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第18讲PowerPoint基本操作 本讲要点演示文稿基本概念演示文稿和幻灯片 对象和占位符 版式和视图演示文稿基本操作创建 打开 保存幻灯片中文本 表格 图形等媒体对象的创建和编辑 本讲重点 各种对象的插入 编辑幻灯片的组织幻灯片的美化幻灯片中媒体对象动画效果的设置 本讲重难点 插入声频 视频动画设置超链设置演示文稿放映幻灯片放映方式 一PowerPoint2003的窗口介绍 掌握这个菜单的操作和应用会让我们的学习和制作变得轻松愉快很多 PowerPoint2003的视图类型 备注页视图 放映视图 浏览视图 普通视图 大纲视图 PowerPoint2003的几个基本概念 1 演示文稿和幻灯片由PowerPoint生成的文档称为演示文稿 默认扩展名 ppt 演示文稿中的每一页就叫一张幻灯片 一个演示文稿通常包含若干张幻灯片 每张幻灯片的内容既相互独立又相互联系 2 对象和占位符幻灯片上的文本 图形 Word表格 图表 组织结构图以及其他媒体元素就是对象 每一种对象在幻灯片中都会用一个占位符来表示 我们可以根据占位符的提示单击或双击它来处理相应内容的编辑 填写 添加 修改等 3 版式各种媒体对象 占位符 在幻灯片上的不同布局样式称为版式 PowerPoint2003提供了28种版式 一种版式可以包含一个或多个对象 各种对象的位置也各不相同 制作新的幻灯片时 我们可以根据需要从中选择一种布局 再进行相应内容的编辑 在编辑幻灯片的过程中 也可以修改其版式 二PowerPoint2003基本操作 1 使用 内容提示向导 创建演示文稿 在 内容提示向导 的指导下 用户可分五步完成演示文稿的建立 每一步都有对应的对话框 其间用户只需按照向导的引导 做出一系列的选择 或提供一些基本的信息 然后单击相应对话框中的 下一步 按钮 直至单击 完成 按钮 结束 向导 此时会生成一个含有多张幻灯片的演示文稿 例 利用 内容提示向导 建立一个贺卡的演示文稿 2 使用 设计模板 创建演示文稿 利用 设计模板 新建演示文稿的方法和步骤 单击 任务窗格 上的 设计模板 选项 任务窗格 上出现 应用设计模板 选择列表并显示出模板的样式 单击该列表中Crayons模板应用到演示文稿 出现第一张 标题幻灯片 单击 插入 菜单下的 新幻灯片 命令添加一张普通幻灯片 3 使用 空演示文稿 创建演示文稿 使用 空演示文稿 来新建演示文稿具有最大程度的灵活性 创建空白演示文稿时 不包含除黑色和白色之外的任何颜色 也不包括任何形式的样式 用户可以充分发挥自己的创造力制作个人风格的演示文稿 小帖士 一般的每个演示文稿的第一张幻灯片我们称为标题幻灯片 本节小结 内容提示向导其中不仅包含预定义的格式和配色方案 而且还包含针对特定主题所提供的建议内容 设计模板通常只包含 标题母版 和 幻灯片母版 两种幻灯片的外观设计样式 具体内容由用户来添加完成 空白演示文稿则一起由你做主 可以开始你的创作之旅了 4 演示文稿打开 保存和关闭 演示文稿打开利用PowerPoint2003的 任务窗格 上的 打开 选项利用PowerPoint2003主窗口中的菜单或工具按钮利用资源管理器 演示文稿保存保存新建的演示文稿保存已有的演示文稿保存为设计模板 演示文稿关闭单击 文件 菜单中的 关闭 命令单击演示文稿窗口右上角的 关闭 命令按钮 三 幻灯片中文本 表格 图形等媒体对象的创建和编辑 重点 1 文本对象的编辑 2 新增文本区域并输入文本 1 有文本占位符时输入文本 单击文本占位符 输入文本文字虚线框的范围为输入文字显示的范围 当输入的文字超出这个范围时 就需要自己动手调节范围的大小 或者设置字号 使字变小 而且 占位符的位置也可以移动 其操作方法类似Word中文本框的操作 单击 插入 菜单中的 文本框 命令或单击 绘图工具栏 上的 文本框 按钮 然后在要进行插入的位置用鼠标左键单击 将文本框拖长至所需要的长度 并移动到需要的位置 在文本框中输入文本 2 图形和表格对象 1 插入和编辑图形对象 有图形占位符时插入图形 无图形占位符时插入图形 双击图形占位符 选择一张剪贴画插入 图形元素的插入操作与Word中的操作相似 单击 插入 菜单中的 图片 命令 在级联菜单中单击 剪贴画 命令 也可以在级联菜单中单击 来自文件 命令插入其它的图片文件 还可以在幻灯片中插入艺术字等其他图形对象 2 插入和编辑表格对象 双击表格占位符 幻灯片中没有表格占位符 可以选择 插入 菜单中的 表格 命令 在对话框中输入所需要的行数和列数 往每个单元格中输入内容 PowerPoint中表格的操作大体与Word中表格的操作相同 不同的在于 PowerPoint中的表格虽然能插入 删除行和列 但不能插入 删除某个单元格 只能对单元格中的文本或数据进行修改 3 插入和编辑图表对象 选择 插入 菜单中的 图表 命令 在数据表内键入所需信息 用户还可以通过菜单栏上的 图表 菜单项里的 图表类型 图表选项 和 设置三维视图格式 命令来设置图表的表现形式 这些操作与Excel中图表操作相同 你看到菜单栏的变化吗 4 插入和编辑组织结构图对象 选择 标题和图示或组织结构图 版式 选择 插入 菜单中的 图片 命令 再单击 组织结构图 命令 组织结构图会以默认的四图框样式出现用户可以按自己的要求对组织结构图进行相应的编辑修改 修改 图表标题 文字 修改图框中的文字 添加图框 修改版式 例题 用新建 空演示文稿 方法创建一个 计算机文化基础 课程的演示文稿 见实验讲义中的练习要求内容 3 幻灯片的组织 1 添加幻灯片 添加新幻灯片 添加已有的幻灯片 2 删除幻灯片 3 移动幻灯片 4 复制幻灯片 单击 插入 菜单下的 新幻灯片 命令或 幻灯片副本 命令 单击 插入 菜单下的 幻灯片 从文件 命令 可以在当前演示文稿中插入另一演示文稿中的一张或多张幻灯片 单击 编辑 菜单下的 删除幻灯片 命令 即可删除当前幻灯片 可以使用shift 单击或ctrl 单击选中欲删除的多张幻灯片 然后单击 编辑 菜单下的 删除幻灯片 命令 或直接按Delete键即可 幻灯片浏览视图方式中 用鼠标拖动欲移动的一张或多张幻灯片到想要放置的目标位置即可 也可以采用 剪切 和 粘贴 的方法实现 选中要进行复制的幻灯片 按下ctrl键的同时用鼠标拖动到想要放置的目标位置即可 也可以采用 复制 和 粘贴 的方法实现 4 幻灯片的外观设计 1 应用设计模板美化演示文稿 一是单击 格式 菜单中的 应用设计模板 命令 二是单击 格式 工具栏上的 设计 按钮 三是单击 任务窗格 上的 开始工作 菜单的 幻灯片设计 命令 在 任务窗格 上出现 应用设计模板 选择列表中选择满意 指定 的一个模板单击即可完成演示文稿外观的改变 需要注意一点 在演示文稿中应用一种设计模板之后 无论原幻灯片采用什么自动版式 文稿中的每张幻灯片都会拥有一致的外观 2 编辑幻灯片母版调整幻灯片外观 通常使用幻灯片母版来完成以下工作 格式化预留区内的对象 调节预留区的大小和位置 在文稿的所有幻灯片中加入常用的对象 改变幻灯片的背景等 PowerPoint提供有幻灯片母版 标题母版 讲义母版和备注母版等四种母版 例 修改幻灯片母版中预留区内文本的格式幻灯片母版上一般包含了五个预留区 标题区 自动版式对象区 日期区 页脚区和数字区 单击选中某个预留区就可以对该区域内文本的格式进行修改 如改变字体 字号 字体颜色等等 而且这五个区域的大小及其位置也可以改变 日期区 页脚区和数字区除了可以直接输入数据 还可以通过 视图 菜单下的 页眉和页脚 命令来分别设置日期时间 幻灯片编号及页脚内容等输入框来完成设置 例 在幻灯片母版中添加一个图片对象和一个文本框对象 修改幻灯片背景 用户可以自己为幻灯片设置不同颜色 不同图案或者纹理的背景 也可以将图片作为幻灯片的背景 进行幻灯片的背景制作 方法 单击 格式 菜单中的 背景 命令 应用配色方案调节幻灯片色彩 PowerPoint提供了专门的幻灯片配色方案用于规定演示文稿中的主要颜色 单击 任务窗格 开始工作 菜单下的 幻灯片设计 配色方案 命令 PowerPoint还允许用户对现有的配色方案进行修改或创建新的配色方案 四 幻灯片中媒体对象动画效果的设置 重难点 1 插入声音和视频对象 操作方法 在普通视图或幻灯片视图下 单击 插入 菜单下的 影片和声音 项 在出现的级联菜单中选取相应的选项即可在幻灯片中插入视频或声音对象 自动 按钮 插入的影片或声音在放映幻灯片时会自动播放 在单击时 按钮 则在放映幻灯片时需单击幻灯片上的视频画面或喇叭才能播放对象 如果插入的是视频对象 幻灯片上有该视频图形的第一幅画面 如果插入的是声音对象 幻灯片上会出现一个喇叭图标 练习插入一首歌曲 笑忘歌 选择单击时播放 2 添加动画效果 操作方法 选中一个对象 选择 任务窗格 上 开始工作 菜单中的 自定义动画 命令项 自定义动画 命令可以规定幻灯片上对象出现的方式 出现的时间和顺序以及伴随的声音等 增强幻灯片的感染力 提高趣味性 单击 添加效果 下拉菜单按钮 再选择 进入 级联菜单中的 飞入 项 还可以进一步选择 开始 方式 设置出场的 方向 和 速度 添加声音 效果 和按实际用时 计时 等动画效果设置 3 设置幻灯片的切换效果 幻灯片的切换效果是指在幻灯片的放映过程中 由一张幻灯片换到另一张幻灯片时 加在幻灯片之间的特殊动画效果 设置方法 选择 任务窗格 上 开始工作 菜单中的 幻灯片切换 命令项 动画方式 切换效果 换片方式 应用范围 4 超链接 1 设置媒体对象的超级链接 为了实现交互式的文稿演示 常需要从一张幻灯片跳转至特定的幻灯片 或调用其他应用程序 这就是幻灯片中的超链接方式 选择幻灯片中要设置超链接的媒体对象 选择 插入 菜单中的 超链接 命令项 在 插入超链接 对话框中 选择链接到 本文档中的位置 选项 在 请选择文档中的位置 文档结构窗格的列表中选择要链接的幻灯片 完成超链接设置 同时 我们会看到所选择的文本对象出现字体颜色的改变并自动产生下划线修饰 PowerPoint幻灯片上的文本 图形 表格 图表等媒体 都可以作为超链接的对象进行超链接设置 2 创建动作按钮实现超链接 PowerPoint2003为用户制作了一些标准动作按钮并可以直接将动作按钮插入到演示文稿中定义超级链接 设置动作按钮的方式 选择要设置动作按钮的幻灯片 单击 幻灯片放映 菜单中的 动作按钮 命令 选择其中的按钮 在幻灯片中拖动鼠标到放置动作按钮的位置 然后松开左键该处就会出现动作按钮的占位符 同时屏幕上出现 动作设置 对话框 选择 单击鼠标 标签面板 再在 超链接到 下拉框中选择 幻灯片 选项 接着在出现的 超链接到幻灯片 对话框中选择所要链接的幻灯片 选择 确定 按钮 返回 动作设置 对话框再单击 确定 按钮 完成动作按钮的超链接 幻灯片上其他自选图形也可以作为动作按钮对象来进行超链接设置 而且在自选图形上还可以添加文本以说明该按钮的功能 五 演示文稿放映 为了获得较理想的放映效果 PowerPoint对演示文稿的放映还可以进一步做好先期设置 便于演示文稿在不同的场所和环境下进行不同方式的放映 1 设置放映方式 单击 幻灯片放映 菜单中的 设置放映方式 命令 在 设置放映方式 对话框中可以对演示文稿的放映类型进行设置 演讲者放映 方式常规的全屏幻灯片放映方式 可以人工控制幻灯片的放映 也可以使用 幻灯片放映 菜单上的 排练计时 命令让其自动放映 观众自行浏览 方式允许观众自己动手操作的幻灯片放映方式 在展台浏览 方式放映幻灯片展示的位置无人看管选择 循环放映 按Esc键终止 复选框 2 设置放映时间 如果在幻灯片放映时不想人工切换每张幻灯片 有以下两种方法设置幻灯片在屏幕上显示的时间 让幻灯片自动放映 第一种方法是人工为每张幻灯片设置放映的显示时间 第二种方法是使用排练功能 在排练时自动记录幻灯片的显示时间 1 人工设置放映时间 单击 幻灯片放映 菜单中的 幻灯片切换 命令 在 换片方式 一栏中选择 每隔 复选框 输入幻灯片在屏幕上停留的秒数 单击 应用于所有幻灯片 按钮 2 排练计时 一种由演示文稿制作者先进行相应的放映操作 即实际放映演示文稿的操作过程 系统自动记录下幻灯片之间的切换时间间隔 并作为自动放映的时间设置保留下来 再放映演示文稿时就可以按排练的时间自动放映文稿的模式 单击 幻灯片放映 菜单中的 排练计时 命令 出现 预演 工具栏 对当前幻灯片进行播放 预演一遍 最后一张幻灯片放映结束 系统弹出放映时间是否保存的对话框 单击 是 按钮将排练时间保留 在 设置放映方式 对话框的 换片方式 栏中 选取 如果存在排练时间 则使用它 单选按钮 再放映演示文稿时就可以按排练的时间自动放映文稿了 如果不选择此选项 即使设置了排练计时 在放映幻灯片时也不会使用该计时 3 放映幻灯片 1 在PowerPoint2003中放映幻灯片 直接按F5键 单击演示文稿窗口左下角的 幻灯片放映 视图按钮 在 视图 菜单中单击 幻灯片放映 命令 在 幻灯片放映 菜单中单击 观看放映 命令 2 从Windows资源管理器中启动 在Windows资源管理器中找到要放映的演示文稿名 在演示文稿文件名上单击鼠标右键从弹出的菜单中选择 显示 命令 3 将演示文稿存为 PowerPoint放映 类型 然后在Windows中直接放映 在放映过程中想中断幻灯片的放映 可以单击鼠标右键并在出现的菜单中选择 结束放映 命令或直接按Esc键即可 将演示文稿保存为 PowerPoint放映 类型 文件扩展名为 PPS 在Windows资源管理器中双击该文件名 幻灯片直接开始放映 课堂练习 视图中不可以对幻灯片内容进行编辑 A 幻灯片B 幻灯片浏览C 幻灯片放映D 备注页2 进入幻灯片各种视图最快的方法是 A 选择菜单 视图 B 单击屏幕左下方的 视图命令 按钮C 使用快捷菜单D 使用快捷命令 课堂练习 3 在视图中可以对幻灯片进行移动 复制 排序等操作 A 幻灯片B 幻灯片浏览C 幻灯片放映D 备注页4 PowerPoint2003提供的两种模板是 A 设计模板和制作模板B 内容模板和制作模板C 设计模板和内容模板D 内容模板和大纲模板 课堂练习 5 编辑幻灯片内容时 首先应 A 选择编辑对象B 选择菜单 编辑 C 选择工具栏中的编辑钮6 要修改文本框内的内容 应该 A 首先删除文本框 然后再重新加入一个文本框B 选择该文本框 选择所要修改的内容 然后重新输入文字C 重新选择带有文本框的版式 然后在文本框内输入文字 课堂练习 7 如果要想使某个幻灯片与其母版不同 A 是不可以的B 可以设置该幻灯片不使用母版C 直接修改该幻灯片8 要停止正在放映的幻灯片 只要或就可以了 A Ctrl X B Ctrl O C Esc D 单击鼠标右键 选择 结束放映 项 课堂练习 9 如果要从一个幻灯片淡入到下一个幻灯片 应使用菜单 幻灯片放映 中的命令 A 动作设置B 预设动画C 幻灯片切换D 自定义动画10 如果要从第三张幻灯片跳转到第八张幻灯片 应使用菜单 幻灯片放映 中的命令 A 动作设置B 预设动画C幻灯片切换D 自定义动画 课堂练习 11 在PowerPoint2003的操作中 插入图形的第一步操作是 A 执行插入菜单中图片命令B 将插入点置于图形预期出现的位置C 在图片对话框中