天津一汽非生产用材集中采购实施方案的设计.doc

天津一汽非生产用材集中采购实施方案的设计第3章天津一汽公司现状分析3.1天津一汽公司简介天津一汽夏利汽车股份有限公司是一家生产经济型家用轿车的上市公司，控股股东是中国第一汽车集团公司。公司具有整车制造、发动机、变速器生产、销售以及科研开发的能力。公司服务的对象是每一个家庭，关心的焦点、热点是百姓的生活，追求的目标是企业长期、持续、稳定的发展。目前，公司拥有生产多种车型的、先进的、完整的四大工艺(冲压、车身、涂装、装配)生产线，日本进口的整车质量检测线，汽车发动机铸造及机加工生产线，变速器生产线，高性能的计算机工作站、产品开发及检测实验室等。形成了包括整车及动力总成制造、产品研发、销售、进出口业务在内的完整体系，公司的主要产品有:“夏利系列”、“威姿”、“威乐”“威志”轿车，天内牌发动机、天齿牌变速器29。3.1.1天津一汽公司生长的环境天津一汽公司制造的夏利品牌轿车历经23年市场洗礼，至今仍然屹立不倒，目前在社会上的保有量还有90万到100万台，如果没有与时俱进的改良和创新，生命力早已干涸枯竭。然而，市场的变幻如此风起云涌，南方的后起之秀来势汹汹。1999年天汽夏利在深圳A股上市，而那时的吉利、奇瑞才刚满起步，比亚迪更是与汽车业风马牛不相及，转眼间他们都像雨后春笋般成长了起来。从2009年上半年来看，一汽夏利和其他从事经济型轿车的比亚迪、吉利等企业相比，其产品档次和盈利能力都处于下风。一边是不容乐观的现实，一边是被寄予重望的期待。作为经济型轿车基地，天津一汽在一汽集团整体规划的百万销量目标中承担着40万辆的任务。要不辱使命，天津一汽必须改变现状。受国际金融危机导致的经济危机的影响，我国经济宏观环境也发生了很大变化，在宏观调控、特大自然灾害、股市财富效应消失以及国五排放标准的实施等一系列因素的影响下，我国汽车行业产销呈现出了“前高后低”的趋势，并结束了近年来高速增长的势头，市场竞争愈发激烈、小车市场持续走低。公司共生产夏利、威姿、威乐和威志系列轿车172，369辆，较2007年下降6.14%，销售176，638辆，较2007年下降2.02%。其中，新产品威志轿车销量快速增长，销售突破了5万辆，同比增长56%，在5一6万元的细分市场夺得了销量第一的成绩;夏利轿车凭借传统优势和网络下乡，在3一4万元市场销量仍居第一。3.1.2天津一汽公司的发展历程夏利轿车的发展史，其实就代表了中国改革开放后汽车的发展史。上世纪八十年代中期，夏利汽车发展还处于萌芽阶段。天津汽车工业公司与日本大发公司签约以CKD形式加工生产。当时，建造天津市微型汽车基地是全国重点技改项目之一，因此微型汽车的建设是按照国家生产定点规划的要求进行的。从一九八四年底到一九八/年底四年间，天津微型汽车厂建成，生产能力达到了年生产两万辆微型汽车和三万台微型车发动机的规模，第一辆夏利于一九八九年下线。上世纪九十年代，天津市政府高度重视汽车工业的发展，把汽车工业作为天津市的支柱产业。在西青区规划出一片汽车工业园区，该工业园除了有生产“大发”车和“夏利”车的主机生产厂，还有与之配套的相关汽车配件产业，使“大发”、“夏利”品牌迅速成为了全国驰名商标，产品行销全国各地，天津微型汽车成为全国微型汽车的重要生产基地。随着人民生活水平的提高，轿车市场需求逐年快速增长，对夏利车的产量提出了更高要求。在市政府的大力支持下，公司着手引进各方面人才，加快消化吸收步伐，使年汽车产能在逐步提高:九二年夏利产量两万辆，九三年产量五万辆，产量均位居全国第二。1994年5月到1995年底，作为国家“八五”重点建设项目夏利轿车巧万辆生产能力扩建工程竣工，公司形成了年产巧万辆整车、20万台发动机的生产能力。随着人民生活水平的提高，出租汽车市场能够迅速扩大，夏利轿车抓住了时机，在全国刮起了红色风暴，一霎时夏利轿车在国内出租车轿车保有量中达70%以上。1999年7月27日，这是个对天津汽车夏利股份有限公司具有意义的日子，这一天公司在深圳证券交易所上市了，是中国境内第一家经济型轿车整车股票上市的公司，公司的前景一片光明，达到了公司成立以来的一个高峰。然而，风云突变。由于汽车生产企业生产能力盲目急剧扩大，市场表现出无情的一面。随着供大于求的出现，汽车市场陷入低迷期，特别是公务用车、商务用车市场的萎缩相当严重，这使得出租车市场成为各生产厂家的必争之地，浓厚地方保护法令使得夏利车的市场越来越小。这时，中国重返世贸组织，使得夏利轿车的发展更是雪上加霜。整个汽车市场对小排量车的需求没有大幅度上升，而汽车消费政策的制定也没有发生根本性转变，再加上一些民营企业，如吉利为进入市场进行恶性砸价、地方保护等种种因素，终于造成了公司在跨入新世纪的第一年就业绩不佳，库存大量积压即使采取了降价措施刺激了市场，使得夏利轿车的销售情况出现好转，但到当年年底库存仍然达到两万辆以上。公司发展进入了一个恶性循环，公司无奈的选择使用越来越频繁地变相降价或直接降价手段。随着中国汽车企业日趋激烈的竞争，轿车市场消费结构开始转变，可是夏利产品因为严重老化，无心研究市场变化，企业进入了发展的低潮期。由于夏利产销受阻，现金流非常的紧张，到二零零二年，公司亏损额达7.亿元。因为已经连续两年亏损，公司被戴上了“ST”的帽子，面临退市的风险。此时公司的资金流转严重不畅，一方面欠着巨额的银行贷款，另一方面连维持基本的生产都非常困难。更严重的是，随着企业经营状况的恶化，使得公司员工士气低落、培养的人才出走很多。就这样，一个曾经辉煌的企业已濒临破产的边缘。在这一关键时刻“天一重组”正式签订，重组之后公司采取了一系列的措施，首先是止血、输血、造血，实施整个夏利的重建计划，然后做到“五个集中”，即财务集中、采购集中、销售集中、废旧物资处理集中。堵塞各种管理漏洞，进行统一的集中采购、比价采购、招标采购。同时，对现行的产品进行加速的设计和改型。通过这一系列的措施，使得天津一汽的经营质量、资产的结构和市场的占有率都得到了大幅度的提升。目前在天津市政府高度重视以及一汽集团的大力支持下，天津一汽员工的士气很高涨，完成了从困难当中再度崛起的过程。面向“十一五”，天津一汽又确定了新的目标，到2010年的时候，力争使天津一汽的产销规模达到40万辆，同时在“十一五”，天津一汽要建立海外基地，力争实现年海外销量5万台。3.2天津一汽公司非生产用材采购业务流程非生产用材是指工厂或企业对其生产和工作设施、设备进行保养、维修，保证其运行所需要的非生产性物料，这些物料可能是用于设备保养、维修的备品备件，也可能是保证企业正常运行的相关设备，耗材等物资34j。3.2.1业务流程采购部是天津一汽公司的采购职能部门，下设企划室、前期采购室、采购技术室、生产材料采购室、工厂采购室等职能科室，负责全公司对外采购业务。其中，工厂采购室负责非生产用材的采购。各子公司依照图3.1的业务流程进行非生产用材的采购。第4章天津一汽公司集中采购的方案设计只有把分散在各子公司的采购需求及采购资金汇集起来，由一个统一的窗口来面对外部，利用好天津一汽这个金字招牌去引来满足公司发展需要的供应商，通过规范的采购流程，追寻目标价格，获得更大的实惠。因此实施的集中采购战略是我们降低非生产用材的采购成本的很好手段。4.1集中采购的必要性分析通过对天津一汽公司非生产用材所发现问题的分析，我们认为实施集中采购战略是十分必要的。1、资源优化得到实现通过完善公司各项管理体制，来保证实施集中采购，把各分子公司分散的采购资源经过优化，面对外界是一个整体，利用采购规模的扩大，将价格、服务等满足降低采购成本目标的供应商吸收到公司的供应商名录中。经过实施集中采购，大大提高了资源的优化。资源优化并非是一般意义上采购数量的累加，实际是从战略或更全方位的角度上优化供应商构成，实现了从具有更宽阔的市场领域去掌控资源供给，提高了资源的可靠性。2、供应链管理更有效作为一种运控战略，供应链像一条纽带，把产品的上下游各方互助互利的联系起来，通过把相关企业的业务进行联接起来，达到整体的减少运营成本及风险，以便有利于竞争力的提高。由于采购管理是供应链管理的重要一环，所以集中采购能够加强供应链管理。通过采取垂直的采购管理，从而市公司的自身管理绩效得到提高网;面对外界，通过集中采购，加强各方的密切合作，供应链的运作效率得到进一步改善。供应商不再是对手，他们的市场竞争力作用发挥己经不知不觉地演化为公司核心竞争力的一部分。3、产品、服务的统一在采购时就充分考虑未来储运、维护、消耗品补充、产品更新换代等环节的运作成本，致力于提高产品和服务的统一程度，减少差异性带来的后续成本。这是技术含量更高的一种战略采购，是整体采购优化的充分体现。采购产品差异性所造成的无形成本往往为企业所忽略37，这需要企业决策者的战略规划以及采购部门的执行连贯性。4、有利于节约采购成本由于集中采购遵循了市场经济的规律，以其“集中”的规模优势可以大大节约采购成本。通过利用招标采购的方式，有效提高供应商的竞争意识，参加投标的供应商为了达到其占据市场地目标，必然会争相降低价格从而达到出卖产品的目的38。同时，因为集中采购由在买方控制之下进行，卖方必须根据买方已研究成熟进行交易，大大有利于实施集中采购的买方。买方不仅实现了最佳资源配置，还能够大大的节约采购成本。5、采购行为得到规范，采购过程实现“阳光采购”通过有“阳光采购”之称的集中采购，规范了采购流程和采购制度，遵照执行集团以及各分子公司的各项管理制度，清晰各部门的职责，有效连接各相关部门，透明了采购过程;整个采购管理在质量保证、生产管理、生产技术、纪检等部门的监察下，依照相关采购制度和采购流程进行，采购的过程就像是在阳光下进行，有效地预防了腐败发生。以劳保用品和杂品为例，从劳保日用品和杂品采购金额上看，消耗较大的依次是:香皂、洗衣粉、洗衣皂、毛巾、卫生纸等洗涤用品和条扫、墩布、和垃圾袋等保洁用品以及纸杯、筷子等餐饮用品。仅前15种产品消耗费用62.65万元，占劳保日用品与杂品消耗费用的93%。图4.1为劳保用品和杂品采购费用分析。像劳保用品、办公用品和照明产品这样的非生产用材例子还有很多，这里就不一一赘述。综上所述，天津一汽公司把各子公司的非生产用材整合起来，由一个窗口对外采购是非常必要的，也是可行的。4.2集中采购的方案设计4.2.1实施范围天津一汽公司决定集中采购的范围:天津一汽夏利股份有限公司(本部)、天津汽车变速器分公司、天津汽车内燃机分公司、天津汽车销售公司、天津汽车产品开发中心、天津汽车工贸公司、天津汽车进出口公司。4.2.2总体目标(1)集中采购，降低采购费用，力争价格降低幅度能够达到20%。集中采购可以大大节约采购成本，同时减少采购次数，节约采购开支;还可发挥规模和批量优势，享受较高的商业折扣，降低采购成本。而且，在集中采购中，采购单位可以通过竞标的方式，以更低的成本获得更优质的物资。(2)优化供应商资源，降低管理风险，。经过供应商资源的优化，充分体现集中采购的优势，集团内的供应商资源有效的得到了利用，无论是供货产品质量还是售后服务质量，都能够不断得到提高，演化为一个良性的持续改善的整体;经过努力减少中间环节，通过计划准确了解、控制采购。更为重要的是，集中采购能够统一订货渠道，从而可从源头上确保定点供应商的正规性和及时性。(3)堵住管理漏洞，优化天津一汽采购的职能，使工作流程顺畅通过建立公司采购部，实行集中采购，可将原各基层单位的采购职能进行合并，从而使各级采购部门合而为一。同时，在此基础上，能组建一支专业水平高、整体素质好的采购队伍，将材料采购、供应与管理集于一体。其结果是，机构设置大大减少，采购人员少而精。不仅如此，还可避免采购人员以损失公司的利益为代价来谋取自身的利益。4.2.3组织机构构建和职能划分一个企业要进行流程设计，首要的一个工作是企业各部门和部门内各个员工的职责要划分清楚润。通过调查，发现天津一汽自身存在着采购职能分散的现象，必须对职能进行整合，推行采购集中的实施，真正强化采购部职能，成立企划室、采购技术室、前期采购室、生产材料采购室、工厂采购室等职能部门，由这些职能科室负责天津一汽所有采购业务。表4.1为天津一汽采购部各科室职责范围。2.天津一汽公司纪委负责监督子公司采购业务执行情况3.天津一汽公司审计室负责监督子公司采购业务执行情况4.天津一汽公司采购部负责:按照需求提报采购计划，处理采购、验收与付款等项采购业务，监督下属子公司采购业务执行情况5.各子公司需求部门上报需求4.2.4采购流程设计流程定义牛津英语大字典对流程(PRocESS)的定义是:一个或一系列有规律的行动，这些行动以确定的方式发生或执行，导致特定结果的出现;一个或一系列连续的操作。1996年版现代汉语词典对流程的定义:1、水流的路程。2、工业生产中，从原料到制成成品各项工序安排的程序，也叫工艺流程401。以上两个定义的差异是，一个定义为行动或操作有规律的、连续的操作，活动(行动或操作)和程序是一体的;一个定义工业生产活动的程序。工509000(2000)的过程process的定义:一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。本文采用1509000(2000)对流程(PROCESS)的定义。企业采购业务流程的再造，采购业务流程的细化，是适应企业实行战略采购的需要。利用电子商务网实现网上采购是目前最为有效的方式。电子商务网采购对供应商有更加严格的要求，企业通电子商务网采购来优化采购流程，节约内外部交易成本，提高采购需求的响应速度。电子商务网采购将极大地降低企业的经营成本并能帮助企业与客户以及合作伙伴建立更为密切的合作关系。企业要做什么事情和评价做得如何，首先取决于企业的价值取向及产品或服务的定位，其次取决于能否拥有或者可以配置做此事情所需要的资源，为此经营者要确立企业的经营战略，即确定企业目标、方针，制定战略规划、人力资源规划、产品或服务开发计划，技术及设施发展规划、财务管理计划、基本流程设计以及考评系统等等的政策和原则。经营战略的制定为企业的经营工作。经营战略的实施可以分为管理工作和业务工作L4lJ。人力资源管理、技术及设施管理、财务管理、产品质量及流程设计管理以及考评管理等为企业的管理工作。企业从市场调查开始，直至将商品和服务送到市场所发生的一系列的工作为企业业务工作。为此，企业的业务流程可以分为经营流程、管理流程和业务流程42。企业经营流程的内容为:价值、目标、产品定位、资源配置计划、基本流程确定及考评政策和原则。企业管理流程内容包括:人力资源管理流程、技术及设施管理流程、质量管理流程、财务管理流程以及考评管理流程等43。企业管理现代化是现代管理思想、现代化组织管理方法和手段的结合体，在企业管理和信息技术的应用相结合的大背景下，业务流程重组的目的也就是为企业的业务流程增值，也就是创造效益。这种增值可能是直接的经济效益或者是间接的管理效益，都将对企业的发展产生积极的正面推动作用。采购流程是企业业务流程的重要组成部分，企业用在采购业务上的资金一般占销售额的40%到60%，因此，通过改善采购流程的绩效来降低成本、提高利润，对企业来说是十分重要的侧。重新设计流程有两大类方法:一是系统化改造法，即辨析现有流程，系统地改造现有流程;二是全新设计法，即从根本上重新考虑产品或服务的提供方法，零起点设计新流程45。选择何种方法进行流程设计，很关键的一点是这个设计是否有利于企业核心竞争力的培育和提升。只有当公司绩效严重低下或面临危机时，全新的业务流程设计方案才会成为首选。根据天津一汽公司的现状，我们采取了第一种流程设计方法。4.2.4.1重新设计的非生产用材的采购流程重新设计天津一汽的非生产用材的采购流程分为供应商选择流程和采购作业流程两部分。4.2.4.2供应商选择流程(6)作为合格供应商数目的确定依据。(7)周期性开展对供应商进行质量跟踪，促使供应商不断提高质量，通过同供应商的定期沟通，强化供应商的长期协作能力。(8)建立对供应商的定期考核制度，通过考核结果，对成绩差的供应商，要求他们及时整改，达到考核要求。对于那些多次考核成绩最差的供应商根据制度进行淘汰。让供应商看到自己的级别，积极采取措施，不断提高改进。4.2.4.3采购作业流程1.节省时间和金钱。据统计，执行一个未经优化的流程的时间里90%的部分是停滞时间，真正有效的执行时间相当短。由于流程是需要人员来执行的，难免出现订单追踪不及时或丢失的现象，造成执行效率低下。通过新的流程管理，凭借现有的成熟计算机软件和技术，根据公司管理需要来定义流程路线，从信息录入开始，使公司业务延着设计的路线自动流转，提高了流程的处理效率和准确性。2.改善工作质量。首先，由于计算机系统的应用，大大降低、避免了人为因素造成的错误及损失，如丢失表格和文件或错误存档、遗漏重要信息或必要的审查。其次，操作流程一目了然，流程中所有人员都清楚每个人在流程中的角色，而且随时知道、跟踪流程的状态。再有，明确了每个人的职责，在流程的授权下每个人都非常清楚什么时候应当完成什么工作。杜绝了工作中延误、误会或疏忽。最后，统一了所有流程参与者的目标。3.实现团队合作。这个流程涉及到采购部、生产管理部、财务部、质量保证部等部门，合同签署还得到法律顾问和公司的高层管理人员的支持。为了保证采购业务流程的流畅，各部门都要从公司利益出发，不要只站在本部门的角度来看问题。各部门协同合作，利用计算机系统及网络共同开展工作，扩大了管理领域，提高团队士气。4.业务活动的逻辑关系发生了改变。处理业务的方式由平面化改为立体化，由单一垂直管理优化为多步同时进行。4.3相关措施4.3.1集中采购的前期准备“凡事预则利，不预则废”这说明先期准备工作是做好事情的前提。因此，必须“知己知彼，方能百战不殆”，只有对各方面情况进行深入了解，才能做出相应的计划和安排，取得胜利的结果是必然的。计划和安排要有前瞻性，这样才能实现质的改变。实现质的改变必须要敢于创新46。因此除了有详细周密的计划，还要有获得成果的信心排除阻力的决心。现制定可行的计划，再进行必要的沟通，然后是不打折扣的执行。实施集中采购并不是一项轻而易举就能完成的工作，如果不认真面对主要问题和困难，就会因轻敌而不了了之。天津一汽在集团采购部的帮助下，通过大量的采集采购信息，认真分析对比，制定了一系列集中采购的可行性分析报告。报告中详细说明了集中采购方案实施的美好前景和意义，如何开展、组建集中采购小组、将会取得的收益、推行方案的步骤等。总的来说，就是把生产管理、生产技术、采购、财务、质量保证等各个部门的目标设立在一起，让设计到采购环节的每个人，团结一心，共同参与。通过集中采购可行性分析报告，认识到实施集中采购的必要性。紧接下来，就按照计划用一年的时间，把天津一汽所有非生产用材的集中采购组织和制度都建立起来。4.3.2搭建天津一汽集中采购项目小组集中采购项目小组是为了保证集中采购实施方案的落实执行而成立的。这个小组成员由生产管理部门、采购部门、生产技术部门、财务部门、纪律检查部门等专门委派人员组成，参与整个集中采购方案的实施过程。他们之间保持沟通顺畅，对供应商的选择、评审进行深入的讨论，充分发挥团队精神，在“公开、公正、公平”的原则下确保集中采购的顺利进行。另外，集中采购小组成员应根据实施方案做好小组的工作计划、阶段目标、各自所承担的责任以及定期沟通。举个例子来说，对于如何选择和评审供应商，项目小组应该做的工作是:首先要搜集和分析各分、子公司的采购需求，归纳汇总成集中采购的需求。然后要明确供应商的选择的标准，确定潜在的合格供应商的范围。接下来，对于入围的供应商要经过供应商选择和评审流程进行评审，还要对有的供应商进行实地考察，对供应商的资质要核实。通过评审的供应商纳入招标范围。经公开招标，得到满足公司要求的合格供应商。从而对供应商的资源进行优化。不同的采购类别所对应的集中采购项目小组成员有所不同，应根据采购类别的特性选择由相应类别的专家构成，这是为了防止出现不利于公平竞争的现象出现。4.3.3全方位的沟通集中采购的沟通是全方位的，即有纵向的沟通又有横向的协作。在实施集中采购的过程中，必须要得到各级领导的强有力的支持，还要得到各分、子公司的大力配合。同时，项目小组成员之间、各部门之间要以公司利益为重，不能有本位主义思想，团结一致，相互理解、相互支持，发现问题要及时沟通，共同研究有效的解决方案，为实现既定目标而共同努力。集中采购做到深处，或多或少都会涉及到重新设计，这就牵涉到设计部门的需求。采购人员或许不理解功能非常相近的部件为何会有多种设计，但设计人员知道何为标准设计的最优选择。如果认为自己比设计人员高明，擅自重新设计，与设计部门的合作注定不会一帆风顺。而作为采购人员，一定知道集中采购的好处。那么为什么功能、工艺接近的两个部件，却由两个不同的供应商做?原因可能很多，或许是当时一个供应商产能紧张;或许是两个供应商当时都很小，很难看得出一个会比另一个更有发展前途;或许地域上要求及时送货，不同地域两个供应商正好支持分设两地的工厂。站在现在的立场上，以批判的态度去看待以前的决策，往往有失公允。当时的供货商，很有可能就是集中采购的内部用户与合作伙伴48。学会朝前看，往往能更好地团结大众，解决问题。相反，深究历史、吹毛求疵、全盘否定，则往往激起逆反心理，最终一事无成。实施集中采购时难免会遇到这样那样的问题，比如不理解甚至有消极抵抗情绪，因此需要对公司内部以及供应商及时进行大量的培训和宣传工作从而获得他们的理解和配合。要认真对待公司内外的意见，做到有则改之，无则加勉。同时要做到将集中采购活动的各种信息在不同渠道公开发布，使大家对集中采购的推行有正确全面的了解和认识。4.3.4梳理采购类别有了体系框架，接下来就要划分采购类别。根据天津一汽的实际情况，我们把非生产用材的采购分为办公用品、劳保和杂品、日用照明产品、快递、食堂、IT产品等几大类品种。4.3.5加强员工及供应商培训，培养激励员工和供应商采购是与钱打交道的，因此采购人员必须要经得起考验，抵御权力、金钱、个人利益的诱惑。天津一汽公司一直教育员工要诚实廉洁，并通过日常的培训来提高员工的思想道德水平。另外，一支合格的能适应现代化市场的供应商队伍也是必不可少的。因此，供应商不但能及时提供合格的产品，而且能加入到一汽电子商务平台，还要接受社会责任、道德方面的培训。4.3.6完善信息系统借助一汽电子商务网络平台，