数据表视图和数据记录操作.ppt

第4章数据表视图和数据记录操作 主要内容 4 1数据表视图4 2添加新纪录4 4记录定位4 4编辑数据4 5记录排序4 6记录筛选4 7显示格式4 8打印输出4 9子数据表 目的要求 掌握数据表视图概念及结构掌握记录的输入方法掌握记录的查找 排序和筛选掌握定制视图格式掌握记录打印掌握子数据表概念 4 1数据表视图表 查询和窗体对象都有一种共同的表现形式 数据表视图 数据表视图特点 非常直观 同时可以浏览大量的记录 便于浏览修改记录 打开一个表的数据表视图方式操作方法有以下几种 1 在 数据库 窗口中 双击一个表 2 表设计视图中 单击工具栏中的数据表视图按钮 图4 3数据表视图组成要素 数据表视图最左边一列是记录选定器 用于选择一条或连续多条记录 根据对数据表的操作 记录选定器也显示当前记录操作状态 记录选定器显示的状态符号如下表4 1所示 数据表视图工具栏按钮 4 2添加新纪录 添加新纪录的方法逐条手工输入复制粘贴输入用查询命令批量输入 1 自动编号字段自动编号字段不用输入 字段属性 新值 是 递增 时 自动编号字段是从1开始 自动累加 如果从表的后面删除了一些记录 再输入新记录时自动编号字段的新值还是按未删除前的值累加 手工输入记录 2 文本和备注字段在文本框中直接输入英文 数字 汉字和其它符号 如果在文本型字段中输入的字符超过字段长度 则光标停止不动 数据表头闪烁一次 备注数据类型可以在专门的窗口 显示比例窗口中输入 弹出显示比例窗口的方法是 Shift F2 手工输入记录 3 数字字段数字字段有许多数据类型 输入时应注意输入后的显示与输入的差别 如字段是整型数据 输入的数据如果带小数 则自动进行四舍五入 对于特别大或特别小的数 可以采用科学计数法直接输入 例如 可以直接输入 2 1e9 以代替输入2100000000 手工输入记录 4 日期 时间字段日期 时间字段输入可以分为三类 纯日期 纯时间和日期时间混合 一般在设计日期 时间字段时要设计输入掩码 以方便用户输入数据 纯日期输入一般以格式 年 月 日输入数据 当光标移到日期 时间字段时并不显示以上格式 只有按下第一个键 才出现以上格式提示 如图4 7所示 输入的纯日期其带有的时间是00 00 00 手工输入记录 5 货币字段货币型精确到小数点左边15位和小数点右边4位 在数据前显示一个货币符号 输入数据说不用输入货币符号 直接输入数值即可 在内部计算机只保4位小数 如果输入超过4位 则四舍五入 手工输入记录 6 超链接可以在超链接字段直接输入文本或数字 Access把输入的内容作为超链接地址 另外一种输入超链接地址的方法是插入方式 操作步骤如下 1 选择菜单项 插入 超链接 弹出插入超链接对话框 如图4 11所示 2 用插入级链接对话框完成输入超级链接 可以看到 链接的对象分成三类 原有文件或网页 新建页和电子邮件地址 手工输入记录 7 查阅向导用查阅向导生成的字段输入数据的方式用组合框示选择输入 不必使用键盘输入字符 单击组合框下拉按钮弹出下拉列表 从列表中用鼠标选择一数据项单击即完成输入 手工输入记录 8 插入OLE对象数据表视图中在OLE对象字段输入数据的方法是插入OLE对象 操作方法如下 1 将光标移动到当前记录的OLE对象类型的字段中 例如学生基本情况表的照片字段 2 选择菜单命令 插入 对象 Access打开 插入对象 对话框 如图4 13所示 选择由 文件创建选项 然后单击 浏览 按钮找到存放照片的目录 选择对应学生的照片 手工输入记录 4 3记录定位 对记录进行编辑前首先确定要编辑的记录 把记录指针移到目标记录上 即对记录进行定位 记录定位的方法有三种类型 直接定位导航按钮定位记录查找定位 记录查找定位 查找定位的操作方法是单击菜单 编辑 查找 菜单项 弹出查找和替换对话框 在 查找内容 文本框中输入要搜索的信息 查找要经常用到通配符 用于模糊信息的查询 Access有两个常用通配符 单个通配符和任意通配符 单个通配符的符号是一个问号 匹配单个字符 任意通配符的符号是星号 可以匹配任意个数的字符 例如 在学生基本情况表中 要找到姓名是 邵什么丽的人 输入 邵 丽 则找到邵丽丽并把记录指针移到记录上 如果输入邵 则会找到第一个姓邵学生 4 4编辑数据 1 给表添加新数据操作步骤如下 1 打开数据库 2 在 数据库 窗口 选择要添加数据的表为操作对象 按 打开 按钮 3 在 表 浏览窗口 在指示的记录行中输入新的数据 4 保存表 2 修改表中的数据操作步骤如下 1 打开数据库 2 在 数据库 窗口 选择要修改数据的表为操作对象 按 打开 按钮 3 在 表 浏览窗口 确定要修改数据的记录行及字段 即可修改数据 同时在该记录行首显示 4 保存表 3 表中数据的复制操作步骤如下 1 打开数据库 打开表 2 选定要复制的内容 击右键 选择快捷菜单中的 复制 选项 3 确定复制内容的去向 击右键 选择快捷菜单中的 粘贴 选项 4 保存表 4 表中数据的删除删除表中记录的方法有以下几种 1 选定要删除内容 按键盘上的 Delete 键 2 选定要删除内容 打开 编辑 菜单 选择 删除记录 选项 3 选定要删除内容 击右键 选择快捷菜单中的 删除记录 选项 1 表中记录的排序操作步骤如下 1 打开数据库 打开表 2 在 表 浏览窗口 选定要排序的字段 再打开 记录 菜单 选择 排序 选项 再选择 升序 或 降序 4 5记录排序 2 表中记录的筛选操作步骤如下 1 打开数据库 打开表 2 在 表 浏览窗口 选定用于筛选的字段及其字段名下的一个具体的数据项 打开 记录 菜单 选择 筛选 选项 将打开一个对应的子菜单 当选择 按选定内容筛选 则筛选出记录是与 选定字段值 相等的记录 当选择 内容排除筛选 则筛选出记录是与 选定字段值 不相等的记录 当选择 按窗体筛选 打开 按窗体筛选 窗口 由用户确定字段的筛选条件 满足条件的记录被筛选出来 4 7显示格式 1 表中列的显示操作步骤如下 1 打开数据库 打开表 2 在 表 浏览窗口 选定需要冻结 解冻的列 再打开 格式 菜单 选择 冻结列 或 取消对所有列的冻结 选项 2 表中列的隐藏隐藏表中列 其操作步骤如下 1 打开数据库 打开表 2 在 表 浏览窗口 选定需要隐藏的列 再打开 格式 菜单 选择 隐藏列 撤销表中隐藏列 其操作步骤如下 1 打开数据库 打开表 2 在 表 浏览窗口 打开 格式 菜单 选择 撤销隐藏列 选项 打开 撤销隐藏列 窗口 3 在 撤销隐藏列 窗口 选择隐藏列字段名 4