WORD操作大全[1].doc

WORD 操作技巧 1 如何设置页眉页脚 视图 页眉和页脚 将会打开页眉页脚编辑工具栏 同时切换到页眉编辑状态 只要在相应的地 方输入内容即可 2 什么是 分节符 如何设置 分节符 就是把文档从插入的分节符处分为两节 可以对每节的页面 格式进行单独设置 设置方法 插入 分隔符 选择 分节符类型 里的 下一页 即可在指定位置插入分节符 3 文档中有封面有正文 封面中不需要页眉页码 而正文要设置 怎么做 在封面尾插入 分节符 将封面与正文分节 光标调至要插入分节符的地方 插入 分隔符 分 节符类型 下一页 进行页眉页码编辑 视图 页眉和页脚 输入页眉内容及插入页码 这时封面和正文都将会 有页眉和页码 取消每节的 同上一节 设置 以便对每节进行单独编写 将光标调至第 2 节 即正文所在节 在页眉 点击页眉页脚编辑工具栏上的 同前 这样就是取消 同上一节 的设置 使得两节的页眉可以分别设置 因 为默认设置为 同前 否则无论修改哪一节 另一节都会跟着改变的 同理 页脚也同样处理 取消封面页眉文字 光标调至第 1 节的页眉 删除页眉文字 此时将还有默认下划线存在 同样 取消页码即可 删除页眉中的下划线 全选页眉 注意 一定要将段落标记也选入 也可以三击鼠标左键 格式 边框和底纹 边框 无 注意对话框右下解的 应用范围 应该是 段落 再点击 确定 即可取消 下划线 在正文页眉或页脚设置页码 若直接插入页码 会将封面页做为第 1 页 顺序下排 这时 只要 选中页码 点击页眉页脚编辑工具栏中的 设置页码格式 页码编排 起始页码 输入相应数字即可 想从哪个页数开始都行 这样设置下来 封面既无页眉也无页码 当然 第 顺序不要变 后面几项可以颠倒顺序 举一 反三 对于对章节或多封面的文档 重复使用这些设置即可做到每章节页眉不同 页码不同了 4 带表格的文档 排版时总是会将编辑好的表格打乱 怎么办 为防止编辑好的表格因为格式的变动而被打乱 在表格前后插入 分页符 即可保证无论如何排版都不 有打乱表格 插入 分隔符 分隔符类型 分页符 5 竖排页面的文档中 突然需要某页进行横排 怎么办 在需要横排的页前页后分别设置两个 分节符 然后对此页进行 页面设置 选择版面 横向 即可 6 分节符 与 分页符 的区别是什么 这两种符 都可以将页面单独分页 有时候看上去一样的功能 很难区别 其实主要的一点区别就是 分节符 分开的每个节都可以进行不同的页面 页眉 页脚 页码的设置 而分页符则不能 7 一个文档有多个章节 每个章节有不同的封面 同时文档中还有很多表格 有横版 有竖版 却要求 每个章节页眉内容不同 页码相连 每章封面不排页码 无论横版竖版统一页眉以供装订 需要怎么样操 作 插入 分节符 将文档分为若干个节 光标调至每个章节 章节封面 不同方向版面的最后一个字 符后 插入 分隔符 分节符类型 下一页 重复操作 取消每节的 同上一节 设置 将光标调至页眉 点击页眉页脚编辑工具栏上的 同前 这样就是取 消 同上一节 的设置 以便对每节的页眉页脚进行单独设置而不会改变其它节的内容 页脚也同样处理 进行页眉页码编辑 在相应位置输入页眉内容及插入页码 取消封面页眉文字 光标调至封面的页眉 删除页眉文字 此时将还有默认下划线存在 同样取 消页码即可 删除页眉中的下划线 全选要取消的页眉 注意 一定要将段落标记也选入 也可以三击鼠标左键 格式 边框和底纹 边框 无 注意对话框右下解的 应用范围 应该是 段落 再点击 确定 即 可取消下划线 在正文页眉或页脚设置页码 若直接插入页码 会将封面页也排序 这时 只要选中页码 点击 页眉页脚编辑工具栏中的 设置页码格式 页码编排 起始页码 输入相应数字即可 想从哪个页数 开始都行 重新编辑不同方向页面的页眉页脚 竖版文档中的横版页面的页眉将默认在长边 而竖版页面的 页眉在短边 这就需要进行调整 a 取消横版页面的页眉和页脚 见 b 在页眉处插入文本框 光标调至页眉 插入 文本框 竖排 按鼠标左键 光标变为 不 放 画一个文本框 输入文字 将文字和段落标记均选中 格式 边框和底纹 边框 自定义 选择 线型 颜色 宽度 在 预览 里选择下边框线 确定 c 调整文字方向 选中页眉文本框中的文字 格式 文字方向 调整相应的文字方向 d 页码设置 对页码也是如此操作即可 只是文本框中插入的是页码而已 e 取消文本框的框线 将鼠标点至文本框边界 当光标变为十字箭头时 双击鼠标左键 出现 设置 文本框格式 对话框 将 线条 设置为 无 即可消除文本框的外框线了 f 将页眉页码文本框放至 相应位置 当光标高为十字箭头时 按左键不放拉至相应位置即可 只要设置好一个版面 以后相同版面就可使用粘贴功能进行复制了 经过以上操作 目的就可以达到了 1 在 在 WORD 中计算某一字符串出现的次数中计算某一字符串出现的次数 在 WORD 中怎样统计某个字符串在文章中出现的次数呢 可以这样做 使用 替换 对话框 在 查找内容 和 替换为 的对话框中填入欲统计的字符串 按 全部替换 命令 执行完命 令后 WORD 会弹出对话框提示有 XX 个被替换 XX 就是该字符串出现的次数 2 在 在 WORD 中查找上次编辑时的位置中查找上次编辑时的位置 如果你正在编辑 WORD 文件 可以利用 Shift F5 找到最近三次编辑的位置 WORD 记录 下最后三次编辑文字的位置 可以重复按下 Shift F5 直到达到所需的位置 3 用格式刷多次复制格式 用格式刷多次复制格式 大家都习惯这样使用格式刷 选中所要复制的格式文字 单击格式刷按钮 然后将格式刷 光标移动到所要格式化的文字位置 按鼠标左键拖曳所选范围 放开左键 实现了格式复 制 要多次复制一种格式 则多次重复刚才的步骤 其实 WORD 中提供了多次复制格式的方法 双击格式刷 你可以将选定格式复制到多个 位置 再次单击格式刷或按下 Esc 键即可关闭格式刷 4 打印或预览多页的表格中每一页都看到标题 打印或预览多页的表格中每一页都看到标题 遇到 WORD 中超过一页的表格 可能会这样处理 把标题复制到每一页的开始部分 以 确保每一页的表格都有标题 但是如果你对文章内容进行增加或删除 都会造成重新分页 你先前复制标题可能会跑到页的其它位置 你可以这样做 选中表格的主题行 在 表格 菜单中选择 标题行重复 选项 当你预览或 打印文件时 你就会发现每一页的表格都有标题了 前提是表格必须是自动分页的 5 美丽的水平分隔线 美丽的水平分隔线 使用 WORD 时 在一行的开始位置连续键入三个以上的 减号 然后回车 会出现一 行细水平分隔线 这就是 WORD 的自动更正功能 你可以利用这个功能创作出许多漂亮 的水平分隔线 要实现上面的功能 必须做以下设置 从 工具 菜单中选择 自动更正 命令 在对话框中 选择 键入时自动套用格式 选项卡 将 键入时自动应用 下的 边框 复选框勾上 6 快速插入当前日期或时间 快速插入当前日期或时间 有时写完一篇文章 觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间 一般人是通过 选择菜单来实现的 其实我们可以按 Alt Shift D 键来插入系统日期 而按下 Alt Shift T 组合键则插入系统当前时间 很快 7 快速将文本提升为标题 快速将文本提升为标题 首先将光标定位至待提升为标题的文本 当按 Alt Shift 键 可把文本提升为标题 且 样式为标题 1 再连续按 Alt Shift 键 可将标题 1 降低为标题 2 标题 3 标题 9 8 快速改变文本字号 快速改变文本字号 1 选中文字后 按下 Ctrl Shift 键 以 10 磅为一级快速增大所选定文字字号 而按下 Ctrl Shift 键 则以 10 磅为一级快速减少所选定文字字号 2 选中文字后 按键逐磅增大所选文字 按 Ctrl 键逐磅缩小所选文字 9 快速设置上下标注 快速设置上下标注 首先选中需要做上标文字 然后按下组合键 Ctrl Shift 就可将文字设为上标 再按一次又 恢复到原始状态 按 Ctrl 可以将文字设为下标 再按一次也恢复到原始状态 10 快速取消自动编号 快速取消自动编号 虽然 Word 中的自动编号功能较强大 但是据笔者试用 发现自动编号命令常常出现错乱 现象 其实 我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号 1 当 Word 为其自动加上编号时 您只要按下 Ctrl Z 键反悔操作 此时自动编号会消失 而且再次键入数字时 该功能就会被禁止了 2 选择 工具 自动更正选项 命令 在打开的 自动更正 对话框中 单击 键入时自 动套用格式 选项卡 然后取消选择 自动编号列表 复选框 如图 1 最后单击 确定 按钮 完成即可 11 快速选择字体 快速选择字体 为了达到快速选择字体的目的 我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上 首先右 击 Word 工具栏 选择 自定义 命令 打开 自定义 对话框 在 自定义 对话框中选择 命 令 选项卡 并移动光标条到类别栏中的 字体 项 看到平时经常使用的字体 把它拖到工 具栏成为按钮 以后要快速选择字体 只要先选中文本 再按下工具栏上字体按钮即可 省去了从字体下拉列表框中众多字体中选择的麻烦 12 快速去除 快速去除 Word 页眉下横线页眉下横线 快速去除 Word 页眉下的那条横线可以用下面的四种方法 一是可以将横线颜色设置成 白 色 二是在进入页眉和页脚时 设置表格和边框为 无 第三种方法是进入页眉编辑 然 后选中段落标记并删除它 最后一种方法是将 样式 图标栏里面的 页眉 换成 正文 就行 了 13 复制复制 word 工具栏图标工具栏图标 我们在文档编辑的时候 时常用到 按钮图标 这时可以用一些专门的抓图工具来获取 按 钮图标 而在没有安装抓图软件的情况下可以这样操作 工具 自定义 然后再在所需的按钮图标上右击 从弹出的菜单中选取 复制按钮图标 第二步将光标定位 复制即可 选定文字和图形 使用鼠标或键盘可以选择文本和图形 包括不相邻的项 例如 可以同时选择第一页的一段和第三页的一个句子 Microsoft Word 还提供了其他的方法 用于选定表格中的内容 图形对象或大纲视图 大纲视图 大纲视图用缩进文 档标题的形式代表标题在文档结构中的级别 您也可以使用大纲视图处理主控文档 中的文本 选择不相邻的项选择不相邻的项 1 选择所需的第一项 例如表格单元格 单元格 由工作表或表格中交叉的行与列形成的框 可在该框中输入 信息 或段落 2 按住 Ctrl 3 继续按住 Ctrl 同时选择所需的其他项 注释注释 只能选择相同类型的多个对象 例如不相邻的两个或多个选定文本 两个或多个浮动 浮动对象 插入绘图层 的图形或其他对象 可在页面上为其精确定位或使其位于文字或其他对象的上方或下方 图形 用鼠标选定文字和图形 任何数量的文本任何数量的文本 拖过这些文本 一个单词一个单词 双击该单词 一行文本一行文本 将鼠标指针移动到该行的左侧 直到指针变为指向右边的箭头 然后单击 一个句子一个句子 按住 Ctrl 然后单击该句中的任何位置 一个段落一个段落 将鼠标指针移动到该段落的左侧 直到指针变为指向右边的箭头 然后双击 或者在该段落中的任意位置三 击 多个段落多个段落 将鼠标指针移动到段落的左侧 直到指针变为指向右边的箭头 再单击并向上或向下拖动鼠标 一大块文本一大块文本 单击要选定内容的起始处 然后滚动要选定内容的结尾处 在按住 Shift 同时单击 整篇文档整篇文档 将鼠标指针移动到文档中任意正文的左侧 直到指针变为指向右边的箭头 然后三击 页眉和页脚页眉和页脚 在普通视图 普通视图 显示文本格式设置和简化页面的视图 普通视图便于进行大多数编辑和格式设置 中 单击 视图 菜单上的 页眉和页脚 在页面视图 页面视图 文档或其他对象的一种视图 与打印效 果一样 例如 页眉 页脚 栏和文本框等项目会出现在它们的实际位置上 中 双击灰色的页眉或页脚 文字 将鼠标指针移动到页眉或页脚的左侧 直到指针变为指向右边的箭头 然后单击 脚注和尾注脚注和尾注 单击脚注或尾注文本 将鼠标指针移动到文本的左侧 直到鼠标变为指向右边的箭头 然后单击 一块垂直文本 表格单元格中的内容除外 一块垂直文本 表格单元格中的内容除外 按住 Alt 然后将鼠标拖过要选定的文本 一个图形一个图形 单击该图形 一个文本框或框架一个文本框或框架 请单击图文框内部 然后将鼠标移动到框架或文本框的边框之上 直到其指针变成四向箭头 然后单击鼠标 就会看到尺寸控点 尺寸控点 出现在选定对象各角和各边上的小圆点或小方点 拖动这些控点可以更改对 象的大小 用键盘选定文字 选定文本的方法是 按住 Shift 并按能够移动插入点的键 若要选定不相邻的多个区域 请先选定第一个区域 按住 Ctrl 再选定所需的其他区域 将选定范围扩展至将选定范围扩展至 Shift 右箭头右箭头 右侧的一个字符 Shift 左箭头左箭头 左侧的一个字符 Ctrl Shift 右箭头右箭头 单词结尾 Ctrl Shift 左箭头左箭头 单词开始 Shift End 移至行尾 Shift Home 移至行首 Shift 下箭头下箭头 下一行 Shift 上箭头上箭头 上一行 Ctrl Shift 下箭头下箭头 段尾 Ctrl Shift 上箭头上箭头 段首 Shift Page Down 下一屏 Shift Page Up 上一屏 Ctrl Shift Home 移至文档开头 Ctrl Shift End 移至文档结尾 Alt Ctrl Shift Page Down 窗口结尾 Ctrl A 包含整篇文档 Ctrl Shift F8 然后用箭头键 按 然后用箭头键 按 Esc 可取消选定模式可取消选定模式 纵向文本块 F8 箭头键 按箭头键 按 Esc 可取消选定模式可取消选定模式 文档中的某个具体位置 F8 打开扩展模式 F8 然后请按向左键或向右键 然后请按向左键或向右键 选定相邻的字符 F8 按一次选定一个单词 请按两次选定一个句子 依此类推 按一次选定一个单词 请按两次选定一个句子 依此类推 增加所选内容 Shift F8 减少所选内容 Esc 关闭扩展模式 提示 如果您知道移动插入点的按键组合 那么一般也可以在按住 Shift 的同时 用同样的按键组合来选定文字 例如 按 Ctrl 右箭头 可将插入点移至下一单词 而按 Ctrl Shift 右箭头可选定从插入点到下一单词词首间的文字 用鼠标选定表格中的项目 表格 表格 表格由一行或多行单元格组成 用于显示数字和其他项以便快速引用和分析 表格中的项被组织为行和 列 中的某些部分只有在显示所有格式标记时才能看到 方法是单击 常用 工具栏 工具栏 包含可用于执行命令 的按钮和选项的栏 要显示工具栏 请按 Alt 然后按 Shift F10 上的 显示 隐藏编辑标记 若要选定 若要选定 一个单元格一个单元格 请单击单元格 单元格 由工作表或表格中交叉的行与列形成的框 可在该框中输入信息 左边框 一行一行 请单击该行的左侧 一列一列 请单击该列顶端的虚框或边框 请选定多个单元格 多行或多列请选定多个单元格 多行或多列 拖过该单元格 行或列 或选定不必按顺序排列的多个项目 单击所需的第一个单元格 行或列 按 Ctrl 再单击所需的下一个单元 格 行或列 下一单元格中的文字下一单元格中的文字 请按 Tab 前一单元格中的文字前一单元格中的文字 请按 Shift Tab 整张表格整张表格 请单击该表格移动句柄 或拖过整张表格 注释注释 选定单元格 行 列或整张表格的其他方法还有 单击表格内某一位置 然后使用 表格 菜单中的 选定 命令 或使用快捷键进行操作 用键盘选定表格中的项目 Tab 选定下一单元格的内容 Shift Tab 选定上一单元格的内容 按住按住 Shift 并重复按某箭头键并重复按某箭头键 将所选内容扩展到相邻单元格 单击列的第一个或最后一个单元格 按住单击列的第一个或最后一个单元格 按住 Shift 并重复按上箭并重复按上箭 头或下箭头 头或下箭头 选定列 Ctrl Shift F8 然后用箭头键 按 然后用箭头键 按 Esc 可取消选定模式可取消选定模式 扩展所选内容 或块 Shift F8 缩小所选内容 Alt 数字键盘上的数字键盘上的 5 Num Lock 键需处于关闭状态 键需处于关闭状态 选定整张表格 使用键盘选定图形对象 如果插入点位于文档的文字中 请执行下列操作 如果插入点位于文档的文字中 请执行下列操作 1 按 F10 激活菜单栏 2 按 Ctrl Tab 直到激活 绘图 工具栏 工具栏 包含可用于执行命令的按钮和选项的栏 要显示工具栏 请按 Alt 然后按 Shift F10 3 按向右键以选择 选择对象 4 按 Ctrl Enter 以选定第一个图形对象 5 按 Tab 在对象中向前循环 或按 Shift Tab 向后循环 直到尺寸控点出现在要选择的对象周围 如果插入点位于图形对象中的文字之中 请执行下列如果插入点位于图形对象中的文字之中 请执行下列 操作 操作 1 按 Shift F10 然后使用键盘选择快捷菜单中的 退出文本编辑 命令 2 按 Tab 在对象中向前循环 或按 Shift Tab 向后循环 直到尺寸控点出现在要选择的对象周围 注释注释 若要从所选对象返回到文档中进行文字编辑 请按 Esc 选定大纲视图中的文本 标题 子标题和正文标题 子标题和正文 单击该标题旁边的 或者将鼠标指针移动到该标题的左侧 直到指针变为指向右边的箭头 然后双击 标题 不包含其子标题和从属文本 标题 不包含其子标题和从属文本 将鼠标箭头移至该标题左方 当箭头变成向右的箭头时 单击鼠标 正文中的一段正文中的一段 单击该段落旁边的 或者将鼠标箭头移至该段落左方 当箭头变成向右的箭头时 单击鼠标 多个标题或正文段落多个标题或正文段落 将鼠标箭头移至文本左方 当箭头变成向右的箭头时 向上或向下拖动鼠标 注释注释 在大纲视图中 在段落左侧单击可选定整个段落 而不是一行 如果选定的标题中包含折叠 折叠大纲 在大纲视图中折叠大纲可隐藏标题下的正文和子标题 折叠标题是 扩展标题的反向操作 如果折叠正文和子标题 则看到较少的详细信息 的从属文字 则折叠的文字也 会被同时选定 即使它们是不可见的 对标题所做的任何修改 例如移动 复制或删除 也会同时影响折 叠的文字 表格疑难解答 键入文字时表格列宽发生变化 Microsoft Word 中的表格列可自动调整尺寸以适应文本或图形 如果键入的文字长度超过了列宽 Word 将调整列宽 以包含文字 如果不需要在键入时调整列宽 请单击表格 在 表格 菜单上单击 表格属性 然后单击 表格 选项卡 单击 选项 按钮 然后清除 自动重调尺寸以适应内容 复选框 表格不随窗口改变尺寸 如果已将表格设为在窗口尺寸改变时自动调整尺寸 请确认在 Web 版式视图 Web 版式视图 Web 版式视图显示 文档在 Web 浏览器中的外观 例如 文档将显示为一个不带分页符的长页 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