页面：a） 统计发文：类型选择“发文统计表”，流转状态根据需要选择，如果统计“流转中”的公文，则流转状态选择“流转中”，如果需要统计“已经封发”的公文，流转状态选择“已封发”，否则，不用设置，点击“”图标查询。b） 统计收文类型选择“收文统计表”，点击“”图标查询。c） 导出Excel导出Excel如需要导出查询列表中的数据，点击“导出Excel”按钮，将文件保存到本地即可。2) 收发统计 （统计某一时间段收发公文数量）点击 “公文管理”“公文统计”，进入如下界面 “收发统计”按钮如上图，在公文统计页面点击“收发统计”，进入“收发统计”界面：选择统计时间段，如需要统计某一季度或者某一月份的公文数量，则选中“更多条件”，如下图：