行政前台工作流程.doc

行政前台工作流程（一）环境卫生的保持和检查工作流程：1、每天早上9：00、中午14：00和下午17：25检查公司所有办公场所（包括各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等）的卫生和办公家具的摆放情况，及时收纳整理，保持各桌椅整齐，桌面、地面清洁无杂物；2、保持办公区空气清新，定期在每周五下班前五分钟喷洒除虫药物或除臭剂；3、及时向行政主管领用垃圾桶、卫生用纸等用品，填写消耗品领用登记，保障公司后勤配备；4、每天早上9：10整理当日的报纸归纳至董事长室报夹，将更换下来的报刊统一放置，每两个月以废品处理，所得费用交由行政主管记入备用金流水帐簿中上缴财务。注意事项：1、保持办公区环境清新整洁、家具物品摆放整齐；2、及时补给卫生用纸等后勤配备；3、报刊整理整洁有序，废旧报刊处理及时。相关记录：消耗品领用登记行政主管备用金流水帐簿行政主管管理办法：若未及时发现并处理以上流程中的各项工作，罚款3050元；（二）接待客户来访工作流程：1、客户进门起身迎接并询问来访事由；2、登记客户来访登记薄，弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式；3、如有必要，安排来访者前往会客室稍坐片刻；4、准备招待茶水饮料；5、通知相关工作人员有人来访；6、每隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别；7、客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁；8、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在客户来访登记簿上登记，及时通知相关人员做回复；若来访者表示下次再来，则需在客户来访登记簿上注明；9、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回复；10、及时将用完的客户来访登记薄交由行政主管归档。注意事项：1、接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室；2、客户来访登记薄的详细记录；并及时将使用完的记录交由行政主管归档；3、及时通知相关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以确保及时回复；4、不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。相关记录：客户来访登记薄前台管理办法：未按照以上流程完成任一项接待工作，相关岗位负责人将受到1030元罚款。（三）电话的接听和记录工作流程：1、电话响铃两声后，立即接听，注意礼貌用语； 2、电话铃响超过3声，接听电话应该致歉；3、接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作；4、对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话；5、通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒；6、没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的。7、将需要转达的内容及时记录在电话记录上；8、记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。9、及时将用完的来电记录表交由行政主管归档。注意事项：1、来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和；2、了解清楚来电人的基本信息以及意图，及时在来电记录表上记录来电时间、内容、信息接收人等，需要转接的及时将电话转给相关工作人员；3、如遇信息接收人不在，应采取通知的方式及时转达信息，（通知方法详见“通知流程”）；相关记录：来电记录表前台管理办法：1、来电接听不主动、不及时，接听电话用语粗鲁，罚款1030元；2、未及时和详细记录来电信息，忘记转达、转达不及时或传达信息错误，罚款50100元；3、来电记录表不及时交行政主管归档，罚款3050元。（四）日常的打印、复印以及相关设备的使用管理工作流程：1、每天早上上班时间准时开启并且检查打印机、复印机，并及时补充所需的纸张；2、负责公司日常的打印、复印。打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、图纸使用白纸；公司内部使用或不重要的文稿图纸使用再生纸；3、打印机、复印机或其它设备出现故障时，及时填写设备报修单并联络办公设施维护人员进行检查维修；（详见“固定资产的报修与报废流程”）；4、及时将用完的设备报修单交由行政主管归档。注意事项：1、熟练操作打印、复印机，并及时补充用纸；2、完成公司日常的打印、复印工作，做到节约资源；3、打印、复印机等设备出现问题不得私自解决，应及时报修，并联系相关专业人员进行维修；4、不得私自打印、复印与工作无关的文件、图纸，特殊情况下应申报行政主管同意付费再使用；5、节约资源，爱惜纸张；6、及时将用完的相关记录表交由行政主管归档。相关记录： 设备报修单前台管理办法：1、未按时完成公司日常的打印、复印工作，浪费纸张，罚款3050元2、私自利用公司资源用于个人用途和无关于公司的其它商业用途，罚款3050元3、对打印、复印机等设备的报修和维修情况不记录，不及时将记录表交由行政主管归档，罚款3050元；（五）收发工作汇报表工作流程：1、每月1日分发工作汇报表；2、每月30/31日收集工作汇报表，检查填写是否正确，并交由行政主管审核；3、行政主管审核后交总经理查阅签字，并将总经理签字的工作汇报表连同考勤统计一并交财务造工资表；4、最后工作汇报表返行政主管归档。注意事项：1、每月1日发，30/31日收回，检查后并交行政主管审核；2、行政主管交总经理查阅签字，和考勤统计一起作为造工资依据交财务；工资表完成后将工作汇报表返行政主管归档。相关记录：工作汇报表前台管理办法：1、填写工作汇报表的人员填写不规范、完整，超过三次罚款1030元；2、收发工作汇报表不及时，或收到的工作汇报表填写不完整，超过三次罚款1030元；3、其他相关人员未按流程不及时完成或未完成的罚款3050元。（六）人员外出登记（前台提醒督促）工作流程：1、所有外出人员需提前电话联系对方，让对方做好准备；2、外出前在外出人员登记表上登记出发时间、目的地、事由等；3、回到公司在外出人员登记表上登记回来时间以及办事情况；4、特殊情况，外出前未登记，需回公司后及时补登；5、前台人员负责提醒并督促其他员工，并于每月30/31日将外出情况汇总，与考勤统计核对。注意事项：1、外出前的准备并与对方联系；2、在外出人员登记表上详细记录外出办事情况；3、前台人员负责提醒并督促完成，并做出统计。4、及时将用完的外出人员登记表交由行政主管归档。相关记录：外出人员登记表前台管理办法：1、任何未登记的外出人员以早退处理；2、前台人员未提醒外出人员登记，罚款1030元；3、外出登记与考勤统计不符的，罚款3050元；4、不及时将记录交由行政主管归档，罚款3050元。（七）考勤统计工作流程：1、熟悉考勤系统的管理，根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息；2、如有员工请假，需到前台填写请假单并注明请假原因、时间及时数；前台交行政主管及总经理签字同意后作为考勤依据；若上级不同意，需注明理由再返回申请人；3、每月30/31日将考勤统计数据备份，并综合外出登记以及人员请假情况统计考勤，签字后交行政主管审核签字；4、行政主管将考勤统计连同工作汇报表交由财务作为造工资表的根本依据，财务完成工资表后一起交由总经理查阅；5、总经理返回后原件由行政主管归档，另复印一份考勤统计公示。注意事项：1、考勤统计数据备份，综合外出登记统计考勤，签字后交行政主管审核签字；2、考勤统计作为核工资的依据，连同工资表交总经理查阅，返回后原件由行政主管归档，另复印一份考勤统计公示。相关记录：考勤统计前台请假单前台管理办法：1、不按时统计考勤或统计考勤有误，超过三次罚款1030元；2、其他相关人员未按流程不及时完成或未完成的罚款3050元。（八）文件的收发A、纸质文件的收发工作流程：1、前台收/发文件应及时在收文明细/发文明细中登记文件收/发文件的时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等；并签字，发文中还需要求收件人签字；2、前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象，并要求收发件人签字；3、前台复印2份，1份交项目负责人，1份交总经理；4、前台将原件交档案管理员存档，并要求档案管理员签字确认。5、发件时要及时通知对方，如需给对方送去，应确定好送件时间、地点，并填写文件外送单由收件人签字后返回公司交档案管理员归档。6、前台根据签收文件人留下的电话致电确认文件的齐全及达到；7、将收文明细/发文明细以及文件外送单分别按项目分类交档案管理员归档。注意事项：1、详细填写收文明细/发文明细或文件外送单，并要求相关经办人签字，以便公司能查阅每一份收/发文件的具体内容；2、及时转交给相关人员；3、按项目分类交档案管理员归档。相关记录：收文明细前台发文明细前台文件外送单前台管理办法：相关岗位负责人若未按以上流程完成，罚款1030元。B、电子文件的收发工作流程：1、前台需询问所收/发文件的相关内容，项目名称，需转交对象等； 2、在电脑上建立新文件夹，如：“年月日_收发文件”，在该文件夹中建立一个“收”/“发”的文件夹，然后在“收”/“发”的文件夹中建一个“年月日_项目名称”的文件夹； 3、将接收/发送文件存放至电脑相关项目文件夹中，并同样在收文明细/发文明细中记录，收/发方式在备注中注明； 4、及时将文件转传给相关项目负责人，并确认对方收到； 5、当天工作结束后，将接收/发送的文件发至档案管理员，由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。注意事项：1、了解所收/发文件内容，按收/发时间、项目建立相应的文件夹，并做好书面记录，便于查找；2、及时将收/发文件转给相关负责人，并确认是否收到；3、按时将每天收/发的文件发给档案管理员，由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。相关记录：收/发电子文件夹前台收文明细/发文明细前台管理办法：相关岗位负责人若未按以上流程完成，罚款1030元。（九）对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查工作流程：1、了解外用保洁、植物租摆租赁的服务内容；2、对每次相关服务做好检查和监督工作，并做好相关记录；3、及时将相关记录交档案管理员归档。注意事项：1、对外用单位相关服务进行审核；2、做好相关记录，并及时上交存档。相关记录：植物租摆维养记录前台植物租摆更换记录前台保洁情况记录表前台管理办法：相关负责人若未完成罚款1030元。（十）对设备遥控板、个人办公区域